王曉麗
摘要:文書(shū)檔案作為事業(yè)單位在日常工作中積累的重要文件,其對(duì)促進(jìn)單位的穩(wěn)定以及可持續(xù)發(fā)展具有積極意義和指導(dǎo)價(jià)值,是事業(yè)單位日常管理的關(guān)鍵組成部分,本文主要針對(duì)大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行分析和探究,希望給予我國(guó)相關(guān)單位以些許參考和借鑒。
關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;文書(shū)檔案;信息化建設(shè)
隨著我國(guó)信息技術(shù)的快速發(fā)展和更新,大數(shù)據(jù)概念應(yīng)運(yùn)而生,并且在諸多領(lǐng)域和行業(yè)實(shí)現(xiàn)了廣泛應(yīng)用,對(duì)推動(dòng)行業(yè)發(fā)展起到了關(guān)鍵作用,文書(shū)檔案作為事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容,在大數(shù)據(jù)背景下,以往的管理手段和管理模式已經(jīng)難以滿足時(shí)代發(fā)展,事業(yè)單位需要基于大數(shù)據(jù)技術(shù)開(kāi)展信息化建設(shè),保證文書(shū)檔案管理和使用的完整性、安全性和便捷性,為單位健康發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務(wù)。
1、基于大數(shù)據(jù)下文書(shū)檔案管理信息化的概念
大數(shù)據(jù)中蘊(yùn)含了海量信息,其記錄人類(lèi)行為和活動(dòng),隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷完善,數(shù)據(jù)量不斷增加、利用效率不斷提升,通過(guò)對(duì)海量數(shù)據(jù)的分析與整理,能夠提升數(shù)據(jù)信息的附加價(jià)值和應(yīng)用價(jià)值。
文書(shū)檔案是事業(yè)單位在發(fā)展中積累的文檔資源,其以錄像、圖片以及文字等形式為載體,記錄了事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和管理活動(dòng),將文書(shū)檔案管理中引入信息技術(shù),可以實(shí)現(xiàn)其利用、開(kāi)發(fā)、儲(chǔ)存、整理以及收集等工作環(huán)節(jié)的信息化操作,保證檔案數(shù)據(jù)的完整性、安全性以及準(zhǔn)確性,為事業(yè)單位提供全面而便捷的檔案服務(wù)。
2、當(dāng)前事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化建設(shè)中存在的幾點(diǎn)問(wèn)題
2.1信息化理念陳舊
當(dāng)前,事業(yè)單位在開(kāi)展文書(shū)檔案管理中,依然沿用陳舊的管理模式和管理手段,紙質(zhì)檔案管理依然占據(jù)重要地位,并且存在重視收藏、輕視使用的思想,對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用缺乏深入研究,工作人員也沒(méi)有嘗試管理手段創(chuàng)新,導(dǎo)致文書(shū)檔案難以發(fā)揮其指導(dǎo)價(jià)值。
2.2文書(shū)檔案損壞嚴(yán)重
事業(yè)單位在長(zhǎng)期發(fā)展中形成了大量文檔資源,導(dǎo)致庫(kù)房負(fù)荷不斷加重,管理人員的工作任務(wù)持續(xù)增加,檔案人為損壞和自然老化的情況日益嚴(yán)重,對(duì)文書(shū)檔案的完整性和準(zhǔn)確性帶來(lái)一定影響。同時(shí),由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理缺乏足夠的重視,信息化建設(shè)沒(méi)有落實(shí)到具體中,文件損壞問(wèn)題沒(méi)有得到改善。
2.3工作人員能力補(bǔ)足
當(dāng)前,我國(guó)事業(yè)單位在開(kāi)展文書(shū)檔案管理中主要沿用“一本賬”、“一套卡”的固化管理手段和方式,工作人員在長(zhǎng)期的工作中也形成了固化思維模式,缺乏創(chuàng)新與改革,對(duì)信息技術(shù)認(rèn)知不足,自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和信息技術(shù)操作水平不符合信息化建設(shè)要求,加之事業(yè)單位缺少有效的培訓(xùn),工作人員的能力和知識(shí)無(wú)法獲得及時(shí)更新。
3、基于大數(shù)據(jù)視野下事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)途徑
3.1轉(zhuǎn)變建設(shè)理念
理念是指導(dǎo)行為的基礎(chǔ)和前提,事業(yè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員需要摒棄以往的固化檔案管理模式和理念,積極轉(zhuǎn)變以及更新信息化管理理念,認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案管理的重要性和價(jià)值,積極配合信息化建設(shè),進(jìn)而促進(jìn)各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展。
3.2數(shù)字化開(kāi)發(fā)與建設(shè)
