龐一明

摘 要：在這個信息大爆炸的時代，聲像檔案已成為人們?nèi)粘Ｉ畋夭豢缮俚幕顒?，聲像檔案是醫(yī)院檔案的一個重要組成部分，它具有客觀、形象和真實的特點，能生動、具體地再現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療、教學、科研及各方面工作成果，真實記錄醫(yī)院各個時期發(fā)展的面貌。和其它文字、圖紙、實物檔案一樣，聲像檔案具有現(xiàn)實的查證和利用作用，對歷史研究具有重要的參考利用價值，是醫(yī)院重要檔案資料和寶貴財富。

關鍵詞：醫(yī)院；聲像檔案；管理措施

醫(yī)院聲像檔案是指醫(yī)院在各種社會實踐活動中，通過攝錄手段形成的，具有保存價值的照片、聲像、錄音、唱片、磁盤、縮微片、幻燈片等各種載體。雖然醫(yī)院聲像檔案數(shù)量占醫(yī)院檔案總件比例很少，但所起檔案佐證作用卻是其他類型檔案實體無法代替的。但是，聲像檔案又是在醫(yī)院檔案管理中較容易被忽視的。

1 聲像檔案在醫(yī)院管理工作中的重要性

聲像檔案具有現(xiàn)代信息、聲像技術的形象性強、信息量大、資源寬廣等優(yōu)點，具有其他載體檔案不可替代的作用。第一，直觀性。聲像記錄和文字說明是形意結(jié)合的整體，它們互相依存、互相印證、互相補充。聲像檔案以畫面的可視形象，生動地展現(xiàn)在人們面前，而且配有音樂、語言，便于利用者理解和接受，使利用者具有身臨其境之感。聲像檔案的形象性與直接感受性超過其他類型的檔案。第二，形象性。聲像檔案由于依賴于先進的科學技術和快速的傳送手段，時間感與空間感比一般檔案強烈，甚至可以進行超越時空的遠距離傳送，這是一般檔案望塵莫及的。聲像檔案可以把一瞬即逝的“容貌”記錄下來并予以再現(xiàn)，可以把人們引向?qū)v史的深切懷念或者使人們對歷史有更深刻的認識。第三。易復制。聲像記錄品容易復制，而且難以區(qū)分原件與復制件。一般的紙質(zhì)檔案、原稿與復印稿是很容易區(qū)分的，而要區(qū)分原版磁帶與制作精良的磁帶復制件、區(qū)分原版底片與制作精細的翻版底片是十分困難的。同時，紙質(zhì)檔案的文字記錄與文字載體之間的關系是難以分割的。而記錄在聲像檔案載體上的信息，可轉(zhuǎn)錄到感光膠片、磁帶和光盤上。而且作為聲像檔案載體的磁帶可用來多次記錄，使它成為各種相互依存技術的產(chǎn)物。

2 醫(yī)院聲像檔案管理存在的問題

2.1 歸檔率不高

聲像檔案的制作多為業(yè)務部門，隨機性強，收集上難以控制。重要日?；顒淤Y料的拍照、錄音、錄像等工作一般由院辦或負責醫(yī)院宣傳的科室完成，到每年度完成后才將聲像資料上交檔案室。而醫(yī)療單位各科室自行拍攝活動資料也是較為普遍的，如開展新技術、新業(yè)務或者接診到特殊病人等。聲像資料形成部門的工作細致程度、對檔案工作是否支持便成為影響聲像檔案上交質(zhì)量的因素。聲像資料其檔案價值不容忽視，但是往往最容易被忽視和遺忘，致使聲像檔案歸檔率不高。

2.2 聲像檔案管理手段滯后

聲像檔案在保管過程中對于溫度和濕度具有非常嚴格的要求，同時還要采取必要的防磁、防光及防污染等措施，要想滿足聲像檔案的保管條件，則需要投入大筆資金。但這對于當前各醫(yī)院來講，大筆的資金投入到聲像檔案管理工作中不現(xiàn)實，很多醫(yī)院自身資金較為緊張，也很難拿出大筆資金用于聲像檔案保管設備的購置。

