殷美芳

摘 要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院在行政管理、臨床醫(yī)療、教學(xué)活動(dòng)、科研建設(shè)以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種以文字、圖表、聲像以及其他各種載體形式的歷史記錄。它反映了不同時(shí)期醫(yī)院的歷史沿革和發(fā)展歷程，從不同的角度全面客觀的記錄不同背景下的重大事件、重要人物、重要工作等，是醫(yī)院歷史和現(xiàn)實(shí)的見(jiàn)證。所以一部?jī)?nèi)容完整、詳實(shí)、經(jīng)得起歷史考究的醫(yī)院院志離不開(kāi)醫(yī)院檔案的原始資料?；诖?，本文就醫(yī)院檔案在院志編寫中的作用及利用方法提出幾點(diǎn)對(duì)策建議，希望能為醫(yī)院院志編寫及檔案價(jià)值開(kāi)發(fā)提供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；院志編撰；檔案管理

《上海市肺科醫(yī)院院志》編寫工作始于2011年10月，經(jīng)過(guò)全體編務(wù)人員的共同努力，于2013年5月完成。院志編撰工作得到了醫(yī)院黨政領(lǐng)導(dǎo)的重視及業(yè)務(wù)、職能科室的大力支持，為了準(zhǔn)確記錄（1933年～2012年）這一時(shí)期的史實(shí)脈絡(luò)，醫(yī)院成立了院史辦公室及《上海市肺科醫(yī)院院志》編審委員會(huì)，確定編寫計(jì)劃和編寫大綱，并且在全院中層干部會(huì)議上動(dòng)員，要求科室和部門負(fù)責(zé)人重視此項(xiàng)工作，提供相關(guān)資料，落實(shí)專人撰稿，認(rèn)真做好《上海市肺科醫(yī)院院志》的編撰工作。

院志編寫工作繁瑣而艱巨，因無(wú)現(xiàn)成院志及完整史料可資借鑒，加之20世紀(jì)80年代之前的材料短缺且字跡模糊，這給編撰工作帶來(lái)一定的困難，但編務(wù)人員本著還原歷史，忠于事實(shí)的原則，以飽滿的激情投入此項(xiàng)工作，并為此付出了細(xì)致而艱辛的勞動(dòng)。院志凝聚著創(chuàng)業(yè)者的艱辛和全體醫(yī)務(wù)人員辛勤耕耘的創(chuàng)業(yè)精神，他能幫人們認(rèn)識(shí)過(guò)去，服務(wù)現(xiàn)在，開(kāi)創(chuàng)未來(lái)，提供有益的史料，隨著時(shí)間的推移將會(huì)更加顯示著不可忽視的價(jià)值。

1 院志編撰工作充分體現(xiàn)了醫(yī)院檔案的價(jià)值

首先，檔案資料具有權(quán)威性。我院檔案室的檔案主要反映我院建院以來(lái)各方面情況的歷史記載和演變過(guò)程，是最可靠的原始記錄，尤其是一些珍貴的檔案資料，一旦損毀、丟失，其原面貌將無(wú)法復(fù)原，損失難以估量。其次，檔案資料具有廣泛性。我院檔案分類有文書(shū)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案及榮譽(yù)檔案等，這些檔案資料內(nèi)容廣，互相有聯(lián)系，可以系統(tǒng)完整的保證史實(shí)的確切性。第三，檔案資料具有真實(shí)性。真實(shí)性是醫(yī)院歷史的靈魂，通過(guò)各方面資料的收集整理，還原歷史展現(xiàn)給大家。第四，檔案資料具有時(shí)效性。院志的編撰及展覽，需要收集很多的資料，首先在時(shí)間上必須確切。只有找到實(shí)物資料，才能準(zhǔn)確無(wú)誤地記錄檔案形成的時(shí)間、各類事件發(fā)生的時(shí)間。

