段乃琦

摘 要：積極推進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案電子化發(fā)展對(duì)提升高校財(cái)務(wù)與檔案管理水平，降低管理成本，適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展有著重要意義。本文立足于高校會(huì)計(jì)檔案管理工作實(shí)踐，分析高校會(huì)計(jì)檔案電子化內(nèi)涵，闡述高校會(huì)計(jì)檔案電子化的必要性與可行性，剖析高校會(huì)計(jì)檔案電子化的困境，并提出相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；會(huì)計(jì)檔案；電子化

1 高校會(huì)計(jì)檔案電子化的內(nèi)涵

綜合會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范性定義、電子化概念的一般認(rèn)識(shí)、高校會(huì)計(jì)檔案特征，本人認(rèn)為高校會(huì)計(jì)檔案電子化是指以信息技術(shù)為依托，會(huì)計(jì)信息載體由紙質(zhì)逐步向電子文件轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)集約高效化檔案管理的過(guò)程。電子化不是簡(jiǎn)單地將會(huì)計(jì)信息或資料做數(shù)字化處理，而是重在協(xié)調(diào)電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的關(guān)系，以便充分發(fā)揮電子會(huì)計(jì)檔案的優(yōu)勢(shì)。

2 高校會(huì)計(jì)檔案電子化可行性分析

2.1 制度保障

2016年1月1日起施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確了電子檔案的地位，規(guī)范了電子檔案的管理措施，為電子檔案在未來(lái)發(fā)展中發(fā)揮優(yōu)勢(shì)提供了制度依據(jù)，為會(huì)計(jì)憑證的取得到歸檔借閱的全過(guò)程實(shí)現(xiàn)電子化管理奠定基石。

高校會(huì)計(jì)工作中來(lái)源于外部的主要原始憑證為發(fā)票，自國(guó)家稅務(wù)總局推出《網(wǎng)絡(luò)發(fā)票管理辦法》，并提出電子發(fā)票推進(jìn)工作指導(dǎo)意見(jiàn)以來(lái)，高校已普遍接收新的發(fā)票形式，雖然仍將其轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)憑證留存，但這一大力舉措無(wú)疑為發(fā)票以電子形式存檔提供了制度保障。

此外，高校會(huì)計(jì)檔案之所以要遵循真實(shí)、完整、安全、可用的保存原則，并有特定的長(zhǎng)期保存期限，主要原因是它不僅為高校優(yōu)化資源配置、實(shí)現(xiàn)更快更好發(fā)展提供決策依據(jù)，也因其是高校資金流向與經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)的直觀體現(xiàn)，是內(nèi)部控制與外部監(jiān)督的主要審查對(duì)象，是行政處罰的重要證據(jù)，因此，電子會(huì)計(jì)檔案代替紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的前提是二者具備同樣的證明力?！度嗣駲z察院電子證據(jù)鑒定程序規(guī)則（試行）》《中華人民共和國(guó)電子簽名法》《關(guān)于辦理刑事案件收集提取和審查判斷電子數(shù)據(jù)若干問(wèn)題的規(guī)定》對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案發(fā)揮法律效力的條件作出了規(guī)定，為電子會(huì)計(jì)檔案作為電子證據(jù)來(lái)使用進(jìn)行了規(guī)范。

2.2 技術(shù)保障

高校會(huì)計(jì)檔案電子化程度是內(nèi)外部信息技術(shù)綜合水平?jīng)Q定的，盡管高校會(huì)計(jì)檔案電子化的后續(xù)發(fā)展還需要依靠電子發(fā)票、電子銀行票據(jù)等外部憑證的電子化，以及電子簽名系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)、遠(yuǎn)程訪問(wèn)系統(tǒng)等技術(shù)的成熟與普及，但前期發(fā)展是以內(nèi)部為主。高校會(huì)計(jì)核算工作中都使用主管部門指定或符合財(cái)務(wù)要求的財(cái)務(wù)軟件制作會(huì)計(jì)憑證、生成財(cái)務(wù)報(bào)表、儲(chǔ)存財(cái)務(wù)信息，同時(shí)為確保軟件的正常使用及文件安全，會(huì)定期維護(hù)軟件與硬件系統(tǒng)。因此，現(xiàn)階段高校會(huì)計(jì)電算化的覆蓋已為會(huì)計(jì)檔案電子化的初步發(fā)展提供了技術(shù)條件?？梢孕Х聲?huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)單位，僅以電子化形式保存內(nèi)部信息系統(tǒng)產(chǎn)生的原始憑證，全部原始憑證與記賬憑證建立聯(lián)系，從而不必再打印記賬憑證與出賬報(bào)表，并通過(guò)權(quán)限控制機(jī)制與原文件獨(dú)立保存來(lái)確保電子檔案儲(chǔ)存與應(yīng)用的安全性。

