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        提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法和策略

        2019-08-22 09:53:26宋瑩瑩
        卷宗 2019年21期
        關(guān)鍵詞:信息化建設(shè)檔案管理

        宋瑩瑩

        摘 要:在事業(yè)單位建設(shè)和發(fā)展過程中,檔案管理信息化建設(shè)正在全面展開。但是,在進行檔案信息管理時,很難避免一系列問題,這必將影響檔案管理工作證順利開展。這種情況的影響下,檔案管理水平需要進一步提高,因為檔案中信息技術(shù)的發(fā)展已成為當前工作中業(yè)務(wù)單位的一項關(guān)鍵任務(wù)。本文以此為出發(fā)點,討論檔案信息化建設(shè)的要點。希望在事業(yè)單位的未來工作中,檔案信息管理的工作效率將得到進一步提高。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化建設(shè);方法與策略

        隨著時代的發(fā)展和科學技術(shù)的飛速發(fā)展,我國已經(jīng)進入了信息時代。在信息化發(fā)展過程中,檔案管理也受到影響,可以說檔案管理與人們的生活息息相關(guān),提升檔案管理的效率可以有效地促進檔案管理水平的提高。因此,本文重點研究如何在信息化時代的發(fā)展中實施信息化檔案管理,以促進檔案管理朝著現(xiàn)代化、高效、經(jīng)濟、環(huán)保的方向發(fā)展。

        近年來,公共機構(gòu)管理的現(xiàn)代化水平不斷提高。在整個單位部門的管理中,文件管理也是一個非常重要的部分。但是,目前公共事業(yè)管理的現(xiàn)狀并不樂觀,特別是設(shè)施落后,人們的觀念沒有及時調(diào)整。這些問題的存在對機構(gòu)領(lǐng)導的管理發(fā)展非常不利。利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理無疑可以大大提高其工作效率,現(xiàn)在已成為檔案管理的主流趨勢。

        1 信息化檔案管理優(yōu)勢分析

        1.1 優(yōu)化管理環(huán)境

        過去,檔案大多以紙質(zhì)形式存在,受自身條件的限制,紙質(zhì)檔案難以長期保存,容易受到外部環(huán)境的影響。因此,在檔案管理工作中,檔案存儲已成為檔案管理的主要內(nèi)容。一方面,既要考慮外部環(huán)境,又要確保檔案的完整性。信息技術(shù)應(yīng)用后,檔案的形式由紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變。電子文件不易損壞,具有很高的安全性。同時,也可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)文件資源的共享。

        1.2 檔案管理更加方便

        在傳統(tǒng)的文件管理系統(tǒng)下,過程非常復雜。無論是文件的排序還是存儲,都需要經(jīng)過多個環(huán)節(jié)。需要查詢和保存文件都需要層層阻礙。在信息時代,這個問題已經(jīng)得到很好的解決。借助信息技術(shù),檔案查詢訪問非常方便,工作效率大大提高。這也將方便了對檔案的組織和管理,提高整體工作效率。

        1.3 保障事業(yè)單位信息化建設(shè)的效率

        一方面,檔案管理的信息化建設(shè)對事業(yè)單位檔案管理十分有益,在這一過程中,還需要普及計算機硬件,應(yīng)用計算機技術(shù),提高事業(yè)單位整體的信息化水平。實施機構(gòu)檔案管理,也有助于提高檔案資源的安全性,為相關(guān)管理和決策提供必要的幫助。此外,采用信息技術(shù)對管理文件進行管理,大大提高了文件的準確性和完整性,從長遠的角度看,事業(yè)單位的發(fā)展具有深遠的意義。

