于華 張璐

摘要：室藏檔案數(shù)字化是新形勢(shì)下檔案工作發(fā)展的明確要求，是數(shù)字檔案館（室）一體化建設(shè)的重要組成部分，是檔案工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇。本文以豐臺(tái)區(qū)檔案局（館）為例，從數(shù)字化工作的組織與管理、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及相關(guān)制度、檔案數(shù)字化主要環(huán)節(jié)等方面對(duì)室藏檔案數(shù)字化實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行研究總結(jié)，并提出在室藏檔案數(shù)字化工作中需注意確保檔案實(shí)體與檔案信息安全，嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，加強(qiáng)過程監(jiān)管與質(zhì)量控制等問題。

關(guān)鍵詞：檔案室 檔案數(shù)字化 實(shí)踐研究

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，檔案工作已逐步邁向信息化管理階段。檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容之一，為加快推進(jìn)信息技術(shù)與豐臺(tái)區(qū)檔案工作的深度融合，豐臺(tái)區(qū)檔案局（館）開拓創(chuàng)新，以局（館）檔案室為試點(diǎn)，歷時(shí)三個(gè)月完成傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目，為區(qū)屬立檔單位科學(xué)規(guī)范、安全有效地開展室藏檔案數(shù)字化工作做出示范。本文旨在對(duì)室藏檔案數(shù)字化實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行研究總結(jié)，供立檔單位參考借鑒。

一、室藏檔案數(shù)字化的必要性

（一）室藏檔案數(shù)字化是新形勢(shì)下檔案工作發(fā)展的明確要求

2014年，中辦、國辦印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，要求各檔案館（室）要加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作。2016年，《北京市“十三五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求有條件的檔案室要做到室藏檔案數(shù)字化率達(dá)到100%;市、區(qū)檔案館要依法開展對(duì)各種門類和載體檔案，尤其是電子檔案和檔案數(shù)字化副本的接收、檢驗(yàn)工作。同年，《北京市豐臺(tái)區(qū)“十三五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求各立檔單位采取各種形式，加快開展室藏檔案數(shù)字化工作。有條件的檔案室室藏檔案數(shù)字化率要達(dá)到100%。立檔單位向區(qū)檔案館移交實(shí)體檔案的同時(shí)，移交檔案數(shù)字化副本。

（二）室藏檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館（室）一體化建設(shè)的重要組成部分

數(shù)字檔案資源包括傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化資源和各種類型的原生數(shù)字檔案資源，是數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的核心，是滿足檔案用戶利用需求的基礎(chǔ)保障。室藏檔案是館藏檔案的重要來源。統(tǒng)一、規(guī)范室藏檔案數(shù)字化工作，確保室藏檔案數(shù)字化質(zhì)量，是數(shù)字檔案館（室）一體化建設(shè)的重要組成部分，是區(qū)域數(shù)字檔案資源共建共享的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化的必要前提。

（三）室藏檔案數(shù)字化是檔案工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇

當(dāng)前，“四個(gè)全面”戰(zhàn)略布局、國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃的推進(jìn)，深刻影響著檔案工作的理念、技術(shù)、方法及模式。傳統(tǒng)載體檔案只有經(jīng)過數(shù)字化加工，才能轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案信息，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息組織與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案實(shí)體虛擬化、信息資源共享化、檔案利用知識(shí)化。室藏檔案數(shù)字化可在保護(hù)檔案原件的同時(shí)提高檔案檢索利用效率，有助于深入挖掘檔案信息資源，豐富檔案利用服務(wù)內(nèi)容，提高檔案遠(yuǎn)程服務(wù)能力，充分發(fā)揮檔案作為國家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源的重要作用。

二、室藏檔案數(shù)字化工作的組織與實(shí)施

（一）數(shù)字化工作的組織與管理

為確保室藏檔案數(shù)字化工作順利開展，豐臺(tái)區(qū)檔案局（館）領(lǐng)導(dǎo)高度重視、統(tǒng)籌規(guī)劃，投入專項(xiàng)資金，由辦公室牽頭組織，辦公室及業(yè)務(wù)指導(dǎo)科、收集科、保管保護(hù)科、信息化科等相關(guān)科室人員在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上共同參與制訂工作方案，并指派專人具體實(shí)施。

