黃詩(shī)雅

摘 要：目前我們處于高速發(fā)展的信息化時(shí)代，各行各業(yè)有了信息技術(shù)的支持，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，對(duì)資料的管理模式進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位以積極的轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新了檔案管理的模式，有效地提高了工作效率，為單位提供更好的服務(wù)與幫助，更加適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展。本文從檔案信息化的概念作為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)信息化技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了研究與分析，同時(shí)對(duì)創(chuàng)新檔案管理工作也提出了有效措施。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代 機(jī)關(guān)事業(yè)單位 檔案管理 創(chuàng)新

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入了信息化時(shí)代，正確、合理應(yīng)用信息化技術(shù)已成為各行各業(yè)主流的工作模式。因此，事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)工作也要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求融入信息化技術(shù)，有利于高效、快速地獲取檔案信息，提升檔案管理水平以及相應(yīng)的服務(wù)質(zhì)量，將檔案管理的各項(xiàng)優(yōu)勢(shì)淋漓盡致地發(fā)揮出來(lái)。

1 檔案管理信息化的基本概述

檔案管理信息化是將紙質(zhì)的實(shí)體檔案利用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和整理，變成信息化數(shù)據(jù)的模式。檔案種類(lèi)多且繁雜，整理過(guò)程中如果一味采取人工管理方式，不僅耗費(fèi)大量時(shí)間，還無(wú)法保證管理質(zhì)量。而利用現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行了有效管理，不僅提升工作效率，還減少人力資源和物力資源的投放，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源的充分調(diào)配和應(yīng)用。

2 信息化技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)

2.1 工作效率提升

檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期持續(xù)并系統(tǒng)的工作，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，在單位成立之初就開(kāi)始形成檔案，隨著時(shí)間的推移、單位的發(fā)展，歸檔資料的內(nèi)容越來(lái)越豐富、種類(lèi)越來(lái)越多樣，檔案管理工作越來(lái)越繁重，檔案管理員的工作壓力越來(lái)越大，導(dǎo)致工作效率越來(lái)越低。因此要將檔案的資料進(jìn)行信息化管理，利用信息化技術(shù)不僅能夠滿足檔案數(shù)據(jù)資料收集工作的需要，還提供智能化的檔案檢索空間，簡(jiǎn)化了檔案管理工作的操作流程，優(yōu)化了檔案存儲(chǔ)的工作模式，提升了檔案管理的工作質(zhì)量，提高了檔案管理者的工作效率，實(shí)現(xiàn)了管理時(shí)間的科學(xué)規(guī)劃。

2.2 加強(qiáng)對(duì)陳舊檔案的有效管理

傳統(tǒng)的檔案管理是使用紙張作為記錄載體以及通過(guò)人工裝訂的方式進(jìn)行資料歸納整理，這種方式不利于對(duì)檔案進(jìn)行管理。一是紙質(zhì)檔案占用存放空間，二是當(dāng)面對(duì)大量、年代久遠(yuǎn)的檔案資料時(shí)，可能需要翻閱大量檔案后才能找到所需資料，無(wú)形中浪費(fèi)了時(shí)間和精力。使用信息化技術(shù)來(lái)對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行處理，可以減少檔案使用者的負(fù)擔(dān)，使其工作效率提高，同時(shí)也會(huì)對(duì)陳舊檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，延長(zhǎng)儲(chǔ)存時(shí)間，減少占用的地方，還可以以快速地查詢到有用資料。

2.3 提高檔案保存的穩(wěn)定性

紙質(zhì)的檔案不利于進(jìn)行儲(chǔ)存，一是容易受到自然環(huán)境的影響，導(dǎo)致檔案中的資料出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，不能長(zhǎng)期的進(jìn)行儲(chǔ)存。二是通過(guò)人工方式進(jìn)行裝訂的檔案，容易造成資料的缺失、損毀。而電子檔案可以不受自然環(huán)境的影響而進(jìn)行長(zhǎng)期的保存，同時(shí)還可以利用辦公設(shè)備進(jìn)行備份，使檔案保存期具有一定的穩(wěn)定性，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的長(zhǎng)足發(fā)展提供有力保障。

