馬麗萍 阮枝梅 龐俊

摘 要：最近幾年以來，伴同我國社會主義市場經(jīng)濟體制的進一步明確，以往的企業(yè)檔案管理模式所具有的不足愈加顯著，于較多層面均難以契合企業(yè)發(fā)展所提需求，此時便需借助檔案托管機構對檔案予以管理，這不但是社會發(fā)展形勢所提需求，更是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)路徑。此次研究先對建設檔案托管機構的必要性、可行性及意義進行了闡述，而后對國內(nèi)外檔案托管機構的發(fā)展現(xiàn)狀與存在問題進行了分析，并基于實際提出了改善檔案托管機構工作質量的策略。

關鍵詞：企業(yè)檔案托管機構；發(fā)展現(xiàn)狀；問題

具體而言，檔案托管機構和單位企業(yè)自身創(chuàng)立的檔案管理機構具有較大區(qū)別，不能將其混為一談，實質上其表示專門出具檔案管理服務的社會服務組織，經(jīng)由提供服務換取相應服務經(jīng)費以對機構自身運營、發(fā)展予以保障，可視為自行籌集資金、單獨核算、自主經(jīng)營、獨自承擔盈利與虧損的市場主體。怎樣明確建設檔案托管機構的必要性、可行性與意義，怎樣完善檔案托管機構的運行制度與管理標準，確保被托管檔案的安全可靠性，是現(xiàn)階段我們必須思考的問題?；诖?，本文對國內(nèi)外企業(yè)檔案托管機構發(fā)展現(xiàn)狀及存在問題進行了相應探討，望以此為我國企業(yè)檔案托管機構的建設給予相應借鑒。

1 建立企業(yè)檔案托管機構的必要性與可行性分析

1.1 必要性

檔案托管機構建設的必要性可從如下幾點表明：

首先，由整體經(jīng)濟環(huán)境發(fā)展而言，市場角逐具有的壓力對企業(yè)利潤的增加出具了更為嚴格的要求。匯集資源、增強核心事業(yè)已然變?yōu)榱似髽I(yè)應對競爭的重要舉措，且能確保企業(yè)對自身管理機構予以調節(jié)，把某些能通過社會提供服務而縮減自身管理成本的工作“外包”，檔案工作便是其一。

其次，由企業(yè)內(nèi)部環(huán)境而言，各企業(yè)內(nèi)部條件具備較大差異，其經(jīng)濟效益有好有壞，某些企業(yè)發(fā)展較為純熟，某些還處在初始階段。但是，不管檔案管理發(fā)展到哪一時期，企業(yè)均有無法自行處理的難題。譬如，企業(yè)于兼并重組這一階段，檔案部門可能被合并、分離等，會促使企業(yè)檔案數(shù)量增加，管理工作繁雜，無法處理的問題愈來愈多。就以兼并破產(chǎn)的企業(yè)來講，某些企業(yè)歷史長遠，其具有的較多檔案對接受該檔案的企業(yè)會帶來較大庫房、人力壓力，如果接受的企業(yè)專門為此類檔案留設場地不符實際，國家地方檔案館也難以對其全權接管，這就為企業(yè)檔案托管機構的形成奠定了相應基礎。

最后，由新時代下的企業(yè)對檔案機構所提需求而言，企業(yè)檔案機構不但需落實企業(yè)檔案管理工作，也應協(xié)助企業(yè)實施生產(chǎn)經(jīng)營管理工作，給企業(yè)開展活動出具可靠信息，以確保企業(yè)所獲經(jīng)濟、社會效益最佳。但當前具有的企業(yè)檔案機構人員匱乏專業(yè)性、設施匱乏完善性、資金投入貧乏等問題顯著，無法契合新時代企業(yè)發(fā)展所提需求。

綜上，創(chuàng)設一個可縮減成本投入且可有效體現(xiàn)企業(yè)檔案功能效用的檔案托管機構就變?yōu)榱似髽I(yè)的急切需求，企業(yè)檔案托管機構順勢而生。

1.2 可行性

就建設檔案托管機構的可行性而言，可從如下幾點表明：

其一，我國法律環(huán)境的進一步完善，為企業(yè)檔案托管機構的茁壯成長給予了保障?，F(xiàn)階段，國家立法進程加快，按照法律對社會活動的開展予以引導、規(guī)范，對檔案管理機構運行期間具有的問題，勢必頒行相應法律規(guī)制予以約束，并對委托方、代理方權義予以界定，讓企業(yè)沒有后顧之憂，能對托管機構管理自身檔案予以信任。

