王寧 田呈彬

摘 要：殷鐘麒所著《中國檔案管理新論》，其視角主要聚焦機(jī)關(guān)檔案工作，尤其重視行政組織與檔案管理之間的關(guān)系，“組織”思想貫穿于著作始終。著作闡明了組織與檔案工作之間的相互作用關(guān)系，體現(xiàn)了包括建立獨(dú)立的檔案組織體系、根據(jù)組織有機(jī)整體性開展檔案工作和基于不同層次組織構(gòu)建不同檔案制度在內(nèi)的檔案管理理念。該著作以組織為核心視角的檔案管理思想在當(dāng)前的文件、檔案工作實(shí)踐中仍有重要的啟發(fā)意義。

關(guān)鍵詞：組織；檔案管理；獨(dú)立組織體系；有機(jī)整體；分工協(xié)作

Abstract： The New Theory of China's Archives Management， written by Yin Zhongqi， focuses on the archive work of the administrative agency， with particular emphasis on the relationship between administrative organizations and archives management. The idea of "organization" runs through the book. The book clarifies the interaction between organization and archives work， and embodies the concept of file management including the establishment of an independent file organization system， doing the archival work based on the organization's organic integrity， and the construction of different file systems based on different levels of organization. The archive management thought with the organization as the core perspective still has important enlightening significance in the current practice of managing records and archives.

Keywords： Organization； Archive Management； Independent Organization System； Organic whole； Division of Labor and Collaboration

1 引言

20世紀(jì)二三十年代到建國前是我國近代檔案學(xué)萌芽和發(fā)展的重要時(shí)期，其間檔案學(xué)家們的思想受行政改革運(yùn)動(dòng)和自身工作經(jīng)歷的影響，著述多以機(jī)關(guān)檔案工作改革為基點(diǎn)展開，重視“行政”與檔案之間的關(guān)系，關(guān)注檔案工作在機(jī)關(guān)組織中的改革。譬如，何魯成先生在其專著《檔案管理與整理》中對各機(jī)關(guān)檔案股在組織中的行政隸屬關(guān)系展開較為細(xì)致的論述，并提出了“獨(dú)立組織”的倡議和成立國家檔案庫的偉大構(gòu)想[1]；毛坤先生也在其文華圖專檔案學(xué)課程講義集合《檔案經(jīng)營法》中簡要論述了“管理檔案處之組織可以分為獨(dú)立的檔案管理處和附屬于某機(jī)關(guān)的檔案管理處”[2]的思想，此二者均已經(jīng)有以組織體系開展檔案工作事業(yè)建設(shè)的理念，然就成立檔案獨(dú)立組織體系進(jìn)行大膽具體的設(shè)想和基于組織的有機(jī)整體性論述檔案工作的開展路徑，實(shí)以殷鐘麒先生為集大成者，從其著述《中國檔案管理新論》中專門用較大篇幅 對“組織”展開論述也可見一斑。

殷鐘麒的“組織管理”理念體現(xiàn)在組織與檔案工作的相互關(guān)系與影響、基于組織的檔案工作開展路徑等多個(gè)維度，對于當(dāng)前我國檔案管理機(jī)制和電子文件管理機(jī)制建設(shè)等文檔實(shí)踐仍具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 殷鐘麒“組織”視角的檔案管理思想理解維度

