程娟

摘 要：我國的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在近些年來發(fā)展的非常迅速。目前，我國已經(jīng)全面邁入了信息社會。在各方面的生產(chǎn)生活當(dāng)中各種信息化技術(shù)設(shè)備不斷被應(yīng)用。但是我國很多部門在進(jìn)行檔案管理工作時，往往還是使用手工記錄與查詢的方法，這與信息化的發(fā)展趨勢是格格不入的。因此，我們要不斷地推動創(chuàng)新檔案管理的管理信息化。

關(guān)鍵詞：資源；檔案管理信息化；檔案信息化建設(shè)

檔案作為對各種關(guān)鍵信息的記錄載體，按照理論應(yīng)當(dāng)是首先進(jìn)行信息化的一個工作方面。因為答案所具有的。市隊立水進(jìn)行記錄量，對未來進(jìn)行啟迪的特殊性功能。通過對這些檔案進(jìn)行翻閱，我們就能夠清楚地對檔案所記載的各種歷史事件進(jìn)行調(diào)查。并得知在當(dāng)時所發(fā)生的種種問題，從中吸取歷史的教訓(xùn)與經(jīng)驗。在如今我國很多啊，上面仍然會重復(fù)之前的一些歷史性錯誤，究其原因，還是對檔案管理的重視性不夠高。那我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展很快，但是相比之下，檔案管理工作仍然從其他國家相比。較為落后。這對我國的經(jīng)濟(jì)造成了一系列的影響。甚至有可能對我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)造成阻礙?；蛘弋a(chǎn)生我國的檔案管理部目前存在的主要問題就是對其終身相不足，同時自身的管理方法與技術(shù)。相對落后。尤其是。信息化程度發(fā)展較慢。而實現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展，不僅能夠有效的提高，但管理水平與工作技術(shù)。同時還能有效的增加對這些檔案利用程度。

1 文書檔案信息化管理的優(yōu)點

1.1 提高辦公效率

過去我們在進(jìn)行傳統(tǒng)的文書檔案管理時，在管理的過程當(dāng)中，每一部分都需要人力參與。不僅包括對檔案的查詢工作，同時在收集檔案與整理檔案過程中都需要耗費大量的人力資源。并且我們都知道，檔案管理作為一種高度精確性的工作。通過人力來進(jìn)行對檔案的收集，管理，分類時很容易由于大量的工作量，導(dǎo)致出現(xiàn)一些失誤。并且這些失誤不論大小，很有可能在之后發(fā)展成一個極大的漏洞，嚴(yán)重的甚至可能會將相關(guān)檔案變成死檔。使其消失在歷史的長河之中。但是實現(xiàn)檔案的信息化管理，相關(guān)工作人員只要在對檔案進(jìn)行整理錄入時，加大自己的認(rèn)真程度，保證錄入檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確。這樣不僅可以減少時間。在節(jié)省出來的這些時間，還能用作對這些檔案內(nèi)容進(jìn)行研究分析，提高對這些內(nèi)容的利用程度。

1.2 方便資源共享

在傳統(tǒng)的手工檔案管理時，檔案的共享程度是非常低的，也可以說沒有辦法做到對這些檔案內(nèi)容的共享。由于檔案都是單本，并且這些內(nèi)容都是不能進(jìn)行復(fù)制的。因此，如果我們需要對這些檔案進(jìn)行查詢時就必須來到檔案的儲存地區(qū)，這對我們來說無疑是非常麻煩的，但是如果我們能夠?qū)崿F(xiàn)對信息化的檔案管理，通過先進(jìn)的計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，我們就可以通過建立一個大型的數(shù)據(jù)庫，將分處各地的檔案管理機(jī)構(gòu)聯(lián)合起來，來實現(xiàn)這些非機(jī)密檔案內(nèi)容的共享，這無疑對需求者來說是極大的便利。

1.3 保存具有穩(wěn)定性

在另一方面，傳統(tǒng)的檔案由于是以紙張作為檔案內(nèi)容的保存管理載體。我們都知道紙張很容易收到很多外界因素的影響，紙質(zhì)的檔案很容易因為水，火等原因，導(dǎo)致檔案的內(nèi)容受到損害，這不僅會降低檔案記錄的準(zhǔn)確性，還有可能導(dǎo)致對這些檔案內(nèi)容的永久丟失。不過如果我們能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案管理的創(chuàng)新信息化管理，通過將這些檔案以數(shù)據(jù)的方式保存在具有高度安全性的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，我們就可以實現(xiàn)對這些檔案內(nèi)容的永久保存。即便這些檔案的紙質(zhì)版發(fā)生了損耗，我們?nèi)匀荒軌蛲ㄟ^網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫對這些內(nèi)容進(jìn)行一個準(zhǔn)確的查詢。

