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        淺析文秘人員素質(zhì)與文檔管理

        2019-01-17 10:53:58侯坤
        西部論叢 2019年2期
        關(guān)鍵詞:文秘人員

        侯坤

        摘 要: 隨著社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步,文檔管理工作在企事業(yè)單位工作中的地位和作用越來越重要。對文秘人員的質(zhì)量要求也越來越高。 本文對文秘人員如何加強(qiáng)自身素質(zhì)修養(yǎng),從而高質(zhì)量地完成文書檔案管理工作做了充分的分析和探討。

        關(guān)鍵詞: 文秘人員 素質(zhì)修養(yǎng) 文檔管理

        引 言

        文秘是黨政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位的必備工作人員。 作為一種職務(wù),不僅是抄寫文章、接收和發(fā)送文件,還通過處理事務(wù)擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)助理和參謀; 同時,一般而言,機(jī)關(guān)和機(jī)構(gòu)的文本秘書是文件檔案的管理員。 文檔文件的價值在于檔案的質(zhì)量,檔案的質(zhì)量取決于文本秘書和文件管理人員的素質(zhì)。為此,我們現(xiàn)在談?wù)劽貢男摒B(yǎng), 然后談?wù)勛约簩γ貢囵B(yǎng)與文件檔案管理之間關(guān)系的理解。

        1.文件管理的基本條件要求文本秘書具有更高的素質(zhì)修養(yǎng)

        文字秘書的工作,一是記錄和抄寫; 二,稿件的起草和記錄,領(lǐng)導(dǎo)的聽寫記錄, 接待訪客的記錄,會議記錄和電話記錄等;抄寫,即對字跡不清楚的在起草過程中反復(fù)審查, 修改以便于后期的使用。 文本秘書有責(zé)任幫助領(lǐng)導(dǎo)者撰寫稿件,以便領(lǐng)導(dǎo)能夠騰出時間做其他工作。 起草手稿是秘書工作的主要部分。在起草稿件時,文秘在審議和討論稿件時,不僅可以為領(lǐng)導(dǎo)參考提出自己的意見。你可以在起草時直接寫出自己的想法,形成初稿,讓領(lǐng)導(dǎo)者決定。

        要達(dá)到上述目的,文字秘書就必須具備較高的素質(zhì)。除了具備一般工作人員的基本條件外,還應(yīng)有自己特殊的知識修養(yǎng)、技能修養(yǎng)、品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)方面的要求。因此,文字秘書要自覺地、全面地加強(qiáng)這四個方面的修養(yǎng),努力把自己造就成為德才兼?zhèn)洹⒓群细裼址Q職的國家特殊崗位上的工作人員。

        2.文秘人員如何提高自身素質(zhì)

        2.1努力提高政治理論水平

        每個秘書工作者都應(yīng)該具有良好的政治素質(zhì),包括堅定不移的政治立場和敏銳的政治辨識能力。要長期不懈地堅持理論學(xué)習(xí),才能更好地領(lǐng)會中央和上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的指示精神,從而在實際工作中才能做到一切從大局出發(fā),自覺遵守政治紀(jì)律。

        2.2堅持培育優(yōu)秀道德品質(zhì)

        優(yōu)秀的道德素質(zhì)是秘書人員主觀約束力的重要組成部分。保持良好的工作條件,忠于職守,履行職責(zé),誠實守信,取得進(jìn)步。只有擁有良好的道德品質(zhì),才能有意識地維護(hù)大局的利益,自覺抵制工作中遇到的不利影響; 才能在在工作中做到求真務(wù)實。

        2.3完善自身的綜合業(yè)務(wù)能力

        這反映了秘書工作者的工作能力。最好地反映秘書人員的基本文化素質(zhì),具備良好的語言和寫作技巧,為了簡潔和簡潔,文字得體,寫作精致,寫作流暢,格式標(biāo)準(zhǔn)化,內(nèi)容豐富。 其次,秘書工作者應(yīng)掌握使用現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力,提高辦公效率,在掌握信息方面取得質(zhì)的飛躍,否則可能跟不上時代的發(fā)展。第三,秘書人員應(yīng)具備 泛的社會溝通技巧和組織協(xié)調(diào)能力,這將有助于溝通,打好領(lǐng)導(dǎo)與群眾的關(guān)系。

