【摘要】互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在社會的不斷發(fā)展下逐漸完善，在多媒體設(shè)備、數(shù)據(jù)信息處理平臺等普及的作用下，企業(yè)檔案管理已經(jīng)逐漸從原來的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變成電子資料。企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理中存在的弊端也逐漸凸顯出來，不能滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的需求。本文將探究在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)檔案信息管理工作中存在的問題，并提出針對性的解決措施，旨在為相關(guān)工作人員提供一定的參考。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代 ?企業(yè)檔案管理 ?信息化建設(shè)

我國社會主義市場正在快速發(fā)展，這種環(huán)境下，企業(yè)信息開發(fā)及利用效率就具有十分重要的意義。企業(yè)檔案中包括企業(yè)發(fā)展過程中重要的信息資源，對企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展具有指導(dǎo)參考的作用。所以，對于企業(yè)的現(xiàn)代化檔案管理，相關(guān)人員需要重視起來，提升管理水平，完善現(xiàn)有的檔案管理模式，利用大數(shù)據(jù)指導(dǎo)理念，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)，提升檔案資料利用率。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）信息化檔案管理成本較高

若是想要在企業(yè)檔案管理中實(shí)現(xiàn)信息化管理，就需要在建設(shè)之前購買數(shù)量眾多的電子設(shè)備，招聘符合信息化檔案管理的專業(yè)人才。重點(diǎn)是，企業(yè)需要根據(jù)自身發(fā)展實(shí)際情況為檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)，開發(fā)出符合企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的檔案信息化管理系統(tǒng)，并在系統(tǒng)開發(fā)之后，以最快的速度將企業(yè)現(xiàn)有的紙質(zhì)版檔案資料存儲到系統(tǒng)中，轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案，形成風(fēng)格多樣化的電子檔案。在整體的檔案信息化建設(shè)中，需要企業(yè)投入眾多的人力、財(cái)力、物力等，對于實(shí)力不強(qiáng)的企業(yè)而言是十分沉重的負(fù)擔(dān)。

（二）缺少信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

盡管目前已經(jīng)有很多企業(yè)參與到檔案信息化建設(shè)之中，但是此項(xiàng)工作起步較晚，發(fā)展速度快，并沒有形成與之相匹配的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致目前的信息化建設(shè)中經(jīng)常出現(xiàn)電子文件編號、收集、查找等格式不一的情況，對于企業(yè)使用信息化電子檔案管理效率造成了影響。如，有些企業(yè)為了避免程序愛你文件接受部門擅自修改電子文件，就會將文件轉(zhuǎn)變成CAJ格式或者PDF格式，這兩種格式文件需要有與之相配的軟件才能打開，進(jìn)行內(nèi)容的瀏覽，也就是在接收到CAJ格式文件或者PDF格式文件時(shí)，需要下載相應(yīng)的軟件進(jìn)行信息的獲取。

（三）發(fā)展不平衡，檔案數(shù)據(jù)異構(gòu)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)出現(xiàn)發(fā)展不平衡現(xiàn)象，主要是由于經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素的影響，對于檔案部門統(tǒng)籌指導(dǎo)、檔案管理部門規(guī)模、檔案信息化管理意識、人員配置等與企業(yè)信息化檔案建設(shè)規(guī)模具有直接的聯(lián)系，讓企業(yè)信息化檔案建設(shè)產(chǎn)生了極大的影響。并且，檔案部門接受檔案信息并不僅來源于同一部門，不同部門之間文件材料存在數(shù)據(jù)異構(gòu)特點(diǎn)，主要是內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜、來源不同、屬性多樣、處理方式存在差異，這對檔案管理人員的工作帶來了新的挑戰(zhàn)，并且，虛擬電子檔案信息對于信息技術(shù)依賴性嬌俏，檔案元數(shù)據(jù)需要依附文件信息，如若不然就不能將電子元件回復(fù)原貌。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)用措施