2 認(rèn)真查閱檔案資料，不斷完善、補(bǔ)充醫(yī)院檔案

為了做好建院八十周年院志編撰工作及院史館布展工作，我們先后走訪了多位老專家、老同志進(jìn)行口述回憶的資料記錄。列好采訪提綱，以錄音筆的形式記錄下來(lái)回去整理。我們還走訪了上海市衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)、上海申康醫(yī)院發(fā)展中心、上海市圖書(shū)館、上海市檔案館等。查詢了解相關(guān)人物的經(jīng)歷，一些事件、人物的記載等。

首先，在走訪的前期，我們擬定了查找提綱。根據(jù)我院的發(fā)展歷史、一些關(guān)鍵性人物、事件及由建筑命名的緣由等為抓手，我列了不下二十幾個(gè)查找關(guān)鍵詞，有了方向才能找對(duì)方向。其次，查詢檔案目錄。上海市檔案館和上海市圖書(shū)館的門戶網(wǎng)站上可以登錄查詢目錄，我先一一做好標(biāo)記，記錄好該份案卷的檔號(hào)，這樣到了實(shí)地我就能快捷的檢索查閱相關(guān)資料。第三，瀏覽資料。對(duì)所查到的資料進(jìn)行瀏覽，有需要的可進(jìn)行復(fù)制或電子版拷貝，做到仔細(xì)查閱，不要沒(méi)頭沒(méi)尾，要有始有終。第四，一定要遵守檔案館、圖書(shū)館的相關(guān)規(guī)定，不可在原件上進(jìn)行涂改做記號(hào)；不可用電子設(shè)備拍攝或錄像相關(guān)檔案資料；要遵守保密紀(jì)律，決不能涉密泄密。最后，經(jīng)過(guò)細(xì)致的走訪、調(diào)查與查閱，我們收集了大量檔案，為院志編撰、補(bǔ)充奠定了可靠的基礎(chǔ)。

可以說(shuō)此次資料的收集收獲還是很大的，比如根據(jù)歷史記載我院是由著名的醫(yī)學(xué)家顏福慶教授1933年創(chuàng)辦的，院址是由當(dāng)時(shí)其學(xué)生葉子衡捐贈(zèng)的。對(duì)于這段歷史我們一直是代代相傳，從沒(méi)考證過(guò)它的依據(jù)在哪里。這次有幸在上海市圖書(shū)館找到了當(dāng)時(shí)由國(guó)府頒布的對(duì)“葉子衡捐資興辦衛(wèi)生事業(yè)明令褒揚(yáng)”文件。雖然我們只能拿到復(fù)印件，但還是很高興的，從而豐富了我們醫(yī)院檔案的資料。

3 利用醫(yī)院檔案資料修史編志

首先，院志編撰工作有一個(gè)大致的提綱和脈絡(luò)，我們根據(jù)相關(guān)的內(nèi)容去收集、整理，把檔案資料根據(jù)時(shí)間、事件等歸類。面對(duì)浩如煙海的檔案，如何確定檔案資料選用標(biāo)準(zhǔn)是一個(gè)重要問(wèn)題，結(jié)合近年來(lái)編史修志的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，我們將檔案資料的選用標(biāo)準(zhǔn)歸結(jié)為以下幾個(gè)方面：1）可以反映醫(yī)院發(fā)展軌跡、興衰起伏全過(guò)程的資料，以及相關(guān)背景資料；2）能夠反映醫(yī)院在各個(gè)時(shí)期的時(shí)代特點(diǎn)、地方地點(diǎn)的資料；3）能夠反映記述主體的深層次資料，對(duì)比資料，典型資料；4）反映醫(yī)院重要人物活動(dòng)的資料；5）總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)、失敗教訓(xùn)兩方面的資料；6）有存史價(jià)值的照片、圖表、音像資料。

