張忠良

摘 要：在檔案館運用數(shù)字化技術(shù)對文件進行管理，雖然比人工服務(wù)簡化許多，但仍然有不足的地方，仍需要我們通過不懈的努力探索新的管理方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；服務(wù)模式；創(chuàng)新

1 加強標準建設(shè)，落實科學(xué)發(fā)展

信息化時代電子檔案管理工作是一項龐大且復(fù)雜的工程，需分步驟、分階段穩(wěn)步推進。首先要有長遠規(guī)劃，立足于眼前。平時大力推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和開展電子文件的歸檔、接收工作，為后續(xù)的工作打好基礎(chǔ)。其次是制定標準，明確目標。工作人員應(yīng)對每一項電子管理的規(guī)范和要求非常熟悉，明確每類電子文件檔案的管理期限和規(guī)則，管理上的具體要求清清楚楚。要保證每份有價值的文件收集齊全、整理有序，并規(guī)范化地進行歸檔。最后就是明確要求，齊抓共管。文件歸檔需要每一位檔案工作人員的共同努力，每個部門必須按照要求齊心協(xié)力參與文件歸檔工作，慢慢地一步步形成各部門齊抓共管的工作模式。電子檔案最主要的優(yōu)點是方便，不會出現(xiàn)像紙質(zhì)檔案那樣年久破損問題。電子檔案方便存檔，儲存起來簡單快捷，也不似紙質(zhì)檔案那樣占用空間面積。由此可見，電子檔案的優(yōu)點多之又多，但是要想真正發(fā)揮好電子檔案的作用，更為重要的是我們要做好電子檔案歸檔工作，歸檔工作有著不同的標準，我們要做到高標準就必須理性對待，分層次而有序地歸檔，使得檔案信息有一個良好的歸屬地，這就是我們最終想要達成的目標。

2 加強隊伍建設(shè)，促進人才發(fā)展

人才在這個時代永遠處于領(lǐng)導(dǎo)者的地位，尤其是檔案電子管理方面，更是缺乏綜合型人才，人才類型太過單一，需要及時進行隊伍建設(shè)。我們首先要尊重人才，尊重他們的勞動成果，肯定他們的工作成果，對他們的工作給予鼓勵，讓他們繼續(xù)不斷地探尋新技術(shù)，為檔案管理工作信息化技術(shù)解決更多的難題。其次要調(diào)動工作人員積極性。檔案整理工作繁復(fù)且枯燥，一般人對于它很難有太多興趣，需要建立獎勵機制，充分調(diào)動積極性，創(chuàng)造良好的工作氛圍，保證員工在輕松快樂的環(huán)境中完成工作任務(wù)。再次就是要實現(xiàn)人才資源調(diào)整，使每一位優(yōu)秀的、有才能的人才都能找到自己的崗位，發(fā)揮其所長，最大限度地發(fā)揮自己的才能。最后是加強機構(gòu)整合，健全管理制度，配備好充足的硬件設(shè)備，引進人才，為建設(shè)數(shù)字化檔案館充分打好基礎(chǔ)。

3 加強安全建設(shè)，確保持續(xù)發(fā)展

隨著時代的發(fā)展，電子產(chǎn)品逐漸成為人們當(dāng)下最為關(guān)注的一個點。針對檔案信息安全問題，可以從三大方面考慮：第一，要強化對信息檔案的安全保管工作，全面增強檔案部門的檔案安全意識，確保檔案信息在安全的條件下運行。第二，將檔案電子化，通過對其加設(shè)數(shù)字化密碼，確保檔案信息安全。第三是建立檔案開放審核制度，為了保證開放檔案的信息安全性，應(yīng)對擬開放檔案進行審核，編制開放目錄，確保開放檔案信息的安全性。

