摘 要：本文以文書檔案整理的重點(diǎn)研究與分析為切入點(diǎn)，展開具體分析，并以此為依據(jù)。提出學(xué)校文書檔案管理工作的重要性、學(xué)校文書檔案管理工作中存在的問題、學(xué)校文書檔案管理的有效措施，通過加強(qiáng)檔案管理意識;完善文書檔案管理制度;提升文書檔案人員的綜合素質(zhì);提高檔案管理的工作效率等幾方面，進(jìn)而有效的提高文書檔案管理工作開展的效率。

關(guān)鍵詞：中專學(xué)校;文書檔案管理;存在問題;有效策略

中職學(xué)校檔案是指中職學(xué)校在教育，教學(xué)等其他活動過程中，導(dǎo)致產(chǎn)生具有記錄價值的新事件等不同形式有關(guān)紀(jì)錄，學(xué)校檔案的形式各式各樣，其中以文書檔案為主的檔案管理形式為主。并且，文書檔案的管理是學(xué)校中不可缺少的一項(xiàng)基本工作，需要的業(yè)務(wù)能力和整理能力都相對較為高的。文書檔案的管理時，可以真實(shí)的將學(xué)校的發(fā)展情況進(jìn)行管理，做到有據(jù)可查。并且，文書的管理會隨著時間發(fā)展，保存的時間越長，越珍貴。因此，文書檔案的管理是學(xué)校不可或缺的一項(xiàng)工作。

1 學(xué)校文書檔案管理工作的重要性

在當(dāng)代社會發(fā)展的趨勢下，學(xué)校文書檔案管理工作作為確保學(xué)校平穩(wěn)發(fā)展和完成現(xiàn)代教學(xué)目標(biāo)最基礎(chǔ)的工作，檔案管理工作質(zhì)量對于學(xué)校健康發(fā)展都有著重要影響。在學(xué)校文書檔案管理工作過程中，傳統(tǒng)檔案管理方式仍有些不足和漏洞，如何提升文書檔案管理工作的質(zhì)量，進(jìn)行管理模式創(chuàng)新是邁出的第一步，經(jīng)過文書檔案管理的改革，把先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)運(yùn)用到學(xué)校日常管理工作過程中，從而幫助學(xué)校文書檔案管理工作質(zhì)量持續(xù)的提高。學(xué)校文書檔案管理工作主要是儲存大量資料，這些資料是如何開展下一步的基本條件，經(jīng)過查閱運(yùn)用檔案工作信息，美化學(xué)校工作體系。經(jīng)過學(xué)校文書檔案現(xiàn)代科學(xué)化建設(shè)，把改變檔案管理人員的傳統(tǒng)觀念，從而擁有更多的精力放在檔案運(yùn)用和開發(fā)上，經(jīng)過對于學(xué)校文書檔案的整理，了解下一步工作方向，并且對學(xué)校教育事業(yè)有的更好的發(fā)展，使學(xué)校工作效率得到各個方面的提高[1]。

2 學(xué)校文書檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理認(rèn)識不到位。由于學(xué)校的大部分職工都受傳統(tǒng)觀念的影響，重視教育，忽視文書的管理，導(dǎo)致將一些有價值的資料沒有及時的進(jìn)行保存而丟失。并且，一些教職工會存在可以方便教學(xué)，不能及時的進(jìn)行移交，進(jìn)而導(dǎo)致個別文件會丟失或損毀[2]。此外，學(xué)校沒有對文書檔案管理的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，文書管理工作得不到重視，并且沒有相對的目標(biāo)要求。并且，學(xué)校文書檔案管理的工作大多數(shù)都是有兼職人員進(jìn)行管理，管理時間有限，導(dǎo)致檔案的質(zhì)量得不到保證，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理無法有效進(jìn)行。

2）文書檔案管理制度不健全。一些學(xué)校并不重視文書檔案管理工作，沒有相對完善的管理制定。學(xué)?，F(xiàn)有的制度，都是簡單指定的，沒有針對學(xué)校的實(shí)際情況進(jìn)行制定管理制度。學(xué)校相對更在乎教學(xué)制定的完善，忽略檔案管理工作的狀況，并且缺乏相關(guān)的檔案監(jiān)督部門，進(jìn)而導(dǎo)致學(xué)校的文書檔案管理工作無法有效提升。

