王敏

摘? 要：基層在“單套制”推廣應(yīng)用中普遍存在“短板”，受“木桶效應(yīng)”影響。主要表現(xiàn)在“短板”具有普遍性，有無(wú)“短板”與層級(jí)高低無(wú)關(guān);具有全類性，“短板”的類型與層級(jí)高低無(wú)關(guān);“短板”的多少與層級(jí)高低成反比;“短板”的“長(zhǎng)短”與層級(jí)高低成正比。消除“短板”，宜采用區(qū)域性整體補(bǔ)齊、機(jī)構(gòu)性全科補(bǔ)齊、縣區(qū)的保底補(bǔ)齊、市級(jí)的夾層補(bǔ)齊的方法綜合施策。只有補(bǔ)短板、固桶底、消縫隙、緊桶箍同步實(shí)施，才能達(dá)成推行“單套制”的預(yù)期目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：木桶效應(yīng);單套制;調(diào)查分析

木桶效應(yīng)是由美國(guó)管理學(xué)家彼得提出的。說(shuō)的是由多塊木板構(gòu)成的木桶，其價(jià)值在于其盛水量的多少，但決定木桶盛水量多少的關(guān)鍵因素不是其最長(zhǎng)的板塊，而是其最短的板塊。這就是說(shuō)任何一個(gè)組織，可能面臨的一個(gè)共同問(wèn)題，即構(gòu)成組織的各個(gè)部分往往是優(yōu)劣不齊的，而劣勢(shì)部分往往決定整個(gè)組織的水平。[1]

這一理論多應(yīng)用于組織機(jī)構(gòu)管理、質(zhì)量管理、安全管理、生產(chǎn)管理、服務(wù)能力、信息化建設(shè)等方面?！皢翁字啤笔墙陙?lái)國(guó)家檔案信息化的重要內(nèi)容之一，基層在“單套制”推廣應(yīng)用中存在“短板”，受“木桶效應(yīng)”的影響。

1 基層“單套制”推廣應(yīng)用的“短板”

“單套制”在基層推廣應(yīng)用時(shí)，會(huì)受到業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的使用、業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的種類、不同層級(jí)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)一（強(qiáng)制）使用率、電子文件的類型、專業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置、電子文件備份、電子文件的異（紙）質(zhì)備份、數(shù)據(jù)庫(kù)使用比率等因素的影響。以下是依據(jù)平頂山市、縣（區(qū)）公共機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)清單調(diào)查進(jìn)行的分析。

1.1 基層業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)使用率平均不足七成，使用率與層級(jí)成反比。從基層單位使用業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)情況看，總體上使用業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的66.85%（119個(gè)），占比不足七成;沒(méi)有使用的19.66%（35個(gè)），占比近兩成;不了解情況的13.48%（24個(gè)），占比超過(guò)一成?？h區(qū)使用和不了解的占比高于市，不使用的占比市級(jí)高于縣區(qū)。具體情況見(jiàn)表1。

1.2 基層各類業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的平均使用率不到30%，使用的多樣性與層級(jí)無(wú)關(guān)，但多數(shù)類型的使用率市級(jí)高于縣區(qū)。市級(jí)的各類業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)平均使用率為30.81%，縣區(qū)各類業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)平均使用率為25%，市級(jí)高于縣區(qū)≈6%，平均使用率只有27.91%。市級(jí)與縣區(qū)相比，各類業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的使用率市級(jí)高于縣區(qū)，在調(diào)查的8種業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中，人事管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、科技管理和其他5種市級(jí)高于縣區(qū)，公文管理、專業(yè)管理、檔案管理3種縣區(qū)高于市級(jí)。具體情況見(jiàn)表2。

1.3 基層使用高層級(jí)統(tǒng)一業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)比率與單位自身層級(jí)成反比，級(jí)差越大，使用比越低。在使用高于市縣（區(qū)）兩級(jí)的全國(guó)統(tǒng)一和全省統(tǒng)一的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)時(shí)，市級(jí)的使用比例高于縣區(qū)。在使用市級(jí)和單位統(tǒng)一的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)時(shí)，縣區(qū)高于市級(jí)。使用部門統(tǒng)一的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)時(shí)市級(jí)的使用比例與縣區(qū)相近。市級(jí)使用其他業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的比率高于縣區(qū)。具體情況見(jiàn)表3。

