梁淑珍

[摘 要]文書檔案資源的豐富與否和檔案管理人員的收集有直接關系，收集作為文書檔案的起點，其收集的質量高低影響著后續(xù)的檔案管理工作。因此，對機關單位的文書檔案收集進行分析具有重要意義。本文就文書檔案收集所存在的問題進行分析，并提出措施，供同行交流借鑒。

[關鍵詞]機關單位；文書檔案；收集問題；措施

中圖分類號：F433 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）20-0201-02

前言

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案管理工作日益受到單位領導的重視。文書檔案收集作為檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，起點工作必須要做好，只有這樣，后續(xù)的檔案管理工作才有質量可言，才有可能形成良好、健全的檔案管理體系。從而保證檔案管理效率和質量的提高，進而促進我國檔案事業(yè)的繁榮發(fā)展，滿足社會進步和人類發(fā)展的需求。

一、文書檔案收集工作存在的問題

（1）文書檔案的歸檔分類不齊全

文書檔案的收集工作是現(xiàn)階段很多單位基層檔案室的首要工作內容，往往忽視了科技檔案和專門檔案的收集，特別是新型檔案的收集和歸檔工作，例如電子檔案和聲像檔案的重視層度普遍不高。這樣一來，單位基層檔案室中的文書檔案材料較為單一，沒有有效的管理具有較大利用價值的檔案，滿足不了單位內部對檔案的需求，從而對單位檔案管理工作質量的提高造成不利的影響。

（2）收集工作人員缺乏工作意識

在收集文書檔案的過程中，單位內部各部門工作人員的檔案意識普遍不高，對于日常工作中形成的檔案文件并不是很注意，更別說是積累和保管了，這樣一來，很多的文書檔案原始材料就會不知去向，到年終整理檔案的時候，有多少文書檔案就整理多少。一些重要的工作環(huán)節(jié)，因為對于原始文書材料的積累不注重，從而使文書檔案的歸檔工作造成不利的影響。此外，對于單位內部的業(yè)務部門開展的工作，檔案管理部門是不了解的，因此，監(jiān)督和知道工作只是一種表面形式，從而導致文書檔案收集工作的開展難度較大，而收集的原始檔案材料并不齊全，也不完整。

（3）文書檔案收集工作考核標準太籠統(tǒng)

在檔案工作規(guī)范化的管理過程中，文書檔案收集工作在形式上是存在考核的，但是考核的標準過于籠統(tǒng)。沒有設置硬性的標準進行文書檔案的收集工作，而知識對文書檔案材料是否收集齊全完整進行籠統(tǒng)的檢查。文書檔案的歸檔率也不是很真實，只是為了應對檢查也做出來的，存在自欺欺人的現(xiàn)狀，將實際的歸檔數(shù)看作是已經(jīng)完成的歸檔數(shù)，所以說，這種考核的標準不具有任何的現(xiàn)實意義。

（4）文書檔案部門培訓力度不足會影響檔案的收集歸檔

機關單位的檔案管理部門在收集文書檔案時，會通過電話的形式通知給單位的各個部門，并告知其文書檔案收集的范圍和具體的收集時間，但是檔案收集的針對性并不是很強，因此，文書檔案收集工作的重要性在這個過程中并沒有得到充分的體現(xiàn)。單位內部各個部門的工作職能和工作性質存在較大的差異，文書檔案也會呈現(xiàn)多元化的情態(tài)，并且各個部門的文書檔案材料的個性也比較強。因此，在文書檔案的收集工作開展之前，檔案管理部門進行專業(yè)的培訓工作，并進行細致的知道，從而提高工作人員的文書檔案收集工作的水平。然而在實際的收集工作中，單位的檔案管理部門并沒有有效的開展這項活動，從而影響到了文書檔案收集工作的質量。

（5）檔案管理制度不規(guī)范

目前我國幾乎所有的機關單位都建立了檔案管理制度，但仍然有個別機關單位文書檔案管理缺乏完善的規(guī)章制度，存在各部門分工不明確，職責不清晰，操作流程不規(guī)范，主觀隨意性較強等問題。比如，很多事業(yè)單位盡管制定了檔案管理制度，但并沒有將檔案管理制度融入到機關單位的所有部門和人員，導致檔案管理工作缺乏合力；個別事業(yè)單位盡管制定了完善的檔案管理制度，卻不能遵照制度執(zhí)行，由于檔案管理制度缺乏執(zhí)行力，直接導致檔案管理制度形同虛設。

（6）資料整合能力不強

文書檔案的收集工作，除了要求工作人員應該對相關資料及時收集之外，對工作人員的整合能力也有較高的要求。根據(jù)相關調查表明，目前我國文檔的收集工作中，工作人員經(jīng)常因為對資料的分類整理不明確導致一些資料的遺失和工作效率的下降，從而影響整個檔案管理效率，造成辦事效率和工作能力的降低，在很大程度上影響了企業(yè)的發(fā)展。例如：如果檔案資料沒有進行明確的分類整理，當工作中需要一些資料時，相關人員很難快速、準確的將資料找出，我們都知道“時間就是金錢”，很有可能就是因為在資料的整理時工作人員沒有進行合理的分類整理，耽誤了會議的時間，失去一些機會，從而降低了機關單位的辦事效率。

