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        解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

        2019-03-22 02:17:22董玉良
        卷宗 2019年9期
        關(guān)鍵詞:檔案信息化建設(shè)思考

        董玉良

        摘 要:計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用對(duì)各行各業(yè)都發(fā)揮著巨大影響,通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行改革,是當(dāng)今提高檔案管理質(zhì)量的主要方法,建設(shè)檔案信息化已經(jīng)迫在眉睫。

        關(guān)鍵詞:檔案;信息化建設(shè);檔案管理;思考

        1 檔案信息化概述

        所謂檔案信息化主要是指運(yùn)用先進(jìn)的管理技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行有效管理。檔案信息化是一種檔案管理的創(chuàng)新,相較于傳統(tǒng)管理模式其自身具有一定的優(yōu)勢(shì),提高檔案管理效率。檔案信息化涵蓋很多內(nèi)容,從廣義角度分析,其可以吸收所有領(lǐng)域的信息,然后進(jìn)行有效整合,從狹義角度分析,檔案信息化內(nèi)容相對(duì)簡(jiǎn)單,主要針對(duì)檔案內(nèi)部而言,使其內(nèi)部資源實(shí)現(xiàn)信息化,依托信息化技術(shù),讓檔案資料更為完整,信息更為豐富,這樣信息閱讀者使用更為方便,信息資源更為真實(shí)可靠。實(shí)現(xiàn)檔案信息化離不開(kāi)以下技術(shù)的支持,即信息技術(shù),通過(guò)這種技術(shù)可以使資源信息得以有效整合,同時(shí)也可依據(jù)資源信息類別不同進(jìn)行分類,將相同信息歸納到一起,這樣相關(guān)人員查閱起來(lái)非常方便。

        2 檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

        檔案的信息化建設(shè)是在時(shí)代推動(dòng)下的一種行為,其中產(chǎn)生的積極性意義我們應(yīng)該值得肯定,但是也包含了相應(yīng)的問(wèn)題,影響了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展,我們加以解決,將其得到不斷的完善與深化,最終成為重要的促進(jìn)檔案管理的手段之一。

        2.1 數(shù)據(jù)的異構(gòu)性

        在檔案進(jìn)行傳輸?shù)倪^(guò)程中,通常已經(jīng)由過(guò)去的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案,這一形式的轉(zhuǎn)化能夠進(jìn)一步促進(jìn)檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩?,有效的縮短了時(shí)間,在此基礎(chǔ)上,各級(jí)單位在進(jìn)行檔案?jìng)鬏數(shù)倪^(guò)程中,不同的單位具有不同的數(shù)據(jù)庫(kù),這些數(shù)據(jù)庫(kù)中包含著眾多的檔案信息,并且具有各不相同的屬性,在無(wú)形中對(duì)檔案的分類與整理造成了一定的難度,與此同時(shí),要相對(duì)檔案的內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行整理,其過(guò)程也是相當(dāng)復(fù)雜的,所以為檔案信息化的建設(shè)造成了一定的困擾。檔案無(wú)論是對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō),還是對(duì)于企業(yè)、單位來(lái)說(shuō),都具有重要的意義,加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)能夠有效的提升檔案管理的水平,但是檔案中不同的差異性導(dǎo)致了在進(jìn)行的信息化建設(shè)的過(guò)程中形成了一定的阻礙。這是一個(gè)普遍性的難題,在今后的發(fā)展過(guò)程中,我們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)這一問(wèn)題的管理并且找出相應(yīng)的方法加以解決,減少不同單位之間的差異,最終促進(jìn)我國(guó)檔案信息化的發(fā)展與建設(shè),使檔案管理事業(yè)得到進(jìn)一步的發(fā)展。

        2.2 高度的分散性

        高度的分散性是影響檔案信息化建設(shè)的另一項(xiàng)難題。我國(guó)是一個(gè)人口的大國(guó),在發(fā)展建設(shè)的過(guò)程中,需要對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理,檔案是一種有效的記錄與憑證,但是不同地區(qū)的管理方式與管理水平都參差不齊,我們無(wú)法使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行衡量,這樣就在一定程度上影響了檔案管理事業(yè)的發(fā)展,阻礙檔案的信息化建設(shè)。雖然當(dāng)前我國(guó)的發(fā)展與建設(shè)達(dá)到了嶄新的高度,但是如果沒(méi)有能夠?qū)n案加以管理,就會(huì)在一定程度上影響到我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展建設(shè),所以我們應(yīng)該充分利用經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶給我們的便利性條件,加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,將檔案的信息化建設(shè)得到進(jìn)一步發(fā)展??墒沁@只是一種理想化的效果,實(shí)際情況下,檔案建設(shè)所具有的分散性阻礙了檔案的信息化建設(shè),各個(gè)部門之間在進(jìn)行材料交接的過(guò)程中具有重復(fù)性,沒(méi)有將資料得到優(yōu)化整合,最終就會(huì)影響對(duì)文件進(jìn)行有效的管理,信息重復(fù)冗雜,缺少精煉性,數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也存在質(zhì)疑,這些問(wèn)題都會(huì)影響到進(jìn)行檔案的建設(shè),在這種形勢(shì)下,我們要想發(fā)展檔案信息化建設(shè),就要改善信息分散性的問(wèn)題。

        3 完善檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的途徑

        3.1 加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化的建設(shè)

