王樹春

摘要：ERP系統(tǒng)可以為企業(yè)提供完善的信息化管理平臺，可是，其給企業(yè)內(nèi)部控制工作的開展也帶來了一定得挑戰(zhàn)，在ERP環(huán)境下創(chuàng)建與其相適應的內(nèi)部控制制度，是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過程中需要重點解決的一大問題。接下來，本論文圍繞ERP環(huán)境下采購與付款的內(nèi)部控制進行分析，望能夠對企業(yè)的未來發(fā)展提供可參考性的建議。

關鍵詞：內(nèi)部控制;ERP系統(tǒng);采購;付款

中圖分類號：F274

文獻識別碼：A

文章編號：1001-828X（2019）010-0207-02

目前ERP模式早已演變成企業(yè)提高運行效率的一種有效方式，是增強企業(yè)整體競爭實力的有效手段，在此過程當中，亦成為現(xiàn)代大型企業(yè)管理中不可或缺的工具。應具備的控制方法與措施程序化、業(yè)務處理自動化、信息存儲數(shù)據(jù)化等特點，ERP系統(tǒng)在具體實施的過程當中也有可能會淺存一定的運行風險，帶來全新的業(yè)務控制風險點和內(nèi)部控制盲區(qū)。在傳統(tǒng)的環(huán)境下采購與付款的內(nèi)部控制手段和方法早已無法適應現(xiàn)代環(huán)境的發(fā)展需求，在新信息時代，制定科學合理的企業(yè)內(nèi)部控制制度一定要與企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)密切地聯(lián)系在一起，為此，我們需明確具體的業(yè)務流程，重新梳理與完善企業(yè)采購與付款內(nèi)部控制制度，從而更好地應對ERP系統(tǒng)實施所帶來的業(yè)務控制風險，促使企業(yè)內(nèi)部管理效率及管理成效得到進一步地提升，在預定時間內(nèi)順利完成企業(yè)的業(yè)務目標。

一、ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制風險

對于企業(yè)內(nèi)部控制的構成嚴肅而言ERP系統(tǒng)帶來了非常顯著的影響，其在一定程度上使得企業(yè)經(jīng)營效率得到了明顯地提高，并且增強了企業(yè)內(nèi)部控制的最終成效，可是，也帶來了一些新的風險。

1.業(yè)務流程改變帶來的風險

固有的業(yè)務流程因部門分割的一些原因在實際運行上存在很大的問題，并未進行合理化的改進便開始進行ERP的實施，這會讓ERP停留在外在的形式上，其作用根本得不到真正意義上的有效發(fā)揮。ERP的實施一定要與企業(yè)的業(yè)務流程密切地聯(lián)系在一起，這樣才能夠促使ERP的相關功能最大限度上的發(fā)揮出來，讓企業(yè)各項業(yè)務高效順利地完成。

2.數(shù)據(jù)管理的風險

與以往傳統(tǒng)環(huán)境的封閉集中截然不同，開放性、信息分散性、共享性是ERP系統(tǒng)所呈現(xiàn)出的顯著特征，為此，以往的風險控制方法早已與現(xiàn)代的新技術要求完全不相適應。系統(tǒng)使用人不能非常直觀的看到數(shù)據(jù)的具體處理情況，這樣就會使得數(shù)據(jù)的安全風險系數(shù)增高，對此，企業(yè)可采取有效的控制手段，認真做好數(shù)據(jù)管理和相關數(shù)據(jù)的備份工作，安排專業(yè)人員做好系統(tǒng)與信息的日常維護。與此同時，ERP環(huán)境下的信息傳輸與傳統(tǒng)環(huán)境下的紙質媒介對比來看，ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的存儲在一定程度上根本無法辨別哪個是正本、哪個是副本，所以，極有可能會導致權責不明確的情況出現(xiàn)，并且會計信息缺乏一定的法律效力，這些改變都會受到企業(yè)傳統(tǒng)內(nèi)部控制制度的質疑，對企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展造成阻礙。

