王杰珍

摘 要：近些年，我國高職教育不斷發(fā)展，很多高職院校都將工作中心放在校園建設與擴招上，對于學校檔案管理工作不是十分重視，相應組織機構設置與人員配備也跟不上學校與建設與發(fā)展的步伐，所以在開展先關工作時有些力不從心，也沒有完善的檔案管理制度，導致管理質量差、效率低。因此，高職院校應更加重視檔案管理工作，從部門設置、人員組成以及檔案管理制度等多方面入手，切實做好改革與把控工作，切實提高檔案管理水平，為學校的長遠發(fā)展保駕護航。

關鍵詞：高職院校;檔案管理;信息化與數字化

隨著我國經濟的不斷的發(fā)展，對于應用技術型人才的需求量與要求也在不斷提升，高職教育優(yōu)勢就在于和企業(yè)之間的高效對接，更加注重技術人才的培養(yǎng)，這也使高職教育得到了社會各界的認同與肯定?，F階段高職院校的招生率與畢業(yè)生的就業(yè)率顯著提升，其學校發(fā)展迎來了一個關鍵時期，如何處理好發(fā)揮過程中的各類問題已經成為相關工作者研究與討論的重點。檔案管理工作在高職院校中有著非常重要的工作，是連接社會與學生的重要橋梁，對于學校與學生發(fā)揮有著深遠影響，因此必須要予以重視，緊跟時代發(fā)展步伐，在信息化背景下做好檔案管理工作是必須的，也是的必要的。雖然我國高職院校在檔案管理方面已經取得一定成效，但還是存在諸多問題，有關人員要對問題進行合理分析與有效處理，積極探究解決對策。

一、高職院校檔案管理工作意義

作為高職院校建設與發(fā)展中一項非常重要的管理內容，檔案管理工作始終都是一個重點環(huán)節(jié)，其工作內容的并不是一成不變的，而是隨著高職院校的發(fā)展而不斷變化，是一個前進、發(fā)展的過程，其要借助檔案管理人員自身能力水平的不斷提升以及對以往經驗的不斷積累，充分發(fā)揮創(chuàng)新精神，才能不斷推陳出新，做好調整以適應內外部環(huán)境的變化。隨著信息技術的不斷發(fā)展，現階段其已經對人類的生產生活方式帶來了巨大影響，并且在各個領域中我們都不難看到信息技術的影子，由此，高職院校檔案管理管理工作更要緊跟時代步伐，積極利用現代信息技術，對傳統(tǒng)高職院校檔案管理模式與管理方法進行創(chuàng)新，從更好的滿足科學決策需要。

二、高職院校檔案管理工作中的難點

1.高職院校人員數量較多。近些年很多高職院校不斷擴招，有些院校甚至學生人數已經上萬，而且校園內部的從業(yè)人員也近千人，辦學規(guī)模的不斷擴大，對于檔案管理工作也提出了更高的要求，除了要有朱門的檔案外，還有著許多種不同的檔案類型，如科研檔案、教學檔案、財務檔案以及建設檔案等等的，工作涉及面更多且越來越復雜，為先關工作者提出了更多難題。

2.檔案管理意識不高?，F階段我國的很多高職院校都在奮力發(fā)展，很多高職院校得前身都是中專院校，而在其從中專向高專轉變的過程中普遍熱衷于基礎設施與教師團隊建設，如教學樓、宿舍樓、圖書館的改擴建，以及校園圖書館新建與修整等，這些都是為了完成教育部對辦學資質的評估要求，更有一些高職院校忙于升本，也是將大力的人力、物力、財力投入到這兩大方面，所以總的來說檔案管理意識不高。不論是中專升高職還會高職升本科，大部分學校都未能重視檔案管理工作，很多學校領導層人員甚至對檔案管理工作存在偏見，認為檔案管理工作對整個大局影響微乎其微，在檔案管理設施有人員配備等方面未能給與支持;其次，學校發(fā)展的同時會面學生的短期大幅度增長，各種基礎設施建設以及教學改革工作的開展，也都在提升檔案管理工作的難度，很多學校在升格或者合并后都未能設立專門的檔案庫房，甚至檔案管理人都沒有正式的編制。

三、高職院校檔案管理中的問題

1.重視力度不足，相關制度有待完善。大部分高職院校對于檔案管理工作并不重視，因此在實際工作過程匯總我們不難看出其呈現出分散化態(tài)勢，比如說，不能將尚未入學的學生檔案及時整理、歸檔，交由相應的輔導員等。此外，管理機制較為老舊，未能跟隨學校的發(fā)展而變化，也更為有效利用信息技術，在績效考核制度上也是漏洞百出，不能調動相關工作人員工作積極性。所以通常情況下，在進行學生檔案整理與收集的過程中比較容易出現這樣或那樣的問題，由于缺乏現代管理手短，因此導致檔案管理工作有著較強的隨意性，這對于高職院校檔案管理工作的長遠發(fā)展來說是較為不利的。

2.檔案管理人員水平不高?，F階段，由于高職院校對成人教育檔案管理工作的不重視，導致其在人員配備與硬件設施等方面投入較少，因此常常會出現這樣或那樣的問題。很多高職院校中的學院雖然按照相關規(guī)定與要求設立了學生科和教務科，但是其中管理人員水平卻不令人滿意，有些人員甚至根本不能達到相關工作要求，還有一些人員身兼多職，也不能一心一意的投入到檔案管理工作中來，并且大多數工作人員沒有接受過系統(tǒng)性的培訓，缺乏檔案管理經驗，更不能有效利用信息化技術來提高檔案管理水平，有些甚至不能做好最基礎的檔案分類與整理工作。

