姜福勝 趙華

摘 要：當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展可以說是越來越快了，科技不斷的創(chuàng)新，已經(jīng)迎來了數(shù)字化信息化的時(shí)代，大數(shù)據(jù)可以說是這個(gè)時(shí)代的代名詞。在檔案的收集整理方面，電子檔案相對(duì)于傳統(tǒng)的人工服務(wù)來說，雖然在程序上簡單了很多，內(nèi)容上增加了很多，但是在具體管理的過程中，還存在著很多不足之處需要我們?nèi)ネ晟坪蛣?chuàng)新，本文就對(duì)當(dāng)前電子檔案收集整理工作做簡要分析。

關(guān)鍵詞：電子檔案；收集整理；思考

對(duì)于電子檔案的管理工作來說，電子檔案的收集工作以及整理工作是最為基礎(chǔ)的，也是非常重要的一部分。在檔案收集以及整理的過程中，要學(xué)會(huì)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，將先進(jìn)的技術(shù)引入電子檔案的管理工作中，來進(jìn)一步提高系統(tǒng)運(yùn)行的效率、提高檔案管理工作的效率。電子檔案的管理工作現(xiàn)在已經(jīng)成為當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位的日常管理工作之一，特別是在電子檔案的收集和整理上，如何甄別有利用價(jià)值的信息、如何合理的科學(xué)的對(duì)電子檔案進(jìn)行篩選以及如何快速對(duì)其進(jìn)行分類等等是當(dāng)前還需要我們逐漸的進(jìn)行完善。

1 電子檔案管理的特點(diǎn)

在對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行分析的時(shí)候，一定要根據(jù)的本單位及自身的工作業(yè)務(wù)內(nèi)容及類別進(jìn)行分析處理，因?yàn)檫@是最為基礎(chǔ)的部分。電子檔案的管理工作主要還是依賴于計(jì)算機(jī)，檔案的建設(shè)以及管理都是在計(jì)算機(jī)上執(zhí)行的，隨著信息時(shí)代的發(fā)展，在需要收集和整理的電子文檔資源上也發(fā)生了很大的變化，內(nèi)容也變的越來越復(fù)雜，也越來越多樣，比如說電子文檔的接收、鑒定、分析以及篩選等等。

把現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)技術(shù)以及與云計(jì)算技術(shù)融入檔案的收集整理管理工作時(shí)，電子檔案也表現(xiàn)出非常不一樣的特點(diǎn)。首先是需要收集以及整理的內(nèi)容上變得越來越多樣，從最開始的文字到慢慢的文字和聲音一起出現(xiàn)，再到現(xiàn)在的文字、聲音、畫面圖像甚至視屏等等，都已經(jīng)變成檔案的一部分了。其次相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理來說，在載體上發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的檔案管理將一些紙質(zhì)的資料做成文件進(jìn)行集中保管，電子檔案便是將這些信息全部數(shù)字化存入計(jì)算機(jī)。除此之外電子檔案的信息資源可以說是非常的多，這也是當(dāng)前電子檔案最為明顯的一個(gè)特點(diǎn)，但是這也導(dǎo)致在信息資源的收集整理上增加了難度。還有就是網(wǎng)絡(luò)的不斷普及，越來越多的用戶開始上網(wǎng)，很大程度上加快了網(wǎng)絡(luò)檔案資源的獲取，檔案的收集以及整理就會(huì)變的更快。信息的處理速度上不僅變快，在信息的保存上也不再受空間的限制。電子的信息以及文檔相對(duì)與紙質(zhì)的文檔來說也更加的便于攜帶以及保存。傳統(tǒng)的檔案管理的內(nèi)容上相對(duì)電子檔案來說非常的少，電子檔案可以對(duì)單位的各個(gè)方面進(jìn)行詳細(xì)的劃分，不僅內(nèi)容豐富還可以隨時(shí)的進(jìn)行調(diào)整查閱使用。

2 目前檔案管理體制的問題

很多的機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作者對(duì)于管理工作不太重視，認(rèn)為這只是一項(xiàng)不出經(jīng)濟(jì)效益和產(chǎn)值的服務(wù)性工作，檔案管理可有可無，不是非常的重要，在加上領(lǐng)導(dǎo)干部把注意力主要放在提高經(jīng)濟(jì)收益上，檔案管理的工作一處在最底層。在投資上也可以說非常的有限，人員不足、硬件建設(shè)很少，檔案的信息化建設(shè)很難跟上。還有部分單位就是雖然一直在做檔案管理的工作，但是沒有可以合理的科學(xué)的管理制度和專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也有一少部分是建立管理機(jī)制的，但是沒有針對(duì)性。在具體的檔案管理工作中就會(huì)出現(xiàn)檔案分類不合理、不完整，分出來的檔案混亂不說，在檔案的保存以及歸檔上還存在很多的問題。還有個(gè)別單位沒有設(shè)立一個(gè)單獨(dú)的檔案管理部門或科室，檔案可以說非常零散分別儲(chǔ)存在不同的部門或科室，在檔案收集的時(shí)候就會(huì)出現(xiàn)難題，還有個(gè)別部門把檔案資料丟失了，管理的秩序非?；靵y。整體來說檔案管理的水平不是很高。

