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        高?;n案數(shù)字化流程與探索

        2019-03-20 06:06:58程靖
        檔案管理 2019年2期
        關鍵詞:基建檔案流程高校

        程靖

        摘 要:高校檔案數(shù)字化是高校檔案事業(yè)發(fā)展的大趨勢。基建檔案是高校檔案的重要組成,如何把基建檔案數(shù)字化工作做好,讓基建檔案在利用過程中更好地發(fā)揮作用,是檔案事業(yè)發(fā)展賦予檔案從業(yè)人員的重要任務。

        關鍵詞:高校;基建檔案;數(shù)字化;流程

        隨著高校的合并和擴招,高校檔案在規(guī)模和館藏方面都發(fā)生很大變化,加強高校檔案規(guī)范管理,使高校檔案資源更加準確、快捷地服務于社會,高校檔案數(shù)字化成為高校檔案發(fā)展的必然趨勢。高?;n案是高校發(fā)展過程中基礎建設的真實記錄,是高校檔案的重要組成部分,也是高校檔案數(shù)字化的重點。

        1 高?;n案數(shù)字化的迫切性

        1.1 歷史發(fā)展的必然。高?;n案是高校檔案的重要組成部分,檔案信息化是檔案事業(yè)的迫切需要,也是當今社會發(fā)展的趨勢,也是高校檔案事業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。

        1.2 實體基建檔案的保護。目前高校檔案館保存檔案信息的形式多數(shù)是紙質(zhì)、光盤、膠片、移動硬盤等載體,多數(shù)院校還是原始的管理方法,無法滿足社會對檔案工作的要求,尤其在檔案利用方面弊病較多。常見基建檔案的表現(xiàn)形式是:文書、圖紙、聲像等檔案并存,尤其是圖紙的大小規(guī)格不同,一般為AO~A5規(guī)格。圖紙因長期借閱查詢,容易破損,數(shù)字化對原始圖紙起到很好的保護作用,檔案利用是通過電腦系統(tǒng)查閱檔案。

        1.3 提高基建檔案利用的效率。高校在發(fā)展,高校以前的建筑需要維修改造,所有這些都常常需要利用基建圖紙資料,隨著高校的不斷擴大,基建檔案庫存量也不斷地擴容,原始的檔案查閱方法工作效率低下,急需一份圖紙或文件,不能在很短時間內(nèi)查找到。數(shù)字化后,在短時間內(nèi)就能準確快速地滿足需求,大大提高了工作效率。

        2 基建檔案的特點

        高校的基建檔案的特點為:專業(yè)性。高?;n案有很強的專業(yè)技術性。成套性?;üこ淌且砸粋€獨立的工程項目,從開始申報、籌建到此項目完工,所產(chǎn)生的所有資料,都歸類為一個項目的基建檔案,具有成套性特點。利用性?;n案具有較強的現(xiàn)實利用價值,隨著建筑的竣工,以后此建筑的維護與改造,都要憑借這些圖紙。廣泛性與復雜性。高校不斷地發(fā)展,基建檔案也隨之增多,一個項目從籌備開始到竣工結(jié)束,會產(chǎn)生大量的圖紙、資料,這些材料涉及政府部門審批、設計部門,論證、施工單位,建設、監(jiān)理單位,消防質(zhì)監(jiān)部門質(zhì)量評定、設備供貨單位的合格證書、檢驗報告,等等。所有這些,都說明基建檔案具有鮮明的龐大、廣泛、復雜的多樣性。高?;n案的特點決定了做好基建檔案的歸檔和數(shù)字化,是高?;n案重要環(huán)節(jié),是十分必要和迫切的。

        3 高校基建檔案數(shù)字化流程

        高?;n案數(shù)字化工作的流程如下:整理→移交→拆卷→修補→掃描→映像處理→數(shù)據(jù)核檢→重新裝訂→歸還→數(shù)據(jù)備份→數(shù)據(jù)掛接。

