郭麗 孫作麗

摘 要： 我院引進(jìn)的人力資源管理軟件在人事檔案管理中雖然存在不足，但發(fā)揮了重要作用，是傳統(tǒng)人事檔案管理的有益補(bǔ)充。本文通過分析我院人力資源管理軟件在人事檔案管理中的作用，旨在加快人事檔案管理的信息化，通過科學(xué)合理的信息系統(tǒng)或軟件促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：人力資源管理;人事檔案;醫(yī)院

人力資源是醫(yī)院的重要戰(zhàn)略資源，是核心競(jìng)爭(zhēng)力。醫(yī)院人事檔案管理是人力資源管理的基本工作之一，對(duì)于提高醫(yī)院人力資源管理水平起著關(guān)鍵的作用。目前，各醫(yī)院普遍存在人事檔案管理空間不足、人員不專、信息化程度不高及動(dòng)態(tài)管理不及時(shí)的問題。高效完善的人事檔案管理軟件對(duì)于檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化具有重要意義。

一、傳統(tǒng)檔案管理中常見的問題

1.對(duì)人事檔案重視程度不夠，管理模式落后

醫(yī)院工作以臨床一線為主，檔案工作不能為醫(yī)院帶來直接的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，所以普遍存在領(lǐng)導(dǎo)不夠重視的問題。有的醫(yī)院甚至沒有綜合檔案室或者專門的人事檔案存放室，人事檔案、文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等分散在各科室管理，檔案保存空間不足、條件不好、保密性不強(qiáng)，基礎(chǔ)設(shè)備、硬件設(shè)施配套不足。一旦丟失或損壞重要檔案，損失不可估量。

2.人事檔案管理人員不專，素質(zhì)有待提高

目前，很多醫(yī)院的人事檔案都未設(shè)專職人員管理，即使設(shè)立了也很少是檔案專業(yè)人員。多數(shù)管理人員為人事部門人員兼職，存在時(shí)間和精力管理不足的問題，人事檔案資料收集的真實(shí)性和全面性存在問題。由于缺乏材料及時(shí)歸檔意識(shí)，檔案管理人員“坐”等材料、被動(dòng)收集，使人事檔案材料長(zhǎng)期積壓和滯留在單位和個(gè)人手中。比如，對(duì)需要?dú)w檔的學(xué)歷、勞資、獎(jiǎng)懲等人事檔案資料沒有及時(shí)整理裝入個(gè)人檔案，從而造成檔案材料不完整。有的即使收集整理了材料，也只是簡(jiǎn)單的裝盒，沒有經(jīng)過復(fù)核或嚴(yán)格的資料審核，嚴(yán)重影響人事檔案的開發(fā)利用，甚至影響干部選拔任用。審核管理人員應(yīng)該具有較高的人事檔案管理能力，醫(yī)院需要加強(qiáng)提高專業(yè)管理人員的素質(zhì)，充分調(diào)動(dòng)其工作的積極性和主動(dòng)性，重視個(gè)人業(yè)務(wù)和工作能力的培養(yǎng)。

3.人事檔案軟硬件建設(shè)不足，信息化程度不高

一些醫(yī)院人事檔案硬件配備不足，缺乏必要的掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、縮微設(shè)備、專用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等，軟件建設(shè)更是無(wú)從談起。隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化在人事檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用。一套實(shí)用、易用、通用的軟件，對(duì)提高人事檔案信息資源的利用率、整體工作效率，為醫(yī)院決策起到了事半功倍的效果。員工使用信息系統(tǒng)工作，比如，做個(gè)人檔案管理、個(gè)人檔案查詢、個(gè)人晉升規(guī)劃、日常考勤管理、人員調(diào)動(dòng)等能夠提供快速度、高精準(zhǔn)、大容量的查詢形式，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)篩選，醫(yī)院的每個(gè)員工也都可以通過醫(yī)院的軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)個(gè)人檔案資料的查詢，將人事檔案管理工作化繁為簡(jiǎn)。

二、人力資源管理軟件（HR）在人事檔案管理中的作用

1.電子信息存儲(chǔ)量大，占用實(shí)地空間小

該軟件將個(gè)人所有人事信息（基本信息，個(gè)人履歷，社會(huì)關(guān)系，職稱晉升，專業(yè)技術(shù)聘任、執(zhí)業(yè)資格、調(diào)動(dòng)，獎(jiǎng)懲，繼續(xù)教育及相應(yīng)的多媒體資料）導(dǎo)入系統(tǒng)，軟件存儲(chǔ)量大，并且不占據(jù)實(shí)地空間，查詢方便，人事部門可以快速有效地查找到員工的信息，提高工作效率。我院引進(jìn)的人力資源軟件只需在內(nèi)網(wǎng)安裝便可方便快捷使用。

