林金

摘要：隨著ERP系統(tǒng)的上線和會計(jì)實(shí)現(xiàn)核算集中化，空間變化、業(yè)財(cái)關(guān)系的轉(zhuǎn)變和ERP系統(tǒng)本身的局限性，給福建郵政企業(yè)的往來賬管理提出巨大挑戰(zhàn)。本文圍繞ERP下往來模塊管理的優(yōu)越性、郵政企業(yè)往來賬管理存在的主要問題以及如何加強(qiáng)ERP環(huán)境及集中核算模式下郵政行業(yè)往來賬管理這三個(gè)方面展開，尋求有效方法以此推進(jìn)郵政企業(yè)往來賬管理的規(guī)范化和精細(xì)化。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng);會計(jì)集中核算;往來賬款

2015年末，為了順利推進(jìn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型升級，更好發(fā)揮財(cái)務(wù)對企業(yè)經(jīng)營的全面支撐服務(wù)作用，福建省郵政實(shí)行了會計(jì)核算集中化，建立了會計(jì)核算中心，并以此為契機(jī)同步上線了ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)的推廣運(yùn)用，幫助各級郵政企業(yè)的生產(chǎn)、市場開發(fā)、人、財(cái)?shù)壬a(chǎn)經(jīng)營要素和環(huán)節(jié)集成為一個(gè)有機(jī)整體，讓郵政企業(yè)實(shí)現(xiàn)物流、資金流、信息流的集成化管理，提升企業(yè)的資源利用率，有利于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

一、ERP應(yīng)用下往來款模塊管理的優(yōu)越性

根據(jù)會計(jì)準(zhǔn)則，企業(yè)往來賬款主要包括應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款、預(yù)付賬款、應(yīng)付賬款、其他應(yīng)付款和預(yù)付賬款，是資產(chǎn)負(fù)債的重要組成部分。2015年之前，福建郵政企業(yè)一直使用的是NC財(cái)務(wù)系統(tǒng)，現(xiàn)在實(shí)行的ERP系統(tǒng)客戶化的往來賬模塊管理模式比傳統(tǒng)的NC往來核銷模式更精細(xì)化，主要表現(xiàn)在：第一，加強(qiáng)供應(yīng)商和客戶的信息管理，嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)商信息審核標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)維護(hù)供應(yīng)商信息，確保供應(yīng)商主數(shù)據(jù)質(zhì)量。第二，往來賬模塊核算覆蓋更全面，對一些上線初期暫未納入模塊核算的往來科目，如“其他應(yīng)付款-外部客商-其他”等科目，及時(shí)開展數(shù)據(jù)清理并納入相關(guān)模塊核算。第三，規(guī)范往來賬核算，及時(shí)梳理應(yīng)付、內(nèi)往、應(yīng)收等模塊和資金平臺、業(yè)務(wù)前端清欠等核算流程，并嚴(yán)格按照模塊化管理要求進(jìn)行核算，確保往來明細(xì)數(shù)據(jù)清晰。總體來說，通過ERP管理往來賬，為企業(yè)往來賬的數(shù)據(jù)處理提供了技術(shù)支持，有利于降低企業(yè)的資金成本，有效地推進(jìn)郵政企業(yè)往來賬管理的規(guī)范化和精細(xì)化。

二、目前郵政企業(yè)往來賬管理存在的主要問題

作為勞動密集型和承擔(dān)著社會普遍服務(wù)義務(wù)的基礎(chǔ)性行業(yè)，往來未清事項(xiàng)多、賬齡周期長是目前福建郵政企業(yè)往來賬款管理最突出的問題。2015年末上線了ERP系統(tǒng)并同步實(shí)施會計(jì)集中核算化后，郵政企業(yè)的往來管理工作全部集中到會計(jì)核算中心統(tǒng)一處理，空間的變換，業(yè)財(cái)關(guān)系的變更，財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型升級的需求以及企業(yè)精細(xì)化管理的推進(jìn)，都對郵政企業(yè)的往來賬款管理提出了更高的要求。再加上現(xiàn)階段ERP系統(tǒng)往來模塊本身系統(tǒng)的局限性，目前存在的主要問題有：