1.4 提高傳遞的速度和安全性

我們在進(jìn)行平常的工作當(dāng)中，在對一些文件進(jìn)行傳輸時，很容易發(fā)生文件丟失的問題。在過去，我們對文件進(jìn)行傳遞，主要是通過郵政渠道。利用人工資源進(jìn)行傳遞工作。但是這種文件的傳遞方式很容易因為傳送距離的影響，導(dǎo)致文件傳送時間無法保證準(zhǔn)時到達(dá)，從而對我們的工作產(chǎn)生影響。尤其是檔案文件進(jìn)行傳遞時一旦發(fā)生丟失，或者接收檔案時間晚于既定時間，這對檔案的管理工作人員來說，無疑提高了很大的工作復(fù)雜性。但是如果我們能實現(xiàn)檔案管理的信息化，我們就可以直接利用網(wǎng)絡(luò)渠道來對這些內(nèi)容進(jìn)行即時性傳遞，并且通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行檔案的傳輸，安全性也是非常高的。

2 推進(jìn)檔案信息化的策略

2.1 建立規(guī)范體系

我們要想實現(xiàn)檔案的信息化管理。首先有一點就是我們要確定信息化的標(biāo)準(zhǔn)。對檔案管理的基礎(chǔ)工作進(jìn)行規(guī)范。在過去的檔案管理工作中，很多部門的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力相對較差，同時儲存的卷宗質(zhì)量較低。不同類檔案的著錄細(xì)則沒有辦法很好的兼容到一起。檔案信息化的系統(tǒng)軟件沒有較高的移植性，并且現(xiàn)行的檔案分類與管理等規(guī)定沒有辦法很好的適應(yīng)愈來愈多的歸檔資料。因此提高檔案信息化的工作標(biāo)準(zhǔn)，建立一個完善，統(tǒng)一的規(guī)范體系，是實現(xiàn)科學(xué)的檔案管理信息化的關(guān)鍵前提。

2.2 完善安全措施

不論我們怎么來進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，我們都是需要人來對這些內(nèi)容進(jìn)行實現(xiàn)與完善的，所以我們作為保證檔案安全的第一屏障，就需要想辦法不斷地完善對檔案信息的安全保障措施。雖然電子檔案具有很高的便利性，但是由于其數(shù)據(jù)本質(zhì)很容易受到一些不法分子的故意干擾，導(dǎo)致改變了自身的形式，進(jìn)而使文件內(nèi)容丟失或者泄露，所以我們要建立一個完善的檔案安全保護(hù)系統(tǒng)，組織黑客的入侵，通過建立防火墻或者身份認(rèn)證等安全保護(hù)措施，保證電子檔案的安全。

2.3 健全管理制度

在進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)是。要在各個檔案管理機(jī)構(gòu)的實際情況基礎(chǔ)上來進(jìn)行一個合理的管理機(jī)制，確保這個檔案管理機(jī)制能夠有效地對應(yīng)各個機(jī)構(gòu)的具體需求。并且要具有很高的科學(xué)性，也不能過于復(fù)雜，確保整個機(jī)制的便利實用。

2.4 提高技術(shù)支撐

檔案的信息化由于是以計算機(jī)技術(shù)等高新技術(shù)作為建立基礎(chǔ)，所以檔案的信息化建設(shè)技術(shù)水平?jīng)Q定了這個信息化檔案管理系統(tǒng)的實用性與可應(yīng)用性，同時還要確保檔案信息系統(tǒng)的硬件能夠很好的為整個系統(tǒng)的運作提供支持，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時也要確保相關(guān)配套設(shè)備，例如防干擾，防輻射設(shè)備等。并且整個系統(tǒng)要具有豐富的使用功能，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案內(nèi)容的全方位收錄，整理，分類，查詢等等。

3 結(jié)束語

檔案管理對我國各領(lǐng)域的發(fā)展具有很重要的影響，所使實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)對我國的發(fā)展來說是非常重要的，我們在進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)時要在一個完善的管理制度基礎(chǔ)上，建立一個高度實用性與安全性的檔案管理系統(tǒng)，推動我國檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展。

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