張雁

摘 要：人事檔案在人力資源管理過(guò)程中起著非常重要的作用，它是識(shí)別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)?？茖W(xué)的人事檔案管理能促進(jìn)人力資源的開(kāi)發(fā)和利用，為人力資源開(kāi)發(fā)提供有力的保障。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理 企業(yè) 人力資源管理 作用

隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息化時(shí)代的到來(lái)，人事檔案作為單位重要的信息資源具有極高的保存和參考價(jià)值， 是人力資源管理的關(guān)鍵組成部分。人事檔案記錄著企業(yè)中每一個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷、德才業(yè)績(jī)、工作表現(xiàn)，是一個(gè)以企業(yè)員工為基礎(chǔ)保存起來(lái)的文字、表格、圖像等形式的歷史記錄。對(duì)人力資源管理具有一定的借鑒作用。人力資源管理是一種管理員工關(guān)系的方法，它注重開(kāi)發(fā)企業(yè)職員的潛能，對(duì)于增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力有至關(guān)重要的作用，人事檔案管理在人力資源管理中起著很重要的作用。同時(shí)人事檔案中的信息是人力資源管理過(guò)程中有效識(shí)別、選拔、使用人才的關(guān)鍵依據(jù)。兩者緊密聯(lián)系在一起，既相互影響，又相互促進(jìn)。

一、人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系

人事檔案管理可以作為人事管理過(guò)程中對(duì)職工整體素質(zhì)和技能評(píng)價(jià)的有效依據(jù)，同時(shí)也是人力資源管理工作的一部分內(nèi)容。單位人事管理人員可以通過(guò)查閱人事檔案來(lái)了解和分析職工的工作態(tài)度和個(gè)人能力，是人力資源管理部門(mén)對(duì)職工績(jī)效考核的重要內(nèi)容。

人力資源管理包含人事檔案信息管理，人事檔案管理能夠?qū)θ肆Y源的管理起著積極的促進(jìn)作用。企業(yè)可以通過(guò)人事檔案來(lái)了解員工，通常利用人事檔案資料對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效考核，以及選拔優(yōu)秀的人才。正是由于人事檔案記載了員工較為詳細(xì)的資料和信息，一些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)一方面可以通過(guò)人事檔案查閱自己?jiǎn)T工的相關(guān)資料，包括員工的工作經(jīng)歷、工作情況、家庭情況等等相關(guān)的內(nèi)容，提升員工的工作能力，為企業(yè)創(chuàng)造更多的財(cái)富和利潤(rùn)。

二、 人事檔案管理工作在人力資源管理中擔(dān)負(fù)著獨(dú)一無(wú)二的作用。

一是人事檔案管理能夠?yàn)槿肆Y源管理提供重要可靠的依據(jù)，從而保證單位決策的科學(xué)化、正確性。二是人事檔案管理能夠?yàn)槿肆Y源管理提供真實(shí)可靠的信息，從而為單位選人、用人提供有價(jià)值的參考信息。三是人事檔案管理可以優(yōu)化人力資源管理的合理配置，從而使單位的人力資源得到最佳的配置。

1.人事檔案管理有助于最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力，企業(yè)在招聘使用人才方面，一般都會(huì)參考人力資源的相關(guān)信息?？茖W(xué)的人事檔案管理，能讓企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才，避免埋沒(méi)人才，避免了在工作中出現(xiàn)盲目性，減少了企業(yè)中優(yōu)秀員工的流失。對(duì)人事干部的職稱評(píng)定、工資福利以及獎(jiǎng)懲等均是建立在人事檔案的基礎(chǔ)上。

2.人事檔案管理有利于人力資源的合理配置。通過(guò)做好人事檔案管理能夠有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門(mén)之間資源共享，從而對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理。在參考人事檔案的基礎(chǔ)上進(jìn)行合理的配置，結(jié)合員工自身的專業(yè)特點(diǎn)和自身能力的不同，配置最佳的人員到適合的崗位進(jìn)行工作。同時(shí)人事檔案為人力資源管理提供可靠的數(shù)據(jù)信息， 通過(guò)加強(qiáng)信息傳遞的通暢性，確保了各個(gè)企業(yè)之間、各個(gè)部門(mén)之間以及各個(gè)員工之間信息的正常流動(dòng)。做好人事檔案管理工作能夠有效地為企業(yè)人力資源管理工作提供合理的配置，從而保證了人員的合理利用，避免出現(xiàn)人才流失、人才過(guò)剩等現(xiàn)象發(fā)生。

3 .人事檔案與員工的切身利益密切相關(guān)。事業(yè)單位的員工、國(guó)家公務(wù)員以及政府機(jī)關(guān)部門(mén)中的人事檔案體現(xiàn)的是員工對(duì)組織的信任感和歸屬感，同時(shí)增強(qiáng)了單位對(duì)員工的凝聚力和向心力。而其他企業(yè)的員工，因其具有一定的流動(dòng)性，使得他們的人事檔案成為了失業(yè)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等的重要依據(jù)。