        4 基建檔案數(shù)字化支持平臺

        基建檔案數(shù)字化工作的順利完成離不開軟件、硬件及網(wǎng)絡平臺的支持。

        4.1 硬件平臺:(1)工作室、庫房;(2)電腦、照相機、打印機、刻錄儀;(3)大型圖紙專業(yè)掃描儀、平臺掃描儀;(4)光盤、移動盤、服務器、終端機。

        4.2 軟件平臺:(1)安全可靠的與硬件相匹配的計算機常用操作系統(tǒng);(2)符合國家檔案管理規(guī)范、功能齊全、安全可靠、擴展性好、后期升級維護有保障的檔案系統(tǒng),目前常用的是南大之星系統(tǒng);(3)掃描系統(tǒng);(4)圖片處理系統(tǒng),常用的如PHOTOSHOP等圖片處理軟件。

        4.3 網(wǎng)絡環(huán)境:網(wǎng)絡系統(tǒng)要符合國家信息安全、高性能的要求,數(shù)據(jù)網(wǎng)絡要相對獨立,與外網(wǎng)實行物理隔離管理。檔案收集和利用方面的數(shù)據(jù)交換,要分層授權,專人管理。

        5 基建檔案數(shù)字化流程常見問題與對策

        目前,由于經(jīng)費緊張,高校的硬件設備落后,高校檔案數(shù)字化工作基本是由高校檔案館和專業(yè)的檔案外包公司合作完成,基建檔案也是如此。檔案的保密性特點與數(shù)字化外包工作模式的結(jié)合,加深了檔案數(shù)字化的難度與強度。通過本人的實際工作體驗,對基建檔案數(shù)字化過程中遇到的問題及解決方法作如下探討。

        5.1 基建檔案移交前

        5.1.1 糾錯核對。檔案館把數(shù)字化的檔案移交給外包公司前,檔案館工作人員應對所移交的所有檔案全部進行移交前的核對工作。即核對所有基建檔案案卷、卷內(nèi)目錄與卷內(nèi)實體檔案是否相符,若有錯,以卷內(nèi)文件(或圖紙)為準進行修改,對漏編文件,及時做好插卷及電子版的錄入。如:1992-JJ12-1到1992-JJ12-10已經(jīng)歸檔,在核對時發(fā)現(xiàn)有遺漏文件,應根據(jù)遺漏文件內(nèi)容,決定插卷的檔號應接在案卷號10之后,還是在1到10序號中插卷。插卷時具體問題具體對待,要靈活運用。若圖紙重復,不要輕易銷毀,應對這份重復的圖紙保存,但不編卷。核對無誤后再將所有案卷、卷內(nèi)目錄錄入計算機,建立機讀目錄庫,并打印目錄作為數(shù)字化的檢索工具。按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等要求,規(guī)范檔案中目錄內(nèi)容,包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求,如有錯誤的案卷題名、文件名、責任者、起止頁或頁數(shù),應及時修正。

        5.1.2 移交手續(xù)的辦理。檔案盒若是紙質(zhì),可考慮用鉛筆在脊背下角處小字注明每盒案卷數(shù)、文書與圖紙檔案的規(guī)格和總頁數(shù),再做移交登記表統(tǒng)計,最后辦理移交。移交過程必須由檔案館工作人員和外包公司共同完成。將要掃描的檔案從庫房搬運到一個裝有監(jiān)控的加工現(xiàn)場,對檔案逐一清點,確定無誤,雙方簽字移交。辦理移交時做好移交總盒數(shù)、總案卷統(tǒng)計、文書和圖紙檔案各規(guī)格紙張的總頁數(shù)統(tǒng)計,方便外包公司歸還檔案時盤點。

        5.2 基建檔案移交后

        5.2.1 拆卷、修補、整理、掃描及圖像處理。辦理完移交手續(xù),檔案館把基建檔案移交給檔案外包公司,外包公司要對檔案進行拆卷、修補、整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)檢查、重新裝訂等工作。拆卷:是對需要數(shù)字化的卷宗進行拆解,不拆卷無法掃描,拆卷后,遇到破損或紙張較薄不能掃描的資料要進行修補后掃描。掃描時,要根據(jù)基建檔案幅面大小選擇掃描儀器,大幅面的圖紙可以選擇大幅面數(shù)碼平臺掃描,或者用數(shù)碼相機微縮拍攝轉(zhuǎn)換后再掃描?;蛘卟捎梅謮K掃描之后再拼接的方法。掃描后要對掃描數(shù)據(jù)進行檢查,有遺漏或者掃描不清楚、質(zhì)量不合格的文件或圖紙必須重新掃描,保證掃描后的數(shù)據(jù)與實體資料一致。 掃描分辨率參數(shù)的選擇,原則上以清楚、完整,不影響利用效果為準。采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式進行掃描時,其分辨率一般建議選擇≥100dpi。特殊情況,如文字偏小、清晰度差的,可適當提高分辨率。需要進行OCR漢字識別的檔案,分辨率建議選擇≥200dpi。

