畢淑敏

摘 要：伴隨著信息化進步、科技時代的來臨，結合電子檔案的高效快捷以及節(jié)約省時間的優(yōu)勢特點，社會對電子檔案管理運用越發(fā)重視，而且電子檔案已經走入人們的生活之中，電子檔案逐漸發(fā)展替代傳統(tǒng)檔案管理模式也是趨勢必然。本文將結合電子檔案的特點以及管理原則進行綜述，淺析電子檔案工作管理上的現(xiàn)狀以及尚還存在的一些問題，同時結合電子檔案現(xiàn)狀的給出相應的看法與意見。

關鍵詞：電子檔案;特點;問題研究;建議

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2019）02-0060-02

電子檔案是通過在社會不斷的實踐活動創(chuàng)造而形成的，電子檔案主要是依靠計算機處理大量的檔案數(shù)據(jù)，并及時保存有價值數(shù)據(jù)檔案的一類手段工具。跟傳統(tǒng)的紙質性檔案對比，電子檔案在管理上、儲存上都廣泛運用到現(xiàn)代的科學與技術中，它針對龐大而又繁瑣的檔案數(shù)據(jù)簡化處理，幫助管理人員進行檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一規(guī)劃整理及儲存，做到繁而不亂，有條不紊。

1 電子檔案與其特點

隨著社會的進步發(fā)展，檔案管理工作也逐步向著數(shù)據(jù)網(wǎng)絡化、電子化的方向進行發(fā)展，這也是檔案管理上的劃時代變化。電子化檔案帶給目前社會的不僅僅是檔案管理水平的提高，更是一種前有未有的挑戰(zhàn)，給檔案管理帶來了一次信息管理改革的機遇。目前我們所說的電子檔案，主要是通過代碼形式進行記錄在磁盤或者光盤、甚至磁帶等載體中，依靠計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)進行儲存可在計算機上傳輸流轉的文件檔案。電子檔案與紙質檔案在儲存方式上有著本質的不同[1]。

1.1 電子檔案存儲數(shù)字化信息

對于計算機系統(tǒng)來說，通過硬盤與光盤的組合，而電子檔案管理是利用數(shù)字化編碼的程序，在計算機的內部生成、存儲以及傳輸處理電子信息。它可以將紙質化的檔案館變成數(shù)字化電子化的信息，存放在電腦系統(tǒng)里或者光盤上，將數(shù)十億的字壓縮到小小的磁盤上，這種巨大改革變化，成果也是非常驚人的[2]。

1.2 電子檔案具有信息獨立性

傳統(tǒng)的紙質檔案管理的內容，與所需要的載體是無法分開的整體。而電子檔案管理卻不同，電子檔案對于存儲的內容位置不固定，操作簡單隨意，甚至在不同載體之間進行轉換傳遞，且保證內容不會出現(xiàn)變化，具有一定的獨立性與可操作性。

2 電子檔案包含的管理原則

當然為了保證電子檔案管理上的質量，實現(xiàn)檔案信息化戰(zhàn)略目標，在進行電子檔案中的管理工作上一定要遵循特有的原則[3-4]。

2.1 規(guī)范性的原則

電子檔案管理的規(guī)范性原則是開展數(shù)據(jù)信息進行電子化中最重要的，也是為了保證電子化的信息檔案具有可用性的條件之一。規(guī)范性的原則主要要求是：針對所有的檔案信息，必須要經過特有的文本格式、技術模式以及國際通用的工作標準去進行電子化操作。而且檔案信息進行電子化管理的目的主要是去利用計算機網(wǎng)絡這種新科技去傳遞信息，并為檔案信息管理提供服務。因此，對于電子化檔案信息的管理組織，以及傳遞必須要采取統(tǒng)一的規(guī)范和標準執(zhí)行。這樣不僅可以減低因存儲格式與計算機軟件平臺不同轉換之間浪費的資源，進一步的提高檔案信息存儲以及傳輸效率，也有助于去選擇最優(yōu)的檔案信息電子化技術管理方案。