2.統(tǒng)計(jì)分析方便快捷，利于醫(yī)院決策

該軟件參考國(guó)家人力資源部門的工資年報(bào)，建立了格式化的表格，借助該軟件，既可以快速統(tǒng)計(jì)人事勞資信息，提高工資年報(bào)填報(bào)效率，又可進(jìn)行人力資源分析，通過分析各科室人員年齡、職稱、學(xué)歷結(jié)構(gòu)是否合理，為醫(yī)院構(gòu)建合理人才梯隊(duì)提供依據(jù)，與查找紙質(zhì)人事檔案相比，能更加快速地為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。

3.實(shí)現(xiàn)信息和資源的共享

各科室及每個(gè)人都有賬號(hào)和密碼，員工可以快速查找信息。在職稱晉升、專業(yè)技術(shù)競(jìng)聘等工作中，需要醫(yī)務(wù)、科教、人事部門的信息歸整，各職能科室可以快速查找到需要的信息，有利于醫(yī)院各部門之間的聯(lián)系與合作，與需要嚴(yán)格審批程序方可借閱的紙質(zhì)人事檔案相比，有效地提高了醫(yī)院人事信息的使用價(jià)值。

我院引進(jìn)該軟件在醫(yī)院人員調(diào)動(dòng)、職稱晉升、專業(yè)技術(shù)聘任、干部選拔等重要人事工作中查詢方便，工作效率得以提高，為醫(yī)院決策提供了快速有效的依據(jù)。

三、人力資源管理軟件（HR）在人事檔案管理中存在問題

1.軟件的投入與維護(hù)使用成本高

引入該軟件及后期維護(hù)都需要一定的成本。軟件引進(jìn)后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案仍需按照人事檔案的規(guī)范化要求進(jìn)行整理、歸檔和保存，需要耗費(fèi)大量的人力、物力和精力，軟件的維護(hù)與使用、人員培訓(xùn)、資料收集等方面的工作也使人力等各方面成本增加。

2.軟件中存儲(chǔ)信息的準(zhǔn)確性、完整性是最大問題

在收集個(gè)人所有信息時(shí)，必須保證完整準(zhǔn)確，否則查閱和利用這些信息毫無(wú)價(jià)值。但在軟件信息收集錄入過程中，由于文件的數(shù)量過多，該軟件每天記錄的信息都需要本人逐一核對(duì)確認(rèn)，相關(guān)紙質(zhì)文件還需要掃描導(dǎo)入，人事檔案管理員還要進(jìn)行二次核對(duì)并進(jìn)行資料的整理和分類，所以整個(gè)電子人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間、人力和精力。而傳統(tǒng)的人事檔案，材料的歸檔是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，歸檔時(shí)都有嚴(yán)格的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)和審核，更加真實(shí)準(zhǔn)確。

3.軟件的安全性和保密性較傳統(tǒng)人事檔案不足

因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)容易遭受黑客攻擊，電子信息更易修改和破壞，而且在修改和破壞后不留痕跡，從而無(wú)法確定其真實(shí)性。另外，由于人事檔案管理人員多為兼職非專業(yè)人員，如果檔案安全意識(shí)不足或者精力不足，容易使電子人事信息失真。公立醫(yī)院傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案保管有專門的檔案管理相關(guān)規(guī)定，并且有上級(jí)衛(wèi)生行政部門的統(tǒng)一督導(dǎo)與培訓(xùn)，安全性和保密性更高。

四、人力資源管理軟件（HR）在人事檔案管理中的開發(fā)和利用

1.科學(xué)進(jìn)行成本效益分析

增強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理重要性認(rèn)識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到人事檔案管理對(duì)醫(yī)院人才培養(yǎng)、干部選拔任用的重要性，對(duì)醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要性，才能在資金、技術(shù)和人員上支持檔案管理工作的開展。首先，建設(shè)完善的硬件設(shè)備，如專門人事檔案室、專職檔案管理員、專業(yè)的檔案室設(shè)備，同時(shí)做好防火防潮防蟲等保障。另外，選擇科學(xué)合理的軟件，使人事檔案管理工作可以更系統(tǒng)化、更方便、更有效率，減少工作人員繁重的工作任務(wù)，為醫(yī)院節(jié)省大量的人力、物力。

