戴麗紅

摘 要：現(xiàn)今城市建設(shè)的檔案管理中存在著一些問(wèn)題，需要結(jié)合新時(shí)代下的信息技術(shù)以及新型人才，改善這些問(wèn)題，才能實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。從而營(yíng)造一個(gè)好的城市環(huán)境，進(jìn)而合理規(guī)劃城市，讓市民更加文明，城市的面貌更好。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)檔案管理；存在的問(wèn)題；解決措施；思路構(gòu)建

隨著我國(guó)正在逐漸步入高科技的信息化社會(huì)，城市面貌在完善的科技背景下，也在慢慢發(fā)生著變化[1]。這不僅給城市建設(shè)帶來(lái)了極大的便利性，還大大減輕了檔案管理部門(mén)工作人員的工作量，使得他們有更多的時(shí)間去完成其他的工作，提高了工作效率。但是，檔案管理工作是建設(shè)城市面貌的關(guān)鍵，現(xiàn)今的管理中存在著一些新情況和新問(wèn)題，這大大影響了檔案的管理。因此，如何深入到檔案管理系統(tǒng)中去解決檔案管理中存在的問(wèn)題，是現(xiàn)今最需要面對(duì)以及解決的問(wèn)題，只有這樣才能提供最完整且全面的信息。

1 城市檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 內(nèi)容廣泛，管理理念存在差異

城市檔案包含有衛(wèi)生環(huán)境管理、城建管理、信息化管理、醫(yī)療技術(shù)管理等各種內(nèi)容，這些都需要進(jìn)入城市檔案管理處，由于多元化的行業(yè)使得檔案管理工作非常復(fù)雜。而現(xiàn)今城市的發(fā)展越來(lái)越迅速，產(chǎn)生的內(nèi)容以及信息也越來(lái)越多，檔案內(nèi)容也越來(lái)越多，使得檔案管理工作量增大。由于檔案管理部門(mén)工作人員年齡差異較大，從而導(dǎo)致員工在思想上具有非常大的分歧，這直接表現(xiàn)在檔案管理工作上，年齡較大的工作者一般沿用傳統(tǒng)的管理理念，而年輕人一般都使用較為創(chuàng)新的檔案管理方式，這使得他們?cè)跈n案管理的理念上存在著差異，使得檔案管理工作的效率非常低。

1.2 城市檔案管理機(jī)制落后

管理機(jī)制的存在是為了對(duì)檔案管理工作制定標(biāo)準(zhǔn)，讓工作人員根據(jù)這一標(biāo)準(zhǔn)更好地展開(kāi)工作，在工作中減少錯(cuò)誤。每個(gè)城市在檔案管理工作當(dāng)中，都需要針對(duì)各自城市的特點(diǎn)對(duì)檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃，現(xiàn)今有些城市管理機(jī)制仍然延用過(guò)去的標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)根本不適用，讓政府的檔案管理工作難度加大，一些檔案管理方面的問(wèn)題也會(huì)逐漸顯現(xiàn)。

1.3 工作人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)

檔案管理部門(mén)中有些工作人員由于長(zhǎng)時(shí)間在工作崗位做同樣的事情，所以產(chǎn)生了得過(guò)且過(guò)，不愿意去改變的現(xiàn)象，這就會(huì)使得他們?nèi)狈?chuàng)新意識(shí)。城市檔案管理工作人員不僅需要做好本職工作，還需要擁有一定的創(chuàng)新意識(shí)，隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，現(xiàn)今的檔案管理人員如果缺乏創(chuàng)新意識(shí)，就會(huì)出現(xiàn)思想過(guò)于傳統(tǒng)的現(xiàn)象，從而降低檔案管理工作的效率，城市的發(fā)展離不開(kāi)創(chuàng)新這一關(guān)鍵因素，檔案管理工作人員必須要不斷學(xué)習(xí)，讓自己的思想隨著時(shí)代的進(jìn)步而進(jìn)步。

1.4 城市檔案管理信息技術(shù)指標(biāo)落實(shí)不到位

為了加強(qiáng)對(duì)城市檔案的管理，現(xiàn)今很多事業(yè)單位都將信息化融入到了自己的檔案管理中，但是城市檔案管理部門(mén)在這方面仍存在不足之處，會(huì)對(duì)城市的發(fā)展造成阻礙。城市的發(fā)展與信息技術(shù)密切相關(guān)，很多流程的管理都需要加入信息技術(shù)指標(biāo)，但是現(xiàn)今檔案管理部門(mén)的這些技術(shù)指標(biāo)還有些沒(méi)有落實(shí)，降低了工作人員在檔案管理方面的工作效率。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，這是反映一個(gè)城市是否進(jìn)步發(fā)展的關(guān)鍵因素，一旦檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題也是城市管理的不足，檔案管理中加入信息技術(shù)也符合現(xiàn)代化檔案管理要求。

