柴勇

摘 要：單位內(nèi)檔案管理工作是對單位內(nèi)所有員工的工作表現(xiàn)、歷史背景、行為軌跡、獎懲情況及個人經(jīng)歷與整個單位各項活動的全部記錄，是單位內(nèi)重要的人事管理載體，也對單位發(fā)展實現(xiàn)了準(zhǔn)確記錄，從其內(nèi)容來看，有著較強的政策性、機(jī)密性及專業(yè)性。因此，對新時期提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑進(jìn)行分析有著較為重要的意義。本文對新時期提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：新時期;檔案管理;科學(xué)化水平;路徑;研究

1 當(dāng)前檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 對檔案管理工作認(rèn)識不到位

在單位內(nèi)，檔案管理工作不會給單位帶來任何實質(zhì)性的受益，這在一定程度上弱化了檔案管理工作在整個單位內(nèi)的工作位置，導(dǎo)致單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作未給予充足的重視，也在很大程度上將檔案管理工作定義為簡單的資料保管等技術(shù)含量相對較低的工作類型。但是，在具體管理過程中，領(lǐng)導(dǎo)對該項工作的關(guān)注度較低，給直接管理人員的管理積極性帶來較大的影響，特別是對檔案管理工作投入相對偏差，傳統(tǒng)工作模式已經(jīng)不能滿足新時期檔案管理工作實際需求。

1.2 檔案管理制度不夠健全

從當(dāng)前很多單位開展檔案管理工作實際來看，檔案管理制度仍舊相對落后，現(xiàn)代化檔案管理經(jīng)驗匱乏，特別是在檔案收集與積累的過程中，制度內(nèi)彈性較大，人為影響因素也相對較多，影響到檔案管理工作開展質(zhì)效。

2 新時期檔案管理工作中應(yīng)處理好的幾大關(guān)系

2.1 正確處理檔案管理工作和單位中心工作之間的關(guān)系

在各個單位中，所有工作均是以中心工作而開展的。在事業(yè)單位中，雖然檔案管理是輔助性工作，但是在服務(wù)中心工作方面，其提供的歷史資料、信息資源均是不可或缺的。首先，可以為事業(yè)單位在政治文明建設(shè)、物質(zhì)文明及精神文明等方面提供出檔案資料服務(wù)，從而更好地強化單位內(nèi)部管理。其次，各單位在計劃決策、業(yè)務(wù)建設(shè)及發(fā)展生產(chǎn)等方面，需要從檔案中提供出基礎(chǔ)信息。同時，若單位有對外服務(wù)的功能，單位在進(jìn)行宣傳時，可從檔案中提供資料，做好相關(guān)保障工作，所以，檔案管理工作需要正確處理好與單位中心工作之間的關(guān)系。

2.2 正確處理傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和現(xiàn)代電子檔案之間的關(guān)系

雖然信息技術(shù)已經(jīng)發(fā)展了多年，但是從當(dāng)前單位內(nèi)開展的檔案管理工作實際情況來看，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案仍舊是檔案管理的主要形式，隨著信息化技術(shù)的不斷深入應(yīng)用到檔案管理工作中檔案在存儲的過程中相對于先前也出現(xiàn)了非常大的變化，電子檔案已經(jīng)成為了檔案存儲的主要方式，對于這類檔案的管理，傳統(tǒng)的管理模式在很多情況下已經(jīng)失去了原有的效能，因此，在具體管理時，應(yīng)當(dāng)將現(xiàn)代化信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等應(yīng)用到其中。但是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式在很多方面表現(xiàn)出的優(yōu)勢也是電子檔案管理所不能相比的，因此，在新時代檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)正確處理好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和現(xiàn)代電子檔案之間的關(guān)系，確保兩者的效能均能夠最大限度的發(fā)揮出來，提升單位內(nèi)檔案管理工作的總體效能。

2.3 正確處理檔案管理部門和單位其他部門之間的關(guān)系

雖然單位內(nèi)檔案管理部門負(fù)責(zé)的是單位內(nèi)部的檔案管理工作，但是從檔案管理工作的實際需求來看，僅僅依靠檔案管理部門來實現(xiàn)對檔案管理高質(zhì)高效，從實際工作情況來看，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，特別是在將材料收集歸檔的過程中，需要各個單位均對檔案管理工作給予充分的重視，各個處室的具體負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)將本處室內(nèi)檔案管理工作明確到具體人員，整個單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與處室人員對接好，確保進(jìn)入到檔案管理范疇的內(nèi)容。各單位在對檔案進(jìn)行查閱時，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)給予熱情的幫助與指導(dǎo)，確保能夠及時快速的調(diào)用相關(guān)的資料。

3 提升新時期提高檔案管理科學(xué)化水平的相關(guān)策略

3.1 全面強化檔案管理工作信息化建設(shè)