管理學(xué)上，對組織的定義有多種表達(dá)，但大都體現(xiàn)了“共同目標(biāo)”“協(xié)同規(guī)則”“有機(jī)體系”等限定。殷鐘麒先生在《中國檔案管理新論》中也做了相關(guān)解釋，“夫組織者，原系指動(dòng)物體中各細(xì)胞，在維持一定秩序關(guān)系之下，集合為一體而言。適用于各種社會(huì)組織時(shí)，含有由相關(guān)部門或機(jī)關(guān)所組成系統(tǒng)機(jī)構(gòu)之意”[3]，可見其尤為強(qiáng)調(diào)組織的“有機(jī)整體性”和“機(jī)關(guān)構(gòu)成的系統(tǒng)”內(nèi)涵，并由此認(rèn)定行政組織必然是各個(gè)行政機(jī)關(guān)相互間具有一定秩序關(guān)系的有機(jī)組成。筆者認(rèn)為殷鐘麒先生所指“組織”內(nèi)涵，可以從單個(gè)“組織機(jī)構(gòu)”和“組織體系”兩個(gè)角度來理解：“在論述檔案工作辦法，如點(diǎn)收、登記、分類、編目等各個(gè)具體工作環(huán)節(jié)時(shí)，著眼于各種組織機(jī)構(gòu)”的具體情況；而在說明宏觀檔案管理體制和檔案管理制度時(shí)，則是從“組織體系”角度加以論證，如其提出的“檔案組織之體系”的概念。具體而言，其“組織”思想主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)維度。

2.1 良好的組織是檔案有效管理的基礎(chǔ)。殷鐘麒認(rèn)為，組織具有明確的權(quán)責(zé)體系和細(xì)致的組織分工，有經(jīng)緯之脈絡(luò)與協(xié)調(diào)之機(jī)制，無不影響著檔案工作的各項(xiàng)活動(dòng)。管理活動(dòng)離不開組織，應(yīng)以組織為基礎(chǔ)開展各項(xiàng)管理活動(dòng)，并且在法令許可范圍內(nèi)，充分發(fā)揮組織優(yōu)勢，努力彌補(bǔ)和改善不足，以實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。一方面，組織的權(quán)責(zé)體系和組織分工影響檔案工作的業(yè)務(wù)辦理效率。“政府之效率，端賴行政組織中，責(zé)任與權(quán)力之適當(dāng)分配為基礎(chǔ)，即每一行政官吏，必須特別賦予固定任務(wù)”[4]。分工是專業(yè)化的體現(xiàn)，只有將明確的檔案責(zé)任分工落實(shí)到具體的工作環(huán)節(jié)和人員上，且選擇有才能有專長的人來從事對應(yīng)工作，才可能避免出現(xiàn)相互推諉、事故不可追溯的情況，得以改變“胥吏舞文弄法，弊竇重生”的陋習(xí)，真正提高檔案工作效率和質(zhì)量。另一方面，組織的經(jīng)緯脈絡(luò)和協(xié)調(diào)機(jī)制影響檔案工作的整體運(yùn)轉(zhuǎn)。縱向上，檔案工作從屬于上級科室，服從上級領(lǐng)導(dǎo)，如在中央各部的司處之下均設(shè)有若干室科，室科之下分有若干股或組，而檔案股一般就設(shè)在室科之下；各省的廳處局一般分為兩級：室科與股，分有檔案股；各縣級及較小機(jī)關(guān)，一般僅設(shè)一級，而檔案工作一般從屬于某一科室。橫向上，檔案工作所屬的職能單位（如檔案股）需要與其他同級職能單位（如文書股、人事股）相互協(xié)調(diào)，共同完成同級之各項(xiàng)工作。協(xié)調(diào)機(jī)制實(shí)質(zhì)上體現(xiàn)的是合作的問題，殷鐘麒先生在著作中不止一次提及協(xié)調(diào)問題，認(rèn)為為減少分工造成的隔閡，必須注意協(xié)調(diào)機(jī)能，組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和正常運(yùn)轉(zhuǎn)不是單個(gè)組織工作可以實(shí)現(xiàn)的，而是需要各組織間的合作聯(lián)系與協(xié)調(diào)并進(jìn)。

