摘 要：在這個(gè)信息社會(huì)的視角下，信息爆炸超負(fù)荷，人們對(duì)于信息管理安全問(wèn)題提出了質(zhì)疑，尤其是在辦公室檔案管理問(wèn)題上。在傳統(tǒng)辦公室信息的管理工作中，常常把文書(shū)檔案管理列入首選名單，但是這種方法無(wú)法保證信息的安全性，且在查找修改的過(guò)程中十分繁瑣，所以在這個(gè)新時(shí)代背景下迫切需要新的管理方式。接下來(lái)我將給大家詳細(xì)探討一下在信息化社會(huì)視角下對(duì)辦公室檔案管理的改革。

關(guān)鍵詞：信息社會(huì)；辦公室；文書(shū)檔案管理；改革

隨著時(shí)代的進(jìn)步和信息技術(shù)的發(fā)展，我們國(guó)家現(xiàn)在正處于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理已經(jīng)不能滿足人們的需求了，信息化社會(huì)迫切要求將檔案管理納入信息化的行列中。因此，為了使信息管理更具安全性，我國(guó)對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理提出了改革新要求，以便提高辦公室的工作效率。

1 信息社會(huì)的定義及發(fā)展歷程

1.1 信息社會(huì)的定義

所謂的信息社會(huì)，也可以叫做信息化社會(huì)，其實(shí)就是科技社會(huì)，它是虛擬存在的，但卻有形作用的。它是以信息為中心，以技術(shù)為輔助條件創(chuàng)造出的新社會(huì)。從最初作為人類(lèi)的溝通工具到現(xiàn)在已經(jīng)經(jīng)歷了很漫長(zhǎng)的過(guò)程，已滲透到了社會(huì)各個(gè)層次?，F(xiàn)在的信息化社會(huì)大致可以分為三部分，一部分是信息的生產(chǎn)，一部分是信息的應(yīng)用，還有一部分是信息的保障。

信息的生產(chǎn)，字面意思就是信息數(shù)據(jù)的采集整理過(guò)程，應(yīng)用在現(xiàn)代手機(jī)和電腦方面；信息的應(yīng)用，也就是社會(huì)通過(guò)信息化技術(shù)進(jìn)行改革的過(guò)程；信息的保障，也就是對(duì)信息傳遞過(guò)程中采用的一種不失真措施。目前在這個(gè)信息技術(shù)發(fā)達(dá)的時(shí)代，它的應(yīng)用范圍擴(kuò)展的十分迅速，大到科研，小到教育，無(wú)不都與信息技術(shù)緊緊相連。

1.2 信息社會(huì)的發(fā)展歷程

信息社會(huì)已經(jīng)經(jīng)歷了長(zhǎng)達(dá)幾十個(gè)世紀(jì)的發(fā)展，最初人類(lèi)信息的交流方式是從說(shuō)話開(kāi)始的，這是自然選擇的結(jié)果。那時(shí)候沒(méi)有文字這種東西，人們只能通過(guò)聲音來(lái)表達(dá)自己的想法。到后來(lái)，人們簡(jiǎn)單的聲音已經(jīng)無(wú)法將內(nèi)容表達(dá)全面的時(shí)候，人們就將想要表達(dá)的東西通過(guò)刻象來(lái)展示出來(lái)，再經(jīng)過(guò)很長(zhǎng)一段時(shí)間的演繹過(guò)程，就有了最繁瑣的象文字，后經(jīng)縮減形成了現(xiàn)在的簡(jiǎn)文字。再到后來(lái)，人們借助電磁感應(yīng)定理發(fā)明了印刷機(jī)，將信息通過(guò)報(bào)刊書(shū)籍等媒介傳播出去。后又經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)的發(fā)明改進(jìn)過(guò)程，人類(lèi)創(chuàng)造出了計(jì)算機(jī)，通過(guò)對(duì)它硬件軟件的加強(qiáng)，使它的技術(shù)變得更加成熟，我們就有了手機(jī)等電子通訊工具，這時(shí)的人們已經(jīng)可以通過(guò)廣播電視來(lái)獲取信息了。再到后來(lái)，社會(huì)中有了互聯(lián)網(wǎng)的概念，從第一臺(tái)電子計(jì)算機(jī)問(wèn)世后，人類(lèi)就踏上了互聯(lián)網(wǎng)的道路。

