張燕清

摘 要：將紙質(zhì)檔案信息化是目前教師人事檔案方面非常重要的工作之一。傳統(tǒng)的檔案管理存在歸檔繁瑣、利用效率低下、保存難度大等問題，所以將傳統(tǒng)檔案信息化勢在必行。本文就如何將紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)化為信息化管理提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：推進(jìn)轉(zhuǎn)化；人事檔案；信息化管理

人事檔案管理的工作人員主要負(fù)責(zé)的工作為：將教師在校期間的情況以及從業(yè)后所經(jīng)歷的重大事項(xiàng)加以記錄，其中包括教師的職業(yè)素質(zhì)考評、人品評價等信息，對其進(jìn)行整合編匯所形成的資料就是教師人事檔案。傳統(tǒng)模式下，這些信息的記錄都是紙質(zhì)的，不管是查閱還是管理都較為麻煩。且關(guān)于教師人事檔案所涉及的方面包括教師的家庭社會關(guān)系、成長過程等等，以傳統(tǒng)的方式管理讓其更新也存在很大的困難。為了提升人事檔案信息的更新速度，并達(dá)到資源共享的目的，將人事檔案信息化是非常必要的。

1 傳統(tǒng)方式管理下的問題解析

傳統(tǒng)的檔案指的是紙上記錄的人事信息，因?yàn)榻處熑藛T眾多，所以其檔案數(shù)量也很龐大，管理起來問題就會很多。

1.1 保管困難問題

人事檔案管理是管理行業(yè)非常重要的組成部分，如果出現(xiàn)問題，人員變動后的相關(guān)工作都將無法開展。傳統(tǒng)的人事檔案管理即對紙質(zhì)檔案的管理，主要是注意對火、蟲、潮、盜和霉的預(yù)防。就目前檔紙質(zhì)檔案的普遍管理狀況而言，大多數(shù)儲存室因?yàn)榻r間較長，所以存在著設(shè)備沒有更新或設(shè)備配置不全，甚至于是電路老化等問題。在這樣的狀況下一旦發(fā)生火災(zāi)，那么檔案信息的損毀將非常嚴(yán)重。此外，如果檔案保管現(xiàn)場不通風(fēng)，那么紙質(zhì)檔案就會有字跡模糊等情況的出現(xiàn)，會使得檔案失去原有的價值。

1.2 使用效率低問題

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在建立后，要進(jìn)行更新是非常耗時的。對于教師檔案而言，其存在的主要目的是為了能夠在具體工作之中快速便捷的掌握相關(guān)教師的信息。而紙質(zhì)檔案的低效率在某種程度上是并不具備其建立檔案之初想要達(dá)到的目的。此外，對紙質(zhì)檔案而言，長期的反復(fù)使用會對其造成一定的損耗，甚至是出現(xiàn)遺失。同時，紙質(zhì)檔案還存在著共享困難的問題[1]。

1.3 查閱歸檔繁瑣

檔案的建立是為了之后的查閱，但是因?yàn)榧堎|(zhì)檔案繁多，使得其在查閱與歸檔時存在著非常大的困難。即使是非常專業(yè)的檔案管理人員，在面對數(shù)量繁多的檔案時，也會出現(xiàn)失誤等狀況。就實(shí)際狀況而言，相關(guān)教師檔案管理人員在面對數(shù)量繁多的紙質(zhì)檔案時，無法做到面面俱到，從而使得很多檔案都或多或少的存在些許多損耗，此外，檔案一旦外借就有可能出現(xiàn)信息流失的情況，如果是長期不歸還，那么對其相關(guān)的更新也造成一定的困難。這些都是信息建設(shè)過程中的重大不利問題，急需解決。

2 信息化管理方式的重要意義

“互聯(lián)網(wǎng)+”的大背景下，教師人事檔案的信息化管理將更加的快捷，也是一種必然形式。將教師的相關(guān)檔案進(jìn)行電子化儲存，并與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，將更有利于相關(guān)單位對其進(jìn)行管理。

2.1 檔案信息化是社會發(fā)展下的必然

社會進(jìn)入信息化時代后，很多傳統(tǒng)模式都被打破，其中就包括以傳統(tǒng)方式對人員檔案的管理。將教師檔案從紙質(zhì)記錄管理模式轉(zhuǎn)化電子檔記錄，數(shù)據(jù)化更新，智能化管理已經(jīng)是時代發(fā)展下的必然。