其二，我國技術環(huán)境的進一步發(fā)展，給企業(yè)檔案托管機構的建設奠定了堅實的技術基礎。新時代科學技術發(fā)展較為迅猛，遠距離通訊技術極為發(fā)達，尤其是網(wǎng)絡的快速發(fā)展，使得企業(yè)獲知所需檔案信息極為便捷，可為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務予以支撐。

第三，歷經(jīng)數(shù)十年發(fā)展，我國經(jīng)濟建設水平有了顯著提升，較多企業(yè)規(guī)模持續(xù)擴張，資金雄厚，構建企業(yè)檔案托管機構的資金不但能通過若干企業(yè)協(xié)同提供，也能通過個體參股籌集。具體工作時，如果可給企業(yè)給予高效優(yōu)質的服務，確保投資者達成既定利益目標，那么企業(yè)檔案托管機構規(guī)模也能持續(xù)擴張，因而不管是企業(yè)抑或者個體均對該機構的投資極感興趣，對企業(yè)檔案托管機構建設資金問題進行了有效處理。

2 建立企業(yè)檔案托管機構的意義

企業(yè)檔案托管機構和企業(yè)內(nèi)部建設的檔案機構并不相同，屬于新興檔案管理機構，從根本上而言可視為社會服務機構，經(jīng)由提供服務、收取相應中介費對自身運行予以保障，與高效、精簡等理念契合，可促使分散的“小而全”檔案管理模式集約化、社會化、規(guī)范化，確保各項資源優(yōu)化配置。其的形成與發(fā)展，可謂是檔案發(fā)展歷程中的大事件。具體而言，建設企業(yè)檔案托管機構的意義如下：

2.1 緩解企業(yè)壓力，加大企業(yè)經(jīng)濟效益

現(xiàn)階段，我國部分企業(yè)經(jīng)濟效益差強人意，不具備充裕的資金支撐企業(yè)檔案工作發(fā)展，對檔案功能效用的體現(xiàn)產(chǎn)生了阻礙，并由此干擾了企業(yè)經(jīng)濟利潤的增加，于企業(yè)發(fā)展階段出現(xiàn)了惡性循環(huán)。這就使得怎樣脫離上述困境變?yōu)榱似髽I(yè)亟待思考的難題。在此形勢下，企業(yè)檔案托管機構的建立能有效處理以上難題，企業(yè)無需在內(nèi)部構建專門的檔案機構且招聘專職檔案管理人員，僅需花費小額成本便能將自身檔案交由專業(yè)的企業(yè)檔案托管機構代為管理，縮減了成本投入。并且，企業(yè)檔案托管機構員工專業(yè)素養(yǎng)高，設施健全，能對企業(yè)檔案實施高效、信息化管理，為企業(yè)應用檔案予以優(yōu)質服務?？梢姡髽I(yè)檔案托管機構的成立，能大幅縮減企業(yè)壓力，讓其脫離生產(chǎn)經(jīng)營困境，并加大企業(yè)所獲經(jīng)濟效益，為整個社會經(jīng)濟發(fā)展給予有力支撐。

2.2 填充檔案學理論，確保檔案學得以持續(xù)發(fā)展

經(jīng)由反復實踐與健全，企業(yè)檔案托管機構理論勢必愈加成熟、豐富，對以往的檔案學理論進行了相應填充，并注入新的活力。并且，實踐操作和理論研究協(xié)同共進，可促進檔案學具備更進一步的發(fā)展。

2.3 可促使檔案教育和社會需求有效融合

企業(yè)檔案托管機構的經(jīng)營特征決定了該機構職員需享有較好的專業(yè)素養(yǎng)，可給顧客出具高效優(yōu)質的服務。如此也就需要高校檔案學科建設應注重市場需求，明確自身發(fā)展目標、合理定位，變革以往不合理的課程設定，從而培育契合社會需求的專業(yè)檔案管理人才，并確保我國檔案建設事業(yè)獲取可持續(xù)性發(fā)展。

