邢翠香

[摘要]高職院校檔案管理是展現(xiàn)高職院校風采、見證高職院校歷史以及展望高職院校未來的第一手資料。高職院校檔案不僅記錄著高職院校的發(fā)展歷程，同時也是高職院校完善自我本身，發(fā)展未來的寶貴資料，在促進高職院?，F(xiàn)代化建設的道路上有著舉足輕重的地位。通過分析高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀，查找出當前高職院校檔案管理工作存在的問題，提出了一些針對性建議，對如何做好高職院校檔案管理的工作大有裨益。

[關鍵詞]高職院校 檔案管理 現(xiàn)狀 問題 建議

一、高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1、對高職院校檔案管理工作的重視程度不夠

受以往傳統(tǒng)教育的影響，部分高職院校往往對于檔案管理這一類的教育基礎工作重視的程度不夠，只把重心放在學生管理和教學科研上面，而沒有充分意識到高職院校檔案管理工作對于學校的發(fā)展建設的重要性。在檔案管理方面投入的資金嚴重不足，更甚有的學校沒有專門獨立的檔案室以及專業(yè)的檔案人員。

2、忽視學生檔案的規(guī)范性

目前部分高職院校的教師把學生的教育管理和培養(yǎng)作為學校的首要任務來發(fā)展，卻忽視了學生的檔案問題。學生檔案不僅是高職院校學生管理的有力依據(jù)，介紹畢業(yè)生個人素質(zhì)的權(quán)威材料，更是用人單位對畢業(yè)生全面了解的重要途徑。目前師生對此認識還不足，致使檔案管理員對學生檔案工作也缺乏正確的認識。表現(xiàn)出來的現(xiàn)狀如：給學生填寫歸檔材料時不積極、主動，態(tài)度不夠友好等等。高職院校教育與人才市場良性互動發(fā)展的過程中，學生檔案信息資源必然為社會所需，必須與人才信息數(shù)據(jù)庫相銜接。所以必須認識到學生檔案的重要性，這是高職院校檔案管理工作發(fā)展的大勢所趨。

3、高職院校檔案管理工作技術落伍

高職院校檔案管理是學校科學管理的重要組成部分，而計算機則是體現(xiàn)現(xiàn)代化管理水平的重要標志。而運用計算機及網(wǎng)絡技術管理檔案的高職院校較少，有的高職院校檔案管理人員仍然是即將退休或返聘的人員，對新技術新方法不了解不會用，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

二、高職院校檔案管理工作存在的問題

1、高職院校擴導致高職院校學生檔案工作量增加

高職院校擴招給高職院校檔案管理工作帶來了巨大的工作量，但是由于人力不足，管理措施不力，導致學生的入學注冊成績考核，紀律考勤，升級留級，降級，轉(zhuǎn)專業(yè)，與轉(zhuǎn)學，休學，退學，復學時，出現(xiàn)少數(shù)學生檔案跟不上學生的實時情況。由于學生的劇增，導致教學人員的工作量也急劇增加，在學生管理的過程中，對于個別學生資料管理上報不及時，導致如退學學生的資料仍存留在教學系統(tǒng)沒有及時清除等，也間接的增大了檔案管理的困難以及造成失誤。

2、高職院校檔案管理工作人員服務意識有待提高

現(xiàn)代高等教育對檔案管理工作人員的素質(zhì)要求越來越高，但是多數(shù)檔案管理人員文化素質(zhì)較差，缺少檔案管理人員應具備的理論水平和政治素養(yǎng)，目前高職院校檔案管理人員隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應新時期開展檔案工作的需要，熟悉檔案內(nèi)容能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的人才仍顯得十分匱乏，這種復合型的檔案管理人才嚴重缺乏的現(xiàn)象影響了高職院校檔案工作的開展。

3、檔案工作的制度管理不完善

在日新月異的時間更替中，隨著新的檔案人員的出現(xiàn)和管理技術的發(fā)展，原有的檔案管理制度明顯已經(jīng)落后。之前的檔案管理人員可能在執(zhí)行工作的過程中刻意突出了權(quán)利的專制，長此以往實現(xiàn)了生硬的管理制度，每個人按部就班，沒有創(chuàng)新，當遇到突發(fā)事件時沒有機警的應對方式。同時人們對原有的技術已經(jīng)習慣不愿意突然的改變，這就導致工作效率的大打折扣，人員工作的不協(xié)調(diào)，技術不能快速跟上時代的發(fā)展使得教學管理工作陷入到一片落后的僵局中，這一切都和管理的制度模式有關。在這一種落后的體制下，無論再先進的個人或者工具都是徒勞無功的，必須依靠明文規(guī)定，設立有效的管理制度和懲戒制度，讓大家有著統(tǒng)一的案例和范本，可以在機制運行時更好地依賴和執(zhí)行。

三、如何做好檔案管理的工作建議

1、利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡建立網(wǎng)絡化檔案管理

現(xiàn)代化管理手段是實現(xiàn)高效、公正、準確、科學的學籍管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著招生專業(yè)和人數(shù)的不斷擴大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進行，應使用計算機進行學籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學籍管理信息系統(tǒng)，將科學的信息管理技術引入學籍管理工作中。將學生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學生學籍管理檔案庫，可隨時調(diào)用和統(tǒng)計分析，使各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。學生可通過網(wǎng)絡直接查詢學籍信息、考試成績、課表等，從而實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)學籍管理文件的自動化檢索，提高學籍管理水平，使學校學籍管理走向科學化、規(guī)范化。

2、規(guī)范管理，樹立良好的服務理念

建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學籍管理工作的基礎，并不斷對學籍管理制度加以修訂。教務處工作應轉(zhuǎn)為統(tǒng)一標準、監(jiān)督檢查等的目標管理。隨著高職院校自身發(fā)展的需要以及學籍管理服務對象的不斷變化，學籍管理工作應在新的管理模式下，圍繞學校的中心工作，如學校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設置和申報、教育教學管理、學生政治思想教育等，樹立“以服務為主”的觀念，進一步增強服務功能，開放學籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學籍管理的效率。

3、積極探索、推行學分制

學分制是高等教育大眾化形勢下改革學籍管理制度的必然選擇，它允許學生根據(jù)個人情況對所學知識和學習進程上的自主選擇，是一種全新的教學管理制度和人才培養(yǎng)模式。學籍管理應當以適應學生個體的差異化、多樣化為原則，根據(jù)學校實際情況，積極探索推行學分制。學生只要修滿了學校規(guī)定的各項學分，就可以提前畢業(yè)。學分制的實行能極大調(diào)動學生的學習熱情，減少學生壓力，改善考風考紀，有利于學生根據(jù)自身特點構(gòu)建自己的知識體系。

四、總結(jié)

在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，只有不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，才能客觀完好的體現(xiàn)高職院校的真實情況。只有真實的反映我國的高職院校教育現(xiàn)狀，才能更好的推動我國的教育事業(yè)，做好高職院校檔案管理工作是我們每一個檔案管理人員的終身責任。