2.3 制度不完善，管理不規(guī)范

在聲像歸檔的收集范圍和移交時間等方面，沒有制訂符合案管理模式的具體要求，加之歸檔不及時，部分聲像沒有附加文字說明或有些說明則缺少時間或內(nèi)容，這給日后整體和查找工作帶來很多問題。此外，涉及聲像檔案的部門較多，各部門為了方便自己使用，不愿將聲像檔案移交給其他部門，任意處置材料，致使聲像損傷或丟失。

2.4 檔案管理人員自身專業(yè)素質(zhì)不足

對聲像檔案缺乏足夠重視也是影響其工作開展、管理質(zhì)量提高的原因。個人素質(zhì)受限或?qū)β曄駲n案管理專業(yè)知識掌握不夠，導致對聲像檔案管理的特殊保管條件心中無數(shù)，將聲像檔案與一般紙質(zhì)檔案同等對待，管理方式落后，無法借助現(xiàn)代手段進行聲像檔案管理，多數(shù)停留在簡單收集保管階段，影響了聲像檔案保管和聲像檔案壽命。

3 聲像檔案管理研究與對策

3.1 醫(yī)院聲像檔案收集和歸檔

一個醫(yī)院的聲像檔案工作，不是一個人或者一個部門就能做好的，實行統(tǒng)一管理，形成聲像檔案的科室、部門，要按歸檔要求，努力做好收集、整理、歸檔工作，及時向聲像檔案管理部門移交。聲像檔案管理部門及時對收集的聲像檔案，以保持聲像檔案的有機聯(lián)系、便于利用為原則進行整理，分類在全宗內(nèi)，按年代--問題進行分類，分類保持前后一致，便于查閱。并對聲像檔案按規(guī)定的要求對內(nèi)容附以簡單的文字說明及做好編目，制作檢索目錄等相關工作。

3.2 嚴格制度、加強管理

要改變聲像檔案目前管理混亂的現(xiàn)狀，必須制定一套切實可行的管理辦法，建立健全各項規(guī)章制度，并嚴格付諸實施。從聲像材料的形成、收集、整理、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一保管，以及日常保管、借閱、利用等，都必須要有一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。建立健全制度后，必須狠抓落實，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使聲像檔案的管理逐步走上良性循環(huán)的軌道。

3.3 加強檔案管理人員業(yè)務培訓，提高專業(yè)人員素質(zhì)

檔案室是“沒有圍墻的大學”。自學是聲像檔案管理工作者提高自身專業(yè)水平的主要途徑。聲像檔案管理工作者要通過訂閱檔案報刊、書籍等形式加強自身業(yè)務學習，在干中學，在學中干。此外還可通過報考電大、函授、進修等多渠道、多形式的繼續(xù)教育，不斷進行專業(yè)技能的填補和提高。作為單位領導者，要支持鼓勵檔案管理人員參加上級檔案部門組織的檔案培訓班及檔案管理交流活動，擴大視野，增長知識，并為其創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和發(fā)展環(huán)境，從而提高聲像檔案管理水平。

3.4 加大投入力度，應用現(xiàn)代手段管理聲像檔案

聲像檔案的保管需要一定的設備投入，聲像檔案管理部門爭取單位領導的重視，在經(jīng)濟上給予投入，購置必需的設備，如防磁軟盤音像柜、智能光盤柜等，改善保管條件，完善硬件設施。隨著當前計算機技術和網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，醫(yī)院需要加快實現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化，在對聲像檔案保管方面采用現(xiàn)代化技術。利用掃描儀來對照片進行掃描，實現(xiàn)照片檔案數(shù)字化，同時加快推進錄音和錄像檔案數(shù)字化的進程，這不僅有利于聲像檔案的保管，而且為聲像檔案的利用也創(chuàng)造了良好的條件。利用現(xiàn)代化手段來對聲像檔案進行管理，有效的延長聲像檔案的壽命，加快實現(xiàn)聲像檔案資源的共享。

4 結(jié)束語

無論是聲像檔案還是其他類型的檔案，其管理的最終目的都是是為了實現(xiàn)檔案的有效利用，充分的發(fā)揮出檔案自身的價值。因此對于醫(yī)院檔案管理人員來講，需要加快推動聲像檔案開發(fā)利用的步伐，利用各種渠道及途徑來提高聲像檔案的利用率，確保聲像檔案能夠更好的發(fā)揮出真正的價值。

參考文獻

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