3 國內(nèi)外檔案托管機構的發(fā)展現(xiàn)狀及存在問題

3.1 現(xiàn)狀分析

因社會經(jīng)濟發(fā)展較為迅猛，各類企業(yè)檔案數(shù)量逐年遞增。就以武漢市而言，2017年該市各級各類檔案館檔案數(shù)量將近1200萬余卷、180萬件，同比增長3%。依據(jù)這一速度而言，所有綜合檔案館與單位企業(yè)檔案庫房需應對庫房緊張的局面，故某些機關、企事業(yè)單位便把一些檔案移交到社會檔案托管機構代為管理，每年對其支付一定的費用。如此一來，不僅對檔案數(shù)量驟增而擠占企業(yè)辦公場所的問題進行了有效處理，也大幅緩解了企業(yè)檔案工作人員的工作壓力，促使檔案管理更為便捷、高效。

就歐美等國而言，早在1910年左右便已針對企業(yè)檔案進行了大規(guī)模收集與存檔，而后發(fā)展到1950年，已有更多國家開展該項工作，直至1970年世界各國的企業(yè)檔案管理工作均有了較大進展。而檔案托管機構最初于1940年在美國興起，主要是因戰(zhàn)爭引起的需求，構建了成本投入較小的臨時庫房，以對戰(zhàn)爭階段的重要資料予以保存。私有制在相應層面表明了國外眾多企業(yè)檔案均為私有財產(chǎn)，企業(yè)具備權力對自身檔案予以處理，檔案管理模式各式各樣。在全球各國中，日本可謂是檔案管理模式多元化的佼佼者。大部分企業(yè)對分散管理型檔案管理體制進行了應用，檔案均置于產(chǎn)生部門，不用移交。然而，為企業(yè)新時代發(fā)展需求，企業(yè)當前均開始實施一體化管理模式，把檔案室的信息管理體制并入企業(yè)信息體系。就美國企業(yè)而言，其對整體分開、局部集中的檔案管理模式進行了應用，大部分企業(yè)檔案散布于各生成部門，檔案室構建于各部門之下，其權責即給企業(yè)本身應用檔案與研究企業(yè)發(fā)展歷程、進行形象宣傳予以支撐。除此以往，國外企業(yè)也享有其他檔案管理方式，譬如某些企業(yè)不愿或者沒有精力管理自身檔案，也不想把其交由綜合檔案館，那么就會支付相應經(jīng)費，把檔案移送至公共檔案機構或中介結構代為管理，這便是國外企業(yè)檔案托管機構的初始形態(tài)。

就國內(nèi)企業(yè)檔案托管機構而言，最初出現(xiàn)于經(jīng)濟較為發(fā)達的東部沿海地帶，而后開始朝著內(nèi)陸企業(yè)擴張?，F(xiàn)階段，企業(yè)檔案托管服務正在興起，但即便相應市場已具備較好發(fā)展，并呈現(xiàn)出持續(xù)拓張的趨勢，然而卻依舊具有較多問題，如匱乏相應發(fā)法律規(guī)制、監(jiān)督管理未落實等，對國內(nèi)企業(yè)檔案托管機構的建設產(chǎn)生了一定的阻礙。

3.2 存在問題

3.2.1 法律規(guī)制缺失、服務項目不清晰、涉密檔案保護匱乏規(guī)范性

當前，國內(nèi)已有的法律規(guī)制沒有把政府購置專業(yè)的社會服務工作并入體系當中。某些企事業(yè)單位未充分掌握保密法律規(guī)制，匱乏較好的保密意識，把涉密、敏感信息檔案交由社會檔案托管機構代為管理，或者未準確把握涉密檔案，將其與非密檔案混為一談。

3.2.2 對檔案托管機構的監(jiān)督管理未落實

目前，檔案管理的社會服務未設定相應準入標準，檔案托管服務業(yè)務規(guī)范與質量要求沒有出臺，導致企業(yè)檔案托管機構服務水平高低不一，在檔案托管機構資質等方面的審核匱乏嚴謹性，對已到保管期限的檔案未設定監(jiān)銷流程，導致檔案信息安全可靠性不足。

