卓麗容
摘要:行政事業(yè)單位實施會計信息化建設能提升會計核算效率、降低成本、強化財政及單位監(jiān)督職能,是順應時代的需求。本課題運用調(diào)查問卷、訪談等方法,在信息化理論框架下立足河源市行政事業(yè)單位的實際情況,通過數(shù)據(jù)分析,剖析河源市行政事業(yè)單位會計信息化建設存在的問題,進而提出會計信息化建設的建議。
關鍵詞:行政事業(yè)單位;會計信息化;制度
一、研究意義及目的
會計信息化建設是指在獲取、處理、傳輸和利用會計信息時充分利用現(xiàn)代化的信息技術,完成業(yè)務處理,進而實現(xiàn)形氏化辦公,提升會計工作效率,確保會計工作準確、高效開展。
會計信息化幽受能有效地解瀏拿流會計在時間、空間和效率方面的困境,能為財務部門會計信息處理提供更l側走、更準確的方式,從而提高財務部門的工作效率和管理水平。對河源市行政事業(yè)單位會計信息化狀之慰左行研究,旨在通過研究提升會計核算效率、降低成本、提高信息處理效率、強化財政監(jiān)督職能。本文基于調(diào)查問卷的基礎數(shù)據(jù),于河源市行政事業(yè)單位的實際情況進行研究,并提出信自、化建設的建議。
二、調(diào)查數(shù)據(jù)分析
調(diào)研小組于2018年4月對河源市區(qū)的行政事業(yè)單位進行問卷調(diào)查,問卷調(diào)查通過網(wǎng)絡問卷形式開展。本次調(diào)查共收到110個行政事業(yè)單位問卷,所有問卷均有效。根據(jù)問卷統(tǒng)計數(shù)據(jù),分析如下:
(1)會計從業(yè)隊伍呈現(xiàn)年輕化、高學歷趨勢
根據(jù)上圖數(shù)據(jù)得出,河源市行政事業(yè)單位會計從業(yè)人員隊伍以40歲以下居多,巨都是具有較高的學歷水平。然而,對調(diào)查數(shù)據(jù)仍需進一步分析,基于本次調(diào)查采取的方式為網(wǎng)絡問卷形式,參與調(diào)查的人員多數(shù)是較年輕、并且是受教育程度較高的群體,他們對信息化媒介使用熟練。而對于年齡40歲以上的會計人員,由于信息化水平不高,對網(wǎng)絡問卷調(diào)查操作陌生,未能積極參與到調(diào)查中來?;诖?,調(diào)研小組利用全市會議或培劃”契機通過面對面訪談方式進行調(diào)查,發(fā)現(xiàn)40歲以上的會計從業(yè)群體仍占一定比例,這部分人群普遍受教育程度在初高中階段,信息化操作水平較低。
(2)會計信息化起步晚,參與度不高
河源市行政事業(yè)單位會計信息化起步較遲,有51%的單位在2012-2016年間才開展會計信息核算,信息化程度不高。截止調(diào)查結束,仍有極少數(shù)單位未將會計核算業(yè)務運用計算機進行處理,仍沿用傳統(tǒng)手工處理。在單位中,出納和會計人員是會計信息化處理的主要參與者,其他人員極少參與。根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)反饋,單位財務主管與單位負責人參與的程度不高,平均只有44.09%的比例,甚至有三成多的財務主管和單位負責人從未參與過信息化系統(tǒng)的操作。
(3)財政一體化系統(tǒng)使用比重大
根據(jù)調(diào)查提供的數(shù)據(jù)分析,以財政一體化系統(tǒng)作為會計核算系統(tǒng)比例大,尤其是近兩年這比例越來越大,原因是行政事業(yè)單位的資金撥付、預算編制等業(yè)務均通過該系統(tǒng)完成。財政一體化系統(tǒng)加快了資金運行效率,精準會計核算,有效地提高財政管理的科學化、精細化水平。財政一體化系統(tǒng)中預算管理、財務核算、資金撥付三個模塊使用率較高,平均達到80%的比例。然而,財政一體化系統(tǒng)在運行過程中仍需要解決各模塊間耦合度不高、系統(tǒng)運行穩(wěn)定性不夠、信息化有效共享等問題,真正買現(xiàn)數(shù)據(jù)的完整一致、信息共享,業(yè)務間的無縫銜接。
