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        新形勢下高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案優(yōu)化管理策略研究

        2019-09-10 16:32:56梁艷
        蘭臺內(nèi)外 2019年23期
        關(guān)鍵詞:教學(xué)檔案優(yōu)化管理新形勢

        摘要:隨著社會的不斷發(fā)展,人們逐漸認(rèn)識到不斷學(xué)習(xí)的重要性,越來越多的人開始重新走進(jìn)校園,參加繼續(xù)教育。高等學(xué)校中的繼續(xù)教育為需要再學(xué)習(xí)、再提升專業(yè)技術(shù)能力的人員提供了繼續(xù)學(xué)習(xí)深造的機(jī)會,繼續(xù)教育教學(xué)檔案的管理是影響高校教學(xué)質(zhì)量評價的重要因素。在本篇文章中,通過分析高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理的特點和存在的主要問題,研究優(yōu)化繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理的有效方法,提高高校的整體教學(xué)水平。

        關(guān)鍵詞:新形勢;高校繼續(xù)教育;教學(xué)檔案;優(yōu)化管理

        在高校的教學(xué)質(zhì)量考核中,檔案管理水平是非常重要的參考依據(jù)之一,教學(xué)檔案管理主要包括了學(xué)生學(xué)籍、學(xué)生學(xué)習(xí)、招生、學(xué)生生活、教師履歷、畢業(yè)生信息等復(fù)雜的內(nèi)容。繼續(xù)教育的教學(xué)工作與普通教學(xué)相比具有特殊性,其教學(xué)檔案管理更加的復(fù)雜、難度更大。當(dāng)前,高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案存在一些比較突出的問題,進(jìn)而學(xué)校及其檔案管理人員應(yīng)該針對具體問題具體分析,采用有效的方法優(yōu)化繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理。

        一、高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理的工作內(nèi)容和特點分析

        1.工作內(nèi)容

        繼續(xù)教育教學(xué)檔案的管理內(nèi)容同普通高校的教學(xué)檔案管理內(nèi)容差別不大,都是高校在科學(xué)研究、日常教學(xué)、黨政管理等工作過程中保留下來的重要歷史記錄,檔案管理主要負(fù)責(zé)保存一些具有留存價值的資料。資料的形式是多種多樣的,不僅有文字資料、圖像資料,還有音頻、視頻等電子資料,主要可以分為學(xué)籍檔案、教務(wù)檔案和教師檔案等幾項管理內(nèi)容。

        學(xué)籍檔案管理方面主要負(fù)責(zé)記錄高校繼續(xù)教育新生的錄取信息、學(xué)員管理制度、不同類別學(xué)生的詳細(xì)名單、畢業(yè)生信息登記、學(xué)生評優(yōu)等;教務(wù)檔案管理方面主要包括學(xué)生選課課表、教學(xué)計劃、教學(xué)管理方法、考試安排等;教師檔案管理方面主要包括教師的履歷表、教師住房信息、教師績效考核信息、教學(xué)質(zhì)量評估等。有效提高高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理水平是繼續(xù)教育教學(xué)工作有序開展的重要保證,是提高高校教學(xué)管理質(zhì)量的重要途徑。

        2.特點

        (1)檔案來源分散性高。高校的繼續(xù)教育教學(xué)模式與普通的全日制教學(xué)模式存在一定差別,普通的全日制教學(xué)在教學(xué)方式、教學(xué)時間等方面具有非常高的一致性,可以進(jìn)行大量處理。然而,繼續(xù)教育的教學(xué)方式存在一定的不同,包括短期培訓(xùn)和脫產(chǎn)學(xué)習(xí)等,教學(xué)形式的復(fù)雜性導(dǎo)致了教學(xué)檔案產(chǎn)生時間和形式具有較高的復(fù)雜性,檔案來源分散性高。

        (2)檔案內(nèi)容復(fù)雜。繼續(xù)教育的學(xué)生在社會地位、工作領(lǐng)域、工作地區(qū)等多個方面差別比較大,學(xué)習(xí)形式主要以自學(xué)為主,集中學(xué)習(xí)為輔;培養(yǎng)的方式包括校企聯(lián)合培養(yǎng)、學(xué)校教學(xué)以及函授教學(xué)等;學(xué)生所要獲取的學(xué)歷也存在??坪捅究频膮^(qū)別。高校繼續(xù)教育教學(xué)在學(xué)生來源、培養(yǎng)方式、學(xué)習(xí)形式、學(xué)歷類型等方面的多樣性,以及高校教學(xué)規(guī)模的逐漸擴(kuò)大,使得繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理內(nèi)容非常的復(fù)雜。