由信息社會(huì)的發(fā)展歷程來(lái)看，我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展分為五個(gè)階段。第一階段也就是幾千年前人類(lèi)溝通的方式――語(yǔ)言；第二階段是文字的創(chuàng)造；第三階段是印刷技術(shù)的產(chǎn)生；第四階段是手機(jī)電視等的發(fā)明；第五階段是計(jì)算機(jī)的普及?，F(xiàn)在信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)社會(huì)發(fā)展的影響力很大，它對(duì)社會(huì)的重要性也不言而喻，因此在社會(huì)各個(gè)地方都隨處可見(jiàn)信息技術(shù)的應(yīng)用。

2 辦公室文書(shū)檔案管理工作信息化的重要性

文書(shū)檔案可以理解為對(duì)文件的整理，文件是記錄信息的物件，由于信息量較大，如果分散管理，那么在查閱或修改的時(shí)候就很麻煩，所以就將它們整理在同一個(gè)檔案中，統(tǒng)一管理，這樣可以方便使用。檔案管理已經(jīng)廣泛運(yùn)用在各個(gè)信息管理方面了，例如政府對(duì)信息的管理也采用的是文書(shū)檔案管理的方式，政府是為人民服務(wù)的地方，保存著一個(gè)縣、一個(gè)市或者一個(gè)省的資料，信息量繁多且錯(cuò)綜復(fù)雜，因此更需要采用文書(shū)檔案管理的方法，將它們根據(jù)使用程度的不同劃分成不同模塊，然后封裝在同一個(gè)檔案中，這樣在相關(guān)部門(mén)使用的時(shí)候可以方便查找，且統(tǒng)一管理時(shí)不容易丟失；有些事業(yè)單位也采用了這一類(lèi)管理方法，小的事業(yè)單位一般會(huì)有上千人，大的事業(yè)單位可能就有上萬(wàn)人，面對(duì)這么龐大的人群量信息，如果沒(méi)有文書(shū)檔案的統(tǒng)一管理，就會(huì)導(dǎo)致人員信息量的遺漏，而單位如果沒(méi)有工作人員的完整信息，就相當(dāng)于引狼入室，如果發(fā)生單位信息被盜取的情況，也是屬于單位內(nèi)部管理不到位的原因，所以事業(yè)單位在考慮這一問(wèn)題時(shí)，為了預(yù)防這類(lèi)情況的發(fā)生，大都會(huì)選擇這種方式將工作人員信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。

在這個(gè)科技發(fā)達(dá)的社會(huì)背景下，信息化時(shí)代已經(jīng)到來(lái)了，它的觸角已經(jīng)延伸到社會(huì)各個(gè)層面了。信息化的應(yīng)用，在很大程度上促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展，也加快了信息化社會(huì)的腳步，其中在辦公室文書(shū)檔案管理工作中發(fā)揮的作用最大，它利用其自身的快速、敏捷、安全、高效性，對(duì)信息進(jìn)行加工、封裝、密保處理，加快了檔案管理工作人員對(duì)信息的收集處理進(jìn)程，也加快了相關(guān)人員的查閱速率。此外，辦公室檔案還可以利用信息技術(shù)進(jìn)行備份處理，防止檔案文件因?yàn)闀r(shí)間久遠(yuǎn)而內(nèi)容丟失。在使用信息技術(shù)的過(guò)程中，查閱人員可以進(jìn)行在線閱讀、在線交流，這樣方便了查閱人員和管理人員之間的溝通。

3 信息社會(huì)視角下辦公室文書(shū)檔案管理的改革措施

3.1 建設(shè)信息管理平臺(tái)