2.2 效率的原則

對所有紙質的檔案信息進行電子化操作，這是一項既是工程量大，且又消耗時間浪費財力的工作，這就需要十分注重工作上效益和效率。首先，通過充分的分析研究，然后選擇最優(yōu)的電子化信息檔案管理方案，包括利用最合理、最優(yōu)化、最適宜的工作流程和技術模式。因為利用合理的技術組織方案可以決定著整個電子化檔案工程的成敗與效率性，而且良好的電子化管理系統(tǒng)進一步幫助檔案信息管理的飛躍性改革。雖然前期電子化檔案信息系統(tǒng)的建設配置需要大量資金與設備的投入，但是它卻有著投資一次而長久受益的優(yōu)點。所以建設良好的電子化檔案信息管理系統(tǒng)，將會極大地提高檔案信息管理電子化的速度以及發(fā)展的進程。

3 電子檔案管理中存在的現(xiàn)狀問題

3.1 信息安全性的問題

計算機的信息化技術是進行電子檔案管理工作的基礎，對于檔案信息的搜集以及傳輸歸檔性的工作，都需要通過計算機的設備來完成。不同于傳統(tǒng)性的紙質檔案信息整理與分類保存的手動型工作，電子化檔案的工作效率得到了大幅度的提高，而且進行資料的查閱也是更加的便捷。但是因為電子化檔案信息管理主要依據(jù)電腦系統(tǒng)軟件，這些檔案信息在電腦上進行發(fā)送接收以及保存歸檔過程中，可能會因為病毒入侵電腦，造成一些檔案信息被泄露或者竊取等問題，這些電子化安全性問題也是需要檔案的管理者時時提醒注意的，在我們的生活中，常常會出現(xiàn)一些不法分子利用電腦植入病毒，竊取電子檔案資料，也會給我們的電子化檔案管理上造成一定的困擾[5]。

3.2 管理人員的素質問題

電子檔案中的管理工作對于工作人員有著極高的素質要求，不僅需要熟練的計算機操作能力與檔案管理的理論知識，還有個人自我約束的能力與自身的思想政治水平的要求，也是有利于發(fā)揮檔案信息電子化管理工作優(yōu)勢的重要因素。對于檔案管理人員，日常的工作量比較大，對于人員在電子檔案管理上的時間與精力十分的有限，而且往往檔案管理崗位薪酬較低，工作人員的流動性比較強，也會影響著電子檔案管理穩(wěn)定的長期發(fā)展。

3.3 管理制度的完善問題

無論是以信息還是文字為主進行紙質管理檔案的時期，管理檔案的工作人員對于檔案信息的保存都要有深刻重要的認知，而且紙質性檔案管理的信息都是羅列于紙質的載體之上，在經過將備份的數(shù)據(jù)列入到檔案登記簿之上，那么管理檔案信息的工作基本上就完成了一半多。但是對于電子檔案的信息進行一定處理中，管理人員工作的思路還通常在過渡的轉變期，而且對于電子檔案的物質載體保存卻缺少一定的認識，目前常用電子存儲手段，主要包括光盤和U盤以及移動硬盤等這些電子化存儲設備。因為這些都是管理者自己對信息進行存放安排，所以在進行許多重要的數(shù)據(jù)與文檔進行保存?zhèn)浞輹r卻毫無頭緒，什么樣的數(shù)據(jù)需要去保存，還有以何種電子化儲存介質去保存?zhèn)浞荩@些都是電子檔案管理中的工作內容。但是在目前形式政策下，電子檔案管理人員因為缺少具體的參照標準，因此對于電子檔案信息的備份工作進行的比較混亂，這樣就會不利于電子檔案管理工作的長久穩(wěn)定發(fā)展。還有防范與制止拷貝電子檔案信息的行為，相關法律管理制度以及安全防范制度都沒有進行有效的規(guī)范措施，這就說明了電子檔案信息管理在安全方面仍存在著漏洞。我國的相關部門以及管理人員要高度的給予重視，努力的通過制定與完善規(guī)章制度，進一步的保證電子檔案管理上的安全性與有效性[6]。

4 完善電子檔案管理方面的建議

4.1 完善相關的規(guī)章制度

為了讓電子化檔案的管理朝著正規(guī)的方向發(fā)展，對于電子檔案中管理方面的規(guī)章制度的完善是十分重要的，完善的制度可以有利于檔案的電子化管理科學化與規(guī)范化。目前我國大部分的單位雖然已經建了檔案的電子化管理體系，但也普遍的缺乏一定的管理制度，為了提高電子檔案的利用效率，有關的規(guī)章制度應完善對檔案信息文件的收集、制作、整理、審核以及歸檔保管等環(huán)節(jié)都做好明確規(guī)定，還有各個企業(yè)單位也要可以結合自身的實際情況與檔案文件的特征及時的去補充和完善規(guī)章制度。