3 高校會(huì)計(jì)檔案電子化必要性分析

3.1 降低管理成本的必然選擇

高校會(huì)計(jì)記賬憑證通常采用A4制式，克數(shù)重、印刷精細(xì)、成本高、紙張和打印耗材用量大，且會(huì)計(jì)檔案保存年限長(zhǎng)，需要保存的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)量龐大，占用的儲(chǔ)存空間大，還要定期做防霉防防蛀處理。而電子檔案具備電子設(shè)備讀取、高密度存儲(chǔ)的特征，可以大幅度減少資源浪費(fèi)、降低辦公和管理費(fèi)用。已有多個(gè)試點(diǎn)單位通過(guò)賬本、憑證等的電子化，大幅度減少年度紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)量、檔案管理人員數(shù)量，節(jié)省紙張耗材、固定資產(chǎn)成本、庫(kù)房成本與檔案管理費(fèi)用。

3.2 提升管理水平的必要方式

針對(duì)電子檔案發(fā)展問(wèn)題，國(guó)家檔案局在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確要求提升電子檔案管理水平，提倡開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案單套制。原因之一在于電子檔案已成為會(huì)計(jì)檔案的重要形式，其地位與作用也將日益提升。會(huì)計(jì)檔案電子化可以減少整理、裝訂、搬運(yùn)、維護(hù)、查找、銷毀檔案過(guò)程中投入的人力物力與時(shí)間成本，提高工作效率。并通過(guò)加強(qiáng)高校電子會(huì)計(jì)檔案利用程度，實(shí)現(xiàn)劃分權(quán)限的網(wǎng)絡(luò)化查閱平臺(tái)，提高高校會(huì)計(jì)檔案在內(nèi)部控制、外部監(jiān)管、信息公開(kāi)等工作中的利用率。

3.3 適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的必由途徑

OA辦公系統(tǒng)在高校的普及，以及網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷、數(shù)字檔案館理念的提出體現(xiàn)了未來(lái)高校的會(huì)計(jì)核算與檔案管理工作，將利用網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)綠色、遠(yuǎn)程、便捷、共享的發(fā)展目標(biāo)。電子發(fā)票、電子回單與企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)的順利推行，預(yù)示著會(huì)計(jì)檔案將不斷提高電子化程度。信息化時(shí)代要求高校會(huì)計(jì)檔案管理工作朝向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化與智能化方向發(fā)展，真正實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的電子化，緊隨智慧社會(huì)的建設(shè)步伐。

4 高校會(huì)計(jì)檔案電子化困境

4.1 電子檔案利用程度低

電算化廣泛運(yùn)用于高校財(cái)務(wù)工作以來(lái)，產(chǎn)生了大量具有儲(chǔ)存價(jià)值的電子文件，電子文件在歸檔前其作用為輸出紙質(zhì)憑證、賬簿、報(bào)表等，用于簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)核算工作，歸檔后其用途主要體現(xiàn)在檢索功能上，未能發(fā)揮替代部分紙質(zhì)檔案及拓展會(huì)計(jì)檔案發(fā)展空間的作用，可以說(shuō)現(xiàn)階段電子檔案在高校會(huì)計(jì)檔案管理中利用程度較低。

4.2 會(huì)計(jì)檔案電子化實(shí)施難度大

高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)十分龐雜，具有復(fù)雜性與多樣性的特點(diǎn)，財(cái)務(wù)制度的分類與內(nèi)容也較為精細(xì)、規(guī)范，如常規(guī)業(yè)務(wù)受《高等學(xué)校財(cái)務(wù)制度》與各種專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理辦法的規(guī)范，校辦企業(yè)、校醫(yī)院、工會(huì)、基金會(huì)等部門、機(jī)構(gòu)、組織，以及其他獨(dú)立核算單位則需遵守相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理辦法與制度，甚至要求使用指定的會(huì)計(jì)軟件與固定規(guī)格樣式的紙質(zhì)會(huì)計(jì)記賬憑證，難以形成統(tǒng)一。

隨著高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制與外部監(jiān)督力度加大，會(huì)計(jì)憑證接受學(xué)校內(nèi)部審計(jì)，財(cái)政、教育、審計(jì)、稅務(wù)等部門與專項(xiàng)工作小組的檢查也已成為常態(tài)。在實(shí)踐中不同的監(jiān)督部門對(duì)會(huì)計(jì)核算工作有不同要求，審計(jì)監(jiān)督也是以調(diào)閱紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證，復(fù)印留存重要憑證為主。