        2 公共機構(gòu)信息檔案管理建設(shè)的要點

        首先,在檔案信息化管理建設(shè)過程中,需要進一步提高事業(yè)單位工作人員的能力。這是管理建設(shè)的關(guān)鍵。傳統(tǒng)的檔案管理建設(shè)已不能適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展的要求,檔案管理方式應(yīng)朝著信息化的方向發(fā)展。但目前很多機構(gòu)的工作人員對信息管理系統(tǒng)的具體運行情況了解不多,相關(guān)知識儲備也不完善。因此,在一定程度上造成了信息文件管理的滯后。因此,提高公職人員的辦公能力也是不可或缺的部分:組織系統(tǒng)培訓,組織與信息化建設(shè)有關(guān)的活動,將晉升與辦公能力聯(lián)系起來,鼓勵公職人員跟上時代的步伐,并確立時刻保持學習的觀念。實現(xiàn)人力資源與信息硬件設(shè)施的一致性;從系統(tǒng)中確定檔案管理信息平臺的服務(wù)作用、網(wǎng)站人性化設(shè)計、資源的完整性,讓工作人員檔案管理制度不斷完善,努力為服務(wù)群體提供簡單、直觀、有效的檔案資料。

        其次,在檔案管理信息化建設(shè)中,應(yīng)進一步提高工作的效率。減少工作中人力、財力的使用,簡化辦公流程,縮短辦公時間,使服務(wù)不再局限于信息獲取方式,使更多的需要檔案信息的人隨時隨地準確地獲取所需信息,是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的兩個主要目標。然而,在使用過程中,人們逐漸發(fā)現(xiàn),經(jīng)過多方面努力精心構(gòu)建的檔案信息管理平臺,并沒有達到預期的效果,有效利用率很低。眾所周知,檔案管理的信息化建設(shè)不是要進行檢查或形象工程,而是要使所服務(wù)的團隊更容易獲得所需的信息。因此,各單位必須建立一個有效的推廣平臺。宣傳普及服務(wù)對象,讓服務(wù)對象了解檔案信息化的優(yōu)勢和使用方法,提高網(wǎng)站的有效利用率。我們也可以借鑒其他單位優(yōu)秀檔案管理信息系統(tǒng)的成功經(jīng)驗,結(jié)合單位實際情況,建立特色信息平臺,提高平臺利用率。

        第三,加強檔案管理信息化建設(shè)中的日常維護與更新。目前,許多事業(yè)單位雖然順應(yīng)時代潮流,建立了較為完善的信息管理系統(tǒng),但由于部分單位內(nèi)部缺乏足夠的計算機技術(shù)知識,網(wǎng)站無法及時更新。無法向客戶提供最新信息或網(wǎng)站問題,無法及時解決。這些主要體現(xiàn)在新文件的輸入更新、網(wǎng)站模塊設(shè)置的更新上。這些問題要求單位對技術(shù)人員進行人才培養(yǎng),同時處理好前臺與后臺的工作一致性,形成一套有序高效的解決方案。服務(wù)器網(wǎng)站的日常維護和后臺技術(shù)人員輸入數(shù)據(jù)的更新,以及前臺管理人員在信息化網(wǎng)站的良好基礎(chǔ)上正確的服務(wù)理念和友好的服務(wù)態(tài)度,是實現(xiàn)檔案管理高度信息化的關(guān)鍵,也是最有效的方法之一。單位要從制度制定和行為規(guī)范兩個方面確定公職人員的分工和管理,使他們了解各自的工作目的和相互之間的工作關(guān)系。每隔幾周,組織技術(shù)人員相互溝通,反映工作中遇到的問題,提出共同的解決方案,確保文件輸入和更新的同步,提高信息管理平臺的更新速度。讓客戶享受更好的服務(wù)。

        3 結(jié)語

        總之,目前,中國的公共機構(gòu)正朝著文件管理過程中的信息化方向前進。因此,本文重點介紹了信息管理的要點和存在的不足之處。在不斷解決問題的基礎(chǔ)上,進一步提高檔案管理效率,盡快實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目標。并要高度重視檔案管理工作問題,不斷提高和完善檔案管理工作水平,增強檔案信息安全管理工作,將信息化應(yīng)用到檔案管理工作中,從而確保檔案管理工作的效率與質(zhì)量,促進檔案管理信息化的快速發(fā)展。

        參考文獻

        [1]崔淑花.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探析[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(21):166-166.

        [2]蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].理論觀察,2014(05):127-128.

        [3]項靜瑤.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].科技資訊,2013(30):214-216.

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