4.2 加大資金投入，完善檔案管理工作環(huán)境

檔案電子化的管理對于檔案管理是重大的創(chuàng)新措施，依據(jù)現(xiàn)代化的設備和依靠先進的管理技術可以很好的促進檔案管理工作的進行。由于存在區(qū)域之間經濟發(fā)展不同，許多先進的檔案管理設備無法被一一的滿足。這是一個現(xiàn)實的經濟性問題，對于檔案管理部門要積極的承擔起責任區(qū)督促，積極的去向領導申請費用支出，改善檔案管理的設備條件以及工作的環(huán)境，積極的促進檔案管理步入現(xiàn)代化電子化管理領域。不僅如此，管理部門還要積極推出通用的檔案管理軟件，結合統(tǒng)一設計與統(tǒng)一規(guī)劃原則，使檔案管理工作可以節(jié)省更多時間，以及財力、物力、人力，進一步的提高工作的效率。

4.3 培養(yǎng)檔案管理人才

電子檔案相對于傳統(tǒng)檔案具有很高的優(yōu)越性，無論是對電子檔案進行的開發(fā)，還是對其的利用都是更加的方便與快捷，而且檔案本身的實用性也是得到了大大的提升。但是，電子檔案管理的水平與管理人員的能力大小有著直接關系，對于檔案管理專業(yè)的人才培養(yǎng)，首先就要保證人員流動性控制在合理小范圍里。因為電子檔案的管理工作需要極強的專業(yè)性，且工作面涉及廣泛，工作人員的實踐管理經驗都是非常珍貴的，所以對于人員的流動要盡可能的去避免頻繁流動，從而保證工作的長期性與延續(xù)性，才可以有效的培養(yǎng)出專業(yè)的檔案管理人才。不僅要積極地組織培訓檔案管理人員，也要管理人員對自己進行嚴格的要求，及時去更新補充知識結構，不斷的提升自己的信息應用技術與職業(yè)道德，努力的去培養(yǎng)綜合性素質較高的人才，從而更好地去適應當代電子檔案管理的發(fā)展需要[7]。

4.4 完善軟硬件管理設備

高配置的軟硬件設備是保障電子檔案的管理工作進行平穩(wěn)運轉的基礎，檔案管理的部門應該配置高性能與高安全性的系統(tǒng)與軟件，嚴禁使用市場上不知名的系統(tǒng)或者軟件。在工作的期間，檔案管理人員也要定時、定期去進行安全電腦體檢以及殺毒，利用電腦上的殺毒軟件和防火墻等可以保護電腦的軟件系統(tǒng)進行及時更新，進而去保障電子檔案管理系統(tǒng)的功能性與安全性。

5 結語

綜上所述，傳統(tǒng)的紙質檔案管理都是依靠管理人員的手工來操作完成，這種通過人力操作的工作既浪費時間又工作效率低下。但是通過利用計算機電子技術操作后，在計算機平臺上管理檔案，借助計算機的多種功能，隨時隨地進行檔案數(shù)據(jù)信息的整理與歸納等操作，節(jié)省了時間，也提高了工作效率，使得檔案管理變更加的快捷。同時要注重進一步的促進檔案管理制度的完善，健全管理體系，提升工作人員的綜合素養(yǎng)以及融合的現(xiàn)代計算機技術，進而促進電子檔案管理工作的發(fā)展。

參考文獻

[1] 包晶飛.試論電子檔案管理面臨的問題及解決策略[J].民營科技，2014（1）：101.

[2] 邢莎莎.事業(yè)單位檔案管理信息化建設的探討[J].辦公室業(yè)務，2012（7）：78+81.

[3] 周萍.淺談提高檔案管理科學化水平的科學路徑[J].科技創(chuàng)新導報，2012（12）：201.

[4] 陳芳.關于電子檔案管理應用的思考[J].中國管理信息化，2013（22）：77.

[5] 劉乾凝，梁全英，陳艷芬.用戶參與的都市農業(yè)特色資源建設模式與機制研究[J].農業(yè)圖書情報學刊，2013（6）：29-32.

[6] 何嘉蓀.辦公自動化系統(tǒng)與電子檔案管理[M].杭州：浙江大學出版社，2003.

[7] 王芳華.淺析電子檔案管理[J].山東工會論壇，2008（2）：161.