劉麗鳳

（福建水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院 福建 永安 366000）

一、研究背景

政府會(huì)計(jì)重大改革，明確提出建立預(yù)算績效評價(jià)體系，有利于提高預(yù)算管理水平，也是提高政府決策水平、轉(zhuǎn)變政府治理模式和建立高效廉潔政府的客觀需要。學(xué)院遵循統(tǒng)一的改革安排，對部門預(yù)算績效管理理念有了必要的認(rèn)識(shí)，并取得了廣泛的改革共識(shí)，堅(jiān)持責(zé)、權(quán)、利相統(tǒng)一的原則，合理配置財(cái)力資源，擴(kuò)大各系經(jīng)費(fèi)使用權(quán)，調(diào)動(dòng)各系部辦學(xué)積極性和職能部門效能管理，鼓勵(lì)各系部及職能部門增收節(jié)支、獎(jiǎng)勤罰懶和增強(qiáng)活力，增強(qiáng)管理責(zé)任感，實(shí)行二級(jí)預(yù)算管理，省財(cái)政廳下發(fā)的預(yù)算為一級(jí)預(yù)算，學(xué)院下發(fā)到各系部的預(yù)算為二級(jí)預(yù)算，學(xué)院實(shí)行院長負(fù)責(zé)制，全面管理預(yù)算資金收支，學(xué)院計(jì)劃財(cái)務(wù)處在院長的授權(quán)范圍內(nèi)，對全院的預(yù)算進(jìn)行具體的管理和核算。效能考核部門制定了相關(guān)績效管理實(shí)施辦法。

文印服務(wù)輔助教學(xué)行政工作，黨政辦文印室的文印管理應(yīng)積極響應(yīng)實(shí)行二級(jí)經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理，將文印費(fèi)用細(xì)化到二級(jí)經(jīng)費(fèi)的開支范圍，提高投入產(chǎn)出比及工作效率。

時(shí)代快進(jìn)，科技日新月異，生態(tài)環(huán)境建設(shè)和綠色發(fā)展已成為主旋律，現(xiàn)代生活服務(wù)綠色化、數(shù)字化、智能化是必然趨勢，學(xué)院應(yīng)在文印管理方面進(jìn)行創(chuàng)新改革，合理分配資源，精準(zhǔn)預(yù)算。探索文印發(fā)展改革的途徑，實(shí)現(xiàn)文印信息化、自助服務(wù)，助推智慧校園建設(shè)，最終達(dá)到教育信息化及財(cái)政資金的最大效用。

根據(jù)《教育信息化“十三五”規(guī)劃》和十九大精神，從廣大師生的切身利益出發(fā)，提供信息化教學(xué)需要的基礎(chǔ)條件和育人環(huán)境，建設(shè)有豐富的數(shù)字教育資源、開放的智能化學(xué)習(xí)的條件，培養(yǎng)全院師生良好的學(xué)習(xí)生活習(xí)慣，營造學(xué)院濃厚的人文氣息。

綜上所述，面對行業(yè)當(dāng)前的發(fā)展形勢以及教育信息化的要求，審時(shí)度勢、找準(zhǔn)定位、創(chuàng)新思變，探索文印信息化發(fā)展模式意義重大。

二、存在問題分析

（一）高校預(yù)算有限，公共資源緊缺

1.學(xué)院校園占地面積廣，部門眾多且辦公場所分散，目前有五系一部和二十幾個(gè)職能部門，但只有一個(gè)文印室，難以滿足需求。由于部門經(jīng)費(fèi)預(yù)算有限，院系和職能部門實(shí)行二級(jí)管理、各自結(jié)算，出現(xiàn)為滿足基礎(chǔ)需要及辦公方便而沒有系統(tǒng)化考慮的隨意購買簡易文印設(shè)備，采購缺乏專業(yè)的籌劃和預(yù)算管理，造成效用不大的設(shè)備堆積和耗材浪費(fèi)，資產(chǎn)管理和處置上勞心勞力。

