郝英

摘 要：機關事業(yè)單位中檔案管理工作是對人員的重要管理措施，也是管理水平的重要體現。機關事業(yè)單位通過檔案管理對工作業(yè)績考核，因此，科學的檔案管理工作是確保機關事業(yè)單位長久發(fā)展的保障。當下，機關事業(yè)單位不斷擴大發(fā)展，其檔案信息越來越多，只有實現對檔案的分類管理，才能夠確保機關事業(yè)單位各項工作穩(wěn)定開展。

關鍵詞：機關事業(yè)單位；檔案；分類；整體管理

科技的發(fā)展改變了人們的生產生活方式，對機關事業(yè)單位而言，科學技術的進步使得檔案管理工作得到進一步優(yōu)化創(chuàng)新。在信息時代不斷發(fā)展的今天，機關事業(yè)單位的檔案分類工作得到進一步優(yōu)化，提高檔案分類的工作效率，能夠促進機關事業(yè)單位檔案整體管理工作的進步。但是，當下機關事業(yè)單位中檔案分類管理還存在一定問題，文章對具體的問題進行分析，并針對問題提出相應的解決建議，旨在為機關事業(yè)單位優(yōu)化檔案管理工作提供有力的參考。

1 機關事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

信息時代背景下，先進信息技術促進生產生活發(fā)展。檔案管理中，信息復雜化使人們對檔案管理的認識不能滿足相應工作開展需求。檔案分類管理的規(guī)范性及科學性需要進一步提高，因此，加強機關事業(yè)單位檔案管理工作具有重要作用。

1.1 減輕檔案管理工作負擔，增加工作效率

機關事業(yè)單位檔案的增多給檔案管理人員合理管理檔案造成一定影響，通過對檔案分類管理，可以讓工作人員快速找到所需資料，減輕工作負擔[1]。以信息技術為支持，開展合理的檔案分類管理，可以以計算機電子查找快速獲取檔案，減輕工作人員查找檔案負擔，同時提高檔案利用效率。

1.2 有利于規(guī)范檔案儲存

檔案包含機關事業(yè)單位機密性文件資料，機關事業(yè)單位檔案是對其各項工作內容的記錄和反映。檔案對機關事業(yè)單位后續(xù)工作開展借鑒相似工作經驗具有直接幫助，檔案管理中以信息技術實現分類管理，能夠實現對檔案規(guī)范化管理，以不同性質分別管理檔案，提高機關事業(yè)單位檔案管理水平，提高其工作質量及效率[2]。

1.3 有利于信息交互及共享

檔案代表機關事業(yè)單位信息，工作信息經檔案反映，機關事業(yè)單位自身檔案管理涉及不同部門、不同工作內容，其檔案管理具有雜亂性特點，需要將不同部門、不同性質檔案分開管理，進而減輕對復雜檔案信息管理造成的工作效率低下問題。

2 機關事業(yè)單位檔案分類整體管理中存在的問題

檔案管理工作屬機關事業(yè)單位中重要管理內容，科學檔案管理工作可確保機關事業(yè)單位各項工作穩(wěn)定開展，以合理檔案管理服務于機關事業(yè)單位各個部門，其各個部門又更好的服務于大眾。當下，機關事業(yè)單位檔案管理工作采取分類整體管理的方式提高了一定的工作效率，但是其實際工作中仍存在一些有待解決的問題。

2.1 管理方式單一

管理方式單一主要是其檔案管理工作缺乏創(chuàng)新。機關事業(yè)單位自身檔案管理方式落后，管理方式及內容還是延續(xù)傳統(tǒng)檔案管理開展，不能滿足新時期機關事業(yè)單位發(fā)展需求。在實際的檔案管理中，其雖然應用了信息化技術開展檔案分類整體管理，但是其管理方式和內容還是按照紙質檔案管理模式開展，管理方式以人工手動管理為主要形式，管理方式單一[3]。

2.2 對檔案管理重視不夠

對檔案管理重視不夠是針對機關事業(yè)單位領導人員而言的，領導人員對檔案管理工作認識不足，沒有看到檔案管理工作與各項生產經營活動的聯系，單單認為檔案管理是對單位歷史資料的整理，于是在檔案管理上投入人力、物力、財力較少，不能滿足新時期檔案管理工作需求。

