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        新形勢下如何有效推進部隊院校數(shù)字化檔案建設工作的探究

        2019-06-17 01:22:38崔辰
        卷宗 2019年13期
        關鍵詞:工作方式新形勢

        崔辰

        摘 要:在新形勢下,部隊院校作為培養(yǎng)高級軍事人才的專業(yè)場所,推進檔案數(shù)字化建設工作意義重大。檔案工作關系到每個學員的未來發(fā)展,牽涉到其他多個軍事部門之間的工作。因而部隊院校要重視檔案數(shù)字化建設工作,給予檔案數(shù)字化建設工作以必要的支持,依托大數(shù)據(jù)技術不斷提高檔案的數(shù)字化水平。

        關鍵詞:新形勢;部隊院校;檔案數(shù)字化建設;工作方式

        對于部隊院校的檔案工作來說,其主要職能是紀律學員在校期間的表現(xiàn)、獲獎或違紀情況、特長能力等多個方面的信息,以便于將來學員畢業(yè)時,各軍事單位能夠依據(jù)檔案信息,挑選合適的學員。從這個角度來說,檔案信息關系到每個學員的切身利益,影響著學員的工作、晉升、調任等多個方面。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,部隊院校的檔案管理處于紙質狀態(tài),這種保管檔案的方式較為落后,且很容易發(fā)生丟失、泄露等現(xiàn)象,保密性較差。因而為了適應新形勢下軍隊現(xiàn)代化建設的步伐,需要部隊院校改革檔案管理工作,提高其數(shù)字化水平。

        1 部隊院校檔案數(shù)字化的概念

        自2010年開始,我軍便開始了檔案數(shù)字化的工作,歷經(jīng)多年的建設,目前我軍已經(jīng)在數(shù)字化檔案建設方面取得了斐然成績。作為培養(yǎng)軍事人才的部隊院校,在新形勢下承擔著新的歷史使命,為了能夠和軍隊的檔案工作建立起良好的合作關系,應不斷推動檔案數(shù)字化進程,建設數(shù)字化檔案平臺,進行數(shù)字化檔案工作管理,以提升部隊院校的檔案管理工作效率,同時也是為了能夠推動我軍現(xiàn)代化建設進程。在部隊院校檔案數(shù)字化建設上,主要是使用信息化技術和計算機設備等,將傳統(tǒng)的紙質檔案錄入成數(shù)字化的數(shù)據(jù),存儲在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫,并按照學員的級別、專業(yè)、部隊番號等信息進行分類。在數(shù)字化檔案的信息安全工作上,采用了數(shù)據(jù)加密和分級技術,對于不同級別的檔案采取不同安全等級,能夠有效的保障檔案信息安全,防止檔案信息的泄露現(xiàn)象發(fā)生。從部隊院校的數(shù)字化檔案建設來看,其主要包含兩個方面的建設內容:一是數(shù)字化檔案的硬件建設。包含有部隊院校的檔案管理部門的辦公場所,檔案存放場所,以及數(shù)字化檔案所需要的各種辦公設備、數(shù)字化設備,如掃描設備、錄入設備、OCR識別設備等。二是數(shù)字化檔案的軟件系統(tǒng),主要是數(shù)字化檔案的管理系統(tǒng),具備檔案檢索、自動整理和分類的功能,能夠根據(jù)部隊院校的需要,對檔案進行快速整理與傳輸,為部隊選拔人才提供信息支持。便于部隊院校與其他院校、軍事單位之間的檔案信息交互,以及軍事人才方面的流通管理。

        2 推進部隊院校數(shù)字化檔案建設的措施

        2.1 推進數(shù)字化檔案的硬件建設

        雖然部隊院校的數(shù)字化檔案建設起步較早,并取得了不錯的成績,實現(xiàn)了紙質檔案數(shù)字化的進程。但是從部隊院校的數(shù)字化檔案實際情況來看,存在著數(shù)字化檔案利用效率不高的情況。尤其是進入新時期以來,部隊的現(xiàn)代化改革步伐加快,對數(shù)字化檔案的要求增高。而部隊院校的數(shù)字化檔案已經(jīng)無法適應部隊的實際需要,尤其是一些數(shù)字化的設備型號老舊,不能很好的開展數(shù)字化工作檢索。因而在推進部隊院校的數(shù)字化檔案建設進程中,應先從改善部隊院校的數(shù)字化檔案設備開始。部隊院校不同于其他高校,對于檔案的信息安全性要求較高。首先在數(shù)字化檔案的場地上,要設置有專門的檔案室,這是開展檔案管理工作的具體場所。檔案室的設置要合理,具有防火、防盜的功能,可以使用智能化的建筑設備,為檔案室添加門禁裝置,出入檔案室的人員必須要刷卡或指紋驗證,驗證通過以后才能夠進入檔案室。其次要對現(xiàn)有的數(shù)字化檔案設備更新?lián)Q代,采用具備AI智能技術的數(shù)字化設備,如OCR掃描設備、高清像素掃描儀、錄入筆等設備,為數(shù)字化檔案的管理系統(tǒng)建設,奠定良好的硬件基礎。