2.2 檔案改革促進(jìn)行政組織的健全發(fā)展。殷鐘麒先生強(qiáng)調(diào)改革檔案工作對行政效率改進(jìn)的重要意義。他將檔案的作用主要概括為三點(diǎn)，即“一則供行政之參考，二則備學(xué)術(shù)之研討，三則于國史尤為切要”[5]，而行政參考作用主要體現(xiàn)在組織層面，亦即通常所說的檔案的“憑證價(jià)值”。在具體組織活動(dòng)中，檔案對組織的行政參考作用，主要通過“調(diào)閱前案”“引據(jù)法令”“詳查成案”“詳究事實(shí)”“案情佐證”來體現(xiàn)，印證了檔案作為社會(huì)活動(dòng)原始記錄的憑證價(jià)值的重要性，尤其在辦理案件時(shí)，檔案可以作為重要的證據(jù)性資料直接揭露事實(shí)真相，由此凸顯檔案的獨(dú)特功用。在對檔案進(jìn)行分類時(shí)，殷鐘麒先生也提出了以機(jī)關(guān)職掌之系統(tǒng)來分類的主張，認(rèn)為檔案分類的目的在于方便為行政活動(dòng)參考，也體現(xiàn)了以組織需求為目的發(fā)揮檔案功用的檔案分類思想。

除憑證價(jià)值外，殷鐘麒先生的論述還體現(xiàn)出檔案工作對記載組織歷史沿革的重要意義?！皺n案乃一種工作或事業(yè)之歷史。就一事業(yè)言，此部門之檔案，即為此事件之歷史。就一組織言，全部門之檔案，即為此組織之歷史”[6]。尤其是在組織歷史久遠(yuǎn)或發(fā)生過合并、撤銷等變革的情況下，如果能保存有連貫完整的檔案記錄，那么對呈現(xiàn)整個(gè)組織的發(fā)展歷史和全貌，無疑是最寶貴的財(cái)富。在論述文書檔案分裂之原因時(shí)，殷鐘麒先生就提到了組織時(shí)間久遠(yuǎn)而檔案工作不善造成文件大量流失的弊端，認(rèn)為組織機(jī)構(gòu)若有時(shí)間久遠(yuǎn)之性質(zhì)，更需要有長久的檔案工作考量，自成立初就建立有規(guī)模的檔案組織，以保護(hù)文件檔案的完整性與連續(xù)性。

2.3 組織的差異性決定檔案工作的復(fù)雜性。殷鐘麒先生的整個(gè)著述還貫穿著另一重要思想，即組織的差異性對檔案管理工作復(fù)雜性具有深刻的影響，這些差異包括不同職能組織檔案管理內(nèi)容的不同、不同層次組織檔案工作基礎(chǔ)的差異和不同級別檔案崗位對檔案人員素質(zhì)要求的不同等。

在論述機(jī)關(guān)組織之原理時(shí)，將“把握特殊之要求”[7]作為首項(xiàng)原則，認(rèn)為各行政機(jī)關(guān)均有其特殊任務(wù)，因而沒有任何一典型組織可以適用于任何組織，也沒有一種檔案管理辦法適用于所有類型的組織，“全國政府、機(jī)關(guān)、公司團(tuán)體，業(yè)務(wù)性能，千差萬別，絕非一法同行”[8]。各機(jī)關(guān)組織的檔案內(nèi)容和數(shù)量、檔案工作基礎(chǔ)和能力都大不相同：中小學(xué)校、鄉(xiāng)鎮(zhèn)公所等全年不過數(shù)百件最多一兩千件檔案，由辦理收發(fā)人員兼管檔案的居多，無需專門的檔案組織開展管理，且這一級別的檔案工作者薪酬少、地位低下，管理水平也較為落后；而業(yè)務(wù)范圍較大的機(jī)關(guān)，全年收發(fā)數(shù)以萬計(jì)的文件，文檔處理手續(xù)也較為繁雜，往往由專門的檔案科室負(fù)責(zé)統(tǒng)一整理和調(diào)閱，對檔案工作人員的素質(zhì)要求也更高。對此，在檔案分類方案設(shè)計(jì)、檔案人才培養(yǎng)、檔案制度構(gòu)建方面，殷鐘麒先生提出了差異化的應(yīng)對策略。

