王麗靜

【摘要】中職學校的快速發(fā)展對人事檔案管理提出了新的要求。加快人事檔案信息化建設，提高檔案管理工作效率，是中職院校檔案工作的發(fā)展目標。本文結合中職學校人事檔案信息化建設現(xiàn)狀，分析問題并提出針對性的解決策略，以期為中職院校人事檔案管理發(fā)展提供思路。

【關鍵詞】中職學校;人事檔案;檔案管理;信息化建設

檔案信息化建設指的是檔案管理模式從傳統(tǒng)的實體檔案管理向數(shù)字信息化、網(wǎng)絡化檔案管理的轉變。中職院校中的人事檔案管理，直接反映了學校的師資力量和教育水平，是教師勞資分配、職稱評聘、干部任免、離退人員管理的依據(jù)。近年來，隨著中職院校的不斷擴招，教師及行政管理隊伍也愈發(fā)壯大，人事檔案管理信息化建設，是中職院校快速發(fā)展的必然要求，也是中職學校檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的關鍵。

一、中職學校人事檔案信息化建設現(xiàn)狀及問題

目前，隨著中職院校的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理人員的素質(zhì)以及檔案管理現(xiàn)有技術已經(jīng)不能滿足日益增多的人事檔案數(shù)量和種類的要求。在進入信息化時代后，學校管理者已認識到了檔案管理信息化的重要性，中職院校人事檔案的信息化建設雖小有所成，但仍存在以下問題：

（一）缺乏標準和規(guī)范，管理混亂。目前，中職院校中的人事檔案管理缺乏標準和規(guī)范，信息很多分屬于多個職能部門管理，有的歸學校管理，有的歸教育部門管理，也有的歸科研部門管理，還有的歸教師所屬的年級進行管理，在職稱評聘、干部任免時，極易因為標準的不同而產(chǎn)生混亂。盡管很多中職院校已采用了檔案管理系統(tǒng)或應用軟件，但實用功能極為有限，很多系統(tǒng)功能固化，不根據(jù)院校自身需求進行功能擴展，且因為沒有統(tǒng)一的標準和共享平臺，每個學校的系統(tǒng)自我封閉，缺乏與其他軟件（如財務軟件）的數(shù)據(jù)共享性，限制了人事信息的利用率。

（二）觀念傳統(tǒng)，缺乏網(wǎng)絡安全意識。很多中職院校領導沒有轉變觀念，對信息化不重視，缺乏政策上和資金上的支持，導致基礎設施落后，軟硬件建設不足。此外，中職院校的人事檔案信息化大多還處于建設初級階段，對于網(wǎng)絡安全問題缺乏重視，人事檔案管理系統(tǒng)也多采用靜態(tài)口令驗證技術，安全缺陷明顯，給黑客或是不法分子以可乘之機，可能損害教職工的利益，并給學校和社會造成難以估量的損失。

（三）缺乏檔案信息化專業(yè)人才。因為歷史原因，中職院校的檔案管理人員很大一部分是由其他專業(yè)人員調(diào)配而來，其檔案方面的專業(yè)知識和技能水平基礎薄弱，對檔案管理信息化建設的實施產(chǎn)生了阻礙。

二、中職學校人事檔案信息化建設對策

（一）轉變思想，加大資金投入和軟硬件建設。中職院校領導應轉變思想，具有大局意識、時代意識，用發(fā)展的眼光看待檔案信息化建設，加強檔案管理現(xiàn)代化宣傳力度，普及檔案管理工作價值和意義，創(chuàng)造全員檔案管理意識。資金支持是檔案管理發(fā)展的基本保證，中職院校應根據(jù)自身情況，設立學校檔案信息化建設標準，努力爭取上級的財政支持，不斷拓寬資金來源渠道。此外，學校應對檔案管理信息化建設所需的電腦、軟件等軟硬件進行及時更新和維護，保障信息化建設的順利完成。

（二）規(guī)范學校檔案信息化管理。學校建立具有通用性、靈活性以及可擴展性的人事檔案信息化系統(tǒng)，能夠保證系統(tǒng)的升級更新，能根據(jù)院校自身情況進行功能的二次完善和擴展，延長系統(tǒng)和軟件使用壽命，避免學校在系統(tǒng)、軟件方面的重復投資以及維護成本。各方面統(tǒng)一思想，由教育局主管部門統(tǒng)一領導和部署，完善檔案管理制度，規(guī)范統(tǒng)一人事檔案信息上網(wǎng)目錄標準，包括職務分類標準、任用時間等數(shù)據(jù)標記標準、檔案密級界定、崗位責任標準等，建立完整的中職院校檔案信息管理網(wǎng)絡，實行一體化管理。此外為了檔案信息安全，在及時更新防護及殺毒軟件的同時，應該完善檔案管理人員管理和監(jiān)督制度，加強檔案管理人員責任意識、安全意識，并嚴格控制檔案數(shù)據(jù)庫的使用上限，不同層級的人員看到的信息應該與其權限一致，保證檔案信息安全。

（三）加強學校信息化人才隊伍建設。隨著信息化技術以及計算機技術在檔案管理中的應用，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)提升已是迫在眉睫。因此，學校應堅持以人為本，公開選聘高素質(zhì)人才，對檔案管理人員進行定期培訓，普及檔案管理軟件系統(tǒng)的使用方法，基本的計算機和網(wǎng)絡技術應用，提高檔案管理人員的專業(yè)技能。此外，還應健全檔案管理人員薪酬分配體系和激勵獎懲體系，提高檔案工作人員對于信息化知識學習的主動性以及工作的積極性、創(chuàng)新性。

三、結語

人事檔案管理工作，是學校人事管理決策的重要依據(jù)和信息來源。檔案管理信息化建設，能夠有效提升中職院校人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，保證檔案信息安全，是我國中職院校電子政務的重要組成部分，也是中職院校與時俱進、檔案管理工作發(fā)揮更大經(jīng)濟效益與社會效益的必然趨勢。

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