（一）轉(zhuǎn)變落后的思想觀念

目前，企業(yè)檔案管理主要還在于信息的收集保留，對于企業(yè)檔案信息管理并不重視，沒有正確認(rèn)識到企業(yè)檔案信息管理的重要性。在大數(shù)據(jù)背景下，不論是企業(yè)管理人員還是企業(yè)員工，都需要轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的檔案管理理念，企業(yè)權(quán)能部門需要就現(xiàn)有的檔案信息化發(fā)展整理出檔案管理制度，提高檔案信息的利用率。并使用大數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)，讓企業(yè)能夠從各個(gè)角度進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，引導(dǎo)企業(yè)走向正確的發(fā)展道路，提高企業(yè)檔案的信息化管理水平。

（二）完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)

統(tǒng)一檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)對于信息化檔案建設(shè)既有重要的意義，能夠提高電子檔案的實(shí)用性與客觀性，主要從以下幾方面開展：

其一，統(tǒng)一電子文件格式、存儲平臺、傳輸途徑。上文中已經(jīng)描述了檔案管理具有異構(gòu)特點(diǎn)，因此，需要企業(yè)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定檔案的格式、存儲平臺及傳輸途徑，減少檔案管理人員的工作量。

其二，統(tǒng)一電子文件編號。電子文件經(jīng)常會在各個(gè)部門之間王老，為了讓檔案管理人員能夠在查找檔案是更加快捷，就需要記錄電子文件的收發(fā)，及各部門電子文件往來記錄，能夠在查找使用電子文件時(shí)及時(shí)準(zhǔn)確的進(jìn)行定位。

其三，統(tǒng)一文件收發(fā)制度流程。在發(fā)送文件時(shí)常常不能確定接收文件部門是否將文件準(zhǔn)確接收，不得以打電話或其他方式進(jìn)行確認(rèn)，若是統(tǒng)一文件流程，就能有效避免出現(xiàn)這一問題。

其四，利用云計(jì)算技術(shù)，處理檔案管理信息。云計(jì)算是新型的虛擬技術(shù)，能夠?qū)?shù)據(jù)更深層次的進(jìn)行處理，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，保證檔案信息管理的有效性，并在收集信息時(shí)將無效信息剔除，只留下有用的信息，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

（三）加大資金投入，培養(yǎng)專業(yè)人才

企業(yè)檔案信息化建設(shè)不可避免的需要投入一定的資金，企業(yè)可以積極參與到當(dāng)?shù)匦畔⒒ㄔO(shè)的專項(xiàng)規(guī)劃中，得到多方面的財(cái)政支持，以推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。并且，需要加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)，對于大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理人才需要具有檔案管理知識、超前的信息意識、基礎(chǔ)計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、英語閱讀能力、現(xiàn)代管理能力等，對于人才培養(yǎng)這一方面，企業(yè)可以與高校聯(lián)合，吸收具有外語、計(jì)算機(jī)、管理能力的人才，并定期進(jìn)行現(xiàn)代化應(yīng)用培訓(xùn)，若是經(jīng)驗(yàn)不足的管理人員可以選擇定期輪崗的管理模式，了解檔案管理的各個(gè)信息，“因崗制宜”發(fā)揮創(chuàng)新優(yōu)勢。

（四）增強(qiáng)電子檔案信息安全性

檔案信息化管理安全性也十分重要：首先，需要宣傳教育，讓管理人員了解檔案信息安全的重要性，主動(dòng)參與檔案保密工作;其次，設(shè)置動(dòng)態(tài)檔案收發(fā)密碼，如將檔案輸送到管理平臺中，若是有其他部門需要查看檔案，需要向管理人員申請動(dòng)態(tài)密碼;最后，則是機(jī)密文件進(jìn)行備份，除動(dòng)態(tài)密碼外再設(shè)置專門的打開面，防止檔案丟失泄露。

三、總結(jié)

總之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，企業(yè)推動(dòng)檔案信息化管理是未來發(fā)展的趨勢，檔案信息化管理屬于動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)性工程，需要企業(yè)整體工作人員共同努力，與企業(yè)實(shí)際發(fā)展需求相結(jié)合，通過領(lǐng)導(dǎo)的支持，建設(shè)具有高素質(zhì)、專業(yè)強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，加大資金投入，提供技術(shù)支撐，推動(dòng)整體企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)，從而促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]方愛明.大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)初探[J].中國管理信息化， 2017，（18）.

作者簡介：蘭蘭（1975-），重慶涪陵人，女，漢族，本科，檔案館員，重慶市涪陵城市建設(shè)投資集團(tuán)有限公司。