3.信息化水平不高。隨著人們生活水平的提升，對于教育也更加重視，為高職教育的發(fā)展創(chuàng)造了一個很好的外部環(huán)境，擴招使得在校生逐漸增加，這對于高職院校來說不僅僅是機遇更是挑戰(zhàn)，面對大量的學生，高職院校要提供跟原有一樣水平的教育與生活服務，則需要在里面投入更多精力與物力，從而導致很多高職院校面臨著資金緊張等問題，因此很多院校則是能省則省。

4.資源收集能力有限。很多高職院校在檔案管理過程中，更加注檔案的數量與廣度，這就導致許多檔案管理人員在收集檔案資料的過程中根本不對其進行細致篩選，雖然院校是能夠得到諸多檔案資料信息，但是也在無形中增加了檔案數量，降低了檔案質量，很多永不倒的檔案文件浪費資源與空間，甚至抑制了檔案管理工作的進一步開展。

四、促進高職院校檔案管理質量提升的措施

1.建立健全科學的檔案管理體系。由于檔案管理工作往往涵蓋諸多方面的內容，涉及環(huán)節(jié)較多，所以如果未能形成完整的檔案管理體系，則難以支撐檔案管理工作的順利開展，其檔案管理水平也不能得到很好的提升，因此高職院校應建立健全檔案管理體系，做到權責統(tǒng)一，細化分工，結構、條理清晰。

2.完善檔案管理制度。制度化與規(guī)范化是現代化發(fā)展所必須的前提，訴說說得好：“沒有規(guī)矩不成方圓?！敝挥胁粩嗤晟茩n案管理制度，才能全面保障與提升檔案管理質量。相關部門應在國家相關規(guī)定的基礎上，結合本校實際情況，如工作流程、工作內容等，確定具體、可行的規(guī)章制度，對檔案管理的方法與程序進行著重把控，對各個環(huán)節(jié)所需材料進行嚴格控制，堅決維護檔案完整性、可靠性、全面性與真實性，確保材料收集與整理等工作的正常開展，使檔案管理工作緊跟高職院校發(fā)展步伐。并且，高職院校檔案管理人員還應建立健全與工作內容相輔相成的考核計劃，保障考核方案的適用性與合理性，通過開會研究等方式集思廣益，讓考核方案得到更多相關工作人員的認同。

3.強化檔案管理意識。首先，高職院校檔案管理工作者必須要有較強的檔案管理意識，明確檔案管理的作用與價值，更加積極的投入到檔案管理工作之中，改變不良的工作狀態(tài)，端正工作態(tài)度，運用科學手段與先進管理理念，對檔案管理工作進行改革與創(chuàng)新;其次高職院校領導應給與相應的重視，先從思想觀念的轉變開始，改變長期以來對檔案管理工作的片面認識與冷漠態(tài)度，清楚認識到檔案管理對實現高職院校發(fā)展戰(zhàn)略的影響，加大投入力度，為檔案管理部門更換辦公設備，做好配套設備供應，以滿足現代化檔案管理工作的實際需要，加大重視力度的同時也意味著監(jiān)管更加嚴格，從一定程度上促進檔案管理工作規(guī)范化與制度化發(fā)展，避免形式主義;最后，高職院校領導層還應看到新技術對人類社會帶來的沖擊，有預見性的看到其優(yōu)勢所在，深入理解信息技術對檔案管理工作的促進作用，做好軟硬件設施更新升級工作，在庫房結構、庫房功能要求、計算機硬件需要等諸多方面做出調整，做好檔案管理部門建設工作。

4.提高工作人員專業(yè)水平與綜合素養(yǎng)。高職院?？赏ㄟ^內部培訓與外部招人兩種方式來滿足檔案管理信息化建設對人才的具體需要，在內部培訓環(huán)節(jié)，高職院校應切實提升培訓質量，重視人員培養(yǎng)，為其創(chuàng)造更多的交流學習機會，還可借鑒其他院校的成功經驗，在結合我校特殊性的要求下開展各項培訓工作，為檔案管理工作者提供平臺，在研究與討論中更新觀念，增長見識，逐步樹立與強化教育檔案信息化管理意識;其次要加大人才招募力度，從薪資待遇、福利補貼、晉升空間等諸多方面加大對人才的吸引力，同時做好考核工作，保障筆試或面試有效性、公平性、公正性與競爭性，挑選具備較強專業(yè)技術能力與較高職業(yè)素養(yǎng)的優(yōu)秀人才，為高職院校的發(fā)展提供助力。

5.做好信息化與數字化檔案管理工作。首先，高職院校要在全校范圍內營建良好的信息化分為，讓校內更多教職工與學生認識到檔案管理的重要性所在，帶動全員熱情，投身于成人教育檔案信息化建設之中;其次，高職院校應積極與社會專業(yè)機構達成共識、尋求合作，通過合同的方式聘請專業(yè)人員來校負責數字化檔案升級工作;第三，應設立專門的檔案信息化與數字化建設專項資金，用來購置信息化艱澀和有關的硬件設備與軟件系統(tǒng)，做到專款專用，提高資源利用率，盡量保證資金優(yōu)化配置。

綜上所述，在新時代背景下我們不難看出檔案管理工作在高職院校發(fā)展過程中的重要作用，相關人員一定要給予相應重視，深入理解檔案管理內涵與價值，加大投入做好檔案管理部門、人員建設與設備添置，推進信息化與數字化檔案管理進程，為高職院校戰(zhàn)略決策提供依據，為我國高等教育的長遠發(fā)展奠定基礎。

參考文獻：

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