肖明彩

摘 要：人類進(jìn)入21世紀(jì)，開(kāi)啟了信息革命的新紀(jì)元。信息技術(shù)已經(jīng)無(wú)孔不入地融入到每個(gè)人的生活中去，在給我們的生活帶來(lái)巨大的變化與便利的同時(shí)，也加快了我們的生活節(jié)奏和步伐。就辦公而言，以信息技術(shù)為主導(dǎo)的各種辦公軟件，使辦公效率大大提高。現(xiàn)如今，辦公環(huán)境正朝著“無(wú)紙化辦公”方向發(fā)展。把數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用到機(jī)關(guān)單位檔案的管理建設(shè)上，一定會(huì)取得很好的效果。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位；檔案數(shù)字化建設(shè)；措施分析

1 機(jī)關(guān)檔案管理工作信息化的必要性

隨著社會(huì)和科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，機(jī)關(guān)檔案管理工作的信息化已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。具體來(lái)說(shuō)，第一，機(jī)關(guān)檔案管理工作信息化是網(wǎng)絡(luò)化和信息數(shù)字化的必然要求。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，機(jī)關(guān)檔案工作程序呈現(xiàn)無(wú)紙化的趨勢(shì)，并且信息傳播日益加速，因此，機(jī)關(guān)單位只有實(shí)行檔案管理工作信息化才能更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。第二，機(jī)關(guān)檔案管理工作信息化是檔案管理現(xiàn)代化的必然要求。當(dāng)前，如何開(kāi)發(fā)利用檔案，為廣大用戶提供更加方便快捷的服務(wù)成為迫切需要解決的問(wèn)題。而使用現(xiàn)代化技術(shù)，有利于充分挖掘檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)資源的最大程度共享，使檔案信息的價(jià)值真正顯現(xiàn)出來(lái)。第三，機(jī)關(guān)檔案管理工作信息化是檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化的必然要求。在信息化時(shí)代下，隨著檔案館藏?cái)?shù)量的日益增加，需要電子檔案館進(jìn)行檔案管理，在管理過(guò)程中會(huì)規(guī)范電子檔案的流程，對(duì)信息資源進(jìn)行規(guī)范化和專業(yè)化管理。

2 信息化背景下機(jī)關(guān)檔案工作面臨的問(wèn)題

2.1 機(jī)關(guān)單位檔案管理門類逐漸增多

社會(huì)主義制度的不斷完善，使得檔案管理制度也在進(jìn)一步完善，檔案管理變得更加規(guī)范，因此，機(jī)關(guān)單位檔案管理的門類變得越來(lái)越多，有黨內(nèi)的檔案、上級(jí)機(jī)關(guān)單位下發(fā)的相關(guān)文件、本單位機(jī)關(guān)處室的相關(guān)資料、財(cái)務(wù)部門的財(cái)務(wù)檔案、基建等部門的建設(shè)檔案、本機(jī)關(guān)單位組織活動(dòng)的檔案、本機(jī)關(guān)單位各處室印章檔案等，這就導(dǎo)致了檔案庫(kù)存數(shù)量變得越來(lái)越多，現(xiàn)有的傳統(tǒng)檔案管理手段已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)如今的檔案管理了，但信息化檔案管理是一個(gè)新鮮事物，需要檔案管理人員去慢慢學(xué)習(xí)、適應(yīng)。

2.2 機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化任務(wù)非常重

現(xiàn)如今科學(xué)技術(shù)十分發(fā)達(dá)，因此，很多機(jī)關(guān)單位都已經(jīng)開(kāi)始實(shí)施檔案信息化管理，信息化管理檔案需要掃描紙質(zhì)檔案，存儲(chǔ)成電子文檔備份到計(jì)算機(jī)硬盤中，這樣便于檔案的存放及查找，但機(jī)關(guān)單位的檔案很多都是涉密文件，不允許其他人知曉，因此，只能由本機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員進(jìn)行掃描、存儲(chǔ)，工作量非常大，這對(duì)于本就人數(shù)缺少的機(jī)關(guān)單位檔案室來(lái)說(shuō)任務(wù)非常繁重，是一個(gè)非常迫切需要解決的問(wèn)題。

2.3 檔案的利用發(fā)生改變

檔案在機(jī)關(guān)單位起著非常重要的作用，檔案的利用不僅僅是為了檔案室及時(shí)查閱紙質(zhì)檔案，更多是為人們提供方便，通過(guò)電子檔案能夠快速查到相關(guān)信息。經(jīng)過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，機(jī)關(guān)單位每年查閱檔案的人數(shù)達(dá)到350多人/次，調(diào)卷超過(guò)一千卷，可見(jiàn)檔案的重要性。因此，在信息化背景下，如何更好地滿足檔案利用者的需求，更好地為機(jī)關(guān)單位服務(wù)成為檔案管理工作面臨的新的挑戰(zhàn)。