2.3 檔案管理體制不全面

檔案管理工作是機關事業(yè)單位管理工作中重要組成部分，但實際執(zhí)行中其被視為附屬工作開展，在管理體制上還有一定缺失。例如，檔案分類中，對檔案是按照部門分類，還是按照類別分類，在檔案管理體制上無明確規(guī)定，這就導致檔案分類受工作人員主觀能動性影響較大，造成不同檔案分類混亂，檔案使用后也未及時歸位，整體檔案管理效率低下。

3 對機關事業(yè)單位檔案分類整體管理問題提出相應的建議

3.1 重視檔案管理，積極創(chuàng)新管理

機關事業(yè)單位檔案管理工作對其相應工作開展提供歷史數據及經驗支持，可以避免其出現歷史相同錯誤。必須加深機關事業(yè)單位領導對檔案管理工作的認識，讓其認識到檔案管理工作的重要性。加強對檔案管理宣傳，同時對檔案管理工作不斷創(chuàng)新，讓領導部門認識到檔案管理工作對機關事業(yè)單位的促進作用。在檔案工作創(chuàng)新上，要將先進技術融入到管理工作中，以科學化和規(guī)范化內容強化檔案管理工作的服務性。

3.2 完善管理體制

在機關事業(yè)單位中，將責任制度應用到檔案管理中，對分類檔案整體管理工作責任到人，增加檔案管理人員工作積極性。檔案管理工作要從建檔、整理、儲存、分析、應用等各個環(huán)節(jié)出發(fā)，在每個環(huán)節(jié)中完善管理體制，對檔案分類方式、分類依據明確規(guī)定。在檔案管理中建立績效考核制度，對管理人員專業(yè)性定期檢查，使其不斷的自我學習，提高檔案管理整體水平，以適應信息社會發(fā)展需要，能夠熟練使用現代化先進設備。

3.3 提高信息化檔案管理水平

在信息技術影響下，機關事業(yè)單位檔案管理工作也要適當創(chuàng)新，將先進的計算機信息設備應用到檔案分類整體管理中。此外，要創(chuàng)新檔案管理方式及內容，摒棄傳統(tǒng)檔案管理中的弊端，以電子檔案和紙質檔案相結合的方式，提高檔案管理工作效率及質量。加強對計算機信息技術的創(chuàng)新，將現代化的科學技術應用到機關事業(yè)單位檔案管理工作中。例如，將快速掃描儀應用到檔案掃描中，以文件管理系統(tǒng)實現檔案的現代化管理。

3.4 強化檔案管理人員專業(yè)素質

對檔案管理人員開展周期性到培訓是提高其綜合素質的重要措施。在時代不斷發(fā)展的過程中，某一水平的檔案管理不能滿足機關事業(yè)單位長久發(fā)展需求，必須建立長效的培訓機制，對檔案管理人員不斷培訓，進而增加其專業(yè)化技術能力。對檔案管理人員周期性培訓，將現代化的管理技術及管理理念傳遞給管理人員，讓其能夠將先進的技術和理念應用到實際中。加強檔案管理人員的專業(yè)素質方面，還要將培訓工作和實際工作中的服務態(tài)度納入到績效考核制度中去，建立科學評價機制，根據其工作服務型及培訓積極性合理評價，對工作及培訓突出的管理人員給予獎金獎勵和口頭表揚，對工作出現錯誤或培訓不積極的管理人員給予經濟處罰和通報批評。

4 結束語

綜上所述，對加強機關事業(yè)檔案分類的整體管理工作分析，要先了解機關事業(yè)單位檔案管理工作的重要性，在了解重要性的基礎上，分析機關事業(yè)單位檔案分類整體管理中存在的問題，從問題的根本出發(fā)，提出相應的解決建議：重視檔案管理，積極創(chuàng)新管理；完善管理體制；提高信息化檔案管理水平；強化檔案管理人員專業(yè)素質。通過一系列措施，做好機關事業(yè)單位檔案分類整體管理工作，提高其工作效率及質量門，促進機關事業(yè)單位長久發(fā)展。

參考文獻

[1]杜文軍.機關事業(yè)單位檔案分類整體管理研究[J].辦公室業(yè)務，2016（11）：58-58.

[2]蘇迎.疾控檔案管理工作分析與研究[J].檔案管理，2016（4）：95-95.

[3]喬艷.機關事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作強化策略的分析[J].山西農經，2017（14）：106-106.