2.人工智能、大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)日新月異，機(jī)器設(shè)備升級(jí)換代迅猛，打印設(shè)備購買年限長，難以滿足高效辦公要求；過舊設(shè)備的耗材成本偏高，環(huán)保指標(biāo)偏低。

（二）缺少健康的文印環(huán)境，成本難以控制

1.例如設(shè)備頻繁停機(jī)、維修，造成員工四處尋找可用設(shè)備，不穩(wěn)定的文印輸出質(zhì)量以及復(fù)雜的設(shè)備操作，使得文印輸出效果無法與質(zhì)量相匹配，降低工作效率和廣大師生的滿意度。

2.文印設(shè)備運(yùn)行成本有“耗材”、“維護(hù)”、“維修”組成，成本統(tǒng)計(jì)不清晰。IT及行政等部門不得不投入大量的人力物力以維持硬件的正常工作及檢修升級(jí)等相關(guān)服務(wù)工作；為了應(yīng)對隨時(shí)可能發(fā)生的狀況，大量費(fèi)用發(fā)生在耗材及備件的儲(chǔ)存管理上。

3.耗材等采購方面，要同時(shí)面對假冒和低價(jià)的挑戰(zhàn)，對文印環(huán)境的預(yù)期不足造成不必要的費(fèi)用支出使預(yù)算不精準(zhǔn)，市場供應(yīng)方眾多，評估和選擇難度大。

（三）制度老舊，信息安全擔(dān)憂，信息化應(yīng)用素質(zhì)差異

1.制度建設(shè)不健全、不規(guī)范。學(xué)院建設(shè)新校區(qū)，生源增長趨勢較快，老舊的制度不適應(yīng)新的發(fā)展要求。目前師生無限制、無門檻的要求完成文印作業(yè)，沒有制度制約，文印管理員無正當(dāng)理由不敢拒絕，或者礙于同事情面等緣由，不好拒絕，只能按實(shí)際工作量做好臺(tái)賬，年底統(tǒng)一結(jié)算，造成資源浪費(fèi)現(xiàn)象凸出。

2.學(xué)院專業(yè)文印設(shè)備、計(jì)算機(jī)等公用資源集中，師生眾多且有的缺乏自有資源保密意識(shí)，導(dǎo)致信息安全問題嚴(yán)峻，令人擔(dān)憂。

3.學(xué)院師生因不經(jīng)常使用打印設(shè)備，實(shí)際操控設(shè)備生疏，甚至不會(huì)使用，無法自行完成需要的打印、復(fù)印、掃描服務(wù)；其次掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)水平良莠不齊，各類相關(guān)辦公軟件應(yīng)用能力參差不齊，在教育信息化各方面的適應(yīng)性差，基礎(chǔ)的文件排版都是頭疼的問題。

三、改進(jìn)建設(shè)性意見

通過前期的調(diào)查和分析工作，了解學(xué)院的具體文印環(huán)境，在充分調(diào)動(dòng)學(xué)院IT資源的基礎(chǔ)上，對成本上做了更具體更深入的研究，得出學(xué)院在成本和預(yù)算管理、文印流程控制、文印安全性以及設(shè)備前瞻性等諸多方面得到提升的一些方法。

（一）強(qiáng)化預(yù)算管理意識(shí)，考核預(yù)算執(zhí)行結(jié)果。

學(xué)院資金有限，師生應(yīng)強(qiáng)化預(yù)算管理意識(shí)，做好預(yù)算編制，實(shí)現(xiàn)廣大師生切身利益最大化。學(xué)院統(tǒng)一口徑，文印室合理收取文印費(fèi)用，為學(xué)院創(chuàng)收；財(cái)務(wù)部門采用云財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)行文印結(jié)算月提醒功能，以O(shè)A下發(fā)各部門，細(xì)化考核，最終嚴(yán)格二級(jí)預(yù)算，提高教職工節(jié)約的意識(shí)和行為，確保預(yù)算支出效率。

