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        試論檔案管理信息化建設(shè)的必要性

        2019-09-01 12:22:23蘭蘭
        商情 2019年32期
        關(guān)鍵詞:信息化建設(shè)必要性檔案管理

        【摘要】檔案管理對(duì)于單位、企業(yè)發(fā)展有著極其重要的作用。信息技術(shù)的高速發(fā)展,對(duì)各行各業(yè)造成了深刻的影響,同時(shí)也引領(lǐng)了檔案管理信息化熱潮?;诖?,筆者通過(guò)查閱文獻(xiàn),結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn),對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的必要性進(jìn)行了探討,以期為相關(guān)從業(yè)人員提供有效參考。

        【關(guān)鍵詞】檔案管理 ?信息化建設(shè) ?必要性

        檔案管理工作信息化,能夠有效提高檔案管理工作效率,解決傳統(tǒng)檔案管理中的諸多問(wèn)題。我國(guó)已經(jīng)明確指出了“信息化帶動(dòng)工業(yè)化”發(fā)展的具體發(fā)展要求,國(guó)家檔案局也將“信息化”作為了檔案管理工作的重要發(fā)展目標(biāo)。因此,探討檔案管理信息化建設(shè)的必要性,具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

        一、檔案管理信息化的重要性

        信息時(shí)代,信息傳輸速度、更新速度越來(lái)越快,同時(shí)信息技術(shù)也改變了信息的儲(chǔ)存形式,信息儲(chǔ)存、傳播的成本得到有效降低。檔案管理工作本質(zhì)上是信息管理工作,所以檔案管理工作想要提升工作效率、質(zhì)量,降低工作成本,就必須順應(yīng)信息技術(shù)所帶來(lái)的變化。

        (一)檔案管理信息化提升了工作效率

        以往,檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案管理為主,檔案管理人員要?dú)w檔、查詢,都需要以“翻閱”的方式來(lái)尋找紙質(zhì)檔案,在這一過(guò)程中,就有可能導(dǎo)致檔案被損壞,導(dǎo)致信息遺漏。而檔案管理信息化,將紙質(zhì)文檔直接轉(zhuǎn)化為了電子文檔,檔案信息傳輸不會(huì)受到空間、時(shí)間的束縛,檔案管理工作人員通過(guò)電子設(shè)備就可完成對(duì)檔案的歸類、整理、查閱,這就有效提高了檔案管理工作的安全性以及效率。另外,紙質(zhì)檔案在存放的過(guò)程中,極其容易受到高溫、高濕度、高酸性環(huán)境所影響,紙張也會(huì)逐漸老化,檔案在存放的過(guò)程中,不可避免的會(huì)遭受一定的損傷,而電子檔案的儲(chǔ)存則相對(duì)比較安全,通過(guò)“云儲(chǔ)存、熱備份”等方式,即便是儲(chǔ)存設(shè)備損壞,也不會(huì)導(dǎo)致檔案損壞、丟失。

        (二)檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)了工作共享

        傳統(tǒng)的檔案管理工作,檔案的歸檔、整理需要檔案管理人員手動(dòng)操作,工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力,并且大量的檔案需要存放在較大的空間中,隨著時(shí)間的推移,檔案數(shù)量越來(lái)越多,一旦需要查閱以往的檔案,檔案管理工作人員需要消耗大量時(shí)間查找檔案存放位置,管理工作舉步維艱。而檔案管理信息化,就能夠?qū)崿F(xiàn)全面電子化操作,檔案的搜集、儲(chǔ)存、統(tǒng)計(jì)、查閱極為便利,同時(shí)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案室,檔案查閱人員通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)就可在線查詢檔案。

        (三)檔案管理信息化滿足了社會(huì)需要

        信息化從效率上、安全性上為檔案管理提供了便利,滿足了各行各業(yè)需求。社會(huì)各個(gè)行業(yè),在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中,都會(huì)產(chǎn)生一定的電子文件,比如設(shè)計(jì)院應(yīng)用PDM系統(tǒng)產(chǎn)生的文件,制造業(yè)應(yīng)用OA系統(tǒng)產(chǎn)生的文件,這些文件的管理無(wú)法依靠傳統(tǒng)檔案管理方式來(lái)實(shí)現(xiàn),必須要依托于信息技術(shù)才能夠?qū)崿F(xiàn)。所以檔案管理信息化滿足了社會(huì)需要。