1.4 基層產(chǎn)生和使用的電子文件類型眾多，使用各類的多少與層級(jí)無(wú)關(guān)。在10種常用的電子文件類型中，市級(jí)與縣區(qū)均有使用，但沒(méi)有一種類型在市級(jí)或縣區(qū)使用率超過(guò)80%。使用比率市級(jí)高于縣區(qū)的有電子表格、電子郵件、視頻文件、音頻文件、圖形文件、網(wǎng)頁(yè)文件6種，縣區(qū)高于市級(jí)的有文本文件、圖像文件、程序文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件4種。具體情況見(jiàn)表4。

1.5 基層專門負(fù)責(zé)管理與維護(hù)全部業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)部門的設(shè)置略超半數(shù)，專門部門的設(shè)置與層級(jí)無(wú)關(guān)?；鶎訉ｉT負(fù)責(zé)管理與維護(hù)全部業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)部門設(shè)置的平均占比55.62%，市級(jí)略高于縣區(qū)。平均有24.16%的單位沒(méi)有設(shè)置專門機(jī)構(gòu)來(lái)管理與維護(hù)使用的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)。具體情況見(jiàn)表5。

1.6 基層電子文件備份率不足七成?；鶎与娮游募浞萋势骄挥?9.66%，縣區(qū)高于市級(jí)，備份率與層級(jí)成反比;反之，不備份率均與層級(jí)成正比。

1.7 基層電子文件紙質(zhì)備份率不到八成?；鶎与娮游募堎|(zhì)備份率平均72.47%，高于基層電子文件備份率平均（69.66%）?？h區(qū)高于市級(jí)，備份率與層級(jí)成反比;反之，不備份率均與層級(jí)成正比。

1.8 基層數(shù)據(jù)庫(kù)不知不會(huì)率高達(dá)四成?；鶎訑?shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)知率（平均45.51%）高于應(yīng)會(huì)率（平均42.24%），應(yīng)知應(yīng)會(huì)率不足三成（平均26.97%），不知不會(huì)平均接近40%。市級(jí)在兩頭（了解并會(huì)使用和不了解且不會(huì)使用）高于縣區(qū)，縣區(qū)的中間（了解但不會(huì)使用、不了解但會(huì)使用）高于市級(jí)。具體情況見(jiàn)表8。

2 基層“單套制”推廣應(yīng)用“短板”的特點(diǎn)

綜上，基層“單套制”推廣應(yīng)用時(shí)，在上述8個(gè)方面存在“短板”，歸納起來(lái)具有下面4個(gè)特點(diǎn)。

2.1 層級(jí)高低與有無(wú)“短板”無(wú)關(guān)，具有普遍性。從上述交叉分析可以看出，市縣（區(qū)）兩級(jí)參與調(diào)查的檔案館、醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)、教育機(jī)構(gòu)和其他公共機(jī)構(gòu)，無(wú)論是市級(jí)還是縣區(qū)級(jí)，在8個(gè)項(xiàng)目上都存在不同程度的“短板”。機(jī)構(gòu)單位有無(wú)“短板”與機(jī)構(gòu)單位層級(jí)高低無(wú)關(guān)，具有普遍性。有“短板”就一定會(huì)對(duì)市域或縣（區(qū)）域信息化整體效應(yīng)產(chǎn)生負(fù)面影響，間接地對(duì)“單套制”推廣應(yīng)用造成負(fù)面影響。因此，基層“單套制”推廣應(yīng)用時(shí)將普遍受“木桶效應(yīng)”的影響。