此外,有19.09%的被調(diào)查單位自行購買會計信息系統(tǒng)進行會計核算,同時仍有11.82%的單位使用傳統(tǒng)手工進行。
(4)機制建設及制度實施不到位
據(jù)會計信息化管理制度建設的數(shù)據(jù)反饋,半數(shù)被調(diào)查單位均已建立相關制度,近三成的單位正在建設中,但仍有15%的單位缺乏會計管理制度,信息化制度進程緩慢。為了提高會計信息化的程度,提高工作效率,會計人員的培訓工作尤為重要。就調(diào)查結果來看,66%的被調(diào)查單位一年只有1-2次的培訓,有14.55%的單位是無相關培訓的。河源市行政事業(yè)單位的培訓機制建設進度緩慢,且未將財務人員信息化培訓工作常態(tài)化。
會計信息化依托平臺系統(tǒng)操作,操作人員根據(jù)崗位設置在對應系統(tǒng)對應角色中處理,7(踢的被調(diào)查單位都是嚴格按崗位設置,并嚴格執(zhí)行崗位牽制制度。據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)反饋,有9%的被調(diào)查單位存在著一人操作全部崗位的情況,以及13.6%的被調(diào)查單位存在會計憑證的錄入、記賬、審核均為同一人操作的情況。
三、河源市行政事業(yè)單位會計信息化建設存在的問題
(1)會計人員隊伍參差不齊
隨著社會的發(fā)展與進步,辦公自動化程度的提高,行政事業(yè)單位會計隊伍也顯現(xiàn)年青化趨勢。年青化趨勢的出現(xiàn),表明會計隊伍受教育水平整體上提高了,這其中不乏會計專業(yè)的本科畢業(yè)生。但是根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn),在行政事業(yè)單位會計隊伍中存在三個比較突出的情況:一是部分單位會計人員年齡老化,50來歲的老會計為數(shù)不少,這部分群體對新事物較為抗拒,學習能力較差,工作效率較低。二是一部分單位的會計人員非專業(yè)出身,屬于半路出家的情況。沒有接受過系統(tǒng)的會計專業(yè)知識的學習,對于會計信息核算及處理是處于 “依葫蘆畫瓢”的狀況,未能透徹理解會計準則。三是由于行政事業(yè)單位管理體制和運行機制的限制,人才流動不足,多數(shù)會計人員工作崗位一直不變。雖然這樣的狀況能讓會計人員積累豐富的會計工作經(jīng)驗,但是出現(xiàn)會計專業(yè)知識陳舊、計算機和網(wǎng)絡技術知識貧乏的現(xiàn)象。同時懂日算機會網(wǎng)絡的人員,往往因工作時間短,閱歷少或不從事會計工作而缺乏會計業(yè)務知識。這三方面的情況都制約著行政事業(yè)單位的信息化發(fā)展。
(2)領導不夠重視,參與程度不高
主要體現(xiàn)在三方面:一是對會計信息化建設認識不足。會計信息化建設的推進,需要行政事業(yè)單位領導管理層與相關職能部門共同推進,但就目前河源市的實際狀況是單位領導認為這僅是財務部門的事,缺乏對會計信息化建設必要性和重要性的認識。二是對會計信息化制度建設不夠重視。行政事業(yè)單位領導是單位組織的核心,能夠站在全局的戰(zhàn)略角度上分析思考問題,統(tǒng)籌規(guī)劃單位的人、財、物及制度建設。就調(diào)查數(shù)據(jù)表明,河源市行政事業(yè)單位在會計信息化制度建設上欠積極主動,缺乏制度建設的單位存在著一定比例。三是參與程度不高。據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示,行政事業(yè)單位的領導對會計信息化操作處理參與程度不高,究其原因:一方面是在系統(tǒng)建設中沒有設置領導角色功能,這不便于他們隨時掌握單位財務動態(tài);另一方面是單位領導非專業(yè)人員,對財務信息的理解及認識不足,未能認識到信息的重要性,這都致使他們參與程度不高。
(3)制度建設不科學,執(zhí)行不到位
