殷美芳

摘 要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院在行政管理、臨床醫(yī)療、教學(xué)活動、科研建設(shè)以及其他各項活動中形成的，具有保存價值的各種以文字、圖表、聲像以及其他各種載體形式的歷史記錄。它反映了不同時期醫(yī)院的歷史沿革和發(fā)展歷程，從不同的角度全面客觀的記錄不同背景下的重大事件、重要人物、重要工作等，是醫(yī)院歷史和現(xiàn)實的見證。所以一部內(nèi)容完整、詳實、經(jīng)得起歷史考究的醫(yī)院院志離不開醫(yī)院檔案的原始資料?；诖?，本文就醫(yī)院檔案在院志編寫中的作用及利用方法提出幾點對策建議，希望能為醫(yī)院院志編寫及檔案價值開發(fā)提供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；院志編撰；檔案管理

《上海市肺科醫(yī)院院志》編寫工作始于2011年10月，經(jīng)過全體編務(wù)人員的共同努力，于2013年5月完成。院志編撰工作得到了醫(yī)院黨政領(lǐng)導(dǎo)的重視及業(yè)務(wù)、職能科室的大力支持，為了準(zhǔn)確記錄（1933年～2012年）這一時期的史實脈絡(luò)，醫(yī)院成立了院史辦公室及《上海市肺科醫(yī)院院志》編審委員會，確定編寫計劃和編寫大綱，并且在全院中層干部會議上動員，要求科室和部門負(fù)責(zé)人重視此項工作，提供相關(guān)資料，落實專人撰稿，認(rèn)真做好《上海市肺科醫(yī)院院志》的編撰工作。

院志編寫工作繁瑣而艱巨，因無現(xiàn)成院志及完整史料可資借鑒，加之20世紀(jì)80年代之前的材料短缺且字跡模糊，這給編撰工作帶來一定的困難，但編務(wù)人員本著還原歷史，忠于事實的原則，以飽滿的激情投入此項工作，并為此付出了細(xì)致而艱辛的勞動。院志凝聚著創(chuàng)業(yè)者的艱辛和全體醫(yī)務(wù)人員辛勤耕耘的創(chuàng)業(yè)精神，他能幫人們認(rèn)識過去，服務(wù)現(xiàn)在，開創(chuàng)未來，提供有益的史料，隨著時間的推移將會更加顯示著不可忽視的價值。

1 院志編撰工作充分體現(xiàn)了醫(yī)院檔案的價值

首先，檔案資料具有權(quán)威性。我院檔案室的檔案主要反映我院建院以來各方面情況的歷史記載和演變過程，是最可靠的原始記錄，尤其是一些珍貴的檔案資料，一旦損毀、丟失，其原面貌將無法復(fù)原，損失難以估量。其次，檔案資料具有廣泛性。我院檔案分類有文書檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案、會計檔案及榮譽檔案等，這些檔案資料內(nèi)容廣，互相有聯(lián)系，可以系統(tǒng)完整的保證史實的確切性。第三，檔案資料具有真實性。真實性是醫(yī)院歷史的靈魂，通過各方面資料的收集整理，還原歷史展現(xiàn)給大家。第四，檔案資料具有時效性。院志的編撰及展覽，需要收集很多的資料，首先在時間上必須確切。只有找到實物資料，才能準(zhǔn)確無誤地記錄檔案形成的時間、各類事件發(fā)生的時間。

2 認(rèn)真查閱檔案資料，不斷完善、補充醫(yī)院檔案

為了做好建院八十周年院志編撰工作及院史館布展工作，我們先后走訪了多位老專家、老同志進行口述回憶的資料記錄。列好采訪提綱，以錄音筆的形式記錄下來回去整理。我們還走訪了上海市衛(wèi)生和計劃生育委員會、上海申康醫(yī)院發(fā)展中心、上海市圖書館、上海市檔案館等。查詢了解相關(guān)人物的經(jīng)歷，一些事件、人物的記載等。