4 加強檔案館信息化建設(shè)必須更新觀念

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，建設(shè)數(shù)字檔案館迫在眉睫。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴大化、信息資源共享化和信息檢索便捷化等諸多特點。是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館也是一個內(nèi)容管理系統(tǒng)、集成系統(tǒng)和數(shù)字信息長期保存系統(tǒng)的集合。所以，作為以電子文件、檔案以及其他信息資源等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主要管理對象的數(shù)字檔案館，它不僅僅起到一個數(shù)據(jù)中心的作用，也不僅僅起到發(fā)布利用的作用，而是具有有序處理和集成管理的功能。就是說，數(shù)字檔案館主要是將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件并進行保管和提供利用，這與過去檔案的實體儲存和利用完全是兩個概念，因此，在實施信息化、數(shù)字化過程中，為了使工作順利進行，必須轉(zhuǎn)變檔案人員的觀念，使檔案工作者盡快適應(yīng)數(shù)字化檔案館進程。使得檔案工作人員在管理視野上突破管理業(yè)務(wù)流程機構(gòu)部門間的限制，并從全程管理和最優(yōu)化管理的層面來對待各種檔案信息資源要素，提高各種管理要素的交融度，以利于優(yōu)化和增強檔案信息資源的真實性、完整性、有效性和有序性，最終提供以用戶需求為導(dǎo)向的檔案信息集成服務(wù)。

5 加強檔案館信息化建設(shè)必須豐富館藏

加強檔案館的信息化建設(shè)，首要就是從各個方面豐富館藏。各種檔案資源進館后，要充分運用現(xiàn)代化手段，加強檔案館資源信息化建設(shè)，將檔案資源進行數(shù)字化處理，提高檔案資源的現(xiàn)代化管理水平，實現(xiàn)檔案資源的集中、有序管理和優(yōu)化配置，開發(fā)和實現(xiàn)檔案資源的最大效益，為提升檔案館的公共服務(wù)功能、形成檔案工作服務(wù)體系奠定堅實的基礎(chǔ)。特別要重視檔案備份工作，將這項工作作為檔案資源建設(shè)和檔案安全體系建設(shè)的重要內(nèi)容和手段，認真加以落實，既要對本級重要檔案及電子文件實行異地備份，更要對其中的重要電子文件實行異質(zhì)備份，以確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全。豐富和優(yōu)化館藏是一項長期工作，檔案工作者在這一過程中，應(yīng)體現(xiàn)出足夠的靈活性，不能只追求“量”的突破，還要兼顧“質(zhì)”的飛躍，充分凸顯地方特色，切實發(fā)揮檔案館的存史作用。

6 加強檔案館信息化建設(shè)必須注重檔案信息化人才的培養(yǎng)

推進檔案信息化的關(guān)鍵是人才，由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化、文檔處理的一體化、電子檔案保存的技術(shù)化、開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案管理有著截然不同的方式，這就對檔案管理人員提出了更高的要求，只有合理利用，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足單位發(fā)展對檔案工作的要求。作為檔案工作者，在信息時代的今天，要增強服務(wù)意識，要改變過去封閉式的被動服務(wù)方式，主動地、開放性地為單位提供檔案信息服務(wù)，用工作成效來提高檔案工作的社會地位，擴大檔案工作的影響，從而引起對檔案信息化人才培養(yǎng)的關(guān)注和重視。檔案信息化建設(shè)要求檔案工作者必須與時俱進，不斷更新服務(wù)觀念，創(chuàng)新服務(wù)方式，運用現(xiàn)代服務(wù)手段，適應(yīng)新的服務(wù)要求。這樣才能使檔案信息化建設(shè)具有生機和活力。檔案信息化建設(shè)要求檔案工作者會運用現(xiàn)代化管理設(shè)備。越來越多的新技術(shù)將陸續(xù)應(yīng)用于檔案工作的各個方面，這就要求信息時代的檔案工作者必須具備掌握新知識、新技術(shù)及運用新設(shè)備的能力，才能適應(yīng)日新月異的檔案管理現(xiàn)代化、開發(fā)利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的需要。

