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        淺談如何提升辦公室檔案管理工作效率

        2019-08-22 09:53:26吾金白軍
        卷宗 2019年21期
        關(guān)鍵詞:提升效率檔案管理

        吾金白軍

        摘 要:辦公室檔案管理工作的效率與辦公室整體工作的質(zhì)量緊密相關(guān),優(yōu)質(zhì)有效率的辦公室檔案管理工作能夠在一定程度上促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展,保證事業(yè)單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的順利進(jìn)行,為事業(yè)單位今后的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。本文以辦公室檔案管理為研究對象,對辦公室檔案管理進(jìn)行相關(guān)介紹,簡單闡述當(dāng)前辦公室檔案管理工作中存在的不足之處,深入研究事業(yè)單位改如何提升辦公室檔案管理的工作效率,從而促進(jìn)事業(yè)單位全面性發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;提升效率;工作探究

        1 辦公室檔案管理的相關(guān)介紹

        辦公室是組成事業(yè)單位的重要部門,在事業(yè)單位發(fā)展過程中發(fā)揮了無可替代的作中。辦公室的職責(zé)與功能多樣,檔案管理工作就是其中的一種,檔案管理工作是辦公室開展工作的基礎(chǔ),也是辦公室開展工作的重要依據(jù)。

        辦公室檔案管理工作主要是對資料進(jìn)行采集與存檔,必須具備客觀性,要真實(shí)的記錄資料發(fā)展的全過程,不可為了數(shù)據(jù)好看而弄虛作假或擅自“添補(bǔ)”,收集存檔后的數(shù)據(jù)具有借鑒作用,以及一定的查詢價(jià)值,可以讓事業(yè)單位的資源、資金分配更加科學(xué)、合理,充分利用數(shù)據(jù),發(fā)揮采集存檔后的數(shù)據(jù)的最大價(jià)值。值得注意的是檔案管理工作具有機(jī)密性,管理人員要做好保密工作,杜絕檔案外泄造成不必要的損失,因此檔案管理具有客觀性與機(jī)密性。

        2 當(dāng)前辦公室檔案管理存在的不足之處

        2.1 事業(yè)單位對辦公室檔案管理的重視程度不夠

        當(dāng)下我國有些事業(yè)單位招聘的辦公室檔案管理人員并不都是專業(yè)人員,有部分是辦公室工作人員兼職;有的事業(yè)單位甚至沒有專門聘請人擔(dān)任辦公室檔案管理人員,而是讓資質(zhì)較高的職工“身兼多職”,一邊做著本質(zhì)的工作,一邊還要對辦公室檔案進(jìn)行管理工作。出現(xiàn)這種情況的主要原因是因?yàn)槭聵I(yè)單位對辦公室檔案管理工作的重視程度不夠,并沒有認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理的作用,即使是有,也僅僅停留在表面,沒有深入思考其他有效途徑,沒有意識(shí)到提高辦公室檔案管理工作效率的重要性。

        2.2 相關(guān)管理人員的管理意識(shí)淡薄

        管理人員是辦公室檔案管理工作的核心部分,但目前從我國大部分事業(yè)單位的辦公室檔案管理的發(fā)展來看,相關(guān)管理人員的管理意識(shí)并不到位,管理人員普遍是經(jīng)過教學(xué)機(jī)構(gòu)專業(yè)培訓(xùn)上崗的,但我國的教學(xué)機(jī)構(gòu)的教學(xué)模式普遍存在“重理論,輕實(shí)踐”的現(xiàn)象,導(dǎo)致這些專業(yè)培養(yǎng)出的檔案管理人員出現(xiàn)與社會(huì)實(shí)際情況“脫節(jié)”,理論頭頭是道,實(shí)際操作“一竅不通”,這使辦公室檔案管理的工作效率大大降低。

        2.3 管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低管理隊(duì)伍整體水平不高

        我國辦公室檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低,大多數(shù)的檔案管理人員都不具備專業(yè)的管理手段,綜合素質(zhì)普遍偏低,加之很多事業(yè)單位的檔案管理人員都是“身兼多職”,認(rèn)為檔案管理工作并不重要,只是“副職”,更多的是將注意力放在“本職工作”上,并沒有對檔案管理的理念進(jìn)行更新,也沒有學(xué)習(xí)新型的檔案管理手段,而是繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的辦公室檔案管理手段,以至于檔案管理的模式落后,難以滿足事業(yè)單位的要求,跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐,辦公室檔案管理的工作效率“持續(xù)低迷”難以突破。

        3 提升辦公室檔案管理工作效率的有效建議

        首先是要正確認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理的重要性,事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層要充分了解辦公室檔案管理對事業(yè)單位今后的發(fā)展與深刻意義,自身做好表態(tài)作用,改變思想,不斷更新辦公室檔案管理的理念與管理方案,帶動(dòng)全體員工積極加入辦公室檔案管理工作中,將檔案管理工作落實(shí)到位,實(shí)施優(yōu)質(zhì)的管理方案。設(shè)立專門的檔案管理部門,避免部門成員一人分飾“多職”,篩選應(yīng)聘者,擇優(yōu)選擇優(yōu)質(zhì)的專業(yè)人才。