首先，在走訪的前期，我們擬定了查找提綱。根據(jù)我院的發(fā)展歷史、一些關(guān)鍵性人物、事件及由建筑命名的緣由等為抓手，我列了不下二十幾個查找關(guān)鍵詞，有了方向才能找對方向。其次，查詢檔案目錄。上海市檔案館和上海市圖書館的門戶網(wǎng)站上可以登錄查詢目錄，我先一一做好標(biāo)記，記錄好該份案卷的檔號，這樣到了實地我就能快捷的檢索查閱相關(guān)資料。第三，瀏覽資料。對所查到的資料進行瀏覽，有需要的可進行復(fù)制或電子版拷貝，做到仔細(xì)查閱，不要沒頭沒尾，要有始有終。第四，一定要遵守檔案館、圖書館的相關(guān)規(guī)定，不可在原件上進行涂改做記號；不可用電子設(shè)備拍攝或錄像相關(guān)檔案資料；要遵守保密紀(jì)律，決不能涉密泄密。最后，經(jīng)過細(xì)致的走訪、調(diào)查與查閱，我們收集了大量檔案，為院志編撰、補充奠定了可靠的基礎(chǔ)。

可以說此次資料的收集收獲還是很大的，比如根據(jù)歷史記載我院是由著名的醫(yī)學(xué)家顏福慶教授1933年創(chuàng)辦的，院址是由當(dāng)時其學(xué)生葉子衡捐贈的。對于這段歷史我們一直是代代相傳，從沒考證過它的依據(jù)在哪里。這次有幸在上海市圖書館找到了當(dāng)時由國府頒布的對“葉子衡捐資興辦衛(wèi)生事業(yè)明令褒揚”文件。雖然我們只能拿到復(fù)印件，但還是很高興的，從而豐富了我們醫(yī)院檔案的資料。

3 利用醫(yī)院檔案資料修史編志

首先，院志編撰工作有一個大致的提綱和脈絡(luò)，我們根據(jù)相關(guān)的內(nèi)容去收集、整理，把檔案資料根據(jù)時間、事件等歸類。面對浩如煙海的檔案，如何確定檔案資料選用標(biāo)準(zhǔn)是一個重要問題，結(jié)合近年來編史修志的實踐經(jīng)驗，我們將檔案資料的選用標(biāo)準(zhǔn)歸結(jié)為以下幾個方面：1）可以反映醫(yī)院發(fā)展軌跡、興衰起伏全過程的資料，以及相關(guān)背景資料；2）能夠反映醫(yī)院在各個時期的時代特點、地方地點的資料；3）能夠反映記述主體的深層次資料，對比資料，典型資料；4）反映醫(yī)院重要人物活動的資料；5）總結(jié)成功經(jīng)驗、失敗教訓(xùn)兩方面的資料；6）有存史價值的照片、圖表、音像資料。

其次，要閱讀資料，要充分領(lǐng)會資料的精神實質(zhì)，把資料所表現(xiàn)的思想和我們利用資料所要表現(xiàn)的思想相統(tǒng)一。一是看資料來源，資料來源不同，其真實性與可用性也有很大差異，一般來說本院自有的記錄通常具有較高的可信度，所記載的史實、資料在簡單核證后即可用于院志編寫。但是，其他來源的資料如年代久遠(yuǎn)的新聞報道、口耳相傳的院史則需要多方查證，最好是找到相關(guān)政府文件來證實其真實性；二是不同檔案資料的因果聯(lián)系，一個事件所形成的檔案一般會有草稿、副稿、行文稿等，也有的含有轉(zhuǎn)發(fā)、轉(zhuǎn)批材料，或是其他報表、批語、呈狀、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等，反映了事件的進展過程，我們在查閱資料時須對有關(guān)聯(lián)性的資料進行對照、比較、分析，弄清事實真相；三是對眾說不一的資料進行考證，受歷史等因素的影響，很多檔案資料是不完整的，或是對一個問題有很多種說法，究竟哪一種說法更符合實際，如何判定是非真假，必須格外慎重，不能輕易下論斷，如果材料不足，還要查找其他檔案資料進行印證。

要對檔案資料進行編輯和調(diào)整。要按照檔案資料進行串寫或改寫，不能照抄照搬，做到基本思想一致，事件一致即可。要盡量保持檔案資料的完整性，不帶個人修飾，不吹捧和貶低任何人，忠于歷史，實事求是，保持其真實性、完整性。尤其是對于文字記敘較多，篇幅較長的檔案資料，應(yīng)歸納其主旨大意后在保存時間各核心要素的前提下進行概括，做到內(nèi)容真實、簡潔扼要、突出重點。