從總體而言,現(xiàn)階段河源市行政事業(yè)單位會計信息化制度缺乏系統(tǒng)性和科學性。主要體現(xiàn)在兩方面:一是制度建設不完善、科學。河源市不斷完善會計信息化系統(tǒng)、整合資源、實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享等方面工作,但卻忽視了會計信息化制度建設。會計信息化制度建設涉及方方面面,包括各項業(yè)務的審批制度,也囊括業(yè)務的監(jiān)督機制。從調(diào)查中發(fā)現(xiàn)仍有部分單位尚未有相關的制度,制度建設是缺乏的狀態(tài)。二是沒有嚴格執(zhí)行內(nèi)部控制原則。據(jù)調(diào)查表明,存在著制度建設與實際操作方面的差異。往往有些單位建立制度是應付上級部門的檢查,但在實際工作中卻又是另一回事。只有制定并嚴格執(zhí)行相應的崗位制度和內(nèi)部牽制制度,才能保證會計信息的正確性和單位資產(chǎn)的完整性。會計信息的傳遞和存儲集中于網(wǎng)絡中,業(yè)務及數(shù)據(jù)交錯,加上各模塊之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,會計信息錯綜復雜及數(shù)據(jù)處理的加速,這都在一定程度上使得傳統(tǒng)會計制度中制約分工和牽制原則失效。如沒有嚴格執(zhí)行內(nèi)控原則,那么單位資金監(jiān)督將非常困難。
(4)缺乏系統(tǒng)性、完整性的培訓
由于會計人員工作任務的繁重以及日常不間斷地業(yè)務處理需要,外出參加專業(yè)知識培訓機會甚少。就目前河源市的情況,會計人員最常參加的則是財政部門組織的業(yè)務培訓。近年來,財政部門大力推動財政一體化系統(tǒng)的建設,以提高財政管理的科學化、數(shù)字化、精細化水平。針對大量使用該系統(tǒng)的行政事業(yè)單位,財政部門組織了各種系統(tǒng)業(yè)務的培訓。通過培訓,解決了大部分系統(tǒng)業(yè)務操作上的問題,但是由于培訓時間短、單位多、人員滿,使得培訓效果不夠理想。對系統(tǒng)操作雖然有基本的認識,但實操中往往出現(xiàn)各種問題,加之系統(tǒng)各模塊的培訓分開進行,以致于缺乏對系統(tǒng)模塊間的融合及聯(lián)系的認識。在培訓后期服務方面,由于人員配備不足,常常未能及時解決各單位出現(xiàn)的問題。
(5)財政一體化系統(tǒng)模塊間耦合度不高
財政一體化系統(tǒng)是現(xiàn)階段各行政事業(yè)單位廣泛使用的信息化系統(tǒng),對于該系統(tǒng)的操作體驗,被調(diào)查人員普遍反饋系統(tǒng)穩(wěn)定性不夠以及模塊間關聯(lián)性不高。財政一體化系統(tǒng)實現(xiàn)了預算編制、用款計劃編制、財政資金支付、政府采購管理、項目庫管理等業(yè)務的資源整合,將這些財政核心業(yè)務納人平臺統(tǒng)一管理。但是,由于各業(yè)務系統(tǒng)的分步實施,使得業(yè)務之間的信息共享程度較低。此外,行政事業(yè)單位的資產(chǎn)管理系統(tǒng)、非稅系統(tǒng)等系統(tǒng)仍獨立運行,尚未實現(xiàn)將所有財政核心業(yè)務全部納入平臺中。最后,由于財政一體化系統(tǒng)使用時間不長,各功能模塊的連接尚不完善,未真正實現(xiàn)業(yè)務間的無縫銜接。
四、河源市行政事業(yè)單位會計信息化建設的建議
(1)完善人才的引進和培養(yǎng)機制