運(yùn)用統(tǒng)籌思維，從頂層設(shè)計(jì)，改變傳統(tǒng)的文印管理模式。由資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一采購，文印室配備專業(yè)的設(shè)備和人員，大型、特殊用途、生產(chǎn)批量作業(yè)的設(shè)備集中統(tǒng)一管理，其他重要部門根據(jù)需要購置，節(jié)約預(yù)算。文印耗材根據(jù)各部門需求實(shí)際申報(bào)，編制預(yù)算，對此集中采購，統(tǒng)一管理，后期根據(jù)需求進(jìn)行分配，嚴(yán)格把關(guān)，登記出入庫，實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督制度，保證用紙用途，不得隨意領(lǐng)取用于其他用途，嚴(yán)格控制成本。

專業(yè)設(shè)備打印速度快、質(zhì)量好、負(fù)荷高，耗材使用情況有提醒功能；學(xué)院部門文件可以在OA智能辦公軟件上傳掛網(wǎng)，紙質(zhì)文件印制份數(shù)減少等，都能大大降低庫存成本。

另外，最早計(jì)劃淘汰舊設(shè)備、產(chǎn)品，考慮到管理上的要求以及設(shè)備優(yōu)化使用，先保留了一部分設(shè)備，合理選址布局，供師生零散復(fù)印使用，分散機(jī)器的使用頻率，解決集中超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)等問題。

（二）文印自助服務(wù)、信息化，校園智能化、綠色化

學(xué)院文印發(fā)展的創(chuàng)新途徑主要有以下幾個(gè)方面：首先是制度創(chuàng)新，根據(jù)發(fā)展形勢制定新制度，做事規(guī)范化。

其次是自助服務(wù)。學(xué)院根據(jù)師生學(xué)習(xí)生活習(xí)慣及需求，科學(xué)選址，配置一體化速印機(jī)，配備專人管理，將文印設(shè)備與一卡通系統(tǒng)對接，師生可以在任何有網(wǎng)絡(luò)的地方隨時(shí)遞交打印任務(wù)，刷卡或微信支付等快捷方式結(jié)算后才打印輸出，易于管理、實(shí)用性強(qiáng)，提供更安全的自助服務(wù)，合理布局，就近獲取打印材料。

廣大師生通過自助文印，簡單快捷，節(jié)約時(shí)間成本，自行排版打印復(fù)印保證信息安全。通過設(shè)備與后臺(tái)的信息交互，可獲取對設(shè)備使用、部門費(fèi)用和學(xué)生打印消費(fèi)情況等數(shù)據(jù)，滿足分析和統(tǒng)計(jì)的需求，針對部分不需要紙質(zhì)輸出的，運(yùn)用云服務(wù)，可以另存為電子文檔上傳存儲(chǔ)或者下載，降低成本、節(jié)約資源的同時(shí)提高工作效率和師生滿意度。

三是文印信息化，體現(xiàn)在流程信息化：充分利用現(xiàn)有的OA智能辦公系統(tǒng)，完成文印服務(wù)的申請、審批、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能，實(shí)現(xiàn)文印信息化，教職工不要培訓(xùn)即可使用。

通過網(wǎng)絡(luò)協(xié)同工作，不再受時(shí)間、地點(diǎn)的限制，教職工、部門或分管領(lǐng)導(dǎo)、文印管理員可以隨時(shí)隨地上傳、審批文檔，減少送稿環(huán)節(jié)和審批時(shí)間，同時(shí)在計(jì)算機(jī)或手機(jī)上隨時(shí)查詢流程進(jìn)度，印刷完成后直接取件，減少等待時(shí)間。文印管理信息化流程：1.新建工作流：申請人根據(jù)實(shí)際需要填寫OA底單，如主題、份數(shù)、用途、緊急情況等信息，然后上傳相關(guān)附件，便于部門領(lǐng)導(dǎo)和文印管理員在用最短的時(shí)間查閱和完成印刷作業(yè)，提高工作效率。2.部門、分管領(lǐng)導(dǎo)審批：各領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)權(quán)限審核申請人的申請。3.及時(shí)印刷、實(shí)時(shí)反饋：文印管理員依據(jù)有關(guān)規(guī)定，對審核通過的文件按緊急程度有條不紊的完成不同程序的作業(yè)，并及時(shí)把作業(yè)結(jié)果反饋到流程上，廣大教職工可以登錄OA隨時(shí)了解流程執(zhí)行狀態(tài)。