2.4 提高檔案信息的傳遞速度，同時(shí)保障安全

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在傳輸?shù)倪^(guò)程中會(huì)浪費(fèi)大量的人力、物力與財(cái)力，同時(shí)還存在丟失的情況，會(huì)給機(jī)關(guān)事業(yè)單位帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)，不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。電子檔案在傳遞過(guò)程中可以提高速度，同時(shí)保證檔案的安全，還可以有效地減少運(yùn)輸成本，避免機(jī)關(guān)事業(yè)單位出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，盡可能規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

3 信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新措施

3.1 轉(zhuǎn)變管理模式

目前我們處在信息化發(fā)展的時(shí)代，人們對(duì)信息化的需求日漸增加。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在信息化的大力支持下，工作介質(zhì)、工作思路、工作身份發(fā)生了變化，從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，從傳統(tǒng)工作方式轉(zhuǎn)變?yōu)檗k公自動(dòng)化，從按部就班的工作者轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)操性更強(qiáng)的管理者。根據(jù)檔案需求，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，制定規(guī)范的檔案管理流程，使用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、分類(lèi)，減輕檔案管理者的工作壓力，提高工作效率，豐富檔案管理的工作內(nèi)涵。

3.2 建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理方式轉(zhuǎn)型時(shí)建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)據(jù)庫(kù)分成不同模塊的子數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源的使用權(quán)限進(jìn)行合理劃分加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的層級(jí)管理，提升了數(shù)據(jù)的安全性。檔案管理者要對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理，對(duì)不同類(lèi)型的檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，再分發(fā)到相應(yīng)的子數(shù)據(jù)庫(kù)中，工作人員根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行檢索，有效減短了查找資料時(shí)間，為檔案信息應(yīng)用提供了便利條件。

3.3 提升檔案管理人員的素質(zhì)

第一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要選擇專門(mén)的檔案管理者，對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，也可以根據(jù)實(shí)際需要到檔案管理工作先進(jìn)單位調(diào)研，學(xué)習(xí)借鑒好經(jīng)驗(yàn)和好做法，強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力，培養(yǎng)勇于創(chuàng)新的精神。第二，建立考核機(jī)制，檔案管理者通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)和考核后才能進(jìn)行工作，有效提高了檔案管理者的綜合素質(zhì)，從而實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)單位的理念。

3.4 完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的制度

目前大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的制度缺乏規(guī)范性，導(dǎo)致檔案工作呈現(xiàn)被動(dòng)、資料不全面、安全性低等問(wèn)題?，F(xiàn)代事業(yè)單位應(yīng)建立相關(guān)制度，對(duì)歸檔范圍、分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、立卷要求、移交手續(xù)及保管、借閱、記錄、統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行專項(xiàng)管理，形成一套比較完整的檔案管理制度，明確信息報(bào)送工作機(jī)制、擴(kuò)大檔案收集覆蓋面、形成系統(tǒng)的檔案資源體系，使檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已不適合當(dāng)前的發(fā)展，電子檔案得到了大力的推廣，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要適應(yīng)時(shí)代的變化，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新，利用信息化的管理模式，不僅提高了檔案管理工作效率，延長(zhǎng)了檔案數(shù)據(jù)的保管期限，還保障了檔案數(shù)據(jù)的安全性，讓檔案更好的為單位提供幫助與服務(wù)，為事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供有益貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]趙方華.信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（16）：93.

[2]李繼紅.信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新[J].山西農(nóng)經(jīng)，2016（14）：89.

[3]田波.信息化背景下文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（15）.

[4]周磊.信息化背景下創(chuàng)新文書(shū)檔案管理的措施分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（09）.