李玲梅

【摘要】現(xiàn)階段辦公室管理企業(yè)經(jīng)營的發(fā)展占據(jù)了重要的位置，并與企業(yè)內部人員的協(xié)調、幫助政策制定者和管理做出重大決策的特點，使辦公室管理成為企業(yè)內部管理的一個重要組成部分，也是現(xiàn)代企業(yè)管理和綜合服務的功能。由于傳統(tǒng)的管理理念和落后管理模式的限制、辦公室管理工作無法使用資金和政策的優(yōu)勢開發(fā)和創(chuàng)新，甚至影響其他活動的正常運行，所以不斷優(yōu)化和完善現(xiàn)代企業(yè)辦公管理是非常必要的。

【關鍵詞】現(xiàn)代企業(yè);辦公室管理;優(yōu)化策略

在企業(yè)發(fā)展和創(chuàng)新上現(xiàn)代辦公室管理工作發(fā)揮了重要作用，優(yōu)化和改善是正確的選擇，符合時代發(fā)展趨勢，使?jié)撛诘膯栴}在現(xiàn)代企業(yè)管理辦公室有一個很好的處理和解決，為辦公室管理工作奠定了良好的基礎。辦公室管理工作對當前時期企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展的重要地位，提高企業(yè)內部管理的質量和水平，我們需要優(yōu)化和完善現(xiàn)代企業(yè)辦公管理工作，為了保證企業(yè)的正常運行和各種活動順利，達到企業(yè)提高經(jīng)濟效益和社會效益的目的。對現(xiàn)代企業(yè)辦公管理的優(yōu)化與完善的分析，不僅促進了相關問題的解決，而且為企業(yè)辦公室管理的未來發(fā)展和創(chuàng)新提供了新的思路。

一、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的重要性

企業(yè)的發(fā)展離不開企業(yè)領導者的正確決策，并且市場競爭環(huán)境的存在，使得任何一個決策都有可能影響到企業(yè)的生存和發(fā)展。因此，企業(yè)必須要保證決策能夠促進企業(yè)的發(fā)展，不會給企業(yè)帶來嚴重的損傷。而辦公室的管理工作就是為管理層提供重要決策依據(jù)的有效途徑，因此，加強現(xiàn)代化企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化，是保證企業(yè)有效運營的前提，更是為企業(yè)提供資源信息的重要工作。為此，需要企業(yè)加強對辦公室管理工作的重視程度，并從管理思想和管理模式等方面進行創(chuàng)新和優(yōu)化，從而提高辦公室的管理水平和質量。

二、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作中存在的問題

（一）缺少先進的管理理念

近年來，現(xiàn)代企業(yè)在我國社會經(jīng)濟迅猛發(fā)展的推動下，也得到了快速發(fā)展。與之前相比，不管是管理方式還是管理技術，都在不斷優(yōu)化與完善。但從目前來看，現(xiàn)代企業(yè)普遍存在缺少先進管理理念的問題，在開展辦公室管理工作的過程中，辦公室員工依然采用傳統(tǒng)的管理理念，導致辦公室管理工作的質量與效率始終得不到有效提升。

（二）辦公室管理制度不健全

辦公室工作具有工作復雜、責任重大的特點，這就代表著在辦公室工作，就要承受巨大的工作壓力，同時辦公室具有較強的突發(fā)性，這就需要工作人員具備較好的應變能力來處理突發(fā)事件。針對辦公室的工作特點，需要制定相應的辦公室管理制度，來協(xié)助辦公室正常運作。由于我國始終處于快速發(fā)展的階段，發(fā)展快就代表某些地方無法避免地出現(xiàn)不足，我國企業(yè)辦公室的工作狀態(tài)多呈現(xiàn)出毫無頭緒、整天瞎忙的狀態(tài)，浪費大量人力物力。在這樣的情況下，企業(yè)一旦出現(xiàn)加大的突發(fā)情況，企業(yè)就會亂作一團，僅有的管理制度就會成為擺設，其不能滿足現(xiàn)實需要，有時還成為處理事情的阻礙，導致企業(yè)處理緊急事件的效率大大降低。完善企業(yè)管理制度是一個長期的過程，但是企業(yè)發(fā)展又完全離不開管理制度，因此，只有在不斷的實踐中去不斷完善，才能提高現(xiàn)代企業(yè)的工作效率。

（三）工作創(chuàng)新力度不足

創(chuàng)新縣激發(fā)企業(yè)活力的根本，在我國的一些中小型企業(yè)中，辦公室的工作人員太過聽從領導的安排，對任務的傳達也僅僅是對領導原話的傳達，只完成領導交代的工作，對其他事情一概不理，或者是處理效果極差，對工作方式不知道進行創(chuàng)新，一味地按照傳統(tǒng)方法進行工作，不但工作變得繁重，工作效果和工作效率也會很不理想，缺乏能動性和預見性。傳統(tǒng)的辦公室管理理念和管理模式已經(jīng)不能很好地滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，辦公室工作任務要對未來有一定的預見性，才能保證企業(yè)每天都在進步。缺乏對新形勢的分析、新問題的研究，新措施的制定，新經(jīng)驗的推廣。因此，現(xiàn)代企業(yè)辦公室工作要與時俱進，不斷實現(xiàn)方法創(chuàng)新和機制創(chuàng)新。