檔案管理工作信息化建設(shè)已經(jīng)成為了其發(fā)展的必然趨勢，從當(dāng)前檔案管理工作開展實際來看，其總體有著較大的提升空間。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作認(rèn)識，健全檔案管理工作機(jī)構(gòu)，在檔案管理中將單位工作計劃、領(lǐng)導(dǎo)議事日程、職工經(jīng)濟(jì)責(zé)任及職工崗位責(zé)任等納入到檔案管理工作中。同時，在進(jìn)行信息化建設(shè)時，可選擇使用當(dāng)前已經(jīng)較為成熟的檔案資源管理系統(tǒng)、CAM系統(tǒng)、CAD系統(tǒng)等，通過借助多媒體技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)對圖像檔案與文字檔案進(jìn)行準(zhǔn)確識別，及時存儲到檔案信息庫中。也可選擇使用網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案資料進(jìn)行傳輸，實現(xiàn)檔案管理的無障礙、遠(yuǎn)距離共享，這不僅有助于提升檔案管理的容量，同時也可有效防止出現(xiàn)檔案在長期保存過程中出現(xiàn)的損壞與老化等問題。此外，在檔案管理信息化建設(shè)中，對檔案管理信息化管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確，形成完善的檔案信息化管理工作體系，提升系統(tǒng)軟件的可移植性，推動檔案管理工作信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化程度。

3.2 加強對檔案管理人員的培訓(xùn)工作

做檔案管理工作，人才是重中之重。首先應(yīng)當(dāng)注意從內(nèi)部進(jìn)行潛力的挖掘，也就是對當(dāng)前正在從事檔案管理的人員進(jìn)行全面強化培訓(xùn)，或者可以從社會進(jìn)行合同制招聘的方式，讓更多具有檔案管理工作經(jīng)驗的人員進(jìn)入到具體的工作中。同時，還必須進(jìn)行全面的檔案管理工作培訓(xùn)，在具體培訓(xùn)的過程中，應(yīng)當(dāng)充分利用當(dāng)前已經(jīng)非常成熟的"校企合作"的方式，在具體操作時，結(jié)合自身單位的特點，與開設(shè)檔案管理相關(guān)專業(yè)學(xué)校的長期穩(wěn)定合作機(jī)制，確保檔案管理人員的總體水平能夠得到系統(tǒng)性、可持續(xù)性的提升。此外，還應(yīng)當(dāng)從培訓(xùn)的層面入手，通過全面培訓(xùn)來提升人員整體素養(yǎng)。

3.3 完善檔案管理工作制度

針對當(dāng)前部分單位內(nèi)檔案管理制度不夠完善的情況，單位應(yīng)全面認(rèn)識到檔案管理工作相對于先前出現(xiàn)的變化，對先行的檔案管理制度進(jìn)行完善，確保制度能夠服務(wù)于檔案管理工作需求，特別是在信息化建設(shè)方面的具體應(yīng)當(dāng)及時更新補充到具體的制度中。

3.4 加快檔案管理手段的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理手段是紙質(zhì)存檔，我們要增強管理手段，在管理中加入科技元素，把紙質(zhì)化管理轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息化管理?？茖W(xué)是第一生產(chǎn)力，是生產(chǎn)力中最為活躍的因素，若是在檔案管理中用好科學(xué)技術(shù)，將是一種非常重要的進(jìn)步。數(shù)字信息化管理就是把傳統(tǒng)的面對面工作變成數(shù)字網(wǎng)絡(luò)工作，客戶和服務(wù)者不必在現(xiàn)實中面對面進(jìn)行交流，通過電子屏幕就能完成服務(wù)工作。許多發(fā)達(dá)國家已經(jīng)建成了具有強大檢索能力的超級數(shù)字信息檢索庫，這對我國的檔案管理也提供了一些思路和線索。

3.5 推進(jìn)檔案管理功能的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理功能主要是搜集和整理資料，屬于館藏型管理。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理應(yīng)逐漸從館藏型轉(zhuǎn)變?yōu)槔玫念愋?，這樣可以把檔案信息活用起來，增加檔案信息的價值。從古代到現(xiàn)代，檔案一定搜集了多如牛毛的資料和信息，我們要做的就是在這些資料里尋找可以利用的、有價值的信息，然后盡力發(fā)揮它們的最大價值，推動整個社會的經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展和建設(shè)。

4 結(jié)束語

綜上分析，全面提升新時期檔案管理科學(xué)化水平有著較為重要的意義，但是從當(dāng)前很多單位開展的檔案管理工作情況來看，相對于新形勢和新任務(wù)的要求，仍舊有著較大的差距，因此，這就需要各單位在開展檔案管理工作中，全面認(rèn)識到新形勢下檔案管理工作發(fā)生的變化，將信息技術(shù)全面有效的應(yīng)用到檔案管理中，持續(xù)提升檔案管理工作的總體效能，充分發(fā)揮出檔案管理的作用，更好服務(wù)于單位的發(fā)展與員工的需求。

參考文獻(xiàn)

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