3.2.3 檔案托管機構匱乏較好保密意識，員工素養(yǎng)不高

因企業(yè)檔案托管機構屬于剛興起的社會服務機構，其具備較強的社會、服務、專業(yè)性，其檔案管理模式滯留于摸索時期，相應教育課程設計、培訓機構等沒有跟進，故使得現(xiàn)有企業(yè)檔案托管機構匱乏較好保密意識，員工素養(yǎng)有待改進。

4 加強企業(yè)檔案托管機構建設的策略

4.1 對企業(yè)檔案管理機構的建設嚴加審核

國家工商管理部門需對企業(yè)檔案管理機構的設立進行嚴格審核，確保其資質，可自主擔負民事責任，內(nèi)部具備健全、完善的管理機制與檔案托管服務制度，具備獨立的財物管理、會計核算等機制，且享有先進的基礎設施，譬如監(jiān)控消防等。并且，需對企業(yè)檔案托管機構管理層背景嚴加審核，在其管理素質、專業(yè)素養(yǎng)，硬件等層面嚴格把關。

4.2 依據(jù)質量標準行事，促使服務標準規(guī)范化

在企業(yè)與某一企業(yè)檔案托管機構合作時，需簽署服務合約，對兩者的契約關系予以界定。合約內(nèi)容需包含服務項目、標準、流程與監(jiān)督管理標準，需依據(jù)檔案行業(yè)管理規(guī)制擬定適宜的服務準則，應從本質上確保檔案實體與信息安全，且附有保密協(xié)議及條例，內(nèi)容囊括不容許披露等國家、商業(yè)機密與個體隱私，托管檔案必須密實封存，不容許他人隨意瀏覽檔案，需指定專員管理，做好出入庫房記錄等。同時，企業(yè)檔案托管服務監(jiān)管機制需依據(jù)該行業(yè)特征予以全過程監(jiān)管，并擬定規(guī)范的工作流程，對其保管、應用。

4.3 對檔案管理運行全過程予以控制

企業(yè)和檔案托管機構簽署合約之后，雙方均需依據(jù)合約、工作流程行事。企業(yè)可在規(guī)定時間去往托管機構實地考察，對檔案托管記錄、存放等情況予以檢查，若發(fā)現(xiàn)不足需立即反饋到托管機構以便其改進，若托管機構不予處理則可進行合約的解除。同時，企業(yè)檔案托管機構應將企業(yè)對其服務質量的考評交由相應領導部門，以當做其服務信譽的基礎。

4.4 體現(xiàn)主管部門監(jiān)管效用

企、事業(yè)單位借助企業(yè)檔案托管機構代為管理檔案時，需將檔案內(nèi)容、數(shù)量等信息在行政管理部門詳細記錄，讓該部門可對企業(yè)檔案托管機構予以監(jiān)管，若該機構開展工作時具有檔案遺失等現(xiàn)象，行政管理部門需受理企事業(yè)單位的投訴，讓托管機構擔負相應責任并進行整頓。

4.5 企業(yè)檔案托管機構需擬定經(jīng)營、競爭、創(chuàng)新機制

企業(yè)檔案托管機構這一自負盈虧的市場主體需選擇單位企業(yè)式經(jīng)營機制，需具備較好的市場、效益意識，構建按勞分配制度，并合理利用競爭機制，促使自身持續(xù)健全，改善服務質量與水平。另外，應大力實施創(chuàng)新機制，對服務范圍予以擴張，且豐富服務項目，出具業(yè)務咨詢、檔案編研等多元化業(yè)務。

4.6 強化員工隊伍建設，增強檔案安全可靠性

企業(yè)檔案托管機構需提高招聘標準，確保聘請的檔案管理者具備較好道德、專業(yè)素養(yǎng)，且對其保密意識予以強化，固定時間對其實施保密教育。同時，需確保與實體檔案接觸的管理人員具有穩(wěn)定性，若要離職便應具備足夠的緩沖時間。另外，注重職后培訓，對檔案管理人員專業(yè)技能予以提升，確保企業(yè)托管檔案具備較強安全可靠性，為企事業(yè)單位給予優(yōu)質服務。

5 結束語

概括而言，此次研究對國內(nèi)外企業(yè)檔案托管機構發(fā)展現(xiàn)狀及存在問題進行了探索、討論，并提出了加強企業(yè)檔案托管機構建設的策略，望以此為企業(yè)檔案托管機構的進一步發(fā)展給予相應借鑒。

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