（一）往來賬款未清項(xiàng)數(shù)據(jù)基數(shù)巨大，長賬齡未清項(xiàng)較多，填列混亂。具體表現(xiàn)在：一是欠費(fèi)長期未收回、代墊款項(xiàng)長期未結(jié)算。房租欠費(fèi)、已到期的保證金押金和住房維修基金三年以上賬齡的很多，代墊出租的水電費(fèi)收回不及時(shí);二是零星稅金掛賬、預(yù)收款掛賬、代扣職工款項(xiàng)、尾差及科目調(diào)整長期未處理，串戶現(xiàn)象嚴(yán)重;三是數(shù)據(jù)填列不規(guī)范，包括日期填列不規(guī)范和債務(wù)人名稱填列不規(guī)范。掛賬日期與實(shí)際不符，基準(zhǔn)日期填報(bào)有誤，填報(bào)單位將“原因、性質(zhì)及內(nèi)容”欄的內(nèi)容與“債務(wù)人名稱”混淆。會計(jì)核算中心負(fù)責(zé)核算和清賬的會計(jì)人數(shù)有限，要想實(shí)現(xiàn)及時(shí)規(guī)范的往來賬務(wù)處理壓力很大。

（二）業(yè)財(cái)分離導(dǎo)致職責(zé)界面不清，信息傳遞不暢。NC財(cái)務(wù)核算模式下，會計(jì)人員和業(yè)務(wù)緊密聯(lián)合，清楚了解業(yè)務(wù)的發(fā)生，能夠較好發(fā)揮會計(jì)的審核和跟蹤清理職責(zé)?，F(xiàn)在實(shí)行會計(jì)集中核算，會計(jì)的核算職能劃入省會計(jì)核算中心，往來清賬職責(zé)也就集中到會計(jì)核算中心，會計(jì)人員與業(yè)務(wù)前端的距離拉大，對于分公司具體業(yè)務(wù)了解不夠明晰，對經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)是否真實(shí)有效無從查證，加上隨著核算功能的上劃地市公司往來管理責(zé)任意識逐漸淡化，使得全省的往來賬統(tǒng)計(jì)工作困難重重。

（三）受到現(xiàn)有系統(tǒng)不完善的限制，系統(tǒng)對往來賬自動核銷的支撐能力不足。雖然ERP對大部分往來科目實(shí)行模塊化核算，但仍有部分科目未納入模塊往來賬管理，且總賬模塊無法支持往來科目核銷，至今為止，還沒有一套完善的往來款自動勾挑系統(tǒng)模塊，主要通過建手工賬簿進(jìn)行核銷，工作量大且易出錯(cuò)。此外，現(xiàn)有系統(tǒng)無法自動清賬，也不能把未清的往來款按照同一經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)分類匹配和歸類，這樣就無法直觀地按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)顯示往來款未清情況。同時(shí)，系統(tǒng)無法實(shí)時(shí)跟蹤監(jiān)控往來事項(xiàng)的發(fā)生、清賬和清理完結(jié)的全過程，也不能及時(shí)地通過系統(tǒng)把往來賬款的信息在省市之間、財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)之間進(jìn)行傳遞反饋，只能通過人工導(dǎo)出數(shù)據(jù)然后郵件傳遞，這大大降低了往來賬款清理和持續(xù)跟蹤管理的效率。

三、加強(qiáng)ERP環(huán)境及集中核算模式下郵政行業(yè)往來賬管理的建議

（一）落實(shí)清晰往來賬款管理工作責(zé)任人

往來賬清理牽涉面比較廣，需要會計(jì)核算中心與全省各級單位業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門相互配合，共同協(xié)作。為做好全省往來賬清理工作，對往來款項(xiàng)實(shí)行責(zé)任人制度，落實(shí)責(zé)任主體，明確往來賬清理責(zé)任部門和崗位職責(zé)，定期核對往來款項(xiàng)的掛賬原因，同時(shí)制訂清理計(jì)劃。對每一筆往來款項(xiàng)，經(jīng)辦人為第一責(zé)任人，承擔(dān)催收追繳職責(zé)，經(jīng)辦人和經(jīng)辦部門要做好往來款的登記備查工作，往來款入賬時(shí)，發(fā)票上必須有經(jīng)辦人、驗(yàn)收人、部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等的簽字，以防對賬出現(xiàn)問題便于查找相關(guān)責(zé)任人。責(zé)任人對往來賬清理清賬要負(fù)責(zé)到底，若是發(fā)生工作崗位變動，需要將往來未清項(xiàng)目交接到位，必要情況下要配合現(xiàn)崗位工作人處理未完結(jié)的未清事項(xiàng)。

