歐陽滿兮

摘 要：基于高職院校目前對信息化建設(shè)的認(rèn)知較淺薄、檔案信息化建設(shè)的相關(guān)制度不完善、應(yīng)用技術(shù)水平低、建設(shè)體系不健全等現(xiàn)象，本文針對這些問題對大數(shù)據(jù)時代推進(jìn)高職院校檔案信息化建設(shè)的有效對策進(jìn)行探究，高職院校領(lǐng)導(dǎo)要提高對檔案信息化建設(shè)的重視度，采用先進(jìn)的理念，制定完善的信息化建設(shè)制度和管理制度，并配置相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，從而促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的實(shí)施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代 高職院校 檔案管理 信息化建設(shè)

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）04-00-01

一、高職院校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及問題

1.信息化建設(shè)認(rèn)知較淺薄

首先，檔案管理人員在進(jìn)行信息化的建設(shè)時只是將紙質(zhì)的檔案信息錄入電子設(shè)備當(dāng)中，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，工作的重心在于紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換電子檔案的效率。檔案信息化的建設(shè)，不只是轉(zhuǎn)換電子檔案，還有檔案信息系統(tǒng)建設(shè)、系統(tǒng)功能規(guī)劃等工作內(nèi)容。

其次，目前大部分高職院校還沒有對檔案信息化進(jìn)行深入的建設(shè)，還停留在最初是的階段。檔案人員對檔案信息化建設(shè)的相關(guān)技術(shù)并不了解，沒有對現(xiàn)代大數(shù)據(jù)信息技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，因而沒有掌握專業(yè)的信息化建設(shè)相關(guān)技術(shù)和內(nèi)容，導(dǎo)致高職院校檔案信息化建設(shè)水平較低。

2.檔案信息化建設(shè)相關(guān)制度不完善

首先，檔案信息化管理制度不完善，檔案管理工作包含的工作內(nèi)容較多，從檔案收集錄入、整理、歸檔、保存、查找借閱、利用等工作都需要進(jìn)行系統(tǒng)的管理，尤其是檔案信息安全保密工作的管理。

這些工作內(nèi)容都需要進(jìn)行全面的規(guī)劃，管理制度就是檔案信息化管理工作的規(guī)范，是讓工作人員明確工作任務(wù)，規(guī)范工作行為，從而提高檔案管理規(guī)范性和安全性。其次，檔案信息化建設(shè)制度不完善，簡單來說就是關(guān)于檔案信息化建設(shè)的工作沒有進(jìn)行有效的落實(shí)，檔案信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢，沒有較大進(jìn)展。

3.信息化建設(shè)技術(shù)水平較低

第一，高職院校檔案管理工作人員專業(yè)性不足，大部分的高職院校檔案管理人員工作年限較長，曾經(jīng)檔案管理都是紙質(zhì)的，如今轉(zhuǎn)換成信息化、網(wǎng)絡(luò)化的管理，工作人員對信息化技術(shù)了解和掌握是有難度的。

第二，高職院校對于檔案管理信息化建設(shè)的重視度低，沒有組織檔案管理人員進(jìn)行信息化管理相關(guān)的培訓(xùn)，只是將信息化建設(shè)的任務(wù)下達(dá)至檔案管理人員，檔案管理人員進(jìn)行信息化建設(shè)時就會出現(xiàn)盲目的現(xiàn)象，檔案管理人員為了完成任務(wù)會自學(xué)信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容，但是學(xué)習(xí)的效果不夠?qū)I(yè)，學(xué)習(xí)的信息化建設(shè)內(nèi)容是淺層的，因而所應(yīng)用的技術(shù)也是比較落后的。

4.檔案信息化建設(shè)體系缺失

首先，高職院校的相關(guān)管理部門對檔案信息化建設(shè)工作沒有進(jìn)行全面、系統(tǒng)的規(guī)劃，也沒有制定詳細(xì)的信息化建設(shè)方案和措施，對具體的檔案信息化建設(shè)沒有過多的關(guān)注，沒有進(jìn)行相關(guān)政策的制定，而且并沒有在檔案信息化建設(shè)方面投入過多的資金，信息化建設(shè)需要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，購置信息化的設(shè)備，沒有充足的資金，信息化建設(shè)是無法順利的完成的。

