范斯雪

摘 要：隨著社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，我國(guó)現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展也變得越來(lái)越迅猛。行政文秘作為企業(yè)管理中必不可少的一個(gè)關(guān)鍵性崗位，若不能隨著發(fā)展轉(zhuǎn)變且豐富自身的職能內(nèi)涵，那就無(wú)法在殘酷的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。因此，新時(shí)代下的企業(yè)行政文秘，就應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變自己固有工作觀念，并且用發(fā)展的眼光看問(wèn)題，這樣才能在原有的基礎(chǔ)上提高工作效率，達(dá)成優(yōu)質(zhì)完善的企業(yè)管理目標(biāo)。本文論述了企業(yè)文秘職責(zé)的基本概念，然后探討了其在企業(yè)管理中所發(fā)揮的綜合作用，以期行政文秘崗位在新形勢(shì)背景下能讓企業(yè)管理得到更好更規(guī)范的管理。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理;行政文秘;綜合作用;分析研究

企業(yè)若想要穩(wěn)定的發(fā)展，就必然要順應(yīng)時(shí)代的大趨勢(shì)而行。因此面對(duì)日益嚴(yán)峻復(fù)雜的國(guó)際形勢(shì)，如何在激烈的社會(huì)浪潮中保持企業(yè)文化的先進(jìn)性，就需要企業(yè)內(nèi)部的各部門(mén)各方面都緊密配合。行政文秘，作為企業(yè)管理人員的輔助性崗位，若不能適應(yīng)時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，那么就必然無(wú)法幫助管理者完善企業(yè)的內(nèi)部管理。故而，現(xiàn)階段行政文秘的崗位職責(zé)就有了顯著的變化，這是一種基于原有職能上演變出來(lái)的創(chuàng)新型管理手段，所以行政文秘就必須提高自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，才能在細(xì)致入微的觀察之下，從各方面配合好企業(yè)管理者的日常管理和制度變革。

一、行政文秘職責(zé)的基本概念以及職責(zé)定位

文秘這里代表的就是在企業(yè)管理中起到輔助作用的文書(shū)和秘書(shū)職責(zé)的一個(gè)崗位。這個(gè)崗位需要從事者具備能從全局出發(fā)的協(xié)調(diào)能力和組織管理能力，能在企業(yè)管理者決斷的過(guò)程中給予其旁觀者的視角，進(jìn)而達(dá)成制度的制定和過(guò)程的參考。事實(shí)上，文秘工作的職能包含的方面較為多元化，因?yàn)檫@是管理者之下對(duì)公司情況掌握最全面的一個(gè)職位。所以其在輔助企業(yè)管理者發(fā)出指令的同時(shí)，文秘就自然會(huì)對(duì)一些必要情況有所了解。故而，新時(shí)代背景下的文秘工作人員，就應(yīng)當(dāng)具備更高的職業(yè)素養(yǎng)，這是其本職位的工作性質(zhì)決定的。倘若企業(yè)文秘人員缺乏相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)技能，那么就不是一個(gè)合格的行政管理者。另外，現(xiàn)代化企業(yè)的文秘職責(zé)已經(jīng)不僅僅是對(duì)文書(shū)的處理和起草工作了，他們還需要在各個(gè)部門(mén)之間起到協(xié)調(diào)組織和傳達(dá)管理人員指令下達(dá)的作用，這就在一定程度上達(dá)到了統(tǒng)籌管理的目的。因?yàn)椋芾碚卟荒苡H自監(jiān)督執(zhí)行，那么行政文秘就要成為管理者的眼睛，使實(shí)時(shí)工作情況可以上傳下達(dá)、銜接緊密，這就能最大程度的避免出現(xiàn)政策指令貫徹落實(shí)不到位的現(xiàn)象發(fā)生。還有，行政文秘對(duì)企業(yè)各部門(mén)的情況應(yīng)當(dāng)知之甚詳，這有助于在企業(yè)管理者執(zhí)行相關(guān)決策的時(shí)候做到全面詳盡，因?yàn)榇藭r(shí)行政文秘的存在必要就是為管理者提供全角度的公司內(nèi)部結(jié)構(gòu)情況，必要時(shí)還需給出極富建設(shè)性的意見(jiàn)，這樣才是一個(gè)合格的崗位職能踐行者。