（二）建立往來賬管理的預(yù)警監(jiān)控機(jī)制，強(qiáng)化過程管控

為推進(jìn)往來賬精細(xì)化管理，可以實(shí)行往來賬預(yù)警通報(bào)，強(qiáng)化往來賬過程管控，及時(shí)向責(zé)任部門預(yù)警、確認(rèn)，督促清理那些達(dá)到預(yù)警期限、不合理掛賬項(xiàng)目以及掛賬時(shí)間長的款項(xiàng)。在預(yù)警監(jiān)控分工上，會計(jì)核算中心是往來賬款日常管理的責(zé)任單位，承擔(dān)日常監(jiān)控預(yù)警往來款項(xiàng)、監(jiān)督會計(jì)清賬和業(yè)務(wù)清理完結(jié)的進(jìn)展情況的義務(wù)。各地市財(cái)會部門和業(yè)務(wù)部門要及時(shí)地和會計(jì)核算中心反饋往來未清的原因，積極對預(yù)警情況作出回應(yīng)。核算中心針對地市上報(bào)的原因?qū)徍似浜侠砗弦?guī)性，并提出下一步跟蹤清理的計(jì)劃，看是否有必要進(jìn)行進(jìn)一步預(yù)警。對于一些歷史遺留問題和無法解決的特殊問題，各地市分公司應(yīng)將其整理歸類、并將掛賬原因形成書面材料上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，積極尋求解決方案。在預(yù)警監(jiān)控內(nèi)容上，會計(jì)核算中心要提醒各地市相關(guān)部門定期與供應(yīng)商落實(shí)和確認(rèn)債權(quán)和債務(wù)，明確員工借款、備用金、預(yù)付款等事項(xiàng)的使用范圍和期限。核算中心還可以將往來賬清理情況作為單位季度重點(diǎn)工作考核指標(biāo)之一，與各單位績效工資掛鉤。

（三）重視往來對賬工作機(jī)制的建設(shè)，保障對賬的及時(shí)性

要積極做好往來款項(xiàng)核對確認(rèn)工作，會計(jì)核算中心統(tǒng)一組織全省各單位定期以函證、現(xiàn)場核對等方式，與業(yè)務(wù)部門、客戶核對往來款項(xiàng)，全面核實(shí)往來款（尤其是用戶欠費(fèi)）數(shù)據(jù)的真實(shí)性準(zhǔn)確性。對發(fā)現(xiàn)的業(yè)財(cái)、業(yè)實(shí)不符，財(cái)務(wù)部門組織業(yè)務(wù)部門協(xié)同查找原因，及時(shí)進(jìn)行制訂清理計(jì)劃，有序開展往來賬清理工作。除此之外，每個(gè)月關(guān)賬前實(shí)行模塊數(shù)據(jù)核對機(jī)制，確保每月子模塊與總賬數(shù)據(jù)一致，即使發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)差錯(cuò)，也能及時(shí)發(fā)現(xiàn)及時(shí)處理，提高往來賬數(shù)據(jù)質(zhì)量。

（四）積極開發(fā)ERP往來賬管理延伸平臺和往來賬款勾挑新模式，提升管控力度

浙江郵政根據(jù)總賬數(shù)據(jù)集成規(guī)則開發(fā)了ERP往來賬管理延伸平臺，河北郵政通過深入研究ERP系統(tǒng)功能，借助大數(shù)據(jù)分析研發(fā)了“自動勾挑往來賬款系統(tǒng)”，初步實(shí)現(xiàn)了往來賬款自動勾挑功能。他們都是我們省借鑒學(xué)習(xí)的榜樣。往來賬管理延伸平臺可以彌補(bǔ)目前基礎(chǔ)核算系統(tǒng)往來管理功能的不足，實(shí)現(xiàn)清理清賬、預(yù)警監(jiān)控、往來對賬和信息共享的功能，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)會計(jì)事項(xiàng)的源頭把控、信息資源的共享，最終實(shí)現(xiàn)往來賬款生命周期的閉環(huán)管理。這個(gè)延伸平臺的上線應(yīng)用，能有效擺脫了全省手工建賬進(jìn)行核銷的局面，提高了往來賬數(shù)據(jù)質(zhì)量，并實(shí)現(xiàn)全省往來數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)監(jiān)控和跟蹤，有效提升了往來賬省級集中管控能力?！巴鶃砜钭詣庸刺粝到y(tǒng)”可以克服人工勾挑下效率低、易出錯(cuò)，數(shù)據(jù)量大的弊端，但是對每個(gè)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)摘要的要求非常高，不標(biāo)準(zhǔn)的摘要信息將會導(dǎo)致勾挑的明細(xì)數(shù)據(jù)發(fā)生混亂或錯(cuò)誤，也不便于往來數(shù)據(jù)的核對。因此，必須進(jìn)一步規(guī)范業(yè)務(wù)和賬務(wù)處理，加強(qiáng)基礎(chǔ)管理工作的質(zhì)量，使系統(tǒng)真正開發(fā)好、使用好。

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