2.配齊配專人事檔案管理人員

目前，醫(yī)院人事檔案的生成者、保管者和檢查者幾乎都是兼職的人事部門工作人員，盡管他們有較高的學(xué)歷，但經(jīng)過檔案管理培訓(xùn)的卻很少，工作人員也盡職盡責(zé)，但工作成果卻難免不專業(yè)、不規(guī)范 。醫(yī)院要配備具有良好思想道德素質(zhì)、專業(yè)人事檔案管理能力、熟練信息技術(shù)的人員從事人事檔案管理工作。另外，人事檔案與其他檔案相比，其保密性更強(qiáng)，要配備保密意識(shí)強(qiáng)、堅(jiān)持原則的檔案管理人員。此外，還要經(jīng)常組織外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)，做好職業(yè)道德、專業(yè)知識(shí)、信息技術(shù)培訓(xùn)，特別是對(duì)軟件操作技術(shù)的培訓(xùn)和良好的信息導(dǎo)入習(xí)慣的培養(yǎng)，同時(shí)借助績(jī)效管理等手段，充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性、創(chuàng)造性和責(zé)任感，不斷提高工作的質(zhì)量和效率，協(xié)助醫(yī)院工作有序而高效地運(yùn)行。

3.加大人事檔案重要性的宣傳力度

通過宣傳不僅使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)人事檔案的重要性，而且使醫(yī)院工作人員認(rèn)識(shí)到人事檔案和個(gè)人利益密切相關(guān)，與個(gè)人入職、考核、晉升、離職都密不可分。入職需要進(jìn)行任前檔案審核，晉升提拔需要進(jìn)行專項(xiàng)審核，所有個(gè)人考核資料都存入人事檔案，作為工資晉升和評(píng)價(jià)個(gè)人的重要依據(jù)，離職也需要進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)移，到新單位再進(jìn)行檔案的審核。因此，人事檔案伴隨職業(yè)人的整個(gè)生涯，對(duì)工作人員的職業(yè)發(fā)展有很大的幫助。醫(yī)院應(yīng)多進(jìn)行此方面的宣傳，讓員工從思想上重視、從行動(dòng)上配合人事檔案管理工作。

4.增強(qiáng)軟件安全意識(shí)，落實(shí)防保措施

人事檔案的保密性較其他檔案更強(qiáng)，但有些醫(yī)院對(duì)檔案的保存或保密意識(shí)不重視，造成了許多重要文件的丟失或人事信息的泄露。電子文件的保密性更重要，因?yàn)殡娮游募妆恍薷暮推茐?，而且在修改和破壞后可以不留任何痕跡，從而無(wú)法確定其真實(shí)性。因此，應(yīng)該加強(qiáng)檔案的安全意識(shí) ，利用先進(jìn)技術(shù)建立軟件防火墻、設(shè)置檔案訪問權(quán)限以及進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)加密。防止電腦黑客的入侵，開機(jī)或打開重要文件時(shí)設(shè)置密碼加密， 及時(shí)更新軟件， 防止系統(tǒng)的不兼容性或病毒的入侵。對(duì)已經(jīng)處理好的文件可以設(shè)置成PDF格式、只讀文件等格式， 避免人為故意的修改，確保信息的真實(shí)性。所有資料最好有多于兩份的電子備份， 在保存時(shí)避免高溫、高濕、強(qiáng)磁場(chǎng)的環(huán)境， 最好用塑料薄膜密閉起來， 并由不同的人保存， 確保檔案的安全性。

總之，醫(yī)院人事檔案管理既需要傳統(tǒng)的管理辦法，又需要借助現(xiàn)代化的信息管理軟件，將人力資源管理軟件應(yīng)用于人事檔案管理中，發(fā)揮其存儲(chǔ)量大、占用空間小、方便快捷查詢、工作效率高的作用，避免信息不準(zhǔn)確與不安全的問題，將會(huì)大大提高人事檔案管理效率，對(duì)于檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化具有重要意義。同時(shí)，對(duì)于充分利用人事檔案信息的價(jià)值，及時(shí)有效為醫(yī)院發(fā)展提供決策依據(jù)，幫助個(gè)人做好職業(yè)生涯規(guī)劃具有積極作用。

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作者簡(jiǎn)介：郭麗，女，碩士研究生，煙臺(tái)市口腔醫(yī)院館員，政工科副科長(zhǎng)，主持政工科工作，研究方向：人事檔案。