唐明霞

“一大堆工作扎堆，又要開會！”人力資源經理剛剛下發(fā)會議通知，員工們就在工位上抱怨起來。其實，人力資源經理也很委屈，他也只是傳達領導的指示，領導通知要開會，誰敢不參加。一個在崗工作五年的老員工滿腹怨氣地說：“你們人力資源部能不能和領導建議一下，減少開會的次數。一邊要求我們趕緊出活兒，一邊占用我們正經的工作時間開會，開會也就算了，一個會議開一下午，還得不出什么結果！”人力資源經理也只是回答：“我試著提個意見吧，只能是盡力而為了?！?/p>

最新研究發(fā)現，一次糟糕會議的不良影響可以讓與會者持續(xù)抱怨好幾個小時。如果組織者繼續(xù)召開低效會議，最終可能導致團隊成員離職，自身的權力和影響力被削弱。因此，領導們，是時候學習如何掌握會議領導力了。

會議是一種煎熬

Jack是美國一家大銀行的高級副總裁，也是一位能干的“面對面”風格管理者。然而360度反饋顯示，他在“組織高效會議”這一關鍵指標上表現不佳。多名員工稱他的會議“是一種煎熬”。他們抱怨他開會過于頻繁，縱容少數人主導對話，并且沒能創(chuàng)造讓參會者真正碰撞觀點、進行批判性思考的氛圍。這些評論令Jack始料未及。他自信自己很擅長組織會議，至少和多數同僚相比是這樣。

Jack并不是第一個高估自己這方面能力的管理者。研究表明，每周高管花在會議上的23個小時中，平均有8 個小時沒有成效。大約90%的人承認在會議中做白日夢，73%的人承認他們利用會議時間做其他工作。然而，研究表明，領導者始終對自己的會議評價頗高，與其他參會者的評價相比尤甚。

對1300多名受訪者進行的電話訪問顯示，79%的人表示他們發(fā)起的會議極其或非常富有成效，但只有56%的人認為他人發(fā)起的會議同等高效。該結果清晰地證明了“問題沒出在我身上”的態(tài)度。有研究結果提示了其中的原因：最活躍的參會者是那些認為會議最有效和最令人滿意的人。最活躍的人是誰？正是組織會議的領導者。

當領導者認為他們的會議進展順利時，就不太愿意征求反饋并尋求改進機會。因此，與會者在調查中抱怨的不相關議程、會議時間過長、缺乏重點等問題持續(xù)存在，導致他們心懷不滿，并影響他們的敬業(yè)度。此外，會議還付出了高昂的相關成本。除了實際浪費的時間，僅在美國，每年會議支出超過了300億美元。這還不包括員工本可以用來完成更重要、更創(chuàng)新或更有成效任務所付出的機會成本。而員工敬業(yè)度降低，會導致績效、創(chuàng)新、服務受損，并影響他們幫助別人的熱情和團隊精神。

最新研究發(fā)現，一次糟糕會議的不良影響可以讓與會者持續(xù)抱怨好幾個小時。這種現象被稱為“會議修復綜合征”。領導者持續(xù)召開低效會議，并未做到人盡其用，最終可能會導致團隊成員離職，自身的權力和影響力被削弱。

當這個問題被指出時，管理者往往會有宣布取消所有會議的沖動。然而，盡管對大多數組織而言，削減會議數量并非難事，但“零會議”政策并不現實，而且適得其反。會議可以有效地匯集大家的想法和意見，并鼓勵員工在工作中的協同與合作。會議還能讓個人形成更具適應性、復原力和能夠自我引導的整體協調能力，在危機時期尤為如此。也許最重要的一點是，會議有助于建立和促進共識，從而成為集體能量與活力的焦點。

因此，取消所有會議不是高效管理的目的，而是要消除無效或不必要的會議，并提高所保留會議的質量。領導者需要了解他們在會議中的優(yōu)點和缺點，但大多數組織很少有舉措來提高領導者這方面的自我認知。在參加一次大型人力資源會議時，我詢問與會高管，他們中有多少人在員工敬業(yè)度調查中設計了有關會議效率的問題，或收集了關于會議領導力的360度反饋，結果沒有人給到我肯定的回答。在審視許多頂級公司的入職培訓、領導力培養(yǎng)和高潛力項目時，我發(fā)現多是些“如何”類書籍里的陳詞濫調，例如，不要忘記設置議程、要注意會議效率等等。一項研究表明，盡管現如今會議盛行，但75%的受訪者從未接受過如何組織或參加會議的正式培訓。

評估過往表現

為何員工不停地吐槽公司的會議，領導者卻置若罔聞，仍一直沉浸在會議的快感中？那是因為領導者堅定地認為，只有通過大大小小的會議，才能統一全員思想，上下達成共識；也只有通過各種類型的會議，才能確定自己絕對的領導權威。但是領導往往忽視一點，無效的會議往往會適得其反，想要提高會議領導力，需要領導者能更好地審視自己。

每次會議后，你不妨花幾分鐘進行反思，想想與會者的行為、對話互動，以及談到的內容。你可以問自己以下問題：大家是否專心開會，是否在下面竊竊私語，是否有人已經無聊地拿起手機，哪位員工發(fā)言最多，討論的內容是否偏題，員工所表達的意見和想法是否相似……如果你對部分或全部問題的回答為“是”，那就出問題了。員工之所以會有這樣的表現，只能證明一件事，這個會議實在太無用了。此外，領導者還要注意會議的積極方面，比如全員都出席了，以及進行了有意義的辯論；會議中激勵員工要素有哪些；在未來的會議中，你如何做才能提高員工的參與度。

