張珊

摘 要：高職院校的發(fā)展不能只注重教學(xué)質(zhì)量、辦學(xué)規(guī)模，以及師資力量的發(fā)展，而要統(tǒng)籌兼顧，重視檔案管理對(duì)院校綜合發(fā)展的作用。檔案管理工作也是推動(dòng)高職院校發(fā)展的重要環(huán)節(jié)之一，如果忽視了檔案管理工作的重要性，則會(huì)直接阻礙高職院校的發(fā)展。所以，高職院校在實(shí)際發(fā)展的過(guò)程中，要配置足夠的資金以及人員，開(kāi)展相應(yīng)的檔案管理工作，并對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作模式不斷進(jìn)行改革創(chuàng)新，創(chuàng)造出具有本校特色的檔案管理工作模式。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案管理;創(chuàng)新途徑

不同于其他高等院校，高職院校的主要培養(yǎng)目標(biāo)是為社會(huì)開(kāi)展建設(shè)工作提供人才，更加偏重“實(shí)踐”，而以本科高校為主的高等院校則是以“理論基礎(chǔ)”為主，主要培養(yǎng)科研型人才。在高職院校實(shí)際發(fā)展的過(guò)程中，只有完善管理體制，提高教學(xué)質(zhì)量，才能促使高職院校為廣大的學(xué)生提供更為優(yōu)質(zhì)的學(xué)習(xí)環(huán)境。檔案管理工作也是推動(dòng)高職院校發(fā)展的重要環(huán)節(jié)之一，如果忽視了檔案管理工作的重要性，則直接阻礙高職院校的發(fā)展。但是就我國(guó)大部分的高職院校而言，相應(yīng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)缺乏技術(shù)型人才，管理辦法缺乏完善性，才是導(dǎo)致相關(guān)工作效率不高的主要原因。所以，只有創(chuàng)新工作方式，優(yōu)化管理思路，才能切實(shí)提高高職院校的核心競(jìng)爭(zhēng)力以及綜合管理水平。

一、主要問(wèn)題淺析

（一）重視程度不足

重視程度不足是我國(guó)大部分高職院校在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中存在的主要問(wèn)題之一。首先，對(duì)高職院校的領(lǐng)導(dǎo)層而言，為了能夠招收到更多學(xué)生，就會(huì)將學(xué)校的資金投入到基礎(chǔ)性設(shè)施建設(shè)工作中，忽視了檔案管理工作的重要性。其次，對(duì)高職院校從事檔案管理工作的工作人員而言，在實(shí)際的工作過(guò)程中存在懈怠心理，而且工作態(tài)度不積極。

（二）經(jīng)費(fèi)不足

就我國(guó)大部分高職院校的實(shí)際情況而言，由于缺乏資金才是導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的根本原因。造成高職院校資金不足的主要原因有三個(gè)，其一，國(guó)家在制定教育發(fā)展計(jì)劃的過(guò)程中，優(yōu)先發(fā)展偏遠(yuǎn)地區(qū)的基礎(chǔ)教育，高職院校想要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改造升級(jí)，但是沒(méi)有足夠的資金。其二，地方政府在落實(shí)相關(guān)扶持政策的過(guò)程中，由于前期沒(méi)有進(jìn)行深入的調(diào)查工作，進(jìn)而導(dǎo)致扶持資金分配不均，從而導(dǎo)致地方各個(gè)高職院校檔案管理體系的改革工作出現(xiàn)不平衡性。其三，高職院校主要的負(fù)責(zé)人沒(méi)有積極主動(dòng)的尋求政府以及社會(huì)的資金支持，從而導(dǎo)致學(xué)校的檔案管理工作無(wú)法有效的進(jìn)行改革。