        (3)檔案形式多樣。繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理不僅要對教學(xué)過程中產(chǎn)生的文件資料、照片、圖片等紙質(zhì)形式的資料進(jìn)行保存,還需要對活動中產(chǎn)生的視頻、音頻等電子信息進(jìn)行保存,并且隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計算的發(fā)展,高校的教學(xué)資料更加豐富,檔案的形式也更加豐富。

        (4)檔案管理具有社會性。參加繼續(xù)教育的學(xué)員大多是社會上已經(jīng)參加工作的人員,其參加繼續(xù)教育的主要目的是進(jìn)一步提高自己專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能,對于促進(jìn)社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展發(fā)揮著重要作用。從功能上看,高校的繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理工作具有一定的社會性。

        二、高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理存在的主要問題

        1.對檔案管理的重視程度不高。我國雖然已經(jīng)開始重視繼續(xù)教育教學(xué)工作,但是大多數(shù)高校仍然以普通全日制教學(xué)為主,對繼續(xù)教育教學(xué)工作以及檔案管理的重視程度普遍不高,繼續(xù)教育工作得不到足夠的重視,也導(dǎo)致繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理工作同樣得不到應(yīng)有的重視。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及從事繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理的工作人員沒有更深入、更充分的意識到檔案管理工作對學(xué)校整體教學(xué)質(zhì)量和科研工作的影響,很多學(xué)校并沒有專人負(fù)責(zé)繼續(xù)教育教學(xué)的檔案管理,使得很多重要的檔案信息沒有進(jìn)行歸檔保存或者是遺失了。

        2.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高。目前,很多高校的檔案管理隊伍中工作人員的管理水平參差不齊,學(xué)校培養(yǎng)出的專業(yè)檔案管理人員非常少,很難滿足繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理的需求。很多學(xué)校根本沒有聘用專業(yè)的檔案管理人員,有些檔案管理員是由教師兼職或者是不適應(yīng)教學(xué)崗位的教師轉(zhuǎn)到檔案管理崗位上的。這些檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)普遍不是很高,在上崗之前以及平時的工作中也沒有得到定期的培訓(xùn)。新形勢下,尤其是信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,對繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理員提出了更高的要求,不僅要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理方法,也要熟練的應(yīng)用計算機(jī)、大數(shù)據(jù)、云計算等現(xiàn)代化手段有效的管理教學(xué)檔案。

        3.缺乏完善的檔案管理機(jī)制。新形勢下,社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需要更多的專業(yè)人才,繼續(xù)教育成為社會關(guān)注的熱點之一,與之相關(guān)的檔案管理也逐漸引起各大高校的重視。雖然各大高校都有一套自己的檔案管理機(jī)制,但是隨著高校繼續(xù)教育辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和形式的多樣化,已有的檔案管理機(jī)制已經(jīng)不能適應(yīng)更加復(fù)雜的管理狀況,新的管理機(jī)制還沒有對舊的管理機(jī)制進(jìn)行完善和修訂,繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量的提高受到嚴(yán)重制約。一些高校的檔案管理機(jī)制內(nèi)容不夠全面,比如,有些歸檔資料只有復(fù)印件卻沒有原始文件;有些文件經(jīng)過批復(fù)之后沒有及時的歸檔保存。

        4.檔案管理的資金投入低。很多高校在檔案管理方面投入的資金比較低,硬件和軟件設(shè)施均比較落后,滿足不了新形勢下繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理工作的要求。比如,有些學(xué)校分配給檔案管理科室使用的用房面積達(dá)不到要求,紙質(zhì)資料的存檔和信息化設(shè)備雜亂的存放在一起;檔案管理室的環(huán)境條件達(dá)不到要求,防高溫、防潮、防蟲、防火、防塵、防盜等措施做的不到位;檔案管理設(shè)備落后,沒有購進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備;設(shè)備系統(tǒng)和軟件得不到及時的更新和維護(hù)。

