王莎

摘 要：當(dāng)前階段，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在檔案管理工作中，電子文件占據(jù)了越來越重要的位置。想要充分發(fā)揮電子文件的優(yōu)勢性作用，就應(yīng)當(dāng)對于現(xiàn)有的電子文件進行系統(tǒng)的管理。本文就針對電子文件的管理進行系統(tǒng)的分析，希望可以為確保電子檔案的真實性和完整性起到一份保障作用。

關(guān)鍵詞：電子文件；有效管理；電子檔案；完整性；真實性

1 引言

近年來，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，電子文件的數(shù)量顯著增加，想要充分確保電子文件的真實性和完整性，就應(yīng)當(dāng)對于現(xiàn)有的、具有實際意義的電子文件進行重新的分類歸檔，目前以及檔案部門中此類工作已經(jīng)成為了一項極為關(guān)鍵的工作。檔案部門應(yīng)當(dāng)在充分確保電子文件具有實質(zhì)作用的前提下，明確電子檔案的管理原則，通過生成新的電子文件，合理調(diào)整文件的歸檔范圍，從而最大程度上確保電子文件的真實性和完整性。

2 什么是電子文件

電子文件，簡單來說就是指在數(shù)字設(shè)備飛速發(fā)展的大背景下，通過數(shù)碼的形式，利用磁帶、U盤以及光盤等載體，充分依據(jù)網(wǎng)絡(luò)化設(shè)備依等進行閱讀、處理，并通過使用通信網(wǎng)絡(luò)進行傳輸分享的文件。也就是說，辦公服務(wù)所生成的文檔、使用手機和攝像機能拍攝的照片、掃描儀掃描生成的圖像、工作及生活中錄制的音頻等都屬于常見的電子文件。除此之外，由于電子文件需要依附計算機系統(tǒng)進行存儲和傳輸，因而在其生成運轉(zhuǎn)時也會產(chǎn)生一定的附屬文件。值得注意的是，電子文件中還涉及對于文件進行修整、刪減的記錄，以及操作者信息的存儲等。

3 做好電子文件的管理工作

想要充分發(fā)揮電子文件的實質(zhì)性作用，最大程度上保障電子檔案的真實性和完整性，這對于檔案管理部門提出了較高的要求，不僅要求相關(guān)部門能夠密切配合、各司其職，同時也對于其他方面的發(fā)展提出了不同的要求。

1）明確電子文件形成部門的工作內(nèi)容。電子文件形成部門，主要負責(zé)在具體工作開展的過程當(dāng)中，充分依據(jù)所在部門做出的一系列規(guī)范性要求，做好電子文件的收集、存儲及歸檔工作。當(dāng)前情況下，想要發(fā)揮電子文件管理工作的實質(zhì)性作用，就必須加強各個相關(guān)部門之間的溝通交流以及協(xié)同合作。一般來說，電子文件管理工作的開展并非僅僅依靠個人的能力以及一個部門的努力就可以實現(xiàn)，必須將電子文件管理工作視為一項不容忽視的重要工作，宣傳此類工作的積極作用，鼓勵各部門主動投入到電子文件管理工作當(dāng)中來，從而為此類工作的發(fā)展打下優(yōu)質(zhì)的基礎(chǔ)。

2）明確電子文件形成單位的工作內(nèi)容。在開展電子文件管理的過程當(dāng)中，電子文件的形成單位需要貫穿工作開展的始終。在電子文件的系統(tǒng)設(shè)計階段應(yīng)當(dāng)明確設(shè)計內(nèi)容，在電子文件的形成階段，也應(yīng)當(dāng)做好監(jiān)管工作。值得注意的是，有關(guān)部門也應(yīng)當(dāng)明確自身所肩負的任務(wù)，構(gòu)建起完備的電子文件歸檔管理制度，從而充分確保電子檔案的真實性和可靠性。

首先，針對職責(zé)檔案部門而言，必須做好與信息化工作部門以及電子文件形成部門之間的溝通交流工作，結(jié)合雙方的共同需求，路段完善電子文件歸檔制度內(nèi)容。這一部門的工作重點在于，必須明確對于現(xiàn)有電子文件歸檔要求、存儲時限、文件的內(nèi)容與形式等。同時，還應(yīng)當(dāng)不斷加上對于信息化工作部門的了解，更好的發(fā)揮辦公系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的實質(zhì)作用，確保檔案管理工作能夠滿足實際工作內(nèi)容所提出的一系列要求。除此之外，檔案部門還行當(dāng)立足于本單位發(fā)展的實際情況，有效掌握系統(tǒng)開發(fā)的水平，強化與信息化部門的溝通。

