向陽(yáng)

摘 要：科研檔案是企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)和動(dòng)力，是企業(yè)科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，是企業(yè)科研管理工作的重要組成部分。本文根據(jù)企業(yè)科研檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及科研檔案的類(lèi)型和范圍，分析了當(dāng)前科研課題檔案管理存在的問(wèn)題，提出相應(yīng)的建議，為進(jìn)一步規(guī)范科研課題檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：科研檔案；類(lèi)型；存在問(wèn)題；建議

1987年國(guó)家科委與國(guó)家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案暫行規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“暫行規(guī)定”）實(shí)施以來(lái)，企業(yè)按照《暫行規(guī)定》的要求，結(jié)合科研管理工作的實(shí)際，制定了相關(guān)規(guī)章制度，明確科研檔案工作是科研管理的重要組成部分，是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，將科研檔案工作與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理等緊密結(jié)合。作為企業(yè)檔案工作的重要組成部分，科研檔案管理工作逐步規(guī)范和加強(qiáng)，科研檔案管理工作水平得到全面提升。

1 科研課題項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

1.1 完善的檔案管理體制及管理要求

筆者所在的企業(yè)屬?lài)?guó)家大型企業(yè)，下屬8家研究院，13家二級(jí)公司，檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的體制，即實(shí)行集團(tuán)公司-院（公司）-廠（所）的三級(jí)管理。各級(jí)檔案工作機(jī)構(gòu)具有雙重職能，既是本單位檔案工作的行政管理部門(mén)，又是收集、保管檔案和提供利用服務(wù)的機(jī)構(gòu)。本企業(yè)檔案工作在主管副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，設(shè)履行檔案工作雙重職能的工作機(jī)構(gòu)，對(duì)企業(yè)檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、監(jiān)督和指導(dǎo)。

科研課題項(xiàng)目文件的歸檔工作由項(xiàng)目承擔(dān)單位完成，項(xiàng)目承擔(dān)單位對(duì)課題研究中形成的文件材料負(fù)責(zé)做好預(yù)立卷工作并及時(shí)歸檔，檔案部門(mén)針對(duì)課題立項(xiàng)計(jì)劃，提出文件材料的歸檔要求，由課題負(fù)責(zé)人指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集、積累工作，檔案部門(mén)下發(fā)資料積累袋，指導(dǎo)相關(guān)人員進(jìn)行文件收集、積累工作，并定期進(jìn)行指導(dǎo)咨詢(xún)。

對(duì)中斷的課題或項(xiàng)目，由科技管理部門(mén)通知課題負(fù)責(zé)人整理已形成的文件資料，包括該課題或項(xiàng)目未能完成的說(shuō)明及管理部門(mén)的認(rèn)可文件，并向檔案管理部門(mén)移交；

1.2 科研課題項(xiàng)目檔案的類(lèi)型

企業(yè)科研課題項(xiàng)目檔案主要包括預(yù)先研究課題、計(jì)算機(jī)應(yīng)用課題、軟科學(xué)研究課題、情報(bào)研究課題、技術(shù)革新課題、引進(jìn)技術(shù)課題、成果（專(zhuān)利）課題、標(biāo)準(zhǔn)課題、工藝攻關(guān)課題等方面。

2 科研課題檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 科研課題文件歸檔組織管理問(wèn)題

在許多科研生產(chǎn)單位中只是將文件的歸檔計(jì)劃作為單位檔案工作計(jì)劃的一部分，在科研項(xiàng)目管理流程中沒(méi)有歸檔工作的節(jié)點(diǎn)。因此，許多科研人員認(rèn)為完成研制任務(wù)就可以了，將歸檔工作作為多余的任務(wù)，管理部門(mén)也難以考核。

2.2 收集歸檔難度大問(wèn)題

1）課題管理部門(mén)對(duì)歸檔工作的認(rèn)識(shí)不到位，主要問(wèn)題是部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)問(wèn)題，科研人員的認(rèn)識(shí)問(wèn)題。他們出于技術(shù)保護(hù)和部門(mén)自身利益的考慮，對(duì)課題文件的信息安全存有戒心，不愿意歸檔。

2）檔案部門(mén)對(duì)本單位的課題研制情況不清，本單位有多少在研課題，在研的有多少、新立項(xiàng)的有多少、課題準(zhǔn)備結(jié)題的有多少。往往是課題開(kāi)評(píng)審會(huì)前檔案部門(mén)才介入，因此對(duì)過(guò)程情況不了解，造成文件收集不全，不利于課題研制過(guò)程中文件材料的管理、控制。

近年來(lái)，隨著科研管理要求不斷提高、完善和全面，檔案管理已基本實(shí)現(xiàn)“三納入”，但“四同步”的落實(shí)仍有欠缺。檔案管理人員在科研課題研制過(guò)程中介入不夠，加之檔案人員檔案管理知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能相對(duì)不高，與科研技術(shù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)不能有效溝通，不了解項(xiàng)目研制的目標(biāo)、概括、進(jìn)展等情況，業(yè)務(wù)監(jiān)督、業(yè)務(wù)指導(dǎo)流于形式。這樣一來(lái)，檔案部門(mén)對(duì)于科研課題檔案的形成、積累過(guò)程無(wú)法真正了解和把控。