3 機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的具體措施

3.1 擴(kuò)大宣傳，全民參與

目前，受公眾自身文化素質(zhì)和互聯(lián)網(wǎng)普及度的影響，公民對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)還知之甚少，因此要擴(kuò)大宣傳力度，讓公民積極參與到機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)中，讓他們切實(shí)感受檔案信息化建設(shè)帶來(lái)的便利，為機(jī)關(guān)單位檔案的信息化建設(shè)建言獻(xiàn)策，使之更好地服務(wù)全體公民。就宣傳方式而言，也可以借助信息技術(shù)，建議機(jī)關(guān)單位建立自己的公眾號(hào)和網(wǎng)站，以此為宣傳渠道，擴(kuò)大機(jī)關(guān)單位信息化建設(shè)在公眾之間的普及力度。

3.2 提高機(jī)關(guān)單位檔案管理人員的素質(zhì)

機(jī)關(guān)單位檔案管理人員是否具備良好的素質(zhì)來(lái)操作、維護(hù)電子信息系統(tǒng)，對(duì)機(jī)關(guān)單位信息化建設(shè)能否實(shí)現(xiàn)起著決定性的作用，因此在提高機(jī)關(guān)單位檔案管理人員的素質(zhì)上，機(jī)關(guān)單位務(wù)必要高度重視、不可小覷。要加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，向當(dāng)?shù)貦n案管理水平優(yōu)秀的單位學(xué)習(xí)工作經(jīng)驗(yàn)，廣泛吸收相關(guān)專業(yè)的人才前來(lái)就職。

3.3 完善機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)工作制度

在機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)工作制度上，要重點(diǎn)完善。工作制度的制定一方面要立足于單位業(yè)務(wù)的開(kāi)展現(xiàn)狀，另一方面則務(wù)必要遵守 《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》 等相關(guān)的國(guó)家法律法規(guī)。完善的機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)制度是保障檔案信息化電子信息系統(tǒng)能夠平穩(wěn)、健康運(yùn)作的必要條件。要把機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)與國(guó)家法律法規(guī)結(jié)合起來(lái)，使之在國(guó)家法律法規(guī)的庇護(hù)下更好地推廣、發(fā)展。

3.4 加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的監(jiān)督

機(jī)關(guān)單位業(yè)務(wù)涉及面廣，尤其是筆者所在部門產(chǎn)生的檔案，都和公眾的生活息息相關(guān)，在公民的日常生活中發(fā)揮著極其重要的作用。機(jī)關(guān)單位檔案信息化有時(shí)候可能會(huì)涉及公民的個(gè)人隱私或者國(guó)家機(jī)密。限于當(dāng)前科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展現(xiàn)狀，我們還不能百分之百地保證錄入電子信息系統(tǒng)中的信息是絕對(duì)安全的。這就更加體現(xiàn)出加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)監(jiān)督的必要性和重要意義。除此之外，電子系統(tǒng)本身也可能會(huì)遭到網(wǎng)絡(luò)黑勢(shì)力的惡意攻擊，一旦電子系統(tǒng)不能正常工作，將會(huì)導(dǎo)致整個(gè)機(jī)關(guān)單位業(yè)務(wù)運(yùn)行的癱瘓與滯留，會(huì)給機(jī)關(guān)單位和公眾生活帶來(lái)極其惡劣的影響，對(duì)機(jī)關(guān)單位的信譽(yù)程度和民意滿意度也會(huì)帶來(lái)巨大的損失。因此，筆者在這里建議，機(jī)關(guān)單位檔案信息化的建設(shè)監(jiān)督機(jī)制一定要和國(guó)家法律法規(guī)緊密結(jié)合在一起。對(duì)于那些惡意攻擊機(jī)關(guān)單位檔案管理電子信息系統(tǒng)的人或勢(shì)力，以及惡意盜取機(jī)關(guān)單位檔案管理電子信息系統(tǒng)公民信息的人或勢(shì)力，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)查實(shí)罪行后，必將受到法律制裁，絕不姑息，嚴(yán)懲不貸。把信息技術(shù)和機(jī)關(guān)單位檔案管理結(jié)合在一起，能夠極大地優(yōu)化機(jī)關(guān)單位的辦公模式、改善機(jī)關(guān)單位檔案管理辦公環(huán)境、提高機(jī)關(guān)單位檔案管理工作效率，因而值得大力推廣和普及。在機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化具體的建設(shè)和實(shí)施過(guò)程中，要提高民眾意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)技能，還要建立完善的機(jī)關(guān)單位檔案信息化工作制度和工作機(jī)制。機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)目前還沒(méi)有完全落成，這其中也存在一些技術(shù)上的難題有待攻堅(jiān)。當(dāng)然，信息技術(shù)的發(fā)展永遠(yuǎn)不會(huì)止步，隨著“大數(shù)據(jù)時(shí)代”和“人工智能時(shí)代”的到來(lái)，機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)還會(huì)有更大的發(fā)展空間，更好、更高效地適應(yīng)未來(lái)社會(huì)發(fā)展、服務(wù)于廣大民眾。

4 結(jié)語(yǔ)

為了更好地做好檔案管理工作，在信息化大背景下，需要在檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化，通過(guò)各學(xué)科和不同專業(yè)的知識(shí)，各個(gè)部門相互配合，然后采取有針對(duì)性的措施來(lái)提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的質(zhì)量。

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