        二、檔案管理信息化現(xiàn)存問(wèn)題

        (一)管理人員素質(zhì)低下

        傳統(tǒng)的檔案管理工作隊(duì)伍,有著大量非專業(yè)人員,這些管理人員既沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn),也不懂計(jì)算機(jī)技術(shù),不了解檔案管理知識(shí)。在管理的過(guò)程中,這些人員普遍缺乏責(zé)任心,沒(méi)有采用合理的方式方法來(lái)保存檔案,給檔案管理工作開(kāi)展造成了極大的影響。另外,傳統(tǒng)的檔案管理工作人員,有相當(dāng)部分工作人員不具備應(yīng)有的信息素養(yǎng)、計(jì)算機(jī)操作能力、創(chuàng)新意識(shí),無(wú)法適應(yīng)檔案管理信息化所帶來(lái)的變化。

        (二)管理制度不完善

        對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō),信息化是檔案管理工作迎來(lái)的重大變革,在這個(gè)過(guò)程中,必須要有完善的制度、規(guī)范才能夠讓檔案管理工作信息化做到“有法可依”,但在實(shí)際工作中,許多機(jī)構(gòu)的檔案管理信息化工作都沒(méi)有建立起一個(gè)完善的信息化機(jī)制,檔案信息化保密、鑒定、備份工作存在諸多問(wèn)題。

        三、檔案管理信息化對(duì)策

        (一)轉(zhuǎn)變工作觀念

        觀念是行為的先行主導(dǎo),只有檔案管理工作人員樹(shù)立起正確的檔案管理信息化意識(shí),才能夠有效落實(shí)檔案管理信息化的各種舉措。對(duì)此,筆者認(rèn)為,工作人員觀念的樹(shù)立,必須要從頂層建設(shè)入手,企業(yè)、單位領(lǐng)導(dǎo),要在會(huì)議上強(qiáng)調(diào)檔案管理信息化的重要性,同時(shí)通過(guò)培訓(xùn)、開(kāi)展講座等措施,提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力、信息素養(yǎng)。另外,檔案管理工作人員也必須樹(shù)立起在終生學(xué)習(xí)意識(shí),在工作中提高自身的創(chuàng)新能力,從多個(gè)角度去了解檔案管理信息化的必要性以及要點(diǎn),這樣才能夠讓“信息技術(shù)”在檔案管理中生根發(fā)芽。

        (二)完善管理制度

        必須建立起完善的檔案管理信息化制度,才能夠讓各項(xiàng)工作做到有法可依。單位、企業(yè)要針對(duì)檔案管理信息化的主要內(nèi)容,結(jié)合單位實(shí)際情況,構(gòu)建完善的信息化制度。如:資料、文檔、數(shù)據(jù)等必須有效組織、整理和歸檔備案;檔案信息必須在xx日內(nèi)轉(zhuǎn)化為電子檔,并整理、歸檔等。另外,還要建立起完善的保密制度、獎(jiǎng)懲制度,通過(guò)剛性管理以及柔性管理,提高檔案管理人員的責(zé)任心以及保密意識(shí)。所謂剛性管理主要是利用制度來(lái)約束檔案管理人員的行為,柔性管理主要是指通過(guò)內(nèi)部文化風(fēng)氣,來(lái)讓檔案管理人員樹(shù)立起正確的保密意識(shí)。

        另外,在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中,必須要有足夠的經(jīng)費(fèi)作為支撐,這樣才能夠保證檔案管理信息化改革的正常進(jìn)行。比如,除了要具備掃描機(jī)、計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備,在條件允許的情況下,還要配置有服務(wù)器、UPS電源、備份硬盤(pán)等等設(shè)備,這樣才能夠有效應(yīng)對(duì)各種突發(fā)情況,將檔案管理信息化的作用充分發(fā)揮出來(lái)。

        四、結(jié)束語(yǔ)

        綜上所述,傳統(tǒng)的檔案管理方法,已經(jīng)不能夠滿足檔案管理的實(shí)際需求。在信息時(shí)代,信息化已經(jīng)成為了檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì),故相關(guān)從業(yè)人員、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其要有足夠的重視,結(jié)合實(shí)際情況,積極轉(zhuǎn)變管理模式、工作模式、構(gòu)建信息化制度,才能夠讓檔案管理工作不斷發(fā)展,讓檔案管理工作的水平得到提升。

        參考文獻(xiàn):

        [1]黃黎黎.企業(yè)檔案管理電子信息化及其重要性分析[J].企業(yè)改革與管理,2017,(8).

        [2]周童影.檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性[J].中外企業(yè)家,2017,(15).

        [3]曾美華.信息化建設(shè)在城建檔案管理中的作用[C]// 2018年2月建筑科技與管理學(xué)術(shù)交流會(huì).

        作者簡(jiǎn)介:蘭蘭(1975-),重慶涪陵人,女,漢族,本科,檔案館員,重慶市涪陵城市建設(shè)投資集團(tuán)有限公司。

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