2.2 層級(jí)高低與“短板”的類型無(wú)關(guān)，具有全類性。從上述交叉分析也可以看出，參與調(diào)查的四類市縣（區(qū)）機(jī)構(gòu)，各自“短板”的類型，與其所處層級(jí)高低也無(wú)關(guān)系。各種類型中，沒(méi)有一個(gè)類型，市或縣區(qū)不存在“短板”。無(wú)論層級(jí)高低，其遇到的“短板”都是全類型的，每個(gè)層級(jí)組織機(jī)構(gòu)所涉及的“短板”是無(wú)差別的。這在電子文件的類型、數(shù)據(jù)庫(kù)使用比率兩項(xiàng)中表現(xiàn)最為典型。

2.3 層級(jí)高低與“短板”的多少成反比。從上述交叉分析再可以看出，市縣（區(qū)）參與調(diào)查的四類機(jī)構(gòu)中，“短板”數(shù)量與層級(jí)高低成反比。層級(jí)高的機(jī)構(gòu)的“短板”數(shù)量就低于層級(jí)低的機(jī)構(gòu)，層級(jí)低的機(jī)構(gòu)的“短板”數(shù)量就高于層級(jí)高的機(jī)構(gòu)。這一情況在信息系統(tǒng)的使用、業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的種類、不同層級(jí)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)一（強(qiáng)制）使用率、專業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置、電子文件備份、電子文件的異（紙）質(zhì)備份6項(xiàng)中表現(xiàn)尤為突出。

2.4 層級(jí)高低與“短板”的“長(zhǎng)短”成正比。從上述交叉分析還可以看出，市縣（區(qū)）兩級(jí)參與調(diào)查的檔案館、醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)、教育機(jī)構(gòu)和其他公共機(jī)構(gòu)，層級(jí)高低與“短板”程度成正比。在各層級(jí)均有“短板”存在的前提下，層級(jí)越高，“短板”短的程度就越大，層級(jí)越低，“短板”短的程度就越小。

3 基層“單套制”推廣應(yīng)用“短板”的補(bǔ)齊

“最短那塊木板的高低決定盛水的多少，只有將它補(bǔ)高，木桶才能盛滿水。”[2]基層“單套制”推廣應(yīng)用“短板”的普遍存在，向我們提出了一個(gè)重要而現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題——如何補(bǔ)齊這些短板呢？個(gè)人以為可以從如下四個(gè)方面著手。

3.1 加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，實(shí)施區(qū)域性整體補(bǔ)齊。從區(qū)域上看，由于“短板”的普遍存在，個(gè)別單位信息技術(shù)水平超高及少數(shù)單位“單套制”試點(diǎn)的成功，在“木桶效應(yīng)”下，對(duì)整個(gè)區(qū)域信息化應(yīng)用水平的提高，“單套制”的推廣應(yīng)用沒(méi)有實(shí)質(zhì)性意義。必須加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，區(qū)域信息技術(shù)化“管理者整體規(guī)劃區(qū)域的信息化工作”，[3]面對(duì)層級(jí)眾多、業(yè)務(wù)繁雜、類型各異的信息管理系統(tǒng)，就“需要管理者運(yùn)用整合的原則來(lái)指導(dǎo)工作，深入考慮這些系統(tǒng)今后如何升級(jí)，各個(gè)管理系統(tǒng)之間是否能信息互通，是否對(duì)其他管理系統(tǒng)提供開(kāi)放性接口等等”。[4]在技術(shù)與資金的投入上，要搞補(bǔ)“短板”式的“扶貧”，雪中送炭;不要光搞“拔尖”式的“推優(yōu)”，錦上添花，為“單套制”的推廣應(yīng)用營(yíng)造區(qū)域性環(huán)境。