        為了達(dá)到建設(shè)資源共享及檔案信息化的目的,資源的建設(shè)工作成為了一項(xiàng)必不可少的工作內(nèi)容。所有的檔案工作均需要圍繞著資源建設(shè)而開(kāi)展?,F(xiàn)如今,基于我國(guó)實(shí)際的信息化程度,檔案管理工作最為主要的任務(wù)就是加強(qiáng)檔案管理的資源共享及數(shù)字化建設(shè)。首先,進(jìn)一步提高檔案管理的數(shù)字化程度。在相關(guān)原則的基礎(chǔ)上,完善實(shí)際的工作方案,加大監(jiān)督的力度,提高檔案工作的數(shù)字化建設(shè)程度。與此同時(shí),一方面,在符合人們?nèi)粘?yīng)用要求的條件下,優(yōu)化檔案數(shù)字化所需要的文件目錄,加大物力、人力的投入力度;另一方面,完善電子檔案、紙質(zhì)檔案二者結(jié)合的管理機(jī)制也是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容之一,在實(shí)際的檔案管理工作中,有效地納入二者的雙歸檔形式。對(duì)于有明確規(guī)定的圖片類文件而言,需要在關(guān)聯(lián)儲(chǔ)存相關(guān)制度的基礎(chǔ)上,展開(kāi)工作,達(dá)到全文檢索的目的。其次,進(jìn)一步加大檔案資源的共享力度,嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家制定的相關(guān)規(guī)定,逐漸完善檔案信息管理體系,采取行之有效的對(duì)策,同時(shí)在該管理體系的前提下,將辦公應(yīng)用體系和管理體系進(jìn)行有機(jī)的融合,進(jìn)一步幫助信息的生成、分類、歸檔。按照先易后難的順序,有效履行檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé),應(yīng)用條塊結(jié)合的手段,提高檔案資料的實(shí)時(shí)性,完善檔案信息系統(tǒng)的文件目錄,優(yōu)化檔案信息化的建設(shè)工作。

        3.2 優(yōu)化檔案信息化的工作系統(tǒng)

        相關(guān)工作系統(tǒng)是檔案信息化工作必不可少的保證。這就需要進(jìn)一步對(duì)檔案信息化的工作系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化。首先,管理機(jī)制要有一定的明確性,保證在運(yùn)行過(guò)程中能夠展開(kāi)持續(xù)完善的工作。合理應(yīng)用檔案管理辦法,構(gòu)建科學(xué)的電子型檔案管理制度,促進(jìn)不同單位、部門的相互配合,完善電子檔案的管理工作。與此同時(shí),在嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)之余,相關(guān)的檔案部門還需要進(jìn)一步運(yùn)用行政管理職能,在實(shí)際的檔案管理工作中,應(yīng)用合理的手段,對(duì)信息化方法加強(qiáng)應(yīng)用,提高檔案信息化建設(shè)工作的配合度,有效構(gòu)建一個(gè)和諧的合作系統(tǒng)。其次,進(jìn)一步對(duì)相關(guān)的法律、法規(guī)進(jìn)行規(guī)范、完善,保證檔案工作的科學(xué)性,比如:相關(guān)的工作者需要對(duì)檔案信息化建設(shè)工作所涉及的方案進(jìn)行策劃,完善具體工作的職責(zé)目標(biāo),確定與規(guī)定任務(wù)相關(guān)的工作內(nèi)容,優(yōu)化績(jī)效評(píng)價(jià)系統(tǒng),幫助檔案信息化工作得以穩(wěn)定、順利地展開(kāi)。

        3.3 對(duì)檔案信息服務(wù)手段進(jìn)行創(chuàng)新

        檔案信息化建設(shè)其實(shí)就是為了進(jìn)一步提高檔案的利用效率,這就需要強(qiáng)化檔案信息遠(yuǎn)程查閱利用服務(wù)的能力,進(jìn)一步創(chuàng)新檔案信息的服務(wù)手段,構(gòu)建一套完整的檔案信息網(wǎng)上公開(kāi)評(píng)估系統(tǒng)。依靠各級(jí)檔案單位,再依托鏈接手段有效整合相關(guān)資源,進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息資源網(wǎng),達(dá)到一站式網(wǎng)上查閱檔案信息的目的。

        3.4 優(yōu)化、完善技術(shù)支持與資金保障系統(tǒng)

        管理技術(shù)是檔案管理工作中的一項(xiàng)關(guān)鍵因素,而充足的資金是先進(jìn)設(shè)備得以應(yīng)用的保障。鑒于此,在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,需要科學(xué)的技術(shù)方法給予支撐,還需要投入足夠的資金。在保證檔案信息化體系穩(wěn)步運(yùn)行的同時(shí),還可以確保檔案資源的可靠性。首先,應(yīng)用相應(yīng)的對(duì)策優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)備,將檔案信息化建設(shè)中的資金納入財(cái)政的預(yù)算中,同時(shí)融入基本的建設(shè)、維護(hù)費(fèi)用。應(yīng)用服務(wù)外包、合作開(kāi)發(fā)的手段,支持相關(guān)的檔案研究管理技術(shù)。其次,對(duì)相關(guān)的軟件、硬件設(shè)施進(jìn)行更新,同時(shí)也需要對(duì)正在應(yīng)用的設(shè)施進(jìn)行不斷更新,為檔案信息化工作創(chuàng)建一個(gè)充裕的工作環(huán)境。

        4 結(jié)束語(yǔ)

        綜上所述,檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理未來(lái)發(fā)展方向,隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步,我國(guó)檔案信息管理也隨之不斷完善管理模式,檔案管理部門也正逐漸加大對(duì)檔案管理的重視。文章簡(jiǎn)要介紹了檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容以及發(fā)展形態(tài),重點(diǎn)闡述了檔案信息管理需要改善的幾點(diǎn)建議,推動(dòng)檔案信息管理更為完善。

        參考文獻(xiàn)

        [1]唐麗華,胡崢嶸.基于檔案信息化管理的幾點(diǎn)思考[J].檔案時(shí)空,2013(06).

        [2]張瑞霞.關(guān)于加快檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì),2012(23).

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