        3.文本秘書也應(yīng)該是一名出色的文件檔案管理工作者

        許多企業(yè)和機(jī)構(gòu)的文件檔案管理由文秘兼職。根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定,文件檔案管理業(yè)務(wù)又屬于當(dāng)?shù)貦n案局領(lǐng)導(dǎo)。因此,文書秘書應(yīng)按照檔案管理堅持黨性,實踐性和科學(xué)性。根據(jù)文檔文件管理中統(tǒng)一管理,完整性和安全性以及易用性的原則,努力提高文檔文件管理中的業(yè)務(wù)管理水平。

        文字秘書兼做文書檔案管理,主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護(hù)、 利用、信息和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接,又相互制約,而利用則是諸環(huán)節(jié)中的中心環(huán)節(jié),其它 環(huán)節(jié)都為利用服務(wù),為利用打基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件。做好文書檔案工作,為本部門、本單位的中心工作服務(wù),是文書檔案工作人員的根本任務(wù)。

        4.加強(qiáng)文秘人員培訓(xùn)的必要性

        總之,文本秘書的質(zhì)量直接影響了稿件的質(zhì)量和文件管理的水平。文秘工作和文檔文件管理工作,從專業(yè)角度講,雖然存在差異,但業(yè)務(wù)關(guān)系是相互關(guān)聯(lián)的,更重要的是,兩者的工作結(jié)果往往在同一個載體中。 而且,要做好文檔文件的管理,使文件檔案發(fā)揮作用,這是事物之間必不可少的聯(lián)系。

        經(jīng)過20年的努力,作為文件管理的一個重要方面,文檔文件的管理得到了極大的發(fā)展。 但是,文檔文件管理團(tuán)隊的建設(shè),特別是基層部門的文檔文件管理團(tuán)隊。 其文檔文件的構(gòu)建和管理水平仍然存在明顯不符合時代要求的方面。 它在能夠勝任書寫秘書和文件檔案管理的人數(shù)中占有突出地位,并且職位數(shù)量不穩(wěn)定。 造成這種情況存在的主要原因是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對文秘的要求不高,對文書檔案工作不重視,認(rèn)為文秘人員只 是抄抄寫寫,無足輕重,文書檔案管理工作只是收收發(fā)發(fā)、裝裝訂訂,無須專業(yè)。其次,是不關(guān)心對他們的培訓(xùn)教育,專業(yè)水平得不到提高。

        5.加強(qiáng)文秘人員隊伍建設(shè)的對策

        首先,以基本質(zhì)量要求為基本條件,配備秘書和文件管理人員時,應(yīng)選擇與專業(yè)和文件相 關(guān)的人員; 其次,在職專業(yè)人員應(yīng)定期開展教育培訓(xùn),不斷提高道德,業(yè)務(wù)和技能,以適應(yīng) 新形勢的要求,三是在業(yè)務(wù)管理部門的指導(dǎo)下,文字秘書,文件管理人員,特別是對文秘和文件管理人員將定期進(jìn)行評估。通過資格的,應(yīng)當(dāng)出具相應(yīng)的職業(yè)資格證書, 并享受規(guī)定的工資津貼,鼓勵他們做好相關(guān)工作;第四,秘書工作者應(yīng)積極提高整體素質(zhì)。

        結(jié)束語

        文秘是機(jī)關(guān)和企業(yè)不可缺少的一部分,隨著社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步,對秘書工作者的要求會越來越高。作為一名文秘人員,在工作中要不斷積累經(jīng)驗,在下班后要不斷學(xué)習(xí)與自己相關(guān)方面的知識,不斷充實完善自我,一方面提高自身綜合素質(zhì),另一方面,也要提高自己的政治思想覺悟,只有這樣在工作中才能夠更好的領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意思,才能做到不被時代遺棄,才能適應(yīng)新形勢的需要,也才能成為一名合格的文秘從業(yè)者。

        參考文獻(xiàn):

        [1] 《文秘基礎(chǔ)實訓(xùn)教程》,譚多幸,濟(jì)南大學(xué)出版社,2009.07

        [2] 《文書與檔案管理》,劉萌,電子工業(yè)出版社,2010.01

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