黃詩(shī)雅
摘 要:目前我們處于高速發(fā)展的信息化時(shí)代,各行各業(yè)有了信息技術(shù)的支持,緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐,對(duì)資料的管理模式進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位以積極的轉(zhuǎn)變觀念,創(chuàng)新了檔案管理的模式,有效地提高了工作效率,為單位提供更好的服務(wù)與幫助,更加適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展。本文從檔案信息化的概念作為出發(fā)點(diǎn),對(duì)信息化技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了研究與分析,同時(shí)對(duì)創(chuàng)新檔案管理工作也提出了有效措施。
關(guān)鍵詞:信息化時(shí)代 機(jī)關(guān)事業(yè)單位 檔案管理 創(chuàng)新
現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入了信息化時(shí)代,正確、合理應(yīng)用信息化技術(shù)已成為各行各業(yè)主流的工作模式。因此,事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)工作也要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求融入信息化技術(shù),有利于高效、快速地獲取檔案信息,提升檔案管理水平以及相應(yīng)的服務(wù)質(zhì)量,將檔案管理的各項(xiàng)優(yōu)勢(shì)淋漓盡致地發(fā)揮出來(lái)。
1 檔案管理信息化的基本概述
檔案管理信息化是將紙質(zhì)的實(shí)體檔案利用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和整理,變成信息化數(shù)據(jù)的模式。檔案種類(lèi)多且繁雜,整理過(guò)程中如果一味采取人工管理方式,不僅耗費(fèi)大量時(shí)間,還無(wú)法保證管理質(zhì)量。而利用現(xiàn)代化技術(shù),對(duì)檔案進(jìn)行了有效管理,不僅提升工作效率,還減少人力資源和物力資源的投放,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源的充分調(diào)配和應(yīng)用。
2 信息化技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)
2.1 工作效率提升
檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期持續(xù)并系統(tǒng)的工作,對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō),在單位成立之初就開(kāi)始形成檔案,隨著時(shí)間的推移、單位的發(fā)展,歸檔資料的內(nèi)容越來(lái)越豐富、種類(lèi)越來(lái)越多樣,檔案管理工作越來(lái)越繁重,檔案管理員的工作壓力越來(lái)越大,導(dǎo)致工作效率越來(lái)越低。因此要將檔案的資料進(jìn)行信息化管理,利用信息化技術(shù)不僅能夠滿足檔案數(shù)據(jù)資料收集工作的需要,還提供智能化的檔案檢索空間,簡(jiǎn)化了檔案管理工作的操作流程,優(yōu)化了檔案存儲(chǔ)的工作模式,提升了檔案管理的工作質(zhì)量,提高了檔案管理者的工作效率,實(shí)現(xiàn)了管理時(shí)間的科學(xué)規(guī)劃。
2.2 加強(qiáng)對(duì)陳舊檔案的有效管理
傳統(tǒng)的檔案管理是使用紙張作為記錄載體以及通過(guò)人工裝訂的方式進(jìn)行資料歸納整理,這種方式不利于對(duì)檔案進(jìn)行管理。一是紙質(zhì)檔案占用存放空間,二是當(dāng)面對(duì)大量、年代久遠(yuǎn)的檔案資料時(shí),可能需要翻閱大量檔案后才能找到所需資料,無(wú)形中浪費(fèi)了時(shí)間和精力。使用信息化技術(shù)來(lái)對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行處理,可以減少檔案使用者的負(fù)擔(dān),使其工作效率提高,同時(shí)也會(huì)對(duì)陳舊檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理,延長(zhǎng)儲(chǔ)存時(shí)間,減少占用的地方,還可以以快速地查詢到有用資料。
2.3 提高檔案保存的穩(wěn)定性
紙質(zhì)的檔案不利于進(jìn)行儲(chǔ)存,一是容易受到自然環(huán)境的影響,導(dǎo)致檔案中的資料出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象,不能長(zhǎng)期的進(jìn)行儲(chǔ)存。二是通過(guò)人工方式進(jìn)行裝訂的檔案,容易造成資料的缺失、損毀。而電子檔案可以不受自然環(huán)境的影響而進(jìn)行長(zhǎng)期的保存,同時(shí)還可以利用辦公設(shè)備進(jìn)行備份,使檔案保存期具有一定的穩(wěn)定性,為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的長(zhǎng)足發(fā)展提供有力保障。
2.4 提高檔案信息的傳遞速度,同時(shí)保障安全
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在傳輸?shù)倪^(guò)程中會(huì)浪費(fèi)大量的人力、物力與財(cái)力,同時(shí)還存在丟失的情況,會(huì)給機(jī)關(guān)事業(yè)單位帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn),不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。電子檔案在傳遞過(guò)程中可以提高速度,同時(shí)保證檔案的安全,還可以有效地減少運(yùn)輸成本,避免機(jī)關(guān)事業(yè)單位出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象,盡可能規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。