其次，要閱讀資料，要充分領(lǐng)會(huì)資料的精神實(shí)質(zhì)，把資料所表現(xiàn)的思想和我們利用資料所要表現(xiàn)的思想相統(tǒng)一。一是看資料來(lái)源，資料來(lái)源不同，其真實(shí)性與可用性也有很大差異，一般來(lái)說(shuō)本院自有的記錄通常具有較高的可信度，所記載的史實(shí)、資料在簡(jiǎn)單核證后即可用于院志編寫。但是，其他來(lái)源的資料如年代久遠(yuǎn)的新聞報(bào)道、口耳相傳的院史則需要多方查證，最好是找到相關(guān)政府文件來(lái)證實(shí)其真實(shí)性；二是不同檔案資料的因果聯(lián)系，一個(gè)事件所形成的檔案一般會(huì)有草稿、副稿、行文稿等，也有的含有轉(zhuǎn)發(fā)、轉(zhuǎn)批材料，或是其他報(bào)表、批語(yǔ)、呈狀、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等，反映了事件的進(jìn)展過(guò)程，我們?cè)诓殚嗁Y料時(shí)須對(duì)有關(guān)聯(lián)性的資料進(jìn)行對(duì)照、比較、分析，弄清事實(shí)真相；三是對(duì)眾說(shuō)不一的資料進(jìn)行考證，受歷史等因素的影響，很多檔案資料是不完整的，或是對(duì)一個(gè)問(wèn)題有很多種說(shuō)法，究竟哪一種說(shuō)法更符合實(shí)際，如何判定是非真假，必須格外慎重，不能輕易下論斷，如果材料不足，還要查找其他檔案資料進(jìn)行印證。

要對(duì)檔案資料進(jìn)行編輯和調(diào)整。要按照檔案資料進(jìn)行串寫或改寫，不能照抄照搬，做到基本思想一致，事件一致即可。要盡量保持檔案資料的完整性，不帶個(gè)人修飾，不吹捧和貶低任何人，忠于歷史，實(shí)事求是，保持其真實(shí)性、完整性。尤其是對(duì)于文字記敘較多，篇幅較長(zhǎng)的檔案資料，應(yīng)歸納其主旨大意后在保存時(shí)間各核心要素的前提下進(jìn)行概括，做到內(nèi)容真實(shí)、簡(jiǎn)潔扼要、突出重點(diǎn)。

裝訂收藏，并根據(jù)資料記載對(duì)院志進(jìn)行完善和補(bǔ)充。通過(guò)本次修繕和補(bǔ)充，我院院志的一些細(xì)節(jié)得到了豐富，醫(yī)院的發(fā)展歷史、各個(gè)發(fā)展階段的主要事件都得到了錄入，院志編撰工作取得了良好的效果。待院志完成以后，我們把所收集的資料裝訂成冊(cè)，以備后續(xù)查找利用。我們還把一些從檔案館、圖書(shū)館等復(fù)印而來(lái)的文件資料進(jìn)行了電腦掃描保存，這樣即使時(shí)間長(zhǎng)了也不會(huì)因字跡模糊或者遺失而無(wú)法考證使用。對(duì)于這些電子類檔案資料，我們也進(jìn)行了備份儲(chǔ)存并做好了安全風(fēng)險(xiǎn)管理措施，為檔案管理與調(diào)用提供了堅(jiān)實(shí)的保障。

4 院志編撰工作的開(kāi)展對(duì)今后檔案工作的思考

通過(guò)此次參與院志編撰工作，讓我進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)到工作中還是要做個(gè)有心人，凡事可以直接反映醫(yī)院醫(yī)療、教研特色等有關(guān)檔案資料要及時(shí)收回檔案室，以免他們丟失。隨著近幾年檔案預(yù)立卷工作的開(kāi)展，歸檔范圍的細(xì)化，職能科室對(duì)檔案收集整理工作的意識(shí)已經(jīng)加強(qiáng)很多，有問(wèn)題都會(huì)隨時(shí)與我溝通聯(lián)系。在做好日常工作的前提下，我們還需加強(qiáng)以下幾個(gè)方面工作：

