杜麗紅 許楠楠

摘 要：隨著我國醫(yī)療體制的改革，醫(yī)院檔案管理的信息化建設不僅是醫(yī)院自身檔案管理工作的需求，也是提升醫(yī)院管理能力更好地服務社會的發(fā)展需要。本文主要對引入現(xiàn)代化計算機信息技術，提高醫(yī)院檔案管理效率，充分發(fā)揮檔案的利用價值，以彰顯檔案管理的科學性、高效性，促進各項工作發(fā)展。

關鍵詞：信息化建設；檔案管理；作用

醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理中的一部分，是促進醫(yī)院健康發(fā)展不可或缺的最原始的、最真實的重要資料。要依據(jù)醫(yī)院的內部人事配備、財務控制、部門業(yè)務等實際情況，對文件、圖表等不同形式的信息進行管控和調用，借助信息化技術充分利用好這份無形資產，為醫(yī)院的人才工作、設備投入、技術研究提供方向和條件。不可否認，檔案信息化管理對醫(yī)院來說具有不可忽視的價值。

1 信息化建設在醫(yī)院檔案管理工作中的重要性

1.1 提高醫(yī)院管理水平

我國絕大部分公立醫(yī)院都已經全面建成了信息化辦公系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了信息化檔案管理，有效提高了人員的工作效率，突破了傳統(tǒng)管理模式的局限性，醫(yī)院的醫(yī)療服務效率和水平得到了廣泛提升，臨床服務質量更高，滿足了社會對醫(yī)療服務的需求?，F(xiàn)代化信息技術為醫(yī)院的檔案管理改革提供了新的發(fā)展平臺，基于跨流程、跨科室、跨時間、跨人群的角度，豐富了醫(yī)院的醫(yī)療信息資源。醫(yī)院的主要工作是治療疾病，保證人的生理健康，這是一項技術含量較高且風險性較大的工作，涉及的知識、技術、資料、人員信息較多，而科學規(guī)劃檔案管理工作，整合人力資源、科技資源、設備資源、后勤資源等，將其以電子檔案的形式保存在計算機中，提高其利用率，拓寬使用范圍，有利于決策人員可以更好地把握醫(yī)院的行政、人事等信息變化狀況。

1.2 提供決策依據(jù)

借助計算機系統(tǒng)、網(wǎng)絡技術可將醫(yī)院的檔案進行分類保存和利用，便于及時查閱和參考。電子檔案擺脫了傳統(tǒng)紙質檔案保存期短、字跡容易模糊的缺點，可為歷史借鑒和決策提供必要依據(jù)，可更好地服務于醫(yī)院的戰(zhàn)略性發(fā)展目標。

2 如何加強檔案管理信息化建設

醫(yī)院檔案管理工作是凸顯醫(yī)院對內部管理、規(guī)劃發(fā)展的重要手段，這些資源和信息都是醫(yī)院完善服務體系的有力支撐。檔案系統(tǒng)信息化，是保護、保存檔案的現(xiàn)實需要。在引入信息化技術后，檔案的保存、查詢可在電腦上同步進行，有利于保護原始檔案和數(shù)據(jù)，延長檔案壽命；其次，可有效釋放人力，大幅提高工作效率，降低了成本。第三，信息化建設有利于滿足醫(yī)院對人力資源的需求，特別是人事檔案管理的信息化對于醫(yī)院的改革與發(fā)展來說具有重要意義。實現(xiàn)人事信息的智能化檢索和網(wǎng)絡傳輸，擴大了其內涵和外延，增強了工作人員對人事信息的綜合分析能力，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎。

2.1 完善檔案管理制度

要實現(xiàn)檔案管理信息化建設，首先就要立足制度建設，以全新的運行機制支撐新技術的改革，發(fā)揮電子文檔的特點和優(yōu)勢，并結合醫(yī)院的自身發(fā)展狀況，完善頂層設計，制定一套科學完整的管理制度，讓檔案信息化建設變得有章可循，提高檔案資源的后期利用率。要著重培養(yǎng)職工的專業(yè)化知識，特別是計算機辦公軟件的應用，從管理層入手，提高他們的管理意識，從源頭上解決檔案管理中出現(xiàn)的各種難題。在人員選拔上要以責任心強、信息化知識高、工作效率高為主，加大培訓力度，讓他們全面理解信息化技術引入的重要任務。其次，要給予檔案管理工作充足的資金支持，配備最新的電子信息設備和軟件，提高運行效率。