紙質(zhì)文書(shū)檔案不僅對(duì)保管環(huán)境具有嚴(yán)格的要求,同時(shí)在查閱和使用中也較為繁瑣,并且容易在使用中損壞,導(dǎo)致檔案資源缺失。因此,事業(yè)單位要基于大數(shù)據(jù)視野,利用信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù),以大數(shù)據(jù)為管理環(huán)境,對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工和處理,將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊约皵?shù)字化格式,通過(guò)數(shù)字檔案的形式為使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
3.3網(wǎng)絡(luò)化開(kāi)發(fā)與建設(shè)
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有較強(qiáng)的開(kāi)放性和共享性,基于大數(shù)據(jù)下的文書(shū)檔案管理,事業(yè)單位要充分利用以及發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的共享優(yōu)勢(shì),通過(guò)構(gòu)建以及完善立體化檔案網(wǎng)絡(luò),對(duì)所有文書(shū)檔案開(kāi)展信息化管理和共享,通過(guò)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成文書(shū)檔案的打印、復(fù)制、下載、組卷、歸檔以及分類(lèi)等工作,提升文書(shū)檔案的利用效率。
3.4加強(qiáng)安全管理
隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的蓬勃發(fā)展,各種黑客、病毒和木馬的攻擊手段更加高明和隱蔽,文書(shū)檔案作為事業(yè)單位在工作中和發(fā)展中積累的重要檔案資源,需要做好安全保護(hù)工作。首先,事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員需要樹(shù)立先進(jìn)的安全意識(shí),重視文書(shū)檔案在歸檔、儲(chǔ)存以及使用中的安全,設(shè)置信息化管理系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限,嚴(yán)禁外部網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn);其次,對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化,利用網(wǎng)絡(luò)加密安全技術(shù),對(duì)文書(shū)檔案開(kāi)展安全化管理;最后,工作人員需要樹(shù)立安全意識(shí),在平時(shí)工作中定期更新殺毒軟件、進(jìn)行木馬掃描,及時(shí)發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)中存在的病毒和木馬,保證檔案資源安全。
3.5加強(qiáng)人員培訓(xùn)
在文書(shū)檔案管理中,工作人員是開(kāi)展各項(xiàng)管理行為的主體,其綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力關(guān)乎到信息化建設(shè)的進(jìn)程和質(zhì)量,因此,事業(yè)單位要通過(guò)各種有效途徑加強(qiáng)工作人員培訓(xùn),提升其信息素養(yǎng)、操作能力和職業(yè)素養(yǎng)。首先,事業(yè)單位要定期組織工作人員開(kāi)展職業(yè)素養(yǎng)教育,端正員工對(duì)信息建設(shè)的態(tài)度,并且主動(dòng)投入到相關(guān)工作中;其次,要組織開(kāi)展信息技術(shù)操作培訓(xùn),保證所有工作人員都可以靈活的使用各種信息設(shè)備完成檔案管理的相關(guān)工作,提升信息設(shè)備的使用效率;最后,培訓(xùn)中要涉及信息素養(yǎng)、信息技術(shù)操作、網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)以及管理知識(shí)等內(nèi)容,促使工作人員成為 集各個(gè)學(xué)科知識(shí)為一體的復(fù)合型、現(xiàn)代化高端人才,為信息化建設(shè)提供人才支撐。
4、結(jié)語(yǔ)
總而言之,隨著我國(guó)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展,大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)在諸多領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了廣泛應(yīng)用,文書(shū)檔案作為事業(yè)單位發(fā)展的資源支撐,其具有重要的指導(dǎo)價(jià)值,因此,事業(yè)單位要迎合時(shí)代特點(diǎn),基于大數(shù)據(jù)視野下開(kāi)展文書(shū)檔案信息化建設(shè),利用信息技術(shù)完成文書(shū)檔案的利用、開(kāi)發(fā)、檢索、查詢(xún)、傳輸、歸檔以及收集,構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化、安全性以及數(shù)字化的管理體系,為單位發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務(wù)。
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