二、從行政文秘的職責(zé)出發(fā)探究與企業(yè)管理的綜合作用

（1）創(chuàng)新方式引領(lǐng)新思路，協(xié)調(diào)企業(yè)管理促進(jìn)全面發(fā)展;

其實(shí)，無(wú)論任何時(shí)候任何形式的企業(yè)發(fā)展目標(biāo)都是不變的，改變的只有隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展而變更的企業(yè)管理政策。所以，行政文秘也需要著眼于發(fā)展的腳步來(lái)帶動(dòng)創(chuàng)新型的思維發(fā)展，這樣才能確保企業(yè)管理政策的先進(jìn)性。首先，因?yàn)槠髽I(yè)管理者的決策是需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的總體大局而制定的，因此行政文秘就要秉承這個(gè)原則去跟上企業(yè)發(fā)展的整體步伐，才能在上情下達(dá)的過(guò)程中切實(shí)地領(lǐng)會(huì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的真實(shí)想法。還有，因?yàn)闀r(shí)代發(fā)展人們的想法也發(fā)生了根本性的變化，新政策的實(shí)施是否符合企業(yè)自身整體狀況，也是行政文秘下情上傳的必行原由。最后，行政文秘在在個(gè)過(guò)程中的作用是類(lèi)似一個(gè)承接上下的溝通橋梁，因此若其缺乏必要的主觀能動(dòng)性和科學(xué)發(fā)展的創(chuàng)新觀念，那么就難以應(yīng)對(duì)企業(yè)在未來(lái)發(fā)展中的多元化挑戰(zhàn)。是故，行政文秘就需要在新時(shí)期有新的工作態(tài)度，必須能夠發(fā)揮好自身存在的價(jià)值，并孕育出企業(yè)管理所需要的危機(jī)意識(shí)、公關(guān)力度和感知能力，這樣才能用新思路去解決新問(wèn)題，協(xié)調(diào)好企業(yè)發(fā)展中出現(xiàn)的各方面問(wèn)題，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的全面可持續(xù)發(fā)展。再者，行政文秘在企業(yè)發(fā)展中的控制能力也是職業(yè)素養(yǎng)的外在表現(xiàn)，因?yàn)檫@種控制是要建立在大局觀和前瞻性的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)基礎(chǔ)之上的。故而行政文秘也要在完成好本職工作的前提下，善于分析搜集外部環(huán)境的資源信息，以便在企業(yè)管理和未來(lái)發(fā)展的決策參謀過(guò)程中，起到至關(guān)重要的信息全面化支撐導(dǎo)向作用。

（2）確保信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確及時(shí)，引導(dǎo)企業(yè)管理動(dòng)態(tài)上傳下達(dá);

時(shí)代科技的發(fā)展給企業(yè)帶來(lái)了極為便捷的工作條件，但是卻也因?yàn)檫@種實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的即時(shí)性，給企業(yè)的管理工作帶來(lái)了諸多困難。之所以這樣定論，一方面是因?yàn)樾畔⒖萍蓟軌蜃屍髽I(yè)的信息在發(fā)布傳達(dá)的過(guò)程中具備高效性和實(shí)時(shí)性，但是這種性質(zhì)的優(yōu)勢(shì)卻存在著極大的不確定性。這種不確定就是產(chǎn)生自接受決策指令的工作人員。因?yàn)槿羝渲幸粋€(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)理解性失誤，那么就會(huì)造成根源性的嚴(yán)重后果。另一方面，快捷化辦公是因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的支持才能實(shí)現(xiàn)，但是這個(gè)過(guò)程卻缺少了行政文秘人員的協(xié)調(diào)和溝通，容易在具體實(shí)施的過(guò)程里出現(xiàn)各部門(mén)職能錯(cuò)位，進(jìn)而導(dǎo)致政策的施行難以及時(shí)生效。原則上，信息化時(shí)代是給企業(yè)帶來(lái)了新形勢(shì)時(shí)期的新手段，但是若忽視了行政文秘在其中的關(guān)鍵作用，那么就可能出現(xiàn)決策理解偏差和落實(shí)混亂的現(xiàn)象。因此，行政文秘就必須要時(shí)刻提醒自己肩負(fù)的責(zé)任和使命，要把握企業(yè)方方面面的細(xì)節(jié)和情況，還要與管理者站在同一個(gè)高度，才能實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)和決策輔助的科學(xué)合理性。眾所周知，如今信息化發(fā)展的速度日新月異，雖然人們對(duì)計(jì)算機(jī)大數(shù)據(jù)資源的依賴(lài)性越來(lái)越強(qiáng)，但是也不能忽視行政人員在企業(yè)管理中的動(dòng)態(tài)作用。因此管理者還需要加強(qiáng)對(duì)文秘人員的培訓(xùn)工作，以便于在日后的決策中他們?yōu)槠髽I(yè)提供更為準(zhǔn)確優(yōu)質(zhì)的信息數(shù)據(jù)服務(wù)。誠(chéng)然，細(xì)節(jié)化工作的成效并不會(huì)十分顯著，但是“細(xì)節(jié)決定成敗”，行政文秘人員就應(yīng)當(dāng)在信息化時(shí)代也發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，在實(shí)際的工作中融入創(chuàng)新型元素，利用好數(shù)據(jù)收集整理的過(guò)程，然后在確保其準(zhǔn)確精密的同時(shí)，提高企業(yè)管理的綜合效果和基本效率。