（7）對材料的真?zhèn)伪鎰e不明

一般來說，文書檔案收集工作應該按照一定的工作流程進行，在檔案的收集時應該認真仔細的對相關資料進行真?zhèn)舞b定。如果收集的資料失去了真實性，那么整個收集、歸檔等工作都屬于無用功，沒有實際的工作意義，也失去了檔案的利用價值。在進行文檔的收集工作中需要注意的是，應當對文檔資料的原件和復印件分開存放，以避免資料的遺失造成企業(yè)工作無法正常的運行。

二、解決文書檔案收集工作問題的有效措施

（1）加強宣傳教育，強化全員檔案意識

檔案部門可以通過單位內部網(wǎng)絡、刊物、報紙等媒介宣傳檔案收集工作，將檔案收集工作的重要意義、檔案工作違紀違法的規(guī)定滲透各個業(yè)務部門，引起各業(yè)務部門領導對單位檔案工作的重視，增強全員的檔案積累、保護和收集歸檔意識。另外，檔案工作人員也要經(jīng)常向上級領導匯報單位檔案工作動態(tài)及面臨的困境，爭取得到有關領導的支持。同時做好檔案的利用服務工作，以利用的高效性進行宣傳，引起領導的重視。

（2）完善收集歸檔制度，確保材料齊全完整

檔案部門工作人員由于不熟悉各部門業(yè)務工作，所以要在國家有關歸檔范圍指導性文件的參考下，和各業(yè)務部門工作人員溝通協(xié)商，共同制定和完善本單位詳盡的歸檔范圍和保管期限表，使其具有操作性和明確性，并建立健全切實可行的收集歸檔制度，將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”等要求貫穿其中。

（3）增強檔案人員主動收集意識

長期以來，檔案收集工作一直處于被動收集的局面，你來交我就收，你交多少我收多少，到時候如果查找不到，就說材料沒有歸檔，似乎與檔案人員毫無責任。這種思想一定要改變，觀念一定要更新，檔案人員要正確認清自己的角色。做到“腦勤、嘴勤、腳勤”，可以通過辦公部門或年初召開單位專兼職檔案人員會議，了解各業(yè)務部門年度工作計劃，掌握主要工作項目和時間安排，便于及時督促相關人員做好材料的積累、保管和定期歸檔，變過去的被動收集為主動收集，讓部門工作人員時刻感受到檔案的重要性，贏得大家的支持。

（4）文書檔案收集工作考核標準要有明確性，不可籠統(tǒng)無操作性

在收集工作考核時，要抽樣檢查某個工作項目，并結合業(yè)務部門針對此項工作的工作安排、步驟及完成情況，逐步檢查材料是否齊全完整，而不是簡單地用一個歸檔率來說明收集材料的齊全完整性。對于表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員 ，應當給予適當?shù)谋頁P和嘉獎，反之，對于在工作中玩忽職守的工作人員，必須給予嚴厲的懲處，例如：適當?shù)目鄢糠止べY，通報批評或者進行再學習教育等等。這樣可以避免一些自欺欺人現(xiàn)象的發(fā)生，使檔案部門和業(yè)務部門工作人員都能從思想上高度重視起來，更好地在日常工作中做好材料的積累和收集歸檔，也能促進檔案人員對部門相關工作的關注及材料收集工作的督查。

（5）加大培訓指導力度，強化收集歸檔工作

檔案部門每年在年初和年末都要召集單位內專兼職檔案人員分別開一次碰頭會。年初就各單位年度重點工作計劃進行調查摸底，并反復強調材料形成、積累、收集、歸檔工作的重要性和相關要求，落實好各單位責任人員；年末歸檔前要再次強調檔案歸檔工作的要求，便于大家及時整改，對于各部門提出的問題，要共同交流，加以解決。

（6）建立健全事業(yè)單位檔案管理制度

各單位應完善細化單位檔案管理規(guī)定，對現(xiàn)有檔案管理制度進行清理和完善，對于那些已經(jīng)過時的檔案管理制度要進行清理，嚴格規(guī)范檔案的收集、整理、歸檔、統(tǒng)計、移交、銷毀等規(guī)定，有效地保護和利用檔案。同時，還要加強檔案管理制度的執(zhí)行力建設，加強檔案管理人員教育和培訓，建立檔案管理激勵約束機制，確保檔案管理制度規(guī)范化。

三、結束語

綜上所述，在整個檔案管理的過程中，文書檔案收集工作是一個極為重要的工作環(huán)節(jié)，與檔案管理中其它的環(huán)節(jié)相比，其具有較強的特殊性，其是進行檔案管理的首要環(huán)節(jié)和起點，只有做好文書檔案的收集工作，檔案管理后續(xù)環(huán)節(jié)的開展才能夠順利。其是檔案資源體系建設中的重要組成部分，因此在檔案三大體系建設中具有重要的地位。如果文書檔案的收集工作沒有做好的話，完整的檔案管理是不能夠形成，健全完善的檔案管理制度也談不上了，所以說，做好檔案管理的前提是做好文書檔案的收集工作。

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