以上規(guī)范化流程針對重要的公文、特殊材料、科研申報(bào)材料等文件，若常規(guī)的教學(xué)材料可以通過電子郵件流轉(zhuǎn)，并抄送部門或分管領(lǐng)導(dǎo)告知文印情況，這樣節(jié)約時(shí)間。

再者工作方式智能化，比如公文排版，根據(jù)系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)，運(yùn)用合適的排版軟件，減少重復(fù)性工作；身份認(rèn)證、電子簽章、電子簽名等電子化，方便上傳查閱，減少紙質(zhì)打印輸出。

四是無紙化辦公，從根本上節(jié)約成本。現(xiàn)在是信息化時(shí)代，除了使用信息化流程審批打印，最終還是要盡量實(shí)行無紙化辦公，例如，計(jì)劃財(cái)務(wù)處使用云財(cái)務(wù)報(bào)銷智能系統(tǒng)，不用紙質(zhì)報(bào)批，包括立項(xiàng)、合同審批、支付審批、會(huì)議審批等，充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，每個(gè)人專門設(shè)置一個(gè)簽名字帖，審批完形成存檔材料后再通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)存檔，減少紙張費(fèi)用，也可以更好的形成電子檔案，更不容易丟失材料，隨時(shí)可以查閱資料，也保證消防安全。通過無紙化辦公，不僅降低紙質(zhì)等庫存成本，又可以減少人工成本，還可以提高工作效率，還可以避免人工簽字的找不到領(lǐng)導(dǎo)的工作現(xiàn)象，隨時(shí)隨地可以審批，讓“數(shù)據(jù)多跑路，廣大職工少走路”，節(jié)約時(shí)間成本。

信息化促進(jìn)辦公無紙化，協(xié)同創(chuàng)新，節(jié)約資源、節(jié)省預(yù)算資金，符合十九大提出的生態(tài)文明建設(shè)理念，推進(jìn)綠色發(fā)展、循環(huán)發(fā)展、低碳發(fā)展，建設(shè)綠色智慧校園。

（三）人才是第一資源，提高師生的信息化應(yīng)用能力，培養(yǎng)師生對信息技術(shù)和信息應(yīng)用的興趣和意識(shí)，提高獲取和應(yīng)用信息的能力，提高數(shù)字素養(yǎng)，提高師生的綜合素質(zhì)，促使教育信息化，教職工的幸福感和存在感也越來越強(qiáng)烈。

學(xué)院可以搭建終身學(xué)習(xí)教育平臺(tái)和培訓(xùn)體系，教職工應(yīng)積極溝通學(xué)習(xí)，參加技能培訓(xùn)，營造共創(chuàng)共享的智慧教育新生態(tài)。

四、結(jié)束語

5G元年，人工智能、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)時(shí)代，辦公也趨向現(xiàn)代化、智能化、信息化，學(xué)院師生、廣大教職工應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)信息化、人工智能等新技術(shù)變革，不忘初心，創(chuàng)新發(fā)展，提升信息技術(shù)應(yīng)用能力，未來發(fā)展方向就是加速高校信息化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)教育信息化，那么從細(xì)微處入手，文印室作為全院的文印服務(wù)的窗口，服務(wù)信息化，順應(yīng)綠色化、數(shù)字化、智能化發(fā)展，將為全校師生的健康營造了安全、綠色的校園環(huán)境，理念具有創(chuàng)新性，具有重大意義。