（3）明確發(fā)展風(fēng)險(xiǎn)范圍涵蓋區(qū)域，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理規(guī)避前因后果;

伴隨著當(dāng)前環(huán)境的復(fù)雜性和多變性，企業(yè)行政文秘的工作也面臨著更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，也就代表著行政工作的涵蓋范圍更加廣泛。因此，文秘崗位人員現(xiàn)在的工作職責(zé)就不簡(jiǎn)單的只限定在企業(yè)的內(nèi)部，還要切實(shí)的處理好企業(yè)外部的各種事物。文秘在企業(yè)內(nèi)部的工作范圍沒(méi)有具體的限定，因?yàn)槠渲兴捻?xiàng)目小到部門(mén)考勤，大到?jīng)Q策參考，都需要文秘的參與和跟進(jìn)。正因?yàn)槠鋵?duì)所有情況都有綜合考量，所以企業(yè)外部的環(huán)境因素和實(shí)物處理也離不開(kāi)行政文秘的積極活動(dòng)。而今，企業(yè)的一舉一動(dòng)在嚴(yán)峻的大環(huán)境下其實(shí)都難以避免風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生，所以行政文秘更應(yīng)確保自身能夠帶給企業(yè)管理全面的統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)，只有這樣才能提升自身的境界，從而達(dá)到一個(gè)交流溝通、靈活應(yīng)對(duì)更兼具敏銳風(fēng)險(xiǎn)嗅覺(jué)的高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)人才的水準(zhǔn)。我們都了解，企業(yè)管理所涉及到的方面非常多，但是這其中最重要的就是為企業(yè)發(fā)展制定合理規(guī)劃和避免企業(yè)資金發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié)。在這個(gè)過(guò)程中企業(yè)的決策者雖然掌握了風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的方式，但是卻無(wú)法填補(bǔ)每一個(gè)過(guò)程和細(xì)節(jié)，他們能做的就只是把握核心方向的不偏移。故而，作為輔助性決策數(shù)據(jù)的提供者，行政秘書(shū)就需要切實(shí)地監(jiān)督執(zhí)行人員是否徹底的貫徹落實(shí)了相關(guān)決策。所以這項(xiàng)工作就需要其自身能明確各方面的階段性風(fēng)險(xiǎn)因素，才能讓決策得以安全實(shí)施。雖然，人人都知道風(fēng)險(xiǎn)是不能避免的非系統(tǒng)因素之一，但是更多的我們卻要明確風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的這些因果使然，因?yàn)槿羧鄙倭巳魏我粋€(gè)部分的參與，就都不能達(dá)到管理者預(yù)期的成效。

（4）完成專(zhuān)業(yè)素質(zhì)技能提升培訓(xùn)，促進(jìn)企業(yè)管理效果日新月異;