基于不同等級、規(guī)模、業(yè)務(wù)復(fù)雜程度的組織情況，殷鐘麒先生提出建立高、中、低三級的檔案管理體系，并且就高級檔案管理辦法進(jìn)行了詳細(xì)論述，包括檔案管理的程序、點(diǎn)收、登記、分類、編目、編卷、裝訂、典藏等各項(xiàng)具體的管理內(nèi)容，在分類標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)上也提出了多種不同的可選方案。對于中級檔案管理辦法和低級檔案管理辦法，論述了其與高級檔案管理辦法的差異之處，如中級檔案管理辦法的分類方案可根據(jù)主持者旨趣選擇，編目、編卷、裝訂方式等可視縣政府財(cái)力、人力選擇經(jīng)濟(jì)適用的方式；低級檔案管理辦法中登記手續(xù)、分類類目、排架方式更為簡單、便捷，亦略不同于其他兩級檔案管理辦法。這種建立不同級別檔案管理方法的思想既為廣大的檔案組織開展具體的檔案工作提供了可參考方案，又考慮到了不同層級組織的差異性需求，注重檔案管理方法的實(shí)用性，這也正是其基于組織差異性開展檔案管理設(shè)計(jì)的思想體現(xiàn)。

2.4 建立檔案獨(dú)立組織體系至關(guān)重要。殷鐘麒先生在論著中重點(diǎn)論述了建立檔案獨(dú)立組織的重要性，認(rèn)為只有獨(dú)立組織才能夠提高檔案工作和檔案人員的地位，推動(dòng)檔案事業(yè)的改革與發(fā)展。一方面，缺乏系統(tǒng)獨(dú)立的組織體系導(dǎo)致檔案工作受各方牽絆，陷入困境。檔案工作雖責(zé)任重大，但“過去各方面之不重視檔案，缺乏系統(tǒng)組織”，檔案工作所在的組織簡單，地位低下，權(quán)力較小，且受到若干單位和人員的直接間接牽制，影響工作開展。尤其是在面臨政府職掌范圍不斷擴(kuò)大、檔案業(yè)務(wù)日趨復(fù)雜的情況下，檔案工作人員沒有自身獨(dú)立的指揮體系，如同一盤散沙，在各機(jī)關(guān)組織內(nèi)部缺乏話語權(quán)，職位非常尷尬，極不利于檔案工作的開展。另一方面，建立檔案獨(dú)立組織體系有著巨大優(yōu)勢。殷鐘麒先生認(rèn)為以之前地位低下而結(jié)構(gòu)簡單的檔案組織，難以擔(dān)負(fù)改革重任，而“檔案所以應(yīng)有獨(dú)立組織之理由，厥有八端”[9]?？偨Y(jié)起來即建立檔案獨(dú)立組織有助于切實(shí)提升檔案工作地位，增強(qiáng)重視檔案工作意識，細(xì)化專業(yè)性分工，促進(jìn)各環(huán)節(jié)科學(xué)管理，羅致專門人才，實(shí)現(xiàn)工作的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。且引薦歐美檔案事業(yè)發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)識到獨(dú)立的檔案組織體系是成就先進(jìn)檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，如法國之檔案處、英國之官檔局、美國之國立檔案館，都在集中管理全國檔案、服務(wù)歷史法律研究等工作中做出了重要貢獻(xiàn)，我國檔案工作只有建立和完善獨(dú)立組織，才可能與其并駕齊驅(qū)。