一是培養(yǎng)計算機網(wǎng)絡(luò)方面人才。計算機網(wǎng)絡(luò)不僅是一個高新技術(shù)領(lǐng)域，而且成為一個飛速發(fā)展的行業(yè)，網(wǎng)絡(luò)已是機關(guān)單位和眾多企業(yè)不可或缺的工作平臺，建網(wǎng)、用網(wǎng)、管網(wǎng)已成為信息化建設(shè)的首要任務(wù)。隨著我國信息化水平的不斷提高，幾乎所有政府部門、學(xué)校、科研院所、各類企業(yè)等都有自己內(nèi)部的局域網(wǎng)絡(luò)，并通過寬帶與國際互聯(lián)網(wǎng)相連，網(wǎng)絡(luò)平臺在政府部門和企事業(yè)單位日常工作中的地位越來越重要，網(wǎng)絡(luò)的規(guī)模越來越大，對網(wǎng)絡(luò)安全重視程度和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)高效運行的管理要求也愈來愈高。因此，網(wǎng)絡(luò)人才是一個單位、部門實施檔案信息化，尤其是數(shù)字檔案館的關(guān)鍵。要培養(yǎng)的網(wǎng)絡(luò)人才應(yīng)掌握網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和原理、掌握局域網(wǎng)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和原理、掌握互聯(lián)網(wǎng)原理和相關(guān)知識，掌握網(wǎng)絡(luò)工程設(shè)計、建設(shè)的必備知識，掌握網(wǎng)絡(luò)管理和網(wǎng)絡(luò)安全等方面的知識和掌握數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)基礎(chǔ)知識。具有相關(guān)專業(yè)儀器設(shè)備的使用技術(shù)，具有局域網(wǎng)系統(tǒng)設(shè)計、組建、安裝、配置、維護、管理能力，具有網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)分析、網(wǎng)絡(luò)線路故障排查能力，具有熟練使用計算機常用軟件工具的能力，具備網(wǎng)絡(luò)綜合布線技術(shù)和具備一定的網(wǎng)絡(luò)程序設(shè)計能力。

二是培養(yǎng)數(shù)字化檔案館的數(shù)據(jù)庫人才。應(yīng)加強數(shù)字化檔案信息資源庫建設(shè)，積極推進檔案數(shù)字化進程，為數(shù)字檔案館建設(shè)提供信息儲備。信息化檔案館的管理模式應(yīng)是檔案數(shù)據(jù)庫的建立。要培養(yǎng)精通數(shù)據(jù)庫方面的檔案館專業(yè)人才，這在業(yè)務(wù)知識、科技知識和管理能力等方面都對檔案人員提出新的更高要求，因此，要采取有力措施，盡快培養(yǎng)和建立一支現(xiàn)代化的檔案專業(yè)人員隊伍。要努力引進和選調(diào)計算機軟件人才和數(shù)據(jù)庫專業(yè)人才并對其進行檔案知識的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案信息化管理工作的需要。要應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，對檔案進行歸檔、整理、掃描，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。

7 小結(jié)

信息化是時代發(fā)展的必然趨勢，它將各種新技術(shù)、新產(chǎn)品與我們的生活緊密地聯(lián)系在一起，全面地、深刻地改變著我們的生活方式和行為模式，同時也影響著檔案管理工作的發(fā)展方向，隨著信息化及大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理工作勢必面臨著前所未有的變革與挑戰(zhàn)。如何避免在數(shù)字化時代不被邊緣化，是每個檔案工作者不得不正視的一個問題。英國前首相撒切爾夫人有一句話很有說服力：不可能的事情經(jīng)常發(fā)生，你最好有所準備。形勢突變是時代的新特點，若不更新觀念，強化學(xué)習(xí)，努力跟進，就會被淘汰。同樣，信息化時代也創(chuàng)造了更多的機會，信息化時代的檔案館建設(shè)只要把握機會，順應(yīng)時代的發(fā)展，加快信息化建設(shè)，整合館藏資源，創(chuàng)新服務(wù)方式，檔案管理工作必將迎來更為廣闊的發(fā)展空間。

*本文系2017年河南省檔案局科技項目研究成果，項目編號：2017-R-12。

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（作者單位：鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院 來稿日期：2018-12-25）