數(shù)字化加工項(xiàng)目采用外包方式，通過前期的充分調(diào)研論證，委托給通過認(rèn)定資質(zhì)的企業(yè)及人員。在前期調(diào)研論證中，至少聯(lián)系三家檔案數(shù)字化公司，比對(duì)公司的工作經(jīng)驗(yàn)及業(yè)務(wù)能力、整體方案設(shè)計(jì)、技術(shù)服務(wù)能力、承諾響應(yīng)能力以及價(jià)格等因素，篩選出綜合排名第一的公司。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，公司操作人員嚴(yán)格執(zhí)行數(shù)字化規(guī)范，使用滿足數(shù)字化加工安全要求和技術(shù)需要的先進(jìn)設(shè)備，在符合檔案保護(hù)及安全保密要求的專用場(chǎng)地進(jìn)行檔案數(shù)字化加工。加工場(chǎng)所依據(jù)檔案數(shù)字化工作流程合理布局，設(shè)有檔案存放、數(shù)字化前處理、著錄打印、檔案掃描、圖像優(yōu)化、質(zhì)檢掛接等工作區(qū)域，并配備防火、防水、防有害生物、防盜報(bào)警等檔案安全管理設(shè)施設(shè)備以及可覆蓋全部場(chǎng)地的視頻監(jiān)控系統(tǒng)。

豐臺(tái)區(qū)檔案局（館）在室藏檔案數(shù)字化工作過程中，注重通過一系列科學(xué)化、規(guī)范化的管理制度，進(jìn)行有效的質(zhì)量監(jiān)控、進(jìn)度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控、協(xié)調(diào)溝通，并完善問題反饋機(jī)制等，保障檔案實(shí)體和檔案信息全流程安全管理和數(shù)字化成果質(zhì)量。室藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程如圖1所示。

（二）數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及相關(guān)制度

豐臺(tái)區(qū)檔案局（館）室藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作貫徹實(shí)施《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017），并綜合《北京數(shù)字檔案館目錄數(shù)據(jù)庫建庫標(biāo)準(zhǔn)》等，編制了《豐臺(tái)區(qū)室藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作手冊(cè)》（試行），明確人員崗位責(zé)任制度、場(chǎng)地安全管理制度、設(shè)備安全管理制度、數(shù)據(jù)規(guī)范化管理制度、檔案實(shí)體管理制度，對(duì)工作流程和每個(gè)工作環(huán)節(jié)都提出具體的技術(shù)要求，做到質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)化及質(zhì)量可控化，并要求在實(shí)踐中嚴(yán)格執(zhí)行數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及相關(guān)制度，留存工作文件和元數(shù)據(jù)等可追溯憑證，確保檔案數(shù)字化工作達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

（三）檔案數(shù)字化主要環(huán)節(jié)

1.檔案出庫。檔案員可以按照工作方案結(jié)合數(shù)字化工作進(jìn)度，分批調(diào)取、清點(diǎn)、登記數(shù)字化對(duì)象。檔案出庫要嚴(yán)格按照檔案庫房管理規(guī)定辦理檔案出庫手續(xù)，與數(shù)字化加工人員共同清點(diǎn)無誤、簽字確認(rèn)后再交接出庫。檔案在數(shù)字化過程中，臨時(shí)存放在加工場(chǎng)所中的指定檔案柜內(nèi)。對(duì)領(lǐng)取與歸還要進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保檔案實(shí)體安全。

