邢翠香

[摘要]高職院校檔案管理是展現(xiàn)高職院校風(fēng)采、見證高職院校歷史以及展望高職院校未來的第一手資料。高職院校檔案不僅記錄著高職院校的發(fā)展歷程，同時也是高職院校完善自我本身，發(fā)展未來的寶貴資料，在促進(jìn)高職院?，F(xiàn)代化建設(shè)的道路上有著舉足輕重的地位。通過分析高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀，查找出當(dāng)前高職院校檔案管理工作存在的問題，提出了一些針對性建議，對如何做好高職院校檔案管理的工作大有裨益。

[關(guān)鍵詞]高職院校 檔案管理 現(xiàn)狀 問題 建議

一、高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1、對高職院校檔案管理工作的重視程度不夠

受以往傳統(tǒng)教育的影響，部分高職院校往往對于檔案管理這一類的教育基礎(chǔ)工作重視的程度不夠，只把重心放在學(xué)生管理和教學(xué)科研上面，而沒有充分意識到高職院校檔案管理工作對于學(xué)校的發(fā)展建設(shè)的重要性。在檔案管理方面投入的資金嚴(yán)重不足，更甚有的學(xué)校沒有專門獨(dú)立的檔案室以及專業(yè)的檔案人員。

2、忽視學(xué)生檔案的規(guī)范性

目前部分高職院校的教師把學(xué)生的教育管理和培養(yǎng)作為學(xué)校的首要任務(wù)來發(fā)展，卻忽視了學(xué)生的檔案問題。學(xué)生檔案不僅是高職院校學(xué)生管理的有力依據(jù)，介紹畢業(yè)生個人素質(zhì)的權(quán)威材料，更是用人單位對畢業(yè)生全面了解的重要途徑。目前師生對此認(rèn)識還不足，致使檔案管理員對學(xué)生檔案工作也缺乏正確的認(rèn)識。表現(xiàn)出來的現(xiàn)狀如：給學(xué)生填寫歸檔材料時不積極、主動，態(tài)度不夠友好等等。高職院校教育與人才市場良性互動發(fā)展的過程中，學(xué)生檔案信息資源必然為社會所需，必須與人才信息數(shù)據(jù)庫相銜接。所以必須認(rèn)識到學(xué)生檔案的重要性，這是高職院校檔案管理工作發(fā)展的大勢所趨。

3、高職院校檔案管理工作技術(shù)落伍

高職院校檔案管理是學(xué)校科學(xué)管理的重要組成部分，而計(jì)算機(jī)則是體現(xiàn)現(xiàn)代化管理水平的重要標(biāo)志。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的高職院校較少，有的高職院校檔案管理人員仍然是即將退休或返聘的人員，對新技術(shù)新方法不了解不會用，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

二、高職院校檔案管理工作存在的問題

1、高職院校擴(kuò)導(dǎo)致高職院校學(xué)生檔案工作量增加

高職院校擴(kuò)招給高職院校檔案管理工作帶來了巨大的工作量，但是由于人力不足，管理措施不力，導(dǎo)致學(xué)生的入學(xué)注冊成績考核，紀(jì)律考勤，升級留級，降級，轉(zhuǎn)專業(yè)，與轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)，退學(xué)，復(fù)學(xué)時，出現(xiàn)少數(shù)學(xué)生檔案跟不上學(xué)生的實(shí)時情況。由于學(xué)生的劇增，導(dǎo)致教學(xué)人員的工作量也急劇增加，在學(xué)生管理的過程中，對于個別學(xué)生資料管理上報(bào)不及時，導(dǎo)致如退學(xué)學(xué)生的資料仍存留在教學(xué)系統(tǒng)沒有及時清除等，也間接的增大了檔案管理的困難以及造成失誤。