3.系統(tǒng)維護風險

在ERP系統(tǒng)當中，軟件維護工作發(fā)揮著至關重要的作用，在企業(yè)動態(tài)變化的內(nèi)外部環(huán)境當中，企業(yè)需求伴隨著企業(yè)發(fā)展的需要需進步不斷地更新，信息技術也得到了突飛猛進地發(fā)展，為此，在日常運行過程當中，ERP系統(tǒng)面臨著對應用程序維護與修改的一系列問題，但假若軟件維護工作未做好，則勢必會影響到整個系統(tǒng)的使用成效，而且也會影響到使用者的信心，在此過程當中很有可能會縮短ERP的生命周期，影響最終企業(yè)的增產(chǎn)增效。

4.人力資源的風險

ERP是科學管理流程的數(shù)字化表達。可是，企業(yè)員工對于ERP系統(tǒng)的認知依然停留在非常淺顯的層面上，系統(tǒng)中許多統(tǒng)計分析功能和監(jiān)控機制一直以來沒有得到充分地利用，為此，在企業(yè)大范圍推動ERP系統(tǒng)的過程當中，一定要定期開展員工的系統(tǒng)性培訓，以避免人力資源風險的發(fā)生。

二、ERP環(huán)境下采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制優(yōu)勢

對于傳統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制的薄弱環(huán)節(jié)，ERP系統(tǒng)的引入在極大程度上對于人工控制的缺陷進行了很好地補充，這具體體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.控制效率的提高

在傳統(tǒng)的環(huán)境當中，企業(yè)各部門間的信息是不流通的，海量的信息數(shù)據(jù)以不同的方式儲存在各個部門當中，往往會造成信息精準性較差或信息失真的問題出現(xiàn)。ERP系統(tǒng)在運用能夠幫助企業(yè)實現(xiàn)信息化管理，也就是將企業(yè)的全部信息存儲在同一個數(shù)據(jù)庫當中，在業(yè)務流轉各環(huán)節(jié)所需的信息只需要在業(yè)務過程中進行一次性輸入即可，無需像以前一樣進行反復多次的輸入，從而促使數(shù)據(jù)的不一致性大大降低，使得數(shù)據(jù)的精準度得到了明顯的提高。譬如：采購管理是將采購訂單作為核心，從而實現(xiàn)各部門間的信息及時性共享。當采購任務正式下達后可在采購訂單中直接呈現(xiàn)出來，同時通過采購訂單來完整的登記好采購的相關內(nèi)容。一旦采購訂到審批下來，則代表著整個采購任務早已明確化，在這種情況下各部門都可以看到詳細的采購訂單，ERP系統(tǒng)能夠提供多種查詢方式，可根據(jù)采購訂單的編碼、供應商號、采購員代碼等都可以跟蹤采購合同的執(zhí)行情況。

2.避免主觀人為因素的影響

利用ERP軟件系統(tǒng)把業(yè)務流程通過系統(tǒng)固化進行有效地控制與實施，為此，可克服人為因素帶來的影響，嚴格按照具體流程來做事。因ERP系統(tǒng)的基本功能在于將企業(yè)的所有業(yè)務涉及到的資源進行有效的統(tǒng)一整合，明確每一個在企業(yè)內(nèi)部控制中所承擔的重要職責以及所擁有的權限，這樣才能夠促使各項業(yè)務流程能夠順利快速的進行，從而為企業(yè)內(nèi)部控制的進一步優(yōu)化提供強有力的手段，確保企業(yè)內(nèi)部控制工作的有序進行。