3.2 整合條塊，實(shí)施機(jī)構(gòu)性全科補(bǔ)齊。從具體的組織機(jī)構(gòu)看，由于“短板”的全科性，作為“條塊”交匯點(diǎn)的基層機(jī)構(gòu)，少數(shù)部門高信息化程度和部分員工的超強(qiáng)信息化應(yīng)用能力，在“木桶效應(yīng)”下，并無(wú)助于“單套制”在整個(gè)機(jī)構(gòu)的推廣應(yīng)用。必須正確認(rèn)識(shí)每個(gè)部門和每個(gè)員工在單位信息化建設(shè)及“單套制”推廣應(yīng)用中的“木桶效應(yīng)”，他們“是木桶上的一塊板，不可或缺，否則桶里將滴水不存，只有把短板補(bǔ)長(zhǎng)才能使桶中水裝滿”。[5]只有各個(gè)部門信息化程度的同步提高，全員信息化應(yīng)用能力的同步提升，才能在面對(duì)電子文件的多種格式、備份的不同載體、數(shù)據(jù)庫(kù)的同構(gòu)異構(gòu)時(shí)，不但應(yīng)知盡知，還能應(yīng)會(huì)盡會(huì)。要消除“木桶效應(yīng)”的負(fù)面影響，為“單套制”的推廣應(yīng)用打造良好的小環(huán)境。

3.3 末端否決，實(shí)施縣區(qū)保底補(bǔ)齊?！八澳芊袷M水、盛住水，最終取決于是否有一個(gè)結(jié)實(shí)的桶底。桶底堅(jiān)決不能破，不能有漏洞?！盵6]從市縣（區(qū)）兩級(jí)基層的層級(jí)看，縣（區(qū)）處于更為基層的位置，相當(dāng)于木桶的桶底。是“木桶效應(yīng)”三要素（桶底、木板、桶箍）中的關(guān)鍵要素之一，“沒(méi)有牢固完好的桶底，出了問(wèn)題，就會(huì)功虧一簣?！盵7]因此，從縣（區(qū)）的地位與實(shí)際來(lái)看，不僅僅有補(bǔ)“短板”的問(wèn)題，還有?！巴暗住钡膯?wèn)題。在這個(gè)問(wèn)題上，要有“末端否決”的意識(shí)，不能只看到頂端漂浮的鮮花，否則“單套制”推廣應(yīng)用就會(huì)成為一個(gè)提不起、不能提的“水桶”，一提就有“掉底”的風(fēng)險(xiǎn)。

3.4 強(qiáng)制標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施市級(jí)夾層補(bǔ)齊。相對(duì)于“桶底”較為厚實(shí)的縣（區(qū)）而言，市級(jí)就是一個(gè)相對(duì)薄弱的夾層，也是整個(gè)木桶最容易形成“縫隙”的位置。“一個(gè)木桶上木板間若有縫隙，則即便木板再高，水也會(huì)透過(guò)縫隙流掉。”[8]因此，對(duì)于市級(jí)而言，不僅要增加每塊“木板”的長(zhǎng)度，將“短板”補(bǔ)齊，還要加上一道結(jié)結(jié)實(shí)實(shí)的“桶箍”。“木桶之所以能盛水，是因?yàn)橛需F箍將有序排列的木板箍緊。如果沒(méi)有了鐵箍的約束，木板也只能是散落的個(gè)體，發(fā)揮不了整體的效能?！盵9]這道“桶箍”，就是強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)。只有用嚴(yán)格的強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)來(lái)約束所有機(jī)構(gòu)，增強(qiáng)“緊密度”，才能消除縫隙，減少滲漏，助力“單套制”應(yīng)用在基層的推進(jìn)。

4 結(jié)語(yǔ)

“木桶效應(yīng)”中，桶底、木板、桶箍三要素之間是相輔相成的關(guān)系，須要統(tǒng)籌兼顧，在基層“單套制”應(yīng)用推廣上，只有補(bǔ)短板、固桶底、消縫隙、緊桶箍同步實(shí)施，才能“提高木桶的整體效應(yīng)[10]”，達(dá)成推行“單套制”的預(yù)期目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

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[3][4]陽(yáng)燚.教育信息化的“木桶效應(yīng)”：整合“短板”誰(shuí)補(bǔ)？[J].中小學(xué)信息技術(shù)教育，2009（03）：78-79.

[5]劉國(guó)星.以積極心態(tài)做好個(gè)別人的工作[J].軍隊(duì)政工理論研究，2010，11（02）：124.

（作者單位：商丘職業(yè)技術(shù)學(xué)院? 來(lái)稿日期：2019-04-12）