2、高職院校檔案管理工作人員服務(wù)意識有待提高

現(xiàn)代高等教育對檔案管理工作人員的素質(zhì)要求越來越高，但是多數(shù)檔案管理人員文化素質(zhì)較差，缺少檔案管理人員應(yīng)具備的理論水平和政治素養(yǎng)，目前高職院校檔案管理人員隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，熟悉檔案內(nèi)容能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的人才仍顯得十分匱乏，這種復(fù)合型的檔案管理人才嚴(yán)重缺乏的現(xiàn)象影響了高職院校檔案工作的開展。

3、檔案工作的制度管理不完善

在日新月異的時間更替中，隨著新的檔案人員的出現(xiàn)和管理技術(shù)的發(fā)展，原有的檔案管理制度明顯已經(jīng)落后。之前的檔案管理人員可能在執(zhí)行工作的過程中刻意突出了權(quán)利的專制，長此以往實(shí)現(xiàn)了生硬的管理制度，每個人按部就班，沒有創(chuàng)新，當(dāng)遇到突發(fā)事件時沒有機(jī)警的應(yīng)對方式。同時人們對原有的技術(shù)已經(jīng)習(xí)慣不愿意突然的改變，這就導(dǎo)致工作效率的大打折扣，人員工作的不協(xié)調(diào)，技術(shù)不能快速跟上時代的發(fā)展使得教學(xué)管理工作陷入到一片落后的僵局中，這一切都和管理的制度模式有關(guān)。在這一種落后的體制下，無論再先進(jìn)的個人或者工具都是徒勞無功的，必須依靠明文規(guī)定，設(shè)立有效的管理制度和懲戒制度，讓大家有著統(tǒng)一的案例和范本，可以在機(jī)制運(yùn)行時更好地依賴和執(zhí)行。

三、如何做好檔案管理的工作建議

1、利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理

現(xiàn)代化管理手段是實(shí)現(xiàn)高效、公正、準(zhǔn)確、科學(xué)的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著招生專業(yè)和人數(shù)的不斷擴(kuò)大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進(jìn)行，應(yīng)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中。將學(xué)生在校期間的各項(xiàng)信息匯集在一起，建立學(xué)生學(xué)籍管理檔案庫，可隨時調(diào)用和統(tǒng)計(jì)分析，使各教學(xué)部門能互換信息，也便于各級領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況。學(xué)生可通過網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績、課表等，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理文件的自動化檢索，提高學(xué)籍管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

2、規(guī)范管理，樹立良好的服務(wù)理念

建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)，并不斷對學(xué)籍管理制度加以修訂。教務(wù)處工作應(yīng)轉(zhuǎn)為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查等的目標(biāo)管理。隨著高職院校自身發(fā)展的需要以及學(xué)籍管理服務(wù)對象的不斷變化，學(xué)籍管理工作應(yīng)在新的管理模式下，圍繞學(xué)校的中心工作，如學(xué)校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置和申報(bào)、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育等，樹立“以服務(wù)為主”的觀念，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)功能，開放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學(xué)籍管理的效率。

3、積極探索、推行學(xué)分制

學(xué)分制是高等教育大眾化形勢下改革學(xué)籍管理制度的必然選擇，它允許學(xué)生根據(jù)個人情況對所學(xué)知識和學(xué)習(xí)進(jìn)程上的自主選擇，是一種全新的教學(xué)管理制度和人才培養(yǎng)模式。學(xué)籍管理應(yīng)當(dāng)以適應(yīng)學(xué)生個體的差異化、多樣化為原則，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，積極探索推行學(xué)分制。學(xué)生只要修滿了學(xué)校規(guī)定的各項(xiàng)學(xué)分，就可以提前畢業(yè)。學(xué)分制的實(shí)行能極大調(diào)動學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情，減少學(xué)生壓力，改善考風(fēng)考紀(jì)，有利于學(xué)生根據(jù)自身特點(diǎn)構(gòu)建自己的知識體系。

四、總結(jié)

在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，只有不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，才能客觀完好的體現(xiàn)高職院校的真實(shí)情況。只有真實(shí)的反映我國的高職院校教育現(xiàn)狀，才能更好的推動我國的教育事業(yè)，做好高職院校檔案管理工作是我們每一個檔案管理人員的終身責(zé)任。