        2.2 構建數(shù)字化檔案管理平臺

        數(shù)字化檔案管理平臺是數(shù)字化檔案的管理系統(tǒng),負責整個部隊院校數(shù)字化檔案管理工作。為了能夠滿足部隊院校數(shù)字化檔案各項工作的需要,數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應具備檔案信息的錄入、存儲、加密、傳輸?shù)裙δ?,能夠在完成檔案信息的收集以后,輸入到數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中,并完成加密保存。其次數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應具備檔案信息的管理功能,對錄入和保存到數(shù)據(jù)庫的檔案信息進行管理。數(shù)字化檔案管理的要義并不是檔案的保存,而是對檔案信息的高效利用。除了具備檔案的借閱、檢索、調用等功能之外,數(shù)字化檔案管理工作還能夠根據(jù)部隊院校的工作要求、軍事單位的需要,從數(shù)字化檔案信息庫中選擇合適的檔案。此外數(shù)字化檔案還要將檔案管理工作與其他部門的工作聯(lián)系起來,使數(shù)字化檔案管理工作能夠為其他部隊的工作需要提供相應的信息資源。如根據(jù)數(shù)字化檔案庫的信息制作統(tǒng)計報表,能夠很直觀的了解部隊院校軍事人才培養(yǎng)目標是否達成。此外在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中,要加強數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的安全性,主要是做好用戶驗證機制、檔案信息監(jiān)控方面的工作,對于數(shù)字化檔案管理工作的登錄系統(tǒng),要采用賬號與密碼的驗證機制,尤其是檔案管理人員的驗證密碼要復雜,而不能為了工作方便,而使用簡單的密碼。在檔案的調動上,每份檔案都要進行加密,并隨機分配密匙,必須使用密匙才能打開檔案。

        2.3 培養(yǎng)高素質的檔案管理人才

        在部隊院校的檔案管理工作上,數(shù)字化檔案的建設需要高素質的檔案管理人才來支撐。因而部隊院校要能夠對數(shù)字化檔案管理工作,在人事安排上給予傾斜,向數(shù)字化檔案管理部門配置高素質的檔案管理人才。此外數(shù)字化檔案管理工作需要管理人員具備專業(yè)的檔案管理意識,高水平的計算機操作能力,并能夠熟練的操作數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),完成數(shù)字化檔案信息的收集、整理、分類等多項工作??紤]到數(shù)字化檔案管理人員普遍缺乏專業(yè)化的計算機操作意識的實際情況,要對檔案管理人員進行技能培訓與業(yè)務培訓工作,提高數(shù)字化檔案管理人員的計算機操作能力,重點是能夠熟悉數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),不僅使用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)完成各項管理工作,還能夠對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進行維護,保證數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的正常運轉。為了能夠有效激勵檔案管理人員的工作,要建立相應的績效管理機制,將數(shù)字化檔案管理工作納入到管理人員的晉升、績效、考核等多項工作之中,使檔案管理人員能夠重視數(shù)字化檔案管理工作。

        3 結語

        在當前的部隊院校數(shù)字化檔案管理建設上,部隊院校應依托現(xiàn)代化的科學技術,將其應用到數(shù)字化檔案的管理工作與建設之上,使部隊院校的數(shù)字化檔案管理工作水平不斷提高,推動數(shù)字化檔案建設工作向著更好的方向發(fā)展。

        參考文獻

        [1]李春剛.檔案數(shù)字化建設實踐的探討[J].電子測試,2016,4.

        [2]周成龍.聲像檔案數(shù)字化建設實踐分析[J].蘭臺世界,2018,6.

        [3]孫紅光.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的檔案數(shù)字化建設研究[J].蘭臺世界,2018,6.

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