2.2 相關(guān)條例明確

社會進(jìn)入信息化時代后，《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》就國內(nèi)現(xiàn)存檔案信息化儲存做出了明確指示，其中就包括教師人事檔案。作為原生信息資源之一的教師人事檔案，只有通過信息化的管理才能最大程度的發(fā)揮其相關(guān)作用。

3 信息化管理的具體實(shí)施

在傳統(tǒng)模式管理已經(jīng)不能適應(yīng)時代需求的情況下，信息化管理的建立可以通過以下方式進(jìn)行：

3.1 檔案歸檔信息化

就目前的現(xiàn)代化技術(shù)而言，與計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)的應(yīng)用管理軟件都是可以用來完成歸檔信息化的。

3.1.1 以電子文檔錄入相關(guān)檔案

歸檔信息化的第一環(huán)節(jié)是對教師檔案所涉及的信息進(jìn)行錄入，即將紙質(zhì)的檔案以電子文檔的信息進(jìn)行記錄。通過對二者的比較可知，電子文檔比紙質(zhì)文檔更加的科學(xué)規(guī)范，是檔案能夠完整保存的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[2]。

3.1.2 以科學(xué)方式進(jìn)行檔案歸類

在將教師檔案以電子信息的方式錄入完成后，就需要對其進(jìn)行歸類整理。在電子化檔案之前，人們對于紙質(zhì)的檔案進(jìn)行分類歸檔時需要消耗非常大的人力，因?yàn)樗臄?shù)量過于龐大。當(dāng)將紙質(zhì)信息電子化后，其歸類整理的方式就非常繁多，管理人員可以通過不同軟件存在的優(yōu)缺點(diǎn)以多元化的方式對電子信息進(jìn)行歸類，以達(dá)到最優(yōu)狀況。

3.1.3 利用網(wǎng)絡(luò)共享功能隨時更新檔案信息

傳統(tǒng)模式上的檔案管理很難具備動態(tài)化，但是在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代下，動態(tài)化的管理方式是非常簡單的。各地通過共享互通的方式可以及時對相關(guān)信息進(jìn)行更新，且更新的方式更加的多元化，可以是教師本人進(jìn)行更新，也可以是所有學(xué)校進(jìn)行更新等。

3.2 多形式下的資料保存

紙質(zhì)檔案因?yàn)槠鋽?shù)量繁多所以在保存過程中需要占據(jù)巨大的空間作為檔案儲存室，當(dāng)然對于儲存室的內(nèi)部環(huán)境要求也很高。相反在信息化時代的今天，可供選擇的保存方式就不僅僅局限于紙上記錄。

3.2.1 保存介質(zhì)的可選性

“互聯(lián)網(wǎng)+”引導(dǎo)下的大數(shù)據(jù)時代，人們除了在紙上做記錄整理成了檔案后，還可以通過移動硬盤、優(yōu)盤等將電子化的檔案信息加以存儲。電子信息的空間占有較紙質(zhì)信息而言，是非常小的，只是對于電子信息的存儲介質(zhì)而言，是有壽命存在的。為此，要更好的保存電子信息，就要定期對其更新。

3.2.2 不同格式轉(zhuǎn)換及遷移

“互聯(lián)網(wǎng)+”形式下，對電子檔案的更新也要適應(yīng)發(fā)展。為了更好的保存信息，就要在不同的社會背景下?lián)駜?yōu)選擇儲存方式以及格式，當(dāng)然，也要進(jìn)行適當(dāng)?shù)男畔⑦w移以達(dá)到信息的完整性和可用性。

4 結(jié)束語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大數(shù)據(jù)時代，將教師檔案以信息化的方式進(jìn)行管理，可以使資源進(jìn)行實(shí)時共享，以達(dá)到更好的利用。此外，對于檔案的保存也更加的安全。

參考文獻(xiàn)

[1]延鑫.教師人事檔案管理的信息化建設(shè)探索[J].人才資源開發(fā)，2016（14）：196-196.

[2]高霞.高校人事檔案管理信息化建設(shè)的問題探究[J].文學(xué)教育（下），2016（10）：139-139.