2 對(duì)策及設(shè)想

2.1 智慧檔案管理

可以創(chuàng)建智慧檔案管理系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)可以將事業(yè)單位的檔案實(shí)行現(xiàn)代化的管理，主要屬于電子檔案管理的范疇，為使用者提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能。從技術(shù)層面進(jìn)行分析，可以實(shí)現(xiàn)由檔案管理系統(tǒng)向內(nèi)容管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)變；從使用的角度進(jìn)行分析，可以實(shí)現(xiàn)由檔案管理向知識(shí)管理的轉(zhuǎn)變，最終建立起事業(yè)單位的電子檔案憑證中心和知識(shí)中心。首先，將收集的檔案信息手工錄入到智慧檔案管理體系中，智慧檔案管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)歸檔；其次，檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)的保管，直接登錄系統(tǒng)進(jìn)行檔案的移交、匯交、鑒定以及分發(fā)，完成這一步操作，再將檔案分為四大類：檔案統(tǒng)計(jì)、檔案借閱、檔案編研、檔案發(fā)布。結(jié)合智慧檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案的收集整理、科學(xué)保管以及開(kāi)發(fā)利用這些方面進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性的檔案管理。從這些方面對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的管理，一旦出現(xiàn)任何問(wèn)題都可以立即查閱到檔案信息的動(dòng)態(tài)，比如檔案什么時(shí)候被借閱、被誰(shuí)借閱等都可以從系統(tǒng)中查詢到。

2.2 加強(qiáng)檔案安全管理

傳統(tǒng)的檔案管理一般都是采用紙質(zhì)版的方式進(jìn)行保存，這個(gè)過(guò)程中為了防止檔案損壞，一般都會(huì)給予一些保護(hù)性措施，比如防潮、防霉、防蟲(chóng)蛀，而隨著現(xiàn)今檔案管理的信息化，大多都將檔案存在電腦系統(tǒng)當(dāng)中，這就導(dǎo)致如果電腦出現(xiàn)問(wèn)題造成檔案丟失，會(huì)出現(xiàn)重大的損失，為了防止這一情況的發(fā)生，現(xiàn)今的檔案管理當(dāng)中大多都加入了云計(jì)算技術(shù)，可以將檔案資料備份、進(jìn)行資料恢復(fù)、防黑客技術(shù)等，這些都是現(xiàn)今最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)之一，不僅可以防止檔案被破壞和竊取，一旦出現(xiàn)問(wèn)題還能迅速恢復(fù)，提高了檔案管理的安全性?，F(xiàn)今圖像識(shí)別技術(shù)發(fā)展，已經(jīng)成為人工智能中不可缺少的部分，比如現(xiàn)今基于圖像識(shí)別的智能化車間體系，能夠?qū)崿F(xiàn)更智能化的管理，在進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候可以加入人臉識(shí)別系統(tǒng)，聯(lián)合身份信息，獲得一定的管理權(quán)限，這樣不僅可以讓檔案管理工作更加嚴(yán)謹(jǐn)，讓檔案管理系統(tǒng)的安全性得到進(jìn)一步的提升。

2.3 遠(yuǎn)程操控

隨著現(xiàn)今互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，無(wú)線移動(dòng)通信也被應(yīng)用于檔案管理當(dāng)中，管理人員只要通過(guò)移動(dòng)終端產(chǎn)品（手機(jī)、平板電腦等）就能隨時(shí)隨地的實(shí)現(xiàn)檔案的查看與管理工作。不需要到檔案室查詢就可以隨之了解檔案的各種信息，直接通過(guò)手機(jī)、平板電腦等就可以對(duì)檔案進(jìn)行分類處理，并將其進(jìn)行歸檔儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)檔案管理的遠(yuǎn)程操控，實(shí)現(xiàn)檔案管理的更加輕松、方便以及高效地工作。

3 小結(jié)

對(duì)檔案管理存在的問(wèn)題與解決措施思路構(gòu)建進(jìn)行分析，可以找出現(xiàn)今檔案管理中存在的不足之處，將檔案整理清楚，使得檔案管理工作有序進(jìn)行，不因管理不當(dāng)造成資料混淆，才能以這些檔案管理為依據(jù)建設(shè)文明城市。

參考文獻(xiàn)

[1]王昕建筑工程檔案驗(yàn)收工作中的問(wèn)題及對(duì)策[J].城建檔案，2011（9）：47-48.

[2]黃國(guó)興，林燕.城市建設(shè)檔案管理存在的問(wèn)題與應(yīng)對(duì)措施分析[J].應(yīng)用研究，2013（08）：106.

[3]張麗莉.如何加強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理水平[J].城市建設(shè)，2010，9（23）：48-50.