由此，殷先生提倡由中央牽頭制定檔案獨(dú)立組織體系的法案，推動(dòng)其逐級建立，提倡中央設(shè)置檔案管理處，自中央至縣分別設(shè)置檔案處、科、股、室，規(guī)定隸屬關(guān)系，發(fā)揮整體的管理力量。在建立檔案獨(dú)立組織體系的基礎(chǔ)上，采取集中管理的方式，在工作分配上采取橫的分配方式，注重縱向的督導(dǎo)審核和橫向的合作聯(lián)系。仔細(xì)研讀和思考不難發(fā)現(xiàn)，殷鐘麒先生所構(gòu)想的全國檔案組織體系與建國之后我國的檔案組織體系有頗多相似之處，雖在組織名稱和職責(zé)上有所差異，但建國以來我國檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的體制與這一模型具有一致性，且其等級設(shè)定、橫縱關(guān)系、集中式管理方式都與其思想基本吻合，其設(shè)計(jì)具有奠基性意義。

3 以“組織”視角改進(jìn)檔案工作的現(xiàn)實(shí)啟發(fā)

3.1 基于組織實(shí)際開展調(diào)查和因地制宜設(shè)計(jì)方案。殷鐘麒先生在《中國檔案管理新論》第三編“辦法”設(shè)計(jì)時(shí)采用田野調(diào)查方法，對不同組織的檔案工作情況進(jìn)行考察。其提出的“檔案三聯(lián)制”便提倡在“設(shè)計(jì)”階段“調(diào)查各單位實(shí)際情形，明白每一細(xì)微部分工作，交換管理意見”“顧及本機(jī)關(guān)之習(xí)慣與環(huán)境，保持其優(yōu)良，取締其惡劣”[10]。由此所設(shè)計(jì)的檔案管理辦法往往能夠體現(xiàn)組織差異性而提出對應(yīng)的檔案管理方案，具有更強(qiáng)的科學(xué)性。

這一思想實(shí)際上在當(dāng)前的實(shí)踐工作中仍十分必要。以我國的電子文件管理單軌制發(fā)展改革為例，從宏觀來看，近年來我國在國家層面已經(jīng)順應(yīng)數(shù)字轉(zhuǎn)型的時(shí)代要求，全面部署電子文件管理國家戰(zhàn)略，且已有系統(tǒng)性的規(guī)劃與實(shí)施，以國家力量強(qiáng)有力地推動(dòng)法律法規(guī)的完善和戰(zhàn)略的統(tǒng)籌部署，在法律層面逐步認(rèn)可電子文件的證據(jù)價(jià)值，逐漸實(shí)施系統(tǒng)的電子文件管理政策及標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，電子文件管理的頂層設(shè)計(jì)和支撐已然具備。但在實(shí)踐中，不同行業(yè)領(lǐng)域、不同層級組織機(jī)構(gòu)的單軌制改革尚未形成規(guī)模，不同地域的電子文件管理機(jī)制更是具有明顯差異，參差不齊，呈現(xiàn)各自為營、小馬過河的探索式狀態(tài)，電子文件單軌制管理改革自下而上的推動(dòng)力較為薄弱，具體的實(shí)踐行動(dòng)在組織層面的落實(shí)較為緩慢。劉越男教授指出，“并不能僅僅從文件形成單位或者檔案館這個(gè)層面探討方法，而是要從組織體系的角度來探討各個(gè)相關(guān)的不同的單位是如何相互作用的，這樣的相互作用能夠多大程度上促使科學(xué)方法的應(yīng)用”[11]。這就需要基于組織層面進(jìn)行更為深入的考察，基于不同組織環(huán)境和工作基礎(chǔ)進(jìn)行針對性的組織體系的電子文件管理方案設(shè)計(jì)，以加快該項(xiàng)工作的進(jìn)展，這與殷鐘麒先生的思想有異曲同工之義。

3.2 改革組織行政基礎(chǔ)以提升檔案工作水平。良好的行政組織是檔案管理工作的基礎(chǔ)，殷鐘麒先生強(qiáng)調(diào)從改革組織機(jī)構(gòu)的行政基礎(chǔ)入手改進(jìn)檔案工作，認(rèn)為檔案管理改革離不開行政，而行政改革要通過改革檔案的人事、工具、經(jīng)費(fèi)等實(shí)現(xiàn)?！澳艘话愀母餀n案管理者，大都舍行政而言技術(shù)，蓋以技術(shù)為本，行政為末，殊不知徒法不能以自行，有良好之行政，良好之技術(shù)，始有表現(xiàn)之機(jī)會(huì)”[12]。殷鐘麒先生尤其注重檔案人事的革新，并提出應(yīng)改善組織中檔案工作的工具和經(jīng)費(fèi)情況。