建設(shè)信息管理平臺(tái)的目的是為了保證信息的安全性，在信息化時(shí)代，信息管理是尤為關(guān)注的問(wèn)題，信息管理平臺(tái)就是為了處理這一問(wèn)題而存在的，只有利用平臺(tái)對(duì)信息進(jìn)行約束，才保障信息管理工作的正常進(jìn)行。在信息管理平臺(tái)的建設(shè)中應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：1）建造信息處理系統(tǒng)。建設(shè)這一系統(tǒng)的目的是為了對(duì)信息進(jìn)行加工處理的，包括分類(lèi)、整理、歸納，從而使信息的管理工作有序的進(jìn)行；2）建造信息存儲(chǔ)系統(tǒng)。這一系統(tǒng)是建立在信息處理系統(tǒng)之上的，它是為了加強(qiáng)信息在系統(tǒng)中的安全性，也為了方便相關(guān)人員對(duì)信息的查詢。

3.2 建設(shè)對(duì)辦公室檔案管理的檢查系統(tǒng)

建設(shè)這一系統(tǒng)的目的是為了使辦公室檔案管理工作的更好運(yùn)行，它能夠保證檔案保存的完整性，并且還能檢查出未被處理的檔案，包括未經(jīng)整理就直接儲(chǔ)存的檔案和錄入不完整的檔案。一般情況下，將辦公室檔案管理的檢查系統(tǒng)設(shè)置為兩個(gè)環(huán)節(jié)，即普通和重要兩個(gè)檢索系統(tǒng)。對(duì)于普通檢索系統(tǒng)，它的工作內(nèi)容是對(duì)文檔進(jìn)行時(shí)間、名稱(chēng)的處理，查找人員查找信息時(shí)可以根據(jù)時(shí)間或者名稱(chēng)搜索相關(guān)檔案；對(duì)于重要檢索系統(tǒng)，它的工作內(nèi)容是對(duì)各檔案進(jìn)行備份和檢查，也可以稱(chēng)它為保衛(wèi)系統(tǒng)，是為了保護(hù)檔案信息的安全性而設(shè)立的系統(tǒng)。

3.3 定期處理過(guò)期檔案

社會(huì)每天都處于變化中，信息每天也都處于更新中，所以會(huì)有很多信息在被利用過(guò)一次后就沒(méi)有再被利用的價(jià)值了，因此要對(duì)過(guò)期信息做到實(shí)時(shí)處理，才能保證信息化檔案管理工作的流暢度。拿我們?nèi)耸忠徊康氖謾C(jī)來(lái)說(shuō)，它的存儲(chǔ)空間都是有限的，如果長(zhǎng)時(shí)間不對(duì)其空間處理，就會(huì)造成系統(tǒng)工作卡頓、反應(yīng)遲緩。這會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理工作的進(jìn)度，因此對(duì)過(guò)期檔案處理就顯得格外重要了。

3.4 建設(shè)監(jiān)督制度

辦公室文書(shū)檔案處理是屬于管理工作，既然是管理當(dāng)然少不了制度的約束，在對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理的過(guò)程中設(shè)置監(jiān)督和抽查制度是為了警醒工作人員對(duì)工作的重視程度，俗話說(shuō)，無(wú)規(guī)矩不成方圓，只有好的監(jiān)督制度，才能保證管理工作的順利進(jìn)行。

4 結(jié)束語(yǔ)

在這個(gè)新科技發(fā)展的背景下，信息化辦公室文書(shū)檔案管理也成為了人們熱議的話題，我國(guó)在確保信息安全的基礎(chǔ)上，將檔案管理列入信息化行列，不僅可以有效地促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行，而且也進(jìn)一步加強(qiáng)了信息的安全性，由此可見(jiàn)，信息化辦公室文書(shū)檔案管理這是新時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果。

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作者簡(jiǎn)介

周曉媚（1989-），女，漢族，廣東省肇慶市人，本科，檔案助理館員，研究方向：檔案管理。