3 對(duì)加強(qiáng)和完善科研課題項(xiàng)目檔案管理的建議

1）實(shí)施科研項(xiàng)目制度化管理，以確?？蒲许?xiàng)目歸檔文件資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效。一方面檔案部門(mén)要與課題組加強(qiáng)聯(lián)系，了解課題進(jìn)展情況，做好跟蹤、指導(dǎo)、檢查工作，加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)課題組成員的檔案意識(shí)；另一方面在課題實(shí)施前應(yīng)明確提出由課題負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)課題項(xiàng)目的歸檔工作，形成積累袋制度，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)課題研制過(guò)程中文件的收集、積累、預(yù)立卷工作。課題完成后由課題負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、有效性，這樣才能充分發(fā)揮課題制的優(yōu)勢(shì)，做好課題項(xiàng)目文件資料的歸檔工作。

2）科研課題檔案管理要納入到項(xiàng)目管理計(jì)劃中，制定科研課題項(xiàng)目歸檔考核制度。對(duì)科研課題項(xiàng)目歸檔情況進(jìn)行考核，要明確課題或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的職責(zé)，并實(shí)行考核，規(guī)定以文件歸檔做為項(xiàng)目或課題完成的節(jié)點(diǎn)。

3）科研課題檔案管理與科研課題項(xiàng)目管理同步發(fā)展切實(shí)做到“四參加”“四同步”。檔案部門(mén)與科研管理部門(mén)加強(qiáng)協(xié)調(diào)與配合，課題項(xiàng)目立項(xiàng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件材料形成、積累、整理和歸檔要求；檢查科研課題項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度的同時(shí)檢查文件材料的形成和積累情況；科研課題完成的同時(shí)要對(duì)文件材料進(jìn)行歸檔審查、科研課題項(xiàng)目工作總結(jié)、考核的同時(shí)要進(jìn)行科研課題項(xiàng)目檔案工作的總結(jié)與考核。檔案部門(mén)要參加課題評(píng)審會(huì)，檢查文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效情況；科研課題申報(bào)科技成果獎(jiǎng)以及科技人員提職、考核時(shí)，必須由檔案部門(mén)出具專(zhuān)題歸檔情況證明材料，對(duì)文件資料歸檔不全或未歸檔的項(xiàng)目，不能視為完成任務(wù)，單位不予以申報(bào)成果獎(jiǎng)，從而有效控制了科研課題檔案的完整性。科技管理部門(mén)在科技計(jì)劃項(xiàng)目管理中對(duì)檔案管理有明確要求，在新的科研課題做計(jì)劃時(shí)，即對(duì)文件資料歸檔工作提出要求，課題項(xiàng)目一開(kāi)始就由檔案人員參加協(xié)調(diào)會(huì)，了解項(xiàng)目進(jìn)展及文件資料生成情況，指導(dǎo)相關(guān)人員進(jìn)行文件資料的收集、整理、歸檔工作，保證了項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效。

4）對(duì)涉及專(zhuān)利、成果或有技術(shù)保護(hù)要求的檔案，建立“技術(shù)保護(hù)單”制度。首先由課題負(fù)責(zé)人提出技術(shù)保護(hù)要求，并填寫(xiě)技術(shù)保護(hù)單，提出具體的保護(hù)要求，檔案部門(mén)嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，實(shí)行專(zhuān)人管理，在數(shù)據(jù)采集項(xiàng)中不填寫(xiě)詳細(xì)條目，利用時(shí)，需征詢(xún)提出技術(shù)保護(hù)要求的人員或部門(mén)的意見(jiàn)后，方可查閱。

5）對(duì)科研課題項(xiàng)目加強(qiáng)合同管理，在科研課題項(xiàng)目下發(fā)合同或任務(wù)書(shū)時(shí)，明確提出文件資料的歸檔要求，明確科研課題項(xiàng)目文件的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔單位及責(zé)任人。項(xiàng)目完成后，由科研課題項(xiàng)目實(shí)施部門(mén)對(duì)科研課題項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，移交檔案部門(mén)歸檔。

6）檔案部門(mén)要加強(qiáng)科研檔案的開(kāi)發(fā)利用?？茖W(xué)研究的特點(diǎn)就是繼承與創(chuàng)新，檔案人員要加強(qiáng)科研檔案的開(kāi)發(fā)與利用，讓科研人員更好的了解和掌握企業(yè)在本領(lǐng)域的科研水平，已形成的新工藝、新技術(shù)，使研發(fā)人員獲得有價(jià)值的參考資料和數(shù)據(jù)，加快科研項(xiàng)目的進(jìn)展，提高檔案部門(mén)的地位與作用。

7）檔案人員要加強(qiáng)培訓(xùn)，拓展知識(shí)領(lǐng)域。科研課題檔案具有很強(qiáng)的依據(jù)性，并且類(lèi)型多樣，需要檔案人員既要了解和掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又要熟悉科研管理流程，因此檔案人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，及時(shí)補(bǔ)充專(zhuān)業(yè)知識(shí)及信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，通過(guò)在崗培訓(xùn)，短期學(xué)習(xí)或在職進(jìn)修等形式，擴(kuò)大知識(shí)層次，以勝任好工作。

4 結(jié)束語(yǔ)

科研課題檔案是企業(yè)科研發(fā)展的基礎(chǔ)和動(dòng)力，科研管理過(guò)程中形成的檔案資料，全過(guò)程的記錄了企業(yè)整個(gè)科研活動(dòng)，因此要加強(qiáng)科研課題檔案管理工作，將科研課題檔案工作納入計(jì)劃、納入考核，強(qiáng)化歸檔要求，以促進(jìn)企業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]1987年國(guó)家檔案局頒布《科學(xué)技術(shù)研究檔案暫行規(guī)定》