        三、優(yōu)化高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理的有效措施

        1.提高對檔案管理的重視程度。高校的教育工作不僅包括普通的全日制教學(xué),還包括繼續(xù)教育教學(xué)管理。要想有效的提高繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理的質(zhì)量,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和從事檔案管理的工作人員就要首先從思想上意識到繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理工作對于學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和科研工作的重要性。學(xué)??梢赃m當(dāng)提高對檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng),以顯示出對繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理工作的重視,檔案管理人員也要認(rèn)真的對待自己的工作,保證重要的信息資料都能歸檔保存、不遺失。

        2.提高繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理員專業(yè)素養(yǎng)的高低直接關(guān)系到繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量,學(xué)校應(yīng)該一方面培養(yǎng)更多高素質(zhì)的檔案管理人才,另一方面要提高檔案管理隊伍工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。學(xué)校要聘用專業(yè)的檔案管理員負(fù)責(zé)繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理工作,改變以往檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊的狀況;檔案管理員在上崗之前必須經(jīng)過嚴(yán)格的崗前培訓(xùn);科學(xué)技術(shù)日新月異,新的檔案管理手段不斷出現(xiàn),學(xué)校要定期開展培訓(xùn)工作,提高檔案管理員的專業(yè)技能。在信息化時代,學(xué)校要保證檔案管理員不僅能夠根據(jù)資料的保存價值應(yīng)用傳統(tǒng)的管理手段對繼續(xù)教育教學(xué)檔案進(jìn)行收集、整理和保存,還要熟悉計算機(jī)技術(shù),能夠熟練的使用掃描儀、計算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備。高校的檔案管理人員不僅要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)和管理手段,增強(qiáng)自己的專業(yè)技能,還要提高自己的職業(yè)道德素養(yǎng),要熱愛自己的崗位,認(rèn)真的做好自己的本職工作,要有服務(wù)意識,保證高效率、高質(zhì)量的完成各項繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理工作。

        3.完善檔案管理機(jī)制。繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理工作需要一套完善的管理機(jī)制作為指導(dǎo),高校的繼續(xù)教育管理部門應(yīng)該將《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)作為參照,依據(jù)新形勢下繼續(xù)教育教學(xué)的特點和要求制定一套完善的檔案管理機(jī)制,即通過完善檔案管理機(jī)制來規(guī)范檔案管理員的工作流程,保證檔案管理工作的質(zhì)量。同時,高校應(yīng)該建立一套監(jiān)督管理機(jī)制,保證歸檔資料的完整和準(zhǔn)確性。對于歸檔資料存在收集不完全、存檔不及時、資料不準(zhǔn)確、重要資料丟失等現(xiàn)象,依據(jù)情節(jié)的嚴(yán)重性,給予檔案管理員相應(yīng)的處罰。檢查存檔資料的完整性和準(zhǔn)確性工作不僅要包括紙質(zhì)版的文字、圖片等,還要包括視頻、音頻資料以及信息數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。

        4.增加檔案管理資金投入。各大高校要根據(jù)自己學(xué)校繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀適量的增加檔案管理的資金投入,改善檔案管理用房條件、硬件及軟件設(shè)備。學(xué)校要明確的劃分檔案管理用房,將存檔的紙質(zhì)資料和信息化設(shè)備分開,并且要保證資料室具有良好的防潮、防高溫、防蟲、防盜、防火等性能;要根據(jù)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展情況及時的更新設(shè)備,開發(fā)高效、便利的檔案管理系統(tǒng)和軟件,對已有的先進(jìn)設(shè)備和軟件進(jìn)行定期的維護(hù),保證其正常運行。

        四、結(jié)語

        高校繼續(xù)教育教學(xué)在最近幾年受到社會各界的廣泛關(guān)注,對于提高人均知識水平、構(gòu)建學(xué)習(xí)型社會、為社會培養(yǎng)更多專業(yè)人才等方面具有重要意義。繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理工作得不到重視、管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高、檔案管理機(jī)制不夠完善等問題普遍存在,高校相關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)該從改變意識、加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)、完善檔案管理機(jī)制等方面有效的提高繼續(xù)教育檔案管理水平。

        參考文獻(xiàn):

        [1]田東江.高校檔案管理信息化建設(shè)的困境與出路探究[J].蘭臺世界,2015,S5:76-77.

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        [3]方立麗.繼續(xù)教育加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作建設(shè)的幾點思考[J].新疆廣播電視大學(xué)學(xué)報,2011(01).

        作者簡介:梁艷(1987-),女,碩士研究生,館員,研究方向:高校成人繼續(xù)教育檔案管理,

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