3）文書檔案管理人員的整體素質(zhì)較低。由于學(xué)校文書檔案管理工作都是有兼職人員進(jìn)行管理的，綜合素質(zhì)較低，專業(yè)水平不足。并且，在文書檔案管理時，無法準(zhǔn)確的理解其業(yè)務(wù)知識，對文書檔案的管理做不到科學(xué)合理進(jìn)行。另外，由于學(xué)校對文書檔案管理工作的不重視，并沒有設(shè)立相關(guān)的培訓(xùn)工作，進(jìn)而導(dǎo)致相關(guān)人員的綜合能力無法上升[3]。此外，由于學(xué)校的文書檔案管理人員會存在學(xué)歷相對較低，缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。學(xué)校的一些年齡相對較大的教職工，受到傳統(tǒng)觀念的影響，不太愿意接受新的觀念，保持一成不變，嚴(yán)重缺乏服務(wù)意識和創(chuàng)新意識，進(jìn)而導(dǎo)致學(xué)校的文書檔案管理工作無法有效開展。

3 學(xué)校文書檔案管理的有效措施

1）加強(qiáng)檔案管理意識。檔案管理人員要改變以往的傳統(tǒng)觀念，加強(qiáng)檔案管理的意識。學(xué)?？梢猿浞掷没ヂ?lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理的宣傳工作，并且加強(qiáng)管理人員關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，做到可以讓每一個老師和學(xué)生都了解檔案管理、收集、和使用。并且，要不斷的加強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識，進(jìn)而逐漸進(jìn)行檔案的開發(fā)與利用[4]。此外，還要提升檔案管理的地位，設(shè)置專職的檔案管理人員。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要不斷完善檔案管理的制定，并加強(qiáng)對檔案管理日常工作的重視，要求每個部門要按時的完成工作，并進(jìn)行提交。

2）完善文書檔案管理制度。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要來接學(xué)校的實(shí)際情況知乎，制定相應(yīng)的檔案管理制度，并要求管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的遵守。另外，隨著時間的發(fā)展，學(xué)校要不斷完善文書檔案管理的制度，并且明確各個部門的職責(zé)，對文書檔案管理的各個環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格把控，進(jìn)而進(jìn)行統(tǒng)一的科學(xué)管理。另外，檔案管理部門要在一定的時間內(nèi)，進(jìn)行不定期的檢查相關(guān)人員的工作開展情況。并且，為了可以更好的進(jìn)行文書檔案管理工作的進(jìn)行，學(xué)?？梢詫⑾嚓P(guān)人員的業(yè)務(wù)情況與績效考核相關(guān)聯(lián)，這樣不但可以充分調(diào)動工作人員的積極性，還可以確保檔案的準(zhǔn)確性和安全性[5]。

3）提升文書檔案人員的綜合素質(zhì)。文書檔案相關(guān)人員的整體素質(zhì)，決定了學(xué)校文書管理工作是否可以有效的開展。那么提升人員的綜合素質(zhì)就是重中之重的，并且可以適當(dāng)?shù)囊霗n案管理的專業(yè)人才，進(jìn)而有效的提升檔案隊(duì)伍的質(zhì)量。另外，學(xué)校要針對檔案管理人員，進(jìn)行針對性的培訓(xùn)，并且納入學(xué)校的教學(xué)安排中，工作人員可以通過多方面的培訓(xùn)和實(shí)踐，有效的培養(yǎng)檔案管理人員的服務(wù)交流能力和自主解決問題的能力，進(jìn)而加強(qiáng)文書管理人員的業(yè)務(wù)水平能力，保證學(xué)習(xí)文書檔案管理的工作可以有效的開展[6]。

4）提高檔案管理的工作效率。學(xué)校要想有效的提高檔案管理工作的效率，就要不斷的完善檔案的信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施。學(xué)校可以建立數(shù)字化信息檔案庫，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)資源共享，有效的促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)和利用，進(jìn)而有效的保證檔案資源的安全性[7]。

此外，學(xué)校還可以適當(dāng)?shù)囊M(jìn)先進(jìn)的檔案管理信息系統(tǒng)，并借助信息化建設(shè)可以有效的進(jìn)行文書檔案電子化管理的全過程。把檔案管理工作進(jìn)行簡單化，進(jìn)而有效的提高檔案管理工作的效率。并且，電子化檔案的建立，可以大大的節(jié)約財(cái)力物力，可以更加有效的開展檔案管理工作。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著社會的不斷發(fā)展，學(xué)校的檔案管理工作也要與時俱進(jìn)。學(xué)校還要不斷加強(qiáng)文書管理的重視程度，加強(qiáng)各個部門的溝通;建立相關(guān)的檔案管理制度;實(shí)現(xiàn)信息化管理的運(yùn)行;提升相關(guān)工作人員的綜合能力，進(jìn)而有效的提升學(xué)校文書檔案管理的工作效率。

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作者簡介

韓瀟（1990-），女，山西五臺，山西省貿(mào)易學(xué)校，忻州師范學(xué)院，助理館員，從事工作：文書檔案方面，學(xué)校辦公室的收發(fā)文及各類文件整理歸檔。