4.有利于開(kāi)展員工培訓(xùn)活動(dòng)。根據(jù)單位人力資源的現(xiàn)狀，人事檔案能夠很好的幫助單位對(duì)人力資源進(jìn)行規(guī)劃，人事檔案中對(duì)職工的很多方面信息都有記載，例如人才質(zhì)量、人才數(shù)量、人才水平以及分布情況等重要信息，對(duì)這類(lèi)檔案的收集、匯總、整合、分析，可以為單位人才現(xiàn)狀做一個(gè)全面了解，可以有效地幫助單位有針對(duì)性地設(shè)定職工培訓(xùn)項(xiàng)目。一個(gè)單位要想在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下很好地發(fā)展與生存，就必須要不斷的提升自我。提升自己的有效辦法就是讓自己的職工也變得強(qiáng)大起來(lái)。

5.利于企業(yè)人力資源的需求預(yù)測(cè)的科學(xué)化與規(guī)范化。人事檔案可以讓管理者更加明確人力資源的傾向，避免盲目做出預(yù)測(cè)，減少不必要的人才流失。

6.人事檔案管理工作有助于促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。企業(yè)的人事檔案是對(duì)每個(gè)員工成長(zhǎng)歷程的真實(shí)寫(xiě)照，能夠反映出每個(gè)員工的基本能力水平以及綜合素質(zhì)水平。人事管理部門(mén)可以通過(guò)檔案了解到職工內(nèi)心真正想要和想得到的東西，那么當(dāng)職工在表現(xiàn)突出時(shí)，滿足他們的訴求，這樣無(wú)形中給他們一種發(fā)自內(nèi)心的激勵(lì)，企業(yè)通過(guò)從檔案管理部門(mén)中獲取員工的檔案信息，化檔案資源優(yōu)勢(shì)為人才優(yōu)勢(shì)，做到知人善用，從而促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

三、加強(qiáng)人事檔案管理的改進(jìn)措施，為現(xiàn)代人力資源管理服務(wù)

人事檔案管理必須要適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，積極拓展管理職能，使人事檔案工作真正適應(yīng)人力資源管理的新要求，為人力資源開(kāi)發(fā)提供有力的保證。

1.提高檔案管理人員的的業(yè)務(wù)素質(zhì)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，隨著現(xiàn)代化水平的不斷提高，舊有的管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需要，在引進(jìn)高素質(zhì)人才充實(shí)到檔案管理部門(mén)的同時(shí)，要注重對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，使他們能夠適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求，要讓他們端正思想，擺正位置，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變過(guò)去坐等上門(mén)的被動(dòng)服務(wù)方式，積極主動(dòng)地與各部門(mén)溝通協(xié)作。

2.建立健全合理的人事檔案管理制度。

有了健全的制度，人事檔案才具有參考價(jià)值。在人事檔案管理活動(dòng)中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在材料的收集上要做到及時(shí)、完整;在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實(shí)性;在材料歸檔中要做到分類(lèi)準(zhǔn)確，裝訂整齊;在遞轉(zhuǎn)檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠。

3.提升人事檔案的真實(shí)性。人事檔案管理工作應(yīng)該不斷對(duì)員工檔案的真實(shí)性進(jìn)行調(diào)查，核查人員的基本信息，避免人事檔案中存在虛假信息。

4.完善人事檔案的相關(guān)內(nèi)容。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作往往只會(huì)記錄員工的基本信息，如年齡、政治面貌、家庭情況、工作經(jīng)歷等等。但隨著時(shí)代的改變，這些信息已經(jīng)不能滿足企業(yè)對(duì)員工進(jìn)行全面的了解和管理，所以在原有的基礎(chǔ)上，應(yīng)該適當(dāng)增加一些能夠放映個(gè)人專業(yè)能力的考核資料以及一些能體現(xiàn)員工素質(zhì)情況的材料，以此來(lái)完善人事檔案內(nèi)容的不足。應(yīng)定期對(duì)人事檔案的變動(dòng)情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，剔除過(guò)期的信息，補(bǔ)充有價(jià)值的信息，使人事檔案的價(jià)值得以充分的體現(xiàn)。

綜上所述，隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，企業(yè)會(huì)越來(lái)越注重人事檔案的重要性，而且人事檔案在人力資源管理中起到關(guān)鍵的促進(jìn)作用。人事檔案管理的好壞決定了人力資源的配置和企業(yè)的發(fā)展。為了企業(yè)的更好發(fā)展就要求我們?cè)谌耸聶n案上做足工作，只有這樣企業(yè)才能更好地發(fā)展。

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