2.數(shù)字化前處理。前處理是檔案數(shù)字化過程中的重要環(huán)節(jié)，是保證檔案成果質(zhì)量和數(shù)字化檔案利用效果的基礎(chǔ)性工作。在前處理階段中，一要從滿足檔案利用需求的核心目標(biāo)出發(fā)，綜合考慮檔案的保管期限及利用價(jià)值再次確認(rèn)數(shù)字化對(duì)象。二要對(duì)確定為數(shù)字化對(duì)象的檔案保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)不符合保管期限的檔案進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。三要嚴(yán)格按照技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)確定掃描頁、編制頁號(hào)、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、拆除裝訂、技術(shù)修復(fù)等。其中，為保證檔案信息的完整性和連續(xù)性，應(yīng)將編有頁號(hào)的檔案頁面進(jìn)行全部掃描。有必要將不符合整理規(guī)范的檔案進(jìn)行規(guī)范化整改，并依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）及目錄數(shù)據(jù)庫建立時(shí)制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對(duì)照檔案原件內(nèi)容規(guī)范檔案目錄內(nèi)容。是否拆除裝訂應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，以保護(hù)原件為原則，避免因數(shù)字化工作損毀檔案原件或影響檔案原件的長期保存。對(duì)存在老化、破損、字跡褪色等現(xiàn)象的檔案進(jìn)行登記;對(duì)破損嚴(yán)重或其他無法直接進(jìn)行掃描的紙張，專業(yè)技術(shù)人員可進(jìn)行技術(shù)修復(fù)后再進(jìn)行數(shù)字化：對(duì)有不耐久字跡的頁面，可參考檔案保管期限確定是否打印數(shù)字化復(fù)制件，將復(fù)制情況在備考表中詳細(xì)說明。

3.數(shù)字化加工。檔案數(shù)字化加工是數(shù)字化工作的核心環(huán)節(jié)，主要包括目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作流程，須嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行操作。這里特別強(qiáng)調(diào)以下幾點(diǎn)：一是目錄數(shù)據(jù)庫建立同樣應(yīng)嚴(yán)格遵守DA/T18對(duì)檔案著錄的要求，確保著錄項(xiàng)目完整，目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、規(guī)范，對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)的要進(jìn)行修改或補(bǔ)充錄入，使檔案目錄滿足對(duì)檔案數(shù)字化成果管理和利用的需要。為提高工作效率及依照檔案室要求調(diào)整目錄格式，可采用先在Excel表中形成目錄數(shù)據(jù)，再導(dǎo)入數(shù)字化管理軟件的方法。二是掃描設(shè)備的選用應(yīng)根據(jù)檔案幅面大小及檔案實(shí)際情況而定，盡可能減少對(duì)檔案實(shí)體的損壞。例如掃描已拆除裝訂且紙張狀況較好的檔案可以使用高速掃描儀，但對(duì)不宜拆除裝訂或年代久遠(yuǎn)、紙張較軟的檔案要優(yōu)先選用平板掃描儀。掃描參數(shù)的設(shè)置需綜合考慮檔案長期保存及后期利用方式等因素。如豐臺(tái)區(qū)檔案局（館）檔案數(shù)字化選擇的是彩色掃描模式，文書檔案和照片檔案的分辨率分別為300dpi和600dpi，其中照片檔案以檔號(hào)為基礎(chǔ)，按照檔號(hào)與圖像流水號(hào)組合命名圖像，存儲(chǔ)格式為通用格式JPEG，并將圖像轉(zhuǎn)換為PDF及雙層PDF格式，實(shí)現(xiàn)OCR識(shí)別。三是掃描后需按照技術(shù)要求對(duì)圖像進(jìn)行拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等優(yōu)化處理，確保數(shù)字圖像清晰、完整，與檔案原件排列順序一致。四是要建立科學(xué)的數(shù)字圖像存儲(chǔ)路徑，確保目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)，數(shù)字圖像能夠正常打開且與實(shí)際掃描數(shù)量相一致。