裝訂收藏，并根據(jù)資料記載對院志進行完善和補充。通過本次修繕和補充，我院院志的一些細(xì)節(jié)得到了豐富，醫(yī)院的發(fā)展歷史、各個發(fā)展階段的主要事件都得到了錄入，院志編撰工作取得了良好的效果。待院志完成以后，我們把所收集的資料裝訂成冊，以備后續(xù)查找利用。我們還把一些從檔案館、圖書館等復(fù)印而來的文件資料進行了電腦掃描保存，這樣即使時間長了也不會因字跡模糊或者遺失而無法考證使用。對于這些電子類檔案資料，我們也進行了備份儲存并做好了安全風(fēng)險管理措施，為檔案管理與調(diào)用提供了堅實的保障。

4 院志編撰工作的開展對今后檔案工作的思考

通過此次參與院志編撰工作，讓我進一步的認(rèn)識到工作中還是要做個有心人，凡事可以直接反映醫(yī)院醫(yī)療、教研特色等有關(guān)檔案資料要及時收回檔案室，以免他們丟失。隨著近幾年檔案預(yù)立卷工作的開展，歸檔范圍的細(xì)化，職能科室對檔案收集整理工作的意識已經(jīng)加強很多，有問題都會隨時與我溝通聯(lián)系。在做好日常工作的前提下，我們還需加強以下幾個方面工作：

1）做好搶救和保護醫(yī)院檔案工作。對于我們這種有著八十幾年歷史的醫(yī)院來說，搶救和保護檔案資源尤為重要。隨著一些自然因素和人為因素的關(guān)系，檔案資料不免的會有些損壞等。我們的補救措施是先對所有檔案資料進行專業(yè)的消毒處理，然后對檔案進行了數(shù)字化加工，把所有的歷史檔案全部輸入掃描進檔案管理系統(tǒng)，這樣一來大大提高了檢索查閱的工作效率，也可以對老檔案的利用大大減少，減免損壞。對于檔案資料老紙張的修復(fù)，還有一些錄像帶、錄音帶、磁帶、幻燈片這種載體的修復(fù)，到時候還是必須依托專業(yè)人員進行修復(fù)、維護、還原等。

2）加強檔案工作的宣傳。在日常工作中，我們可以通過醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)對職工進行檔案工作及檔案相關(guān)法律法規(guī)的宣傳等。讓職工了解檔案工作的重要性，從而加強大家對檔案的保護意識。讓大家知道檔案工作不是一個人或一個部門的事情，它關(guān)系到全院大家的事情。我們作為醫(yī)院的一份子，就該有這份責(zé)任和義務(wù)去傳承、去發(fā)揚我們肺科人的精神。平時大家覺得檔案資料就是很普通顯得很不起眼，但是關(guān)鍵時刻它可以充分體現(xiàn)它的價值所在，只要有時間認(rèn)真查閱檔案資料，其實是可以挖掘出很多東西的。

3）重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)。作為一名專職檔案管理人員，我希望在日常工作中有機會可以去多學(xué)習(xí)多參觀，提高業(yè)務(wù)水平，可以讓知識不斷地更新。因為在平時開會、培訓(xùn)的過程中可以與其他兄弟單位多交流，互相分享經(jīng)驗與解除相關(guān)困惑，這樣對我的工作能很好地開展也是一種提高，一種反思。同時，我也將在今后的工作中不斷學(xué)習(xí)檔案管理、信息化檔案管理相關(guān)知識，不斷地更新自己的知識結(jié)構(gòu)，為自己“充電”，使自己更加適應(yīng)新形勢下的檔案管理工作，并通過檔案管理為各方面工作提供助力。

4）史志檔案一體，共促醫(yī)院發(fā)展。就我院來說，院史、院志與檔案的管理合并一體，有著獨具特色的優(yōu)勢，這一方面簡化了機構(gòu)設(shè)置，一方面推動了資源配置的優(yōu)化，使史志檔案工作形成了一個整體。這樣的設(shè)置雖然使一個部門承擔(dān)了三個部門的職責(zé)，但是院志編撰所需的檔案資料就在身邊，不需要協(xié)調(diào)、證明即可隨時調(diào)閱；檔案資料也可以得到及時整理與歸檔，工作效率大為提升。此外，這樣的工作模式也使得工作人員對相互的工作有了更深刻的理解，為工作人員增長才干、提升素質(zhì)創(chuàng)造了機會。

5 結(jié)語

總而言之，在院志編撰過程中，檔案的作用是不容忽視的，同時院志的編撰也促進了檔案管理工作的不斷完善。在長期的檔案管理工作中，這一工作賦予了我很強的責(zé)任感和使命感，我有義務(wù)和責(zé)任把好每一道關(guān)，把醫(yī)院檔案做好，慢慢傳承下去。

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