而在現(xiàn)代檔案工作中，組織中的檔案行政基礎(chǔ)改革仍然具有重要的意義。譬如，當(dāng)前很多政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)內(nèi)部的檔案工作人員的編制仍然隸屬于辦公室或者綜合管理部門等，而缺乏獨(dú)立的檔案組織。所導(dǎo)致的影響，一是檔案工作人員工作繁重、身兼數(shù)職，無法全心專注于檔案工作而影響整個(gè)組織的檔案工作效率；二是檔案工作不受重視，處于“食物鏈”的底端，受制于各個(gè)部門和人員，不利于組織檔案工作的長期開展。由此，改革檔案工作的行政基礎(chǔ)，如在組織內(nèi)部建立獨(dú)立的檔案組織、培養(yǎng)專業(yè)的檔案人員、改善檔案管理經(jīng)費(fèi)、使用現(xiàn)代化管理工具、提升檔案工作的行政地位等對于提升組織的檔案科學(xué)管理水平尤為重要。

3.3 在機(jī)構(gòu)精簡過程中貫徹檔案“組織”思想。一個(gè)組織的檔案資源是組織沿革的重要?dú)v史記錄，也是組織發(fā)展的真實(shí)寫照。在組織發(fā)展變革，包括合并、撤銷、精簡等過程中，保護(hù)組織檔案的完整性和檔案工作的連續(xù)性十分重要。殷鐘麒先生在論著中論述了因時(shí)間久遠(yuǎn)、機(jī)構(gòu)臨時(shí)調(diào)整等原因?qū)е碌奈募?、檔案分裂的后果，強(qiáng)調(diào)檔案工作在組織成立之初要有長久考量，建立專門的檔案專責(zé)負(fù)責(zé)管理。

2017年以來，國家機(jī)關(guān)進(jìn)一步開展機(jī)構(gòu)的撤銷與合并，實(shí)施機(jī)構(gòu)精簡。隨之，單個(gè)機(jī)構(gòu)規(guī)模越大，承擔(dān)的職責(zé)范圍更廣，職能愈發(fā)繁雜，而且在機(jī)構(gòu)的撤銷、合并等變動(dòng)中，面臨組織全宗的重新認(rèn)定和變更等問題，這些變化勢必會(huì)為檔案工作帶來困難與挑戰(zhàn)。更重要的在于，檔案工作在這些活動(dòng)中扮演著重要角色，檔案管理工作質(zhì)量也會(huì)影響精簡工作與機(jī)構(gòu)運(yùn)行效率。為此，在機(jī)構(gòu)精簡中，要保持檔案組織之獨(dú)立，或設(shè)立新的檔案獨(dú)立組織，重視檔案組織在機(jī)構(gòu)精簡過程中和精簡后開展的檔案工作，助力精簡工作，提升機(jī)構(gòu)效率[13]。

參考文獻(xiàn)：

[1]何魯成.檔案管理與整理[M].北京：檔案出版社，1987：30-35.

[2]毛坤.檔案經(jīng)營法[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，2013：56.

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[11]電子文件管理國際前沿成果論文集[C].北京：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院，2010：33.

[13]遼寧省事業(yè)單位改革持續(xù)推進(jìn)：三家新組建單位同日成立[EB/OL].[2018-08-25].https：//baijiahao.baidu.com/s？id=1606923200024395839𝔴=spider&for;=pc.

（作者單位：王寧，中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院；田呈彬，中國第一歷史檔案館 來稿日期：2018-08-28）