2.2 加強信息安全監(jiān)管

醫(yī)院檔案較多，狹義上來講，檔案信息化建設有利于保障醫(yī)院醫(yī)療信息資源的安全性。對于一些機密要文和醫(yī)護人員調配信息，這些都不允許對外泄露，以免制約醫(yī)院體系的發(fā)展。醫(yī)院要配備專業(yè)人員進行檔案保密工作，設置信息公開級別，完善信息查詢系統(tǒng)，研發(fā)全新的身份驗證體系，提高信息保密的有效性。當前醫(yī)院的檔案信息化建設尚處于初級階段，難免會遇到許多技術難題。如計算機安全防御，避免黑客的盜取等。信息化技術為醫(yī)院的檔案管理工作帶來了極大的便利，但也要注意信息化帶來的潛在危險，加強對紙質檔案的保管。

2.3 明確信息化建設的核心工作

近年來公立醫(yī)院的檔案信息化管理工作已逐步進入正軌，但仍然存在核心信息利用不高的問題，造成檔案管理工作的困難，不便于后期查閱。要發(fā)揮檔案信息化建設的作用，就要明確醫(yī)院檔案信息化管理的核心內容，如醫(yī)院各行政、后勤職能部門文書檔案、職工人事檔案等的收集、整理、歸檔，要提高檔案科的管理效率，就要立足信息化技術、互聯(lián)網(wǎng)技術、計算機技術的綜合運用，優(yōu)化檔案調取和使用程序，讓各部門的信息借閱工作變得更加持續(xù)可靠。

2.4 提升人員綜合素質

為了順應現(xiàn)代社會的發(fā)展和群眾對醫(yī)療服務質量的需求，檔案管理部門要完善相關電子設備以供使用。對于參與檔案管理工作的人員，應注重對管理資質和文件檔案分析效率的考察。當前大多數(shù)檔案管理人員都缺乏必要的工作素養(yǎng)，這在很大程度上制約了信息化技術的深入。因此，要促進信息化建設與檔案科學管理的有效結合，就要讓管理人員意識到信息建設的重要性，著重培養(yǎng)工作人員對信息技術和辦公系統(tǒng)的利用能力，定期開展考評工作，借助考評結果進行針對性培訓，綜合提高工作能力。特別是對多媒體、計算機的應用能力，充分掌握計電子文檔的歸類原則，拓寬理論基礎，為順利實施信息化建設和管理改革保駕護航。

2.5 完善設施配備

傳統(tǒng)的檔案管理多以紙質或圖片的形式進行，這種方式較為傳統(tǒng)，容易受外界不良環(huán)境影響，同時也加大了檔案保管、開發(fā)、利用的難度。推進檔案信息化建設，首要的是軟硬件設施的配備，有效運用現(xiàn)代化信息技術。將計算機特有的數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計、分析功能融入到信息系統(tǒng)匯總，實現(xiàn)大量數(shù)據(jù)的安全存儲，從而節(jié)省空間，便于查找。對于數(shù)據(jù)庫軟件，也要及時完善查詢系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)的功能。充分利用數(shù)字化技術，特別是在文件規(guī)范制定上面，要在全面展示檔案內容的同時，以文檔的方式實現(xiàn)。對于過去的信息資料，也要詳實錄入到計算機，以便查找。

醫(yī)院檔案信息化管理能夠進一步反映醫(yī)院本部在某個時間段醫(yī)院各行政、后勤職能部門文書檔案、職工人事檔案等的收集、整理、歸檔、立卷、利用情況。推動醫(yī)院檔案管理信息化建設，有利于直觀地看到檔案與信息技術的內在聯(lián)系，凸顯醫(yī)院管理的科學性和時效性，提高管理工作效率。

3 結論

總而言之，信息化建設對于醫(yī)院的檔案管理來說具有十分重要的意義，特別是在信息技術高速發(fā)達的今天，醫(yī)院要適應社會發(fā)展要求，就要立足提高整體醫(yī)療水平，改變傳統(tǒng)的信息采集和處理方式，制定一套完整、現(xiàn)代的檔案管理體系，優(yōu)化流程、信息共享，為醫(yī)院的縱深發(fā)展提供參考依據(jù)。

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