此外，電子檔案自身特征決定了電子檔案對(duì)信息技術(shù)的依賴性極強(qiáng)，讀取需要借助電子設(shè)備，不及紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案在閱覽時(shí)直觀方便。會(huì)計(jì)檔案中包含絕大部分的紙質(zhì)原始憑證，受高校自身和外部會(huì)計(jì)信息化技術(shù)的局限，尚未與電子記賬憑證建立關(guān)聯(lián)。且電子檔案存儲(chǔ)水平有限，特別是缺乏系統(tǒng)安全性的有力保障，令電子檔案受信賴程度不足。綜上所述，會(huì)計(jì)檔案電子化過(guò)程必將充滿困難與挑戰(zhàn)。

4.3 會(huì)計(jì)檔案電子化動(dòng)力不足

從外部因素來(lái)看，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》只是允許滿足條件的會(huì)計(jì)檔案以電子檔案形式保存，并無(wú)強(qiáng)制要求，因此高校會(huì)計(jì)檔案電子化并無(wú)外部動(dòng)力。從內(nèi)部因素看，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案形式悠久，規(guī)程較為成熟，高校檔案與財(cái)務(wù)部門對(duì)現(xiàn)行方式的依賴性較強(qiáng)，缺乏推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案電子化的積極性與主動(dòng)性。

5 高校會(huì)計(jì)檔案電子化發(fā)展對(duì)策

5.1 自上而下推進(jìn)電子化進(jìn)程

高校會(huì)計(jì)檔案電子化是艱難且長(zhǎng)遠(yuǎn)的過(guò)程，需要決策層的有力推動(dòng)。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)立足當(dāng)前，著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，充分意識(shí)到會(huì)計(jì)檔案電子化的重要性與必要性。做好高校檔案電子化工作部署；建立健全符合高校自身情況的電子檔案管理制度與辦法；形成激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)財(cái)務(wù)與檔案部門人員的積極性；做好人才、技術(shù)、設(shè)施設(shè)備的保障工作。

5.2 自下而上助力電子化發(fā)展

財(cái)務(wù)與檔案部門人員是檔案電子化的落實(shí)者，需要融會(huì)貫通檔案管理、財(cái)務(wù)管理、軟件應(yīng)用等相關(guān)知識(shí)。同時(shí)，作為具體實(shí)務(wù)工作者，可直接接收反饋，掌握制度和流程的缺陷。因此，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)，加強(qiáng)責(zé)任感與使命感，提升知識(shí)儲(chǔ)備，積極發(fā)揮能動(dòng)性。一是，深度利用財(cái)務(wù)信息與數(shù)據(jù)為高校發(fā)展規(guī)劃做支撐，提高電子會(huì)計(jì)檔案重要性。二是，充分認(rèn)識(shí)學(xué)校自身情況，對(duì)標(biāo)先進(jìn)試點(diǎn)單位，提出電子化實(shí)施的可行性建議。三是，做好實(shí)踐總結(jié)，為會(huì)計(jì)檔案電子化完善制度、優(yōu)化流程獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

5.3 財(cái)務(wù)與檔案部門加強(qiáng)協(xié)作

會(huì)計(jì)檔案的電子化是令具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件權(quán)重得以增加，而這些電子文件是在財(cái)務(wù)核算階段收集或形成的，并非在歸檔環(huán)節(jié)對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行電子化。因此，財(cái)務(wù)部門與檔案部門應(yīng)加強(qiáng)交流、協(xié)作，做好分工與銜接，財(cái)務(wù)部門在會(huì)計(jì)資料電子化的過(guò)程中應(yīng)具備檔案意識(shí)，以保障電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全、可用；檔案部門應(yīng)提升服務(wù)意識(shí)，使電子文件歸檔后更好地發(fā)揮作用。

5.4 紙質(zhì)檔案與電子檔案協(xié)調(diào)并存

處理好紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系是高校會(huì)計(jì)檔案電子化過(guò)程中最重要的問(wèn)題。現(xiàn)階段，部分紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的可替代性為電子化提供了空間，而紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的替代性也是發(fā)展變化的，隨著高校內(nèi)外部財(cái)務(wù)環(huán)境的改變，可以電子化的會(huì)計(jì)資料會(huì)逐漸增加，因此，高校會(huì)計(jì)檔案電子化發(fā)展是呈階段性的。應(yīng)根據(jù)各階段的會(huì)計(jì)檔案特征，在保證會(huì)計(jì)檔案整體的真實(shí)、完整、安全、可用的前提下，降低紙質(zhì)檔案與電子檔案重疊性，使二者協(xié)調(diào)并存。

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