李紅

摘 要：檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作中的重點內(nèi)容，檔案管理人員通過檔案信息化建設(shè)開展檔案管理工作，有利于優(yōu)化檔案管理工作體系，提升檔案管理人員的工作效率，減少檔案管理中存在的各類問題，進(jìn)而提升檔案管理工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；管理措施

檔案管理工作人員應(yīng)用檔案信息化建設(shè)方式，可以提升檔案管理工作效率，實現(xiàn)檔案信息資源共享，通過數(shù)字化與信息化的改革，增強檔案管理工作有效性。

1 檔案信息化建設(shè)概念與特點分析

檔案信息化就是檔案管理部門在統(tǒng)一的規(guī)劃下，利用信息技術(shù)開展檔案管理工作，對檔案信息的信息資源進(jìn)行管理與處置，進(jìn)而提升檔案管理工作服務(wù)水平。檔案信息化建設(shè)就是將檔案實體保管工作作為重點內(nèi)容，在一定程度上，可以從多角度分析檔案資源管理情況。具體包括以下幾點：首先，對檔案信息接收與儲存進(jìn)行管理，使其更加和諧化與統(tǒng)一化。其次，保證檔案管理模式根據(jù)信息化建設(shè)需求進(jìn)行改革。最后，保證檔案信息向著網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化的方向發(fā)展，提升檔案信息資源的共享效率。

檔案信息化建設(shè)工作主要特征就是管理工作的多元化，具體表現(xiàn)為以下幾點：第一，檔案信息化建設(shè)可以打破傳統(tǒng)檔案管理工作的局限性，提升檔案管理工作質(zhì)量。第二，檔案信息化建設(shè)可以重點開發(fā)與利用檔案檢索技術(shù)，通過計算機對檔案信息資源進(jìn)行管理。第三，檔案信息化建設(shè)中計算機占有較為重要的位置，可以充分發(fā)揮多媒體技術(shù)的光盤儲存優(yōu)勢，提升檔案管理工作質(zhì)量。第四，檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的開展，需要技術(shù)人員積極建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，提升數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用價值，同時，還要通過電子文件的管理網(wǎng)站，建設(shè)良好檔案管理體系[1]。

2 檔案信息化建設(shè)中存在的問題分析

在檔案信息化建設(shè)過程中，還存在較多不足之處，影響著檔案管理工作正常開展。具體表現(xiàn)為以下幾點：

第一，數(shù)據(jù)來源復(fù)雜。檔案信息化建設(shè)中，各個檔案數(shù)據(jù)都會移交給不同的單位與部門，由于各個單位與部門之間的數(shù)據(jù)庫不同，因此，在對各類數(shù)據(jù)進(jìn)行管理與傳輸?shù)倪^程中，也會存在較多的不同點，導(dǎo)致檔案管理部門中的檔案信息資料更加復(fù)雜。

第二，數(shù)據(jù)分散嚴(yán)重。檔案信息化建設(shè)過程中，檔案信息數(shù)據(jù)的分散性較為嚴(yán)重，例如：在對建設(shè)局與稅務(wù)局的財務(wù)報表進(jìn)行移交處理期間，會出現(xiàn)較多復(fù)雜的信息，數(shù)據(jù)管理部門在制作財務(wù)會計報表或是其他文件的過程中，只能對其進(jìn)行分散性管理，難以提升檔案信息化建設(shè)工作效率與質(zhì)量[2]。

第三，管理方式落后。在檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案管理方式存在滯后現(xiàn)象，難以提升檔案管理工作質(zhì)量與有效性，每十年才能對檔案進(jìn)行一次移交處理，每一年才能對檔案目錄進(jìn)行匯集，導(dǎo)致檔案管理工作效率降低。

第四，缺乏正確的認(rèn)知。檔案信息化建設(shè)為檔案管理帶來較多機遇，可以有效革新檔案管理服務(wù)理念，但是，當(dāng)前部分檔案信息化建設(shè)人員對檔案管理缺乏正確的認(rèn)知，難以提升檔案管理工作質(zhì)量，甚至?xí)霈F(xiàn)一些檔案管理風(fēng)險[3]。

3 檔案管理中檔案信息化建設(shè)措施

在檔案管理工作中，檔案信息化建設(shè)人員必須制定完善的管理制度，提升管理工作質(zhì)量，優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)體系。具體管理措施包括以下幾點：

3.1 拓寬檔案管理工作思路

在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，相關(guān)管理人員需要拓寬檔案管理工作思路，掌握專業(yè)力量知識與專業(yè)技能，進(jìn)而轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思想觀念，制定長遠(yuǎn)的規(guī)劃方案，在檔案保管的基礎(chǔ)上，為檔案管理人員提供高質(zhì)量服務(wù)[4]。

3.2 提升檔案信息管理質(zhì)量

檔案信息化建設(shè)部門應(yīng)該重視檔案信息管理質(zhì)量，優(yōu)化檔案管理體系。隨著信息技術(shù)的推廣與應(yīng)用，電子檔案受到廣泛關(guān)注，檔案信息化管理人員可以應(yīng)用電子檔案提升檔案信息管理水平，通過網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與計算機管理兩個系統(tǒng)的開發(fā)，提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。同時，檔案信息管理人員必須要將檔案電子文件作為信息資源，提升檔案信息的應(yīng)用價值，提高其經(jīng)濟(jì)效益。除了可以為社會提供經(jīng)濟(jì)服務(wù)之外，還能產(chǎn)生巨大的社會經(jīng)濟(jì)效益。

3.3 制定完善的工程檔案信息管理制度

檔案信息化建設(shè)中，檔案管理人員必須要在重視工程檔案信息管理，主要因為在工程建設(shè)的過程中，檔案的行程具有多元化特征，無論是工程項目確立還是項目的改革，都需要檔案建立的行程，提升檔案管理工作質(zhì)量。一方面，檔案信息管理工作人員需要根據(jù)檔案信息化建設(shè)難易程度的分析，確定檔案信息管理工作目的，提升檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理工作人員需要認(rèn)真學(xué)習(xí)與掌握計算機信息管理知識，認(rèn)真參與到軟件開發(fā)工作中，選擇合適的檔案工程管理軟件開展檔案管理工作，同時，還要制定完善的檔案信息化管理規(guī)章制度，打破傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性，提升工程信息共享水平，創(chuàng)造有利于檔案管理的條件，發(fā)揮計算機在檔案管理中的作用。

4 結(jié)語

在檔案管理過程中，管理人員必須要重視檔案信息化建設(shè)工作，逐步提升檔案信息化建設(shè)水平，同時，檔案管理人員還要制定完善的檔案管理制度，提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)量，達(dá)到預(yù)期的檔案管理目的。

參考文獻(xiàn)

[1]趙群.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（23）：150-151.

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[3]李曉琳，王艷華.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理，2016（5）：58.

[4]楊彩虹.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].才智，2016（4）：262.