三、優(yōu)化與完善現(xiàn)代辦公室管理工作的具體對策

（一）革新辦公室管理理念

許多企業(yè)的辦公室管理工作中，部分領導干部會在傳統(tǒng)管理理念的引導下，將壓榨員工勞動力與工作時間作為提高工作效率、減少用工成本的方法與途徑，而這種方式無疑是涸澤而漁的，不僅無法有效提高辦公室工作人員的工作熱情與主動性，還會影響企業(yè)辦公室人員之間的凝聚力，增加辦公室人員對于企業(yè)的不滿。為此，革新辦公室管理理念，還需要充分意識到現(xiàn)代企業(yè)先進的用人理念，努力為辦公室營造和諧融洽的工作氛圍，進一步實現(xiàn)辦公室管理理念的優(yōu)化。

企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與改善，需要對辦公室的管理理念加以創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)的管理理念與工作思維，將推動企業(yè)發(fā)展作為辦公室管理工作開展的重要目標。以往的企業(yè)辦公室管理工作，都是由上級領導安排工作，是一種被動的管理工作方法，在新的辦公式管理理念下，企業(yè)辦公室管理工作應當提高其主動性，主動開展辦公室管理工作的創(chuàng)新，進行創(chuàng)新實踐能夠推動企業(yè)發(fā)展的辦公室管理工作，以充分發(fā)揮出企業(yè)辦公室管理工作的應有效果。

（二）制定完善的管理制度

定崗定責制度是提高辦公室管理工作質量與效率的前提。由于辦公室管理工作是現(xiàn)代企業(yè)工作的重中之重，所以，只有將各項工作緊密聯(lián)系起來，才能推動整體工作的進展。可見，在開展辦公室管理工作的過程中，現(xiàn)代企業(yè)必須認清辦公室管理工作的規(guī)律，不斷借鑒現(xiàn)代化管理方法，根據(jù)辦公室設置要求，制定頂崗頂責制度，讓辦公室員工根據(jù)相關制度開展工作。要想實現(xiàn)各部門的工作目標，并做好連接辦公室內外的紐帶工作，現(xiàn)代企業(yè)還必須制定完善的管理制度，為保證辦公室各項工作有章可循提供有效依據(jù)，這樣辦公室員工才能各司其職、團結共事，提高辦公室管理工作的質量與效率。

（三）提高統(tǒng)籌協(xié)調能力

要不斷提高辦公室的統(tǒng)籌協(xié)調能力，利用協(xié)調藝術，有效處理各方面的關系，上下溝通、左右協(xié)調、內外聯(lián)系。對內要確保組織有序，有效協(xié)調、步調一致，統(tǒng)一各方面思想;對外加強與相關部門之間的協(xié)調，在密切合作的基礎上，形成合力。統(tǒng)籌協(xié)調各方面的關系，不僅做好內部組織協(xié)調工作，而且還要加強各方面的溝通與聯(lián)系，充分調動各個層面的積極主動性。

進一步推動辦公室管理工作創(chuàng)新。創(chuàng)新是做好新形勢下辦公室管理工作的根本途徑，也是辦公室工作面臨的一項重要任務。要不斷適應企業(yè)體制機制的變革，積極探索新形勢下辦公室工作的規(guī)律，進一步建立健全各項工作制度、崗位規(guī)范、考核標準和業(yè)績評價辦法，切實做到各項工作有標準，每個崗位有規(guī)范，人人有責任，充分調動每一名工作人員的積極性。

（四）堅持以人為本理念，充分利用人力資源

由于現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的主體是人，堅持以人為本的理念，貫徹人的責任原則是切實可行的。充分理解現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理，例如，員工的素質和能力水平，幫助員工建立約束行為意識，提高員工的業(yè)務能力和綜合素質，各部門的工作和任務能夠順利完成，使企業(yè)能夠凝聚內部凝聚力，這樣現(xiàn)代企業(yè)管理辦公室工作發(fā)揮積極作用。此外，定期組織員工學習相關知識和技能，聘請專業(yè)人員指導企業(yè)的辦公管理工作是一項有效的策略，需要引起管理者和研究人員的注意。

（五）創(chuàng)新管理方式

創(chuàng)新管理方式也是優(yōu)化與完善現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的具體對策。如今，市場競爭越來越激烈，現(xiàn)代企業(yè)要想在激烈的市場競爭中繼續(xù)保持競爭優(yōu)勢，就必須不斷創(chuàng)新管理方式。一方面，現(xiàn)代企業(yè)應當緊跟時代潮流，積極借鑒先進的管理經(jīng)驗，從而轉變自身傳統(tǒng)的管理觀念。另一方面，現(xiàn)代企業(yè)還應當根據(jù)當今社會的發(fā)展需求，不斷創(chuàng)新原有的管理方式，使改革的管理方式能夠切實落實到實際的辦公室管理工作中去。

結語

現(xiàn)代辦公室管理工作中存在一定的問題，要想實現(xiàn)企業(yè)辦公室工作水平的進一步提高，以更好地發(fā)揮企業(yè)辦公室管理工作的效果，就需要革新辦公室管理理念，健全并完善企業(yè)辦公室管理制度，創(chuàng)新辦公室管理方式，并且在實際的辦公室管理工作中采取柔性化的管理方式，提高工作團隊的凝聚力，發(fā)揮整個工作團隊的力量。