除了這些例行檢查外，還要定期聽取參會者的意見。征求意見可以面對面進行，但一定要強調你需要坦誠的反饋，也可以使用技術來評估參與者的態(tài)度。例如，為了跟進360度評估，我們可以進行一個在線調查，詢問參會者，自己在會議中的優(yōu)點和需要改進之處，以及大家對會議的建議。

一旦你進行了反思，并征求了其他人的反饋，就能發(fā)現自己組織會議的主要優(yōu)劣勢，并制訂改進計劃。無數經驗表明，做好會前準備和提高參會積極性是最重要的。

做好準備

很少有人會質疑這一觀點：寫報告、處理客戶事務，以及很多其他商業(yè)活動都需要思考和規(guī)劃，哪怕只花幾分鐘都有用。但在開會時，人們經常忽略這種最佳實踐。特別是定期的例會，很容易流于形式，墨守成規(guī)。但對于會議倡導者而言，開會是在占用別人的工作時間，你理應適當進行“前期投入”。

召開會議前，你要強迫自己做出慎重選擇。首先，明確召開會議的原因，并確定目標，為實現這些目標奠定基礎。該過程可能包括要求其他人對議程設置提出建議。這樣做不僅開會不容易跑題，還能提高大家的責任感和參與度。如果你沒有明確的任務或議程表，最好就不要開會。

一旦你知道為什么要開會，就需要決定能配合自己的參會者。與會者太多，會導致人多嘴雜或渾水摸魚。這在心理學上叫社會懈怠，即個人在“群體”掩護下減少努力的行為。但你也不能邀請?zhí)偃顺鱿?，導致必要的人缺席，或者讓其他人感到被輕視。要找到平衡點，就必須慎重考慮關鍵決策者、影響者和利益相關者。你可以在會前詢問“局外人”的意見，并向他們承諾分享他們的意見，并及時向他們更新進展，確保他們不會感到被孤立。你也可以考慮設置定時議程，讓與會者僅參加與他們相關的部分。

接下來的關注重點是時間和地點。在同樣的會議室、同樣的時間以及同樣的布置下開會，是人的本性，但這些習慣可能會令人麻木。你不妨創(chuàng)造新鮮感：比如選擇不同的會場，在早上而非下午開會，調整會議時長，或改變座位安排，讓每個人的鄰座和對面都是新認識的同事。

對于特別重要的會議，你的準備應該更加周到。你可以嘗試“預先檢驗”的方法。假設會議失敗了，是什么原因導致的。這樣在計劃會議的時候，就可以避免或減少問題的發(fā)生。

提高參會積極性

從與會者走進會議室的那一刻起，你就應該關注他們的積極性。因為人們經常將會議視為一種打擾，要被迫停下手頭“真正的工作”，所以領導者的首要任務是提升與會者的存在感。有幾種方法可以做到一這點：在門口問候與會者，表達對他們付出時間的感激，提供茶食，會前播放音樂，并要求參會者關掉手機和筆記本電腦。

同樣重要的是，進行有意義的開場陳述，闡明召集所有人開會的原因。在談話開始時，認可團體和個人的成績，或提醒與會者“會議價值觀”——已經商定的參會規(guī)則，例如保持發(fā)言簡潔。所有這些技巧都能讓與會者感到受歡迎，并準備好解決手頭的任務。

談話中，你應該保持主人翁心態(tài)，提出問題，鼓勵他人，以身作則，積極傾聽，征集問題并管理沖突。當然，領導者有時也需要闡明自己的意見和指示，推動討論進行。但促進積極性的關鍵在于，明白你主要扮演的是輔助角色。這能確保會議真正做到有商有量，與會者能暢所欲言，并且覺得自己對會議結果做出了努力。

讓參會者積極參與還有一些技巧。你可以嘗試為每個議程項目分配具體時間，看看是否有助于確保公平的發(fā)言時長。為了評估人們對某個想法感興趣的程度，可以讓他們舉手表決。如果你認為匿名可能效果更好，也可以使用快速問卷App或網站。與會者用手機就能參與，然后分享并討論匯總結果。為了防止“團體迷思”，你可以考慮在會議期間加入幾段沉默期，讓參會者在沒有聽到別人意見的情況下，提出想法或形成意見。例如“頭腦寫作”，讓個人先安靜反思并寫下想法，再大聲說出來。研究表明，與頭腦風暴相比，這種方法能產生更多的創(chuàng)造性思維?！盁o聲閱讀”也很有用。開會討論前，讓與會者閱讀提案，可以增加他們對新想法的理解和記憶，從而提高他們的積極性。

即使領導者主動診斷會議問題，并學會更好地準備會議和積極鼓勵參與者，依然有改進余地。所以這一過程還需要循環(huán)進行，即重新評估?；蛟S開會后我們得到一個好消息，每個人都認為領導組織的會議有了很大改善，但又有了新問題，例如，一些與會者認為，會議比合理的議程還要長，討論有時漫無目的。

有趣的是，人們還提出了與會議無關的建議，指出了部門中的流程問題。這意味著，在改變參會方式的同時，也改變了團隊的文化。它展現出領導者是一個不故步自封，重視反思、學習、靈活性，愿意承擔合理風險和嘗試新事物的人。員工也投桃報李，積極幫助領導解決問題。組織會議的積極變化可以為公司及其員工帶來真正的收益。如果你的公司沒有相關的培訓，那么你可以利用本文中的策略培養(yǎng)這項關鍵技能。

作者單位 浙江萬豐科技開發(fā)股份有限公司