3 信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新措施
3.1 轉(zhuǎn)變管理模式
目前我們處在信息化發(fā)展的時(shí)代,人們對(duì)信息化的需求日漸增加。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在信息化的大力支持下,工作介質(zhì)、工作思路、工作身份發(fā)生了變化,從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案,從傳統(tǒng)工作方式轉(zhuǎn)變?yōu)檗k公自動(dòng)化,從按部就班的工作者轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)操性更強(qiáng)的管理者。根據(jù)檔案需求,加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè),制定規(guī)范的檔案管理流程,使用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、分類(lèi),減輕檔案管理者的工作壓力,提高工作效率,豐富檔案管理的工作內(nèi)涵。
3.2 建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)
機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理方式轉(zhuǎn)型時(shí)建立信息數(shù)據(jù)庫(kù),將數(shù)據(jù)庫(kù)分成不同模塊的子數(shù)據(jù)庫(kù),對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源的使用權(quán)限進(jìn)行合理劃分加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的層級(jí)管理,提升了數(shù)據(jù)的安全性。檔案管理者要對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理,對(duì)不同類(lèi)型的檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi),再分發(fā)到相應(yīng)的子數(shù)據(jù)庫(kù)中,工作人員根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行檢索,有效減短了查找資料時(shí)間,為檔案信息應(yīng)用提供了便利條件。
3.3 提升檔案管理人員的素質(zhì)
第一,機(jī)關(guān)事業(yè)單位要選擇專門(mén)的檔案管理者,對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn),也可以根據(jù)實(shí)際需要到檔案管理工作先進(jìn)單位調(diào)研,學(xué)習(xí)借鑒好經(jīng)驗(yàn)和好做法,強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力,培養(yǎng)勇于創(chuàng)新的精神。第二,建立考核機(jī)制,檔案管理者通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)和考核后才能進(jìn)行工作,有效提高了檔案管理者的綜合素質(zhì),從而實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)單位的理念。
3.4 完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的制度
目前大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的制度缺乏規(guī)范性,導(dǎo)致檔案工作呈現(xiàn)被動(dòng)、資料不全面、安全性低等問(wèn)題?,F(xiàn)代事業(yè)單位應(yīng)建立相關(guān)制度,對(duì)歸檔范圍、分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、立卷要求、移交手續(xù)及保管、借閱、記錄、統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行專項(xiàng)管理,形成一套比較完整的檔案管理制度,明確信息報(bào)送工作機(jī)制、擴(kuò)大檔案收集覆蓋面、形成系統(tǒng)的檔案資源體系,使檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循。
4 結(jié)束語(yǔ)
綜上所述,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已不適合當(dāng)前的發(fā)展,電子檔案得到了大力的推廣,機(jī)關(guān)事業(yè)單位要適應(yīng)時(shí)代的變化,對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新,利用信息化的管理模式,不僅提高了檔案管理工作效率,延長(zhǎng)了檔案數(shù)據(jù)的保管期限,還保障了檔案數(shù)據(jù)的安全性,讓檔案更好的為單位提供幫助與服務(wù),為事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供有益貢獻(xiàn)。
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