3.業(yè)務流程規(guī)范化管理

第一，供應商的篩選。ERP環(huán)境下采購與付款的內(nèi)部控制工作的開展可促使企業(yè)按照供應商的選擇來進行招標，從而將優(yōu)質的供應商來作為本企業(yè)的合作伙伴，同時將有關信息錄入到ERP系統(tǒng)當中，各類物料供應商是一定要經(jīng)過認證的，建立供應商主文件企業(yè)任何個人、部門都不可隨意進行供應商的添加，向沒有建立主文件的供應商進行采購，系統(tǒng)是拒絕執(zhí)行的。這會在一定程度上使得整個采購過程公開化、透明化，很好地避免了徇私舞弊的行為發(fā)生，促使企業(yè)的采購成本大大降低。第二，付款流程的優(yōu)化。付款前期，ERP系統(tǒng)會自動進行對比與分析，譬如：采購物料的性能、合格數(shù)量、交貨日期等與采購單是否一致。只有這幾方面完全相符才能夠開展下一道付款程序，嚴禁不合格資金流出現(xiàn)象的出現(xiàn)。三、構建ERP環(huán)境下企業(yè)采購與付款的內(nèi)部控制體系的相關結論

在社會不斷發(fā)展的今天，ERP被越來越多企業(yè)所運用，其不僅具有傳統(tǒng)會計系統(tǒng)的業(yè)務功能，并且還能夠把企業(yè)生產(chǎn)管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)等核心業(yè)務有效地聯(lián)系在一起，從而實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源信息的及時共享。除此之外，ERP環(huán)境下會計信息系統(tǒng)能夠在一定程度上使得生產(chǎn)預測、生產(chǎn)規(guī)劃、資金預算管理、成本控制以及績效評價等多種輔助性會計功能得以順利實現(xiàn)，可對傳統(tǒng)會計業(yè)務的處理方式進行根本性的改變，使得會計電算化管理效率得到顯著性的提高，可是，在這一過程當中，ERP環(huán)境對企業(yè)內(nèi)部控制提出了更高的標準與要求，為此，ERP環(huán)境下做好企業(yè)采購與付款內(nèi)部控制工作是至關重要的。

ERP作為企業(yè)經(jīng)營與企業(yè)管理的一項工具，是現(xiàn)代化企業(yè)信息管理系統(tǒng)的一大重要構成部分，其能夠把企業(yè)管理要求加以固定化，可是并無法創(chuàng)造良好的企業(yè)內(nèi)部控制體系。從企業(yè)內(nèi)部控制體系角度進行分析：ERP環(huán)境是企業(yè)開展自控與信息交流的有效組成部分，為此，企業(yè)要綜合ERP環(huán)境下內(nèi)部控制的特殊性，在采購與付款的內(nèi)部控制方面進行不斷地創(chuàng)新，充分考慮其有可能會出現(xiàn)的風險性因素，不斷提高企業(yè)內(nèi)部控制管理水平，這樣才能夠推動企業(yè)實現(xiàn)最大化的社會經(jīng)濟效益。

企業(yè)在ERP環(huán)境下開展的采購與付款內(nèi)部控制能夠不斷地強化內(nèi)部控制體系控制成效，重點是需要責任落實到個人，為此，需要培養(yǎng)掌握先進計算機技術、善于進行系統(tǒng)性分析、并且了解企業(yè)運營管理的綜合型人才，唯有如此才能夠促使ERP環(huán)境下達到最佳的企業(yè)內(nèi)部控制效果，使得企業(yè)運營成本得到不斷地減少，企業(yè)管理水平得到進一步提高，增強了企業(yè)的整體競爭實力。

四、結語

現(xiàn)代企業(yè)采購與付款內(nèi)部控制中ERP系統(tǒng)的運用在一定程度上促使企業(yè)的內(nèi)部控制和傳統(tǒng)環(huán)境對比發(fā)生了明顯的改變。唯有以正確地方式應對ERP實施過程中存在的風險，在ERP環(huán)境下制定與企業(yè)發(fā)展相吻合的采購與付款內(nèi)部控制制度，便能夠促使ERP系統(tǒng)的作用最大限度地發(fā)揮出來，從而為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造出最大化的社會經(jīng)濟效益。

參考文獻：

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