（三）建設(shè)工作滯后

由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的不重視以及相應(yīng)管理體系缺乏完善性，也是導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量不高的原因之一。（1）團(tuán)隊(duì)建設(shè)的滯后：根據(jù)學(xué)校發(fā)展的實(shí)際情況制定具有針對(duì)性的團(tuán)隊(duì)建設(shè)體系，在學(xué)校生源不斷增加的時(shí)候也沒(méi)有增加檔案管理團(tuán)隊(duì)的人員數(shù)量，從而導(dǎo)致整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作效率低下。（2）人才培養(yǎng)滯后：沒(méi)有建立完善的人才培養(yǎng)計(jì)劃，僅依靠傳統(tǒng)的崗前培訓(xùn)無(wú)法有效提高檔案管理工作人員的工作水平。（3）薪酬體系滯后：對(duì)新時(shí)代的檔案管理工作而言，只有不斷提高相關(guān)工作人員的薪資待遇，才能有效避免相關(guān)管理人才的流失。但是目前我國(guó)大部分高職院校還是沿用傳統(tǒng)的薪酬體系，顯然無(wú)法滿足相關(guān)工作人員的需求。

（四）服務(wù)意識(shí)淡薄

相關(guān)的檔案管理工作人員在實(shí)際工作的過(guò)程中，缺乏服務(wù)意識(shí)也是主要的問(wèn)題之一。服務(wù)態(tài)度差，欠缺主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)都會(huì)導(dǎo)致高職院校的檔案管理工作效率低下。

二、改進(jìn)措施淺析

（一）提高對(duì)檔案管理工作的重視程度

首先，對(duì)當(dāng)?shù)卣鞴芙逃虒W(xué)工作的部門(mén)而言，要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)高職院校的必要性，并根據(jù)當(dāng)?shù)馗鱾€(gè)高職院校的實(shí)際情況，頒布具有針對(duì)性的法律法規(guī)，強(qiáng)制高職院校開(kāi)展相應(yīng)的檔案管理改革工作，從而促進(jìn)各個(gè)高職院校的檔案管理工作體系不斷完善。在實(shí)際工作的過(guò)程中，要加大宣傳教育工作開(kāi)展的力度，由教育局主要負(fù)責(zé)人牽頭，落實(shí)普及化的宣傳教育工作。

其次，對(duì)各大高職院校的領(lǐng)導(dǎo)而言，要強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的重視程度，深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)本校發(fā)展的重要影響以及地位。要主動(dòng)學(xué)習(xí)其他學(xué)校成熟的檔案管理工作體系，并結(jié)合本校的實(shí)際情況，開(kāi)展相應(yīng)檔案管理改革工作;要成立專門(mén)檔案管理部門(mén)，專人專崗，專門(mén)負(fù)責(zé)全校師生的檔案管理工作;要建立健全的績(jī)效考核體制，以月為單位，對(duì)每位檔案管理工作人員的工作情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按照每位工作人員的實(shí)際表現(xiàn)發(fā)放工資，進(jìn)而促使每位工作人員都能保持積極、認(rèn)真的工作態(tài)度。

最后，對(duì)工作在一線的檔案管理工作人員而言要善于總結(jié)，不斷提高自身的工作能力，在面對(duì)每位師生的時(shí)候，要始終保持良好的服務(wù)態(tài)度。

（二）增加資金投入

將現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)融入到檔案管理工作，是提高高職院校檔案管理工作效率的主要措施之一。但是現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)成本較大，我國(guó)大部分的高職院校沒(méi)有足夠的資金購(gòu)置相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備。

對(duì)國(guó)家而言，要加大對(duì)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的研究力度，通過(guò)自主研發(fā)，不斷壓縮整套檔案管理系統(tǒng)的成本。與此同時(shí)，還要增強(qiáng)對(duì)高職院校的扶持力度，以現(xiàn)金補(bǔ)助或者政策支持為主，鼓勵(lì)各大高職院校進(jìn)行檔案管理工作的改造升級(jí)。對(duì)當(dāng)?shù)卣鞴芙逃ぷ鞯牟块T(mén)而言，要深入分析當(dāng)?shù)厮懈呗氃盒５膶?shí)際情況，加大對(duì)規(guī)模較小、創(chuàng)新意識(shí)淡薄的高職院校的扶持力度，優(yōu)先發(fā)展檔案管理現(xiàn)代化比例較低的高職院校。除此以外，對(duì)各大高職院校的領(lǐng)導(dǎo)層而言，要積極需求地方政府、地方企業(yè)的幫助，還要調(diào)整基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案管理體系建設(shè)的資金分配，加大對(duì)檔案管理體系建設(shè)的投入力度，積極引進(jìn)現(xiàn)代化的硬件設(shè)備以及智能化的檔案管理軟件，并組織相應(yīng)的檔案管理工作人員學(xué)習(xí)有關(guān)現(xiàn)代化檔案管理工作的技能和知識(shí)。