會計信息化建設歸根結底要依賴會計人員素質(zhì)的提高和主動性地發(fā)揮。沒有一只綜合素質(zhì)過硬、業(yè)務嫻熟的會計信息化人員隊伍,來談會計信息化建設是不切實際的。會計信息化工作既需懂會計專業(yè)知識的人才,又要懂日算機操作的人員,人才引進和培養(yǎng)兩手抓。一是對于需要新安排人員的會計崗位。在人員安排中要改變以往隨意安排人員的做法,讓專業(yè)人員做專業(yè)的事。會計工作的復雜性、連續(xù)性和專業(yè)性,這都需要單位為會計崗位配備專業(yè)的人才,提高會計信息化工作的質(zhì)量和效率。二是對于已在職的會計人員。各行政事業(yè)單位要為他們提供多樣化、多方位的培訓。屬于會計專業(yè)畢業(yè)的人員,則為其提供計算機操作方面培訓,如是其他專業(yè)人員,則為其提供會計專業(yè)知識的培訓,提高他們的綜合業(yè)務能力。三是完善才人獎勵機制。作為行政事業(yè)單位,雖然各種獎勵制度不如企業(yè)自由和完善,但是也可考慮設置合理的獎勵措施,進行正面激勵。如:當會計人員考取專業(yè)資格證書時,可以采取報銷考試培訓費用或適當?shù)莫剟?,促使他們不斷提高自身專業(yè)能力。
(2)正確認識和全力支持會計信息化建設
會計信息化建設離不開各級領導的關心和支持,單位領導不僅要正確認識到信息化建設的必要性,還要給予資源上的支持。主要體現(xiàn)在:一是在會計信息化認識方面。各行政事業(yè)單位領導應充分認識會計信息化建設的重要性和必要性,摒棄錯誤不正確的認識,積極參與信息化建設。單位內(nèi)部自上而下明確會計信息化建設的意義,并身體力行的為建設提供支持。二是在會計信息化建設軟硬件支持方面。目前,河源市信息化建設應用的日算機硬件配置不高,數(shù)據(jù)處理速度慢,加之內(nèi)網(wǎng)不穩(wěn)定且不能負荷較多人次同時使用,這都無法為會計信息化提供有力的硬件保障。各層級領導應重視會計信息化硬件配備,淘汰陳舊落后的硬件設備,加大對會計信息化建設的資金投入,安排技術人員定期對本單位硬件設備進行升級維護。此外,制定單位會計人員培訓計劃,有條不紊的實現(xiàn)人員培訓,提高相關人員業(yè)務水平。
(3)建立健全會計信息化機制
制度建設就是要建立健全行政事業(yè)單位會計信息化條件下與會計管理信息化相適應的相關制度。依據(jù)相關文件精神和要求,結合行政事業(yè)單位的實際情況,并總結會計信息化工作經(jīng)驗,制定適合行政事業(yè)單位的規(guī)則制度。一是制定會計信息化內(nèi)部制度、流程圖,明確各層級及崗位的職權。嚴格按照崗位設置,實行人員牽制原則,堅決不允許一人“全壘打”現(xiàn)象出現(xiàn),在內(nèi)部控制中防范違規(guī)行為出現(xiàn)。二是落實監(jiān)督機制。當前,行政事業(yè)單位崗位設置中只有出納、會計以及科室中層領導,而沒有設置監(jiān)督崗位。中層領導往往缺乏專業(yè)性,對會計人員及資金業(yè)務監(jiān)督不到位,達不到有效控制。專職監(jiān)督的安排,將有利于監(jiān)督機制的落實,更能防范由于信息處理方式的便利性帶來的風險。
(4)強化財政一體化系統(tǒng)的耦合度
基于現(xiàn)階段河源市的實際情況,財政一體化系統(tǒng)實現(xiàn)了使用的普遍性,這便對系統(tǒng)建設提出更高的要求。雖然財政一體化系統(tǒng)在一定程度上已經(jīng)解決了眾多系統(tǒng)各自為政的狀況,但是系統(tǒng)的穩(wěn)定性及耦合度問題仍有待解決。資產(chǎn)管理系統(tǒng)、非稅收入系統(tǒng)等尚未接入;系統(tǒng)功能間數(shù)據(jù)共享、相互校對仍無法實現(xiàn)。一體化系統(tǒng)建設要改變以往數(shù)據(jù)分散存儲、接口交換,各自獨立的狀況,以實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)多種數(shù)據(jù)融合,為會計信息化提供全面、豐富的數(shù)據(jù),并在此基礎上,按業(yè)務需要建立多維度的分析模型,提供全口徑、多類別的報表。
五、結語
河源市行政事業(yè)單位會計信息化建設處于起步探索階段,建設道路任重而道遠。各單位首先認識上要到位,高舉信息化建設大旗,積極推進進程;其次,加強會計隊伍建設,為會計信息化建設保駕護航。最后,落實信息化監(jiān)督機制,從制度上防范會計風險。
參考文獻
[1]馬慧知,汪建易.行政事業(yè)單位會計信息化建設進程中的問題——以某市級行政單位為例[J].中國管理信息化,2013(16):1-4