其次，針對信息化工作部門而言，此部門最主要的工作任務(wù)就是保障電子文件的“五個特性”。即真實性、完整性、可靠性、安全性以及有效性。具體的表現(xiàn)形式包括以下幾個方面。其一，信息化部門必須成為檔案管理部門與系統(tǒng)研發(fā)方之間的交流載體，幫助將檔案部門的需求轉(zhuǎn)換為描述精確的技術(shù)語言，再轉(zhuǎn)達給技術(shù)研發(fā)方，強化雙方之間的溝通和理解。其二，做好系統(tǒng)運行的檢查及維護工作，確保系統(tǒng)可以安全、平穩(wěn)的運行。其三，做好電子文件的備份存儲工作，避免現(xiàn)有文件因系統(tǒng)環(huán)境的變化而丟失，同時應(yīng)當(dāng)記錄電子文件的格式以及硬件環(huán)境內(nèi)容。

最后，針對檔案行政管理部門，應(yīng)當(dāng)強化其與信息化主管部門之間的溝通協(xié)作，共同實現(xiàn)對于現(xiàn)有電子文件的監(jiān)督管理。同時，針對電子文件出現(xiàn)時間短的特點，在具體開展管理工作的過程當(dāng)中，也應(yīng)當(dāng)確保此類工作的真實、準(zhǔn)確開展。為此，檔案行政管理部門必須起到引導(dǎo)作用，為電子文件檔案管理工作指明方向，強化對于電子文件管理工作的實際管理水平，提升檔案歸檔工作開展的質(zhì)量和效率。

4 明確電子文件的管理原則

在電子文件管理工作開展的具體過程中，檔案部門必須全程對于電子文件進行監(jiān)管控制，秉持充分確保電子文件的“五個特性”的原則，對于電子文件進行系統(tǒng)、完備的監(jiān)管，確保電子文件的歸檔工作能夠最大程度上發(fā)揮其實質(zhì)作用。

電子文件的真實性，簡單來說就是指電子文件中所記錄的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等內(nèi)容，必須真實準(zhǔn)確，且與數(shù)據(jù)的原始狀態(tài)完全一致。無論電子文件是由業(yè)務(wù)部門進行管理，還是由檔案人員進行管理，文件內(nèi)容都不得隨意進行更改，其所呈現(xiàn)的形式也不得隨意進行轉(zhuǎn)換，其中所涉及的各類內(nèi)容也應(yīng)當(dāng)與初始數(shù)據(jù)保持完全一致。電子文件的真實性是其最為重要的一項特性，同時也是確保行政有效性和法律證據(jù)性的根本保障。

電子文件的完整性，主要就是指電子文件中所記錄的數(shù)據(jù)、內(nèi)容、信息等，必須完整無缺。電子文件的完整性包括以下方面：電子文件中存儲信息的完整性、相關(guān)元數(shù)據(jù)、背景信息的完整性、社會活動真實面貌及其相關(guān)電子文件的完整性等。

電子文件的有效性，具體來說，就是指電子文件中存儲的各項內(nèi)容具備利用價值。有效性是電子文件存儲及使用的基本保證，如果現(xiàn)存的電子文件無法進行還原和輸出，那么自然無法在調(diào)取利用時進行識別和讀取，文件中的信息也就失去了利用的價值，其存在時沒有實際意義的。

電子文件的可靠性，主要就是指電子文件應(yīng)當(dāng)是值得使用者信任的存儲內(nèi)容，其中不存在錯誤信息，不會影響使用者的正常需求。

電子文件所的安全性，具體指的是系統(tǒng)安全以及自身數(shù)據(jù)安全性。通常來說，電子文件安全管理包括以下幾個方面。其一，電子文件具備較強的操作性和易修改性，且在改動之后，不會留有痕跡，這既是電子文件的優(yōu)勢，同時也是其缺陷。其二，電子文件需要依托計算機設(shè)備而存在，而隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展進步，現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也變得越來越復(fù)雜，一旦非法人員的人侵，就會發(fā)生安全事故，不僅容易造成文件丟失問題，文件中所涉及的數(shù)據(jù)及內(nèi)容也容易被進行“二次加工”，其真實性和可靠性受到影響。其三，由于當(dāng)前階段的身份認定技術(shù)仍然不夠完善，因此在進行電子文件的刪減改動、復(fù)制應(yīng)用時，難以精確的操作者身份進行識別認定，這也就在一定程度上導(dǎo)致了電子文件合法操作者難以實現(xiàn)對于現(xiàn)有權(quán)限的有效控制。這一系列的問題都在不同的方面對于電子文件的安全性產(chǎn)生了影響，此類問題也成為了電子文件管理工作中不容忽視的一類問題。

5 總結(jié)

綜上所述，我們可以發(fā)現(xiàn)，電子文件有效管理工作是電子檔案歸檔及使用的根本保障，只有科學(xué)合理的開展此類工作，才能更大程度上確保電子檔案信息的真實性和完整性。在未來的發(fā)展過程中，我們應(yīng)當(dāng)給予此類工作足夠的重視，通過不斷促進相關(guān)領(lǐng)域的發(fā)展進步，從而為電子文件管理工作提供有利的技術(shù)支撐，推進此類工作的更好更優(yōu)發(fā)展。

參考文獻

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