4.檔案數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交。豐臺(tái)區(qū)檔案局（館）安排專門人員對(duì)室藏檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容主要包括：對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)逐條查驗(yàn)檔案目錄數(shù)據(jù)內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、完整性;元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性：數(shù)字圖像掃描參數(shù)、存儲(chǔ)路徑、命名的準(zhǔn)確性、圖像的完整性、排列順序的準(zhǔn)確性及圖像質(zhì)量：目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像掛接的準(zhǔn)確性;工作文件的完整性、規(guī)范性;存儲(chǔ)載體的可用性，有無病毒;檔案整理的規(guī)范化等。其中，對(duì)目錄數(shù)據(jù)及檔案整理情況的查驗(yàn)比率達(dá)100%，對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)要求的進(jìn)行標(biāo)識(shí)或現(xiàn)場(chǎng)直接指導(dǎo)整改，并進(jìn)行再次查驗(yàn)，直至合格率達(dá)100%。對(duì)文書檔案、照片檔案圖像文件及數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量的查驗(yàn)比率均不低于數(shù)字圖像總頁數(shù)的10%，抽檢合格率達(dá)到99.7%以上才通過驗(yàn)收。

按照檔案數(shù)字化工作方案，驗(yàn)收合格的數(shù)據(jù)使用光盤和移動(dòng)硬盤進(jìn)行多套備份。每套備份數(shù)據(jù)中均包含原始掃描數(shù)據(jù)、優(yōu)化數(shù)據(jù)、掛接后數(shù)據(jù)、PDF數(shù)據(jù)、OCR數(shù)據(jù)。備份數(shù)據(jù)至少3套，分別滿足提供利用、本地封存、異地備份需要。

5.檔案歸還入庫。檔案數(shù)字化加工完成后，檔案人員同樣須嚴(yán)格按照檔案庫房管理規(guī)定對(duì)檔案質(zhì)量和數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)收，如檢查拆除過裝訂物的檔案是否重新裝訂且盡量保持檔案原貌，是否做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏等。經(jīng)檢查和清點(diǎn)，準(zhǔn)確無誤、簽字確認(rèn)后再將檔案歸還入庫。

三、室藏檔案數(shù)字化工作中需注意的問題

（一）確保檔案實(shí)體與檔案信息安全

檔案實(shí)體與檔案信息安全至關(guān)重要。外包檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目需要與外包企業(yè)及人員簽訂檔案安全保密協(xié)議，要求并監(jiān)督其嚴(yán)格執(zhí)行協(xié)議要求及有關(guān)規(guī)章制度。在數(shù)字化加工現(xiàn)場(chǎng)需配齊有關(guān)檔案安全管理的設(shè)施設(shè)備，例如至少要安裝1個(gè)360度無死角的監(jiān)控?cái)z像頭。在檔案數(shù)字化各個(gè)環(huán)節(jié)中都要采取有效措施，加強(qiáng)對(duì)檔案實(shí)體的安全保護(hù)和對(duì)檔案信息及其載體的安全管理，確保檔案實(shí)體與檔案信息絕對(duì)安全。

（二）嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

為確保檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量，室藏檔案數(shù)字化工作流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量要求，特別是在檔案出入庫、檔案鑒定、整理、著錄、數(shù)字化加工、成果及驗(yàn)收、數(shù)字檔案信息管理利用等方面均應(yīng)科學(xué)、規(guī)范。從區(qū)域數(shù)字檔案資源共建共享角度出發(fā)，區(qū)域內(nèi)各立檔單位檔案室的檔案數(shù)字化工作應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，以利于實(shí)現(xiàn)館（室）藏檔案數(shù)字化成果有效對(duì)接，促進(jìn)區(qū)域數(shù)字檔案信息資源的整合和開發(fā)利用。

（三）加強(qiáng)全過程監(jiān)管與質(zhì)量控制

全過程監(jiān)管及質(zhì)量控制，是確保檔案數(shù)字化質(zhì)量的重要措施。在此過程中，一是要確保檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)工作有效執(zhí)行相應(yīng)的管理制度及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。二是要加強(qiáng)對(duì)設(shè)備和軟件的監(jiān)管，確保成品數(shù)據(jù)安全、穩(wěn)定及數(shù)字化的質(zhì)量。三是要對(duì)數(shù)字化加工人員開展如檔案整理、著錄等方面的專項(xiàng)培訓(xùn)，確保數(shù)字檔案檢索質(zhì)量。四是要在檔案數(shù)字化加工過程中，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)溝通、交流、反饋，避免返工，確保檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量及效率。

作者單位：北京市豐臺(tái)區(qū)檔案局（館）