目前，輪崗制培訓(xùn)方式的采用讓行政文秘的實(shí)際執(zhí)行能力取得了更大的進(jìn)步。管理人員因?yàn)槊鞔_了行政文秘在企業(yè)管理中的關(guān)鍵作用，所以對(duì)行政人員的自身素質(zhì)就有了具體要求。因此，現(xiàn)階段管理者就需要在文秘崗位中選取一些崗位佼佼者進(jìn)行輪崗培訓(xùn)，目的就是提升他們的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和技能提升。首先，輪崗有助于行政文秘全面了解企業(yè)的各部門(mén)情況，因?yàn)橹挥猩钊肫渲胁拍苷莆崭嗟膬?nèi)在細(xì)節(jié)。所以輪崗培訓(xùn)就有了外在的必要性，因?yàn)檫@是培養(yǎng)全局觀的必由之路。其次，輪崗制度的施行加強(qiáng)了文秘與各部門(mén)的實(shí)際溝通，所以在具體的工作內(nèi)容完成階段，就能夠帶來(lái)信息內(nèi)部的自由傳遞，也方便了人員之間的換位思考。而后在加深互相理解的基礎(chǔ)之上，這讓行政文秘也可以最大限度的在各部門(mén)之間協(xié)調(diào)政策實(shí)施的細(xì)節(jié)。最后，輪崗制的推行給企業(yè)管理注入了活力，因?yàn)樾姓拿啬軌蚓C合了解所有部門(mén)的崗位，所以若其輪崗到位，那么就會(huì)讓文秘輪崗的部門(mén)對(duì)企業(yè)決策執(zhí)行更深入，進(jìn)而規(guī)范了員工的工作態(tài)度，更激發(fā)了他們參與決策的積極性。由此可見(jiàn)，輪崗制雖然也會(huì)存在一些弊端，但是經(jīng)過(guò)綜合來(lái)看卻是利大于弊的政策。而且，在實(shí)際的培訓(xùn)階段，管理者還要將行政文秘人員的具體工作業(yè)績(jī)列入考核評(píng)價(jià)，這樣不但能給受訓(xùn)者帶來(lái)緊迫感，還能快速完成他們的受訓(xùn)計(jì)劃，以便于培訓(xùn)結(jié)束后他們能更快的投入到原本的工作中發(fā)揮作用。

（5）嚴(yán)格崗位人員道德素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范企業(yè)管理人員準(zhǔn)入制度;

行政文秘在一定程度上代表了企業(yè)的形象，因?yàn)樵谌粘Ｊ聞?wù)處理中，他們需要負(fù)責(zé)對(duì)外接待和溝通協(xié)調(diào)工作。因此，行政文秘人員的擇選制度企業(yè)要有切實(shí)的標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)樽鳛槠髽I(yè)內(nèi)部外部的紐帶和橋梁，文秘工作還身具改善企業(yè)風(fēng)氣的重要使命。若一個(gè)企業(yè)不能樹(shù)立好企業(yè)文化的榜樣性力量，那么企業(yè)下方的生產(chǎn)人員和基層管理人員就無(wú)法達(dá)成上行下效的良好發(fā)展?fàn)顟B(tài)，故而，行政文秘的崗位準(zhǔn)入要求非常高，必須具備高度的責(zé)任感和使命感，這是企業(yè)發(fā)展給出的正確答案。另外，作為企業(yè)管理者的輔助崗位，行政文秘人員還應(yīng)當(dāng)自覺(jué)對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)信息做好保密工作，避免因此原因而出現(xiàn)企業(yè)訊息泄漏的經(jīng)濟(jì)損失。另外，作為決策的數(shù)據(jù)提供者和建議者，行政人員要勇于在管理者存在片面視角的時(shí)候給予其合理的提醒，因?yàn)闆Q策若不符合企業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)，那么必然就會(huì)影響整個(gè)企業(yè)的利益。以上各個(gè)方面都對(duì)行政人員的道德素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)有所要求，因?yàn)槿绻麤](méi)有一個(gè)規(guī)范的人員準(zhǔn)入制度，那么就會(huì)使企業(yè)內(nèi)部陷入混亂的局面。我們都應(yīng)當(dāng)明確，雖然行政文秘只是一個(gè)輔助性崗位，但是因?yàn)槠渖婕胺秶鷺O廣，所以若不能?chē)?yán)格篩選人員資質(zhì)，那么影響的范圍也會(huì)持續(xù)擴(kuò)大。因此，嚴(yán)格崗位人員道德素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，也是企業(yè)管理對(duì)其提出的另一重要求。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，企業(yè)管理和行政文秘工作的關(guān)系密不可分。因?yàn)樾姓拿氐墓ぷ餍枰嫦蚱髽I(yè)內(nèi)部的所有部門(mén)，而企業(yè)管理針對(duì)的也是各個(gè)方面。所以行政秘書(shū)崗位的工作人員就要跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，掌握時(shí)代的先進(jìn)元素，才能發(fā)揮出自身最大的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而讓企業(yè)獲得更好、更快的發(fā)展。

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