1）做好搶救和保護(hù)醫(yī)院檔案工作。對(duì)于我們這種有著八十幾年歷史的醫(yī)院來(lái)說(shuō)，搶救和保護(hù)檔案資源尤為重要。隨著一些自然因素和人為因素的關(guān)系，檔案資料不免的會(huì)有些損壞等。我們的補(bǔ)救措施是先對(duì)所有檔案資料進(jìn)行專業(yè)的消毒處理，然后對(duì)檔案進(jìn)行了數(shù)字化加工，把所有的歷史檔案全部輸入掃描進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，這樣一來(lái)大大提高了檢索查閱的工作效率，也可以對(duì)老檔案的利用大大減少，減免損壞。對(duì)于檔案資料老紙張的修復(fù)，還有一些錄像帶、錄音帶、磁帶、幻燈片這種載體的修復(fù)，到時(shí)候還是必須依托專業(yè)人員進(jìn)行修復(fù)、維護(hù)、還原等。

2）加強(qiáng)檔案工作的宣傳。在日常工作中，我們可以通過(guò)醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)對(duì)職工進(jìn)行檔案工作及檔案相關(guān)法律法規(guī)的宣傳等。讓職工了解檔案工作的重要性，從而加強(qiáng)大家對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)。讓大家知道檔案工作不是一個(gè)人或一個(gè)部門的事情，它關(guān)系到全院大家的事情。我們作為醫(yī)院的一份子，就該有這份責(zé)任和義務(wù)去傳承、去發(fā)揚(yáng)我們肺科人的精神。平時(shí)大家覺(jué)得檔案資料就是很普通顯得很不起眼，但是關(guān)鍵時(shí)刻它可以充分體現(xiàn)它的價(jià)值所在，只要有時(shí)間認(rèn)真查閱檔案資料，其實(shí)是可以挖掘出很多東西的。

3）重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)。作為一名專職檔案管理人員，我希望在日常工作中有機(jī)會(huì)可以去多學(xué)習(xí)多參觀，提高業(yè)務(wù)水平，可以讓知識(shí)不斷地更新。因?yàn)樵谄綍r(shí)開(kāi)會(huì)、培訓(xùn)的過(guò)程中可以與其他兄弟單位多交流，互相分享經(jīng)驗(yàn)與解除相關(guān)困惑，這樣對(duì)我的工作能很好地開(kāi)展也是一種提高，一種反思。同時(shí)，我也將在今后的工作中不斷學(xué)習(xí)檔案管理、信息化檔案管理相關(guān)知識(shí)，不斷地更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，為自己“充電”，使自己更加適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理工作，并通過(guò)檔案管理為各方面工作提供助力。

4）史志檔案一體，共促醫(yī)院發(fā)展。就我院來(lái)說(shuō)，院史、院志與檔案的管理合并一體，有著獨(dú)具特色的優(yōu)勢(shì)，這一方面簡(jiǎn)化了機(jī)構(gòu)設(shè)置，一方面推動(dòng)了資源配置的優(yōu)化，使史志檔案工作形成了一個(gè)整體。這樣的設(shè)置雖然使一個(gè)部門承擔(dān)了三個(gè)部門的職責(zé)，但是院志編撰所需的檔案資料就在身邊，不需要協(xié)調(diào)、證明即可隨時(shí)調(diào)閱；檔案資料也可以得到及時(shí)整理與歸檔，工作效率大為提升。此外，這樣的工作模式也使得工作人員對(duì)相互的工作有了更深刻的理解，為工作人員增長(zhǎng)才干、提升素質(zhì)創(chuàng)造了機(jī)會(huì)。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在院志編撰過(guò)程中，檔案的作用是不容忽視的，同時(shí)院志的編撰也促進(jìn)了檔案管理工作的不斷完善。在長(zhǎng)期的檔案管理工作中，這一工作賦予了我很強(qiáng)的責(zé)任感和使命感，我有義務(wù)和責(zé)任把好每一道關(guān)，把醫(yī)院檔案做好，慢慢傳承下去。

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