3 電子檔案收集管理工作的意見建議

在進(jìn)行電子檔案管理的過程中，電子檔案的收集管理工作可以說是工作的開始，雖然是基礎(chǔ)工作但也是作為關(guān)鍵的一項(xiàng)工作。只有電子檔案收集到一些至關(guān)重要的電子文檔，并對(duì)其進(jìn)行合理的整合、分類，那么收集起來的電子檔案才具有意義，電子檔案的價(jià)值才會(huì)慢慢的體現(xiàn)出來?，F(xiàn)在的電子文檔工作業(yè)務(wù)量比較大，對(duì)于電子信息的收集、整理以及鑒別都需要檔案管理的工作人員仔細(xì)進(jìn)行處理，只有把這些基礎(chǔ)的信息逐漸的重視起來，電子檔案就可以發(fā)揮重要的作用和利用價(jià)值，這樣更好的反映單位的歷史面貌和真實(shí)記錄。部門領(lǐng)導(dǎo)干部也要加強(qiáng)對(duì)于電子檔案的管理，特別是在這個(gè)數(shù)字化以及信息化的大環(huán)境下，要盡可能的發(fā)揮現(xiàn)時(shí)代的信息化的優(yōu)勢，增加機(jī)關(guān)事業(yè)單位電子文檔的管理工作上面的投入，逐漸的去完善電子檔案的管理措施，加快實(shí)現(xiàn)電子檔案信息化的進(jìn)程。

對(duì)于電子檔案的收集整理工作來說，工作人員的素養(yǎng)也是影響電子檔案管理工作向前邁進(jìn)的重要因素。因此，檔案管理員的素質(zhì)提升和培養(yǎng)是不能懈怠的。首先可以把電子檔案的管理人員送到相關(guān)的機(jī)構(gòu)去培養(yǎng)學(xué)習(xí)，讓電子檔案的管理人員學(xué)習(xí)掌握電子檔案管理的科學(xué)方法及其重要性。在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，培養(yǎng)新的管理理念，學(xué)會(huì)使用新的理念來完成日常管理工作，學(xué)會(huì)使用互聯(lián)網(wǎng)的信息優(yōu)勢在管理的方式以及技術(shù)上進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率。其次讓電子檔案的管理人員在思維上要建立一種現(xiàn)代化的先進(jìn)的管理思維。比如說網(wǎng)絡(luò)檔案的追蹤以及查詢、辦公自動(dòng)化等等。這些都要求檔案管理的工作人員摒棄傳統(tǒng)的、以前的、舊思維管理方式，逐漸的去適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公方式。不僅如此還要對(duì)其他的領(lǐng)域進(jìn)行思考和創(chuàng)新，要學(xué)會(huì)當(dāng)前形勢下互聯(lián)網(wǎng)+的這種戰(zhàn)略思想，對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)型的人才也要進(jìn)行吸納，只有這樣才能提高檔案管理工作人員的技術(shù)水平。收集以及整理檔案的工作可以說是處理信息的一項(xiàng)工作，在處理信息的過程中要學(xué)習(xí)和互聯(lián)網(wǎng)融合，只有很好的融合了，不僅可以很好的提升自身的信息化素質(zhì)，在一定的程度上可以促進(jìn)工作的創(chuàng)新。比如說利用現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云計(jì)算等對(duì)檔案需要收集整理的信息進(jìn)行大量的分析和整理，只有這樣檔案管理的工作效率才會(huì)更快更好。

設(shè)立電子檔案的相關(guān)管理機(jī)制，擁有了相關(guān)電子檔案的管理機(jī)制，電子檔案的收集以及整理工作才有了基礎(chǔ)和依據(jù)。社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理的需要收集整理的信息也變得繁多而且復(fù)雜，相應(yīng)的管理機(jī)制也應(yīng)該去順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，不斷的去進(jìn)行建設(shè)和完善，只有這樣才能很好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。設(shè)立電子檔案的相關(guān)管理機(jī)制，檔案是收集以及整理工作也會(huì)變得越來越規(guī)范。對(duì)電子方案進(jìn)行篩選、鑒別、以及分析整理等，這些都需要一個(gè)安全的保密制度以及存檔制度等，只有對(duì)這些制度嚴(yán)格落實(shí)了，檔案的收集以及整理質(zhì)量就會(huì)更進(jìn)一步提高。

4 小結(jié)

當(dāng)今新時(shí)代的背景下，信息時(shí)代已經(jīng)來臨，這就要求電子檔案的管理工作的內(nèi)容越來越多，任務(wù)量也越來越大，這就導(dǎo)致電子檔案的收集以及整理工作的任務(wù)量就會(huì)變的更多。只有把電子檔案的收集以及整理工作做好了，才能保證電子檔案的管理工作順利的進(jìn)行。所以要學(xué)會(huì)對(duì)電子檔案管理工作全面的把握，才能更好的推進(jìn)信息化的

進(jìn)程。

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