        其次是要不斷提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì),加強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)的進(jìn)程。事業(yè)單位可以通過開展培訓(xùn)工作來加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì),不斷增強(qiáng)管理人員的管理意識(shí);除此之外,管理人員可以利用信息化手段來提高自己的業(yè)務(wù)能力,學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí),借鑒國外成功的檔案管理手段,進(jìn)行摸索與探究,總結(jié)出一套專業(yè)、合理的管理體系,從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的提升。

        再次,健全辦公室檔案管理的管理體系,對傳統(tǒng)的管理體系進(jìn)行研究與升級(jí),實(shí)現(xiàn)管理體系現(xiàn)代化,檔案管理人員需要將檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合,讓檔案管理工作更快捷、方便;相關(guān)部門還要制定規(guī)章制度,檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度,不可逾越或利用權(quán)力牟取私利,通過提高辦公室檔案管理的工作效率促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展,為事業(yè)單位帶來更大的效益。

        4 對本事業(yè)單位提高檔案管理工作效率的有效建議

        本事業(yè)單位隸屬省公路局的直屬單位,負(fù)責(zé)地區(qū)國省干線公路養(yǎng)護(hù)和管理工作,承擔(dān)著公路應(yīng)急搶險(xiǎn)任務(wù).對本事業(yè)單位提高檔案管理工作有以下幾點(diǎn)建議,希望能夠提高本事業(yè)單位辦公室檔案管理的工作效率,促進(jìn)本事業(yè)單位的發(fā)展:

        第一是建議檔案管理人員要加強(qiáng)理論的學(xué)習(xí),主動(dòng)參與學(xué)習(xí)當(dāng)中,掌握相關(guān)的知識(shí)與技巧,檔案管理人員要不斷增強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)。還要將學(xué)習(xí)的理論與實(shí)際相結(jié)合,對理論存在的知識(shí)盲區(qū)進(jìn)行掃盲工作,深化檔案管理工作,要讓檔案管理工作的類型由傳統(tǒng)的“封閉式”轉(zhuǎn)為“開放式”,摒棄傳統(tǒng)的“被動(dòng)式”服務(wù)模式,全面轉(zhuǎn)向“主動(dòng)式”的服務(wù)模式。

        第二是建議相關(guān)管理部門要不斷完善檔案管理的規(guī)章制度,可以按照相關(guān)的管理規(guī)定例如《歸檔制度》、《檔案員職責(zé)》等,再結(jié)合行業(yè)自身的發(fā)展情況出發(fā),建立適合單位發(fā)展的檔案管理制度,辦公室檔案管理要以健全、完善的規(guī)章制度為發(fā)展基礎(chǔ)及辦事依據(jù),利用新型管理手段與技術(shù)建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理,從而有效的規(guī)范、提高檔案管理工作的管理水平,最終提升檔案管理工作的工作效率。

        第三是建議相關(guān)管理部門要加大宣傳的力度,對檔案管理工作重要性的認(rèn)知度一定要普及化,讓本單位的全體干部職員都認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,加強(qiáng)全體干部職員對辦公室檔案管理工作的了解;檔案管理人員業(yè)務(wù)水平高低直接影響檔案管理工作的工作效率,因此要對檔案管理人員要“特別關(guān)照”,監(jiān)督人員可不定時(shí)進(jìn)行“抽查工作”,加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力與專業(yè)水準(zhǔn),將監(jiān)督工作落到實(shí)處,確保每一位檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平“達(dá)標(biāo)”。

        第四是建議相關(guān)管理部門要做好培訓(xùn)工作,定期對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn),可以邀請檔案管理領(lǐng)域的專家或?qū)I(yè)人員開展講座,幫助檔案管理人員“排憂解惑”,及時(shí)更新檔案管理人員的管理觀念與管理技術(shù),提高檔案管理人員工作的規(guī)范性。

        要想提高本單位的辦公室檔案管理的工作效率,就要從多方面入手,經(jīng)過深入自查、不斷完善,規(guī)范檔案管理工作體系,讓檔案管理工作在公路養(yǎng)護(hù)與管理工作中發(fā)揮最大的作用。

        5 小結(jié)與展望

        辦公室檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展過程中需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容之一,它與事業(yè)單位的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)息息相關(guān),辦公室檔案管理質(zhì)量不高,事業(yè)單位發(fā)展中的其他環(huán)節(jié)也會(huì)受到影響,因此要解決當(dāng)前部分事業(yè)單位辦公室檔案管理中存在的不足之處,提高檔案管理的工作質(zhì)量,全面提升單位辦公室檔案管理的工作效率。

        參考文獻(xiàn)

        [1]趙新旺.提高檔案管理人員素質(zhì),加強(qiáng)檔案科學(xué)化管理[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊),2011年07期.

        [2]盛金輝.論提高檔案管理科學(xué)化水平的具體途徑及方法研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2013年15期.

        [3]賈士寶.以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化[J].佳木斯教育學(xué)院學(xué)報(bào),2010年06期.

        [4]于寧寧.創(chuàng)新辦公室檔案管理工作,提高單位內(nèi)部工作效率--談如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2013年13期.

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