（三）強(qiáng)化管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)工作

除了完善硬件設(shè)備之外，組建一支具有高水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)，也是提高高職院校檔案管理工作質(zhì)量的主要措施之一。高校在實(shí)際建立管理團(tuán)隊(duì)的過(guò)程中主要從以下的幾個(gè)方面入手：首先，要建立完整的人才招錄計(jì)劃，不光要招納優(yōu)秀的應(yīng)屆畢業(yè)生，還要不斷吸收具有豐富檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的人才，并展開(kāi)全面的崗位培訓(xùn)工作，使每位檔案管理工作人員都能清楚的知道自己的崗位職責(zé)以及相應(yīng)的崗位技巧。其次，要不斷提高檔案管理工作人員在學(xué)校的地位以及待遇，要對(duì)傳統(tǒng)的薪資體系進(jìn)行改革。在改革薪酬體系的過(guò)程中，要引入績(jī)效考核制度，對(duì)相關(guān)的工作人員形成有效的激勵(lì)。最后，要強(qiáng)化職業(yè)道德建設(shè)，雖然檔案管理工作人員的工作性質(zhì)不同，但同樣是高職院校發(fā)展的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。如果相關(guān)的工作人員在實(shí)際工作的過(guò)程中思想懈怠，工作態(tài)度消極，則勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致整個(gè)院校的檔案管理工作質(zhì)量低下。所以，要開(kāi)展具有針對(duì)性的職業(yè)道德素養(yǎng)教育工作，幫助檔案管理工作樹(shù)立正確的三觀，促使其不斷提升職業(yè)道德素養(yǎng)。

（四）樹(shù)立服務(wù)意識(shí)

檔案管理工作作為一個(gè)含有服務(wù)性質(zhì)的崗位，在實(shí)際工作中主要面對(duì)本校的教師、職工，以及和本校有合作關(guān)系的公眾用戶。充分發(fā)揮檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)，才能促使高職院校的檔案管理工作質(zhì)量得到質(zhì)的飛躍。

首先，要從檔案管理服務(wù)的全面性入手。檔案管理工作人員要盡量滿足不同用戶的不同需求，除此以外，還要提高相應(yīng)的檔案保密機(jī)制，并確保電子檔案的安全性。其次，要樹(shù)立積極主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，在面對(duì)用戶的過(guò)程中，要通過(guò)和用戶簡(jiǎn)單的溝通交流，迅速掌握用戶的根本需求，主動(dòng)提供相應(yīng)的檔案資源。最后，要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)工作的形式，檔案管理工作人員可以在工作之余制作一個(gè)簡(jiǎn)易的辦公流程指示圖，方便所有用戶在辦理業(yè)務(wù)前熟悉相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，從而能夠提高整個(gè)檔案管理工作的效率值。

三、結(jié)束語(yǔ)

創(chuàng)新是新時(shí)代的關(guān)鍵詞。創(chuàng)新理念的應(yīng)用領(lǐng)域十分廣泛，對(duì)于高職院校在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作時(shí)也可以用到。首先，要?jiǎng)?chuàng)新工作理念，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)高職院校發(fā)展的戰(zhàn)略作用。其次，要?jiǎng)?chuàng)新工作方式，有機(jī)結(jié)合現(xiàn)代化的管理辦法，通過(guò)計(jì)算機(jī)自動(dòng)化系統(tǒng)的引入，提高整個(gè)檔案管理工作的效率。最后，還要?jiǎng)?chuàng)新工作態(tài)度，對(duì)從事檔案管理工作的工作人員而言，要端正態(tài)度，在實(shí)際工作的過(guò)程中做到盡職盡責(zé)。

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