        5.2.2 圖片處理。數(shù)字圖像digital image表示實物圖像的整數(shù)陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數(shù),由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣(或其他)網(wǎng)絡上采樣——連續(xù)函數(shù),并在采樣點上將值最小化后的陣列。掃描后的檔案資料需要進行圖片糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理等圖像處理過程,以保證檔案上傳圖片的美觀。常用的是PHOTOSHOP軟件。掃描后的數(shù)據(jù),必須按年代順序存放在一個獨立的文件夾中。圖像存儲格式為:采用黑白二值模式掃描時,一般用TIFF格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描文件時,一般用JPEG格式存儲。存儲壓縮率選擇是保證圖片清晰的情況下盡量減小存儲量為準。掃描后檔案數(shù)據(jù)庫里每一份文件的檔號,就是這份文件掃描后的圖像的文件名。

        5.2.3 重新裝訂。拆卷、掃描后的檔案必須重新裝訂并歸檔。為了避免意外,最好由檔案外包公司獨立完成。重新裝訂時,應核對每盒每卷的年份、案卷號、頁碼順序、內(nèi)容和本卷案卷是否相同。文書檔案同卷紙張大小不一的情況,圖紙檔案常常是A0~A5五種規(guī)格的圖紙并存,這些在重新裝訂時應特別注意不能出錯。重新裝訂的總盒數(shù)、總案卷數(shù)和移交清單必須一致。

        5.3 掛接。檔案的掛接是利用計算機技術把掃描、處理、核對無錯的檔案資料數(shù)據(jù)上傳電腦,掛接在專業(yè)檔案管理系統(tǒng)的一個環(huán)節(jié),即檔案系統(tǒng)里一個案卷的后連接就有一個對應的檔案實體電子版。上掛過程中,盡量按時間順序去做,每組上傳文件必須編序號,預防因為網(wǎng)絡速度上傳后出現(xiàn)的文件前后順序亂,使文件的連貫性造成混亂。基建檔案有成套性特點,在批量上傳時編碼尤為重要。在完成檔案數(shù)據(jù)掛接后,重新進入檔案系統(tǒng),檢查掛接有沒有疏漏,核對無誤后,將實體檔案重新按順序整理裝訂后,按檔案移交手續(xù)歸還檔案館。

        6 安全管理

        6.1 目前檔案數(shù)字化工作是由檔案館和專業(yè)檔案外包公司合作完成的,所以,在檔案數(shù)字化過程中,高校檔案館負責人必須按照國家檔案局《國家數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》嚴格執(zhí)行。在檔案數(shù)字化過程中,采用科學有效的管理措施,建立權責明確,覆蓋檔案數(shù)字化全過程的崗位責任制,對檔案數(shù)字化全過程實行嚴格監(jiān)督和管理,確保檔案實體與信息安全。

        6.2 做好外包公司的資格審查工作。檔案數(shù)字化等于檔案數(shù)據(jù)的再整理。網(wǎng)絡時代,在數(shù)字化過程中,容易出現(xiàn)電腦病毒而導致數(shù)據(jù)丟失等情況,因此,一定要做好網(wǎng)絡安全工作,在數(shù)字化工作場地應裝有電子監(jiān)控,使檔案數(shù)字化工作在安全可靠的環(huán)境中進行。

        參考文獻:

        [1]國家檔案局《數(shù)字檔案館建設指南》.

        [2]國家檔案局《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》(DA/T 31-2005).

        [3]檔案數(shù)字化加工流程及規(guī)范.http://wenku.baidu.com/view/8635a00d27284b73f2425088.html.

        [4]胡金鳳.高?;n案信息化管理的探索[J].內(nèi)蒙古工業(yè)大學學報,2014(2).

        (作者單位:廣東技術師范學院檔案館 來稿日期:2018-12-22)

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