其次，高職院校檔案部門管理人員對信息化建設(shè)相關(guān)的內(nèi)容了解程度不足，在組織建設(shè)檔案信息化管理時沒有進(jìn)行全面的考察和規(guī)劃。信息化建設(shè)需要相應(yīng)的設(shè)備支持，在選購信息化設(shè)備時沒有進(jìn)行綜合的考量，只是將現(xiàn)代先進(jìn)的設(shè)備購買進(jìn)來，并沒有掌握其技術(shù)，而且有些先進(jìn)設(shè)備并不適用本高校，導(dǎo)致一些較貴的設(shè)備沒有有效的投入使用，造成浪費(fèi)。

最后，檔案信息化建設(shè)工作的效率較差，檔案管理人員本身對信息化建設(shè)工作的重視程度也是不高的，在日常的工作當(dāng)中沒有緊迫感，還是保持以前清閑、慢節(jié)奏的工作狀態(tài)，例如電子信息錄入完成后，后續(xù)的信息整理和加工工作沒有及時的進(jìn)行，當(dāng)時沒有進(jìn)行整理，后期進(jìn)行的過程中對信息相關(guān)內(nèi)容掌握就不夠全面，工作效率和質(zhì)量就會受到影響。

二、大數(shù)據(jù)時代推進(jìn)高職院校檔案信息化建設(shè)的對策

1.提高檔案信息化建設(shè)重視度，采用先進(jìn)理念

首先，要明確在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息管理就是對院校所有檔案信息數(shù)據(jù)的管理，檔案信息化建設(shè)可以有效提高管理工作的質(zhì)量和效率。完善檔案管理信息化建設(shè)對高職院校的發(fā)展有是非常重要的。因此高職院校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員要重視這項(xiàng)工作，為檔案信息化建設(shè)工作提供更多有效的支持，加大資金投入，采用現(xiàn)代先進(jìn)的理念，應(yīng)用最新的技術(shù)，推動檔案信息建設(shè)的完善。

2.完善檔案信息化建設(shè)的相關(guān)制度

首先，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)要制定相關(guān)的信息化建設(shè)制度，將檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容具體化，根據(jù)高職院校信息化建設(shè)的基本情況制定信息化建設(shè)的方案，將信息化建設(shè)的各個環(huán)節(jié)和工作任務(wù)合理的分配至檔案管理工作人員身上，成立專門的信息化建設(shè)小組，同時制定相關(guān)的績效考核制度，提高工作質(zhì)量和效率。其次，要制定檔案信息化管理制度，檔案管理工作包含的內(nèi)容較多，制定管理制度規(guī)范檔案管理人員的工作，同時要設(shè)立專業(yè)的工作指導(dǎo)和監(jiān)督人員，對信息化建設(shè)工作的進(jìn)行全程的指導(dǎo)和幫助，提高信息化建設(shè)的專業(yè)水平。

3.完善信息化軟硬件設(shè)備建設(shè)

硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括必要的數(shù)字檔案室硬件設(shè)備，如有用于運(yùn)行各類檔案管理應(yīng)用的服務(wù)器，有可供存儲電子檔案數(shù)據(jù)光盤（庫）或磁盤陣列、磁帶機(jī)等數(shù)據(jù)保管、備份設(shè)備，有用于確保電子檔案數(shù)據(jù)信息安全的軟硬件設(shè)備等。

4.加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)教育

高職院校檔案信息化建設(shè)的目的在于提高檔案管理效率，最大化體現(xiàn)檔案的價值。在大數(shù)據(jù)時代，檔案資源經(jīng)過整合分析后要能夠?yàn)榻逃龥Q策提供依據(jù)，為院校的長遠(yuǎn)發(fā)展提供參考。這對檔案管理人員的工作能力提出了新的要求。首先需提高檔案人員業(yè)務(wù)能力，要積極參加各類信息化技能的專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作方法。還可以建立激勵機(jī)制，鼓勵檔案管理人員進(jìn)步與創(chuàng)新。

其次，要強(qiáng)化檔案管理人員的安全意識，檔案資源當(dāng)中大部分都是高職院校的重要信息，對檔案信息的安全管理也是非常重要的。在大數(shù)據(jù)時代，人們的生活和工作都已經(jīng)離不開網(wǎng)絡(luò)，所有重要的信息都儲存在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，因此信息安全保密工作一定要做好，要對檔案管理人員開展信息安全管理培訓(xùn)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代先進(jìn)的信息安全保密技術(shù)，提高檔案信息的保密性和安全性。

三、結(jié)語

現(xiàn)階段，高職院校的檔案信息化建設(shè)還存在很多的問題，信息化建設(shè)的效率較低，技術(shù)水平偏低。高職院校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案信息化建設(shè)，加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，提高檔案管理人員信息化專業(yè)水平，促進(jìn)檔案信息化全面完善和發(fā)展。

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