摘 要：在時(shí)代迅速進(jìn)步的同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)信息、高科技技術(shù)等也逐漸被人們熟悉和應(yīng)用，它推動(dòng)了人們的日常生活和個(gè)人發(fā)展。我們用信息化技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，能夠有效減輕人們的工作負(fù)擔(dān)，使錯(cuò)誤率大大降低，也能夠使工作事半功倍。所以，本文就信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用展開討論研究。

關(guān)鍵詞：檔案管理 應(yīng)用 信息化技術(shù)

當(dāng)今社會(huì)快速進(jìn)步，信息化科技也逐步滲透到人們生活的各個(gè)方面，檔案管理同樣也在逐漸吸取信息化技術(shù)為己用。所以，首先，我們要注意信息化技術(shù)在檔案管理中應(yīng)該按怎么樣的順序走，再者就是在檔案管理上應(yīng)用信息化技術(shù)有哪些好處[1]。

一、檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用步驟

1.收集整理

收集整理是檔案管理信息化技術(shù)的基石。我們?cè)诓扇「鞣N行政管理信息的同時(shí)，要保證從事這項(xiàng)工作的人必須要有高水平的相關(guān)知識(shí)和技術(shù)，勇于創(chuàng)新，立足實(shí)踐，注意到收集整理工作的各種細(xì)節(jié)，不斷更新知識(shí)庫(kù)，這在工作中是極其重要的一環(huán)。信息化技術(shù)是人們生產(chǎn)工作的好幫手，而人是運(yùn)用技術(shù)的主體，保證工作人員的高素質(zhì)和高技術(shù)水平是利用信息技術(shù)做好檔案管理的關(guān)鍵。

2.歸納和分類

歸納和分類是用信息化技術(shù)做好檔案管理的重中之重。他能夠保證工作人員在檢索內(nèi)容數(shù)據(jù)的時(shí)候能夠獲取到完備的信息。所以，相關(guān)人員要做到細(xì)致入微，把選擇、分門別類、后期加工和最后綜合整理的工作做好，這在檔案管理信息化的過(guò)程中不可或缺。建立起強(qiáng)有力的基石，才能真正保證這項(xiàng)工作能夠做好。

3.查詢和提取

做這門工作就是為了最后能夠查詢和提取。前面所說(shuō)的那些，其目的是建立完整的檔案信息儲(chǔ)存庫(kù)，是為最后的查詢和提取奠定基礎(chǔ)。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的高效性和準(zhǔn)確性以及資源節(jié)約性，我們必須要成功運(yùn)用這項(xiàng)技術(shù)，使它為行政管理服務(wù)。

二、檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

1.提高檔案案卷質(zhì)量

先進(jìn)的信息技術(shù)能夠保證所有的信息按照相同的格式進(jìn)行存儲(chǔ)。由此而來(lái)，既節(jié)省了大量的人力物力，也讓信息儲(chǔ)存變得更加清晰，便于查找。

2.提升工作效率，節(jié)約人力資源

在舊時(shí)，國(guó)家采用人員書寫的形式對(duì)行政信息進(jìn)行收納整理，這樣的工作方法費(fèi)時(shí)費(fèi)力。傳統(tǒng)的工作方式已經(jīng)逐漸脫離當(dāng)今快速發(fā)展的社會(huì)節(jié)奏。而在行政管理工作中運(yùn)用信息化技術(shù)就可以很好的解決這個(gè)問(wèn)題[2]。

三、時(shí)間和地域的優(yōu)勢(shì)

時(shí)空條件的限制對(duì)于信息化技術(shù)而言并沒有太大威脅，老舊的行政管理是要將紙質(zhì)信息存放起來(lái)，并對(duì)信息查詢加以時(shí)間限制。而先進(jìn)的信息化技術(shù)則可以打破這些限制，為相關(guān)工作人員提供良好的工作條件。

四、空間優(yōu)勢(shì)

曾經(jīng)的檔案管理場(chǎng)所是封閉的，這會(huì)導(dǎo)致大量的空間資源被不合理占用，與此相伴生的是檢索困難等問(wèn)題，這極大地阻礙了相關(guān)工作的開展。而將信息技術(shù)引用到這一工作中則極好地創(chuàng)新了檔案管理形式，使工作人員更加得心應(yīng)手。

五、信息可共享可復(fù)制

行政管理信息化技術(shù)帶來(lái)的信息資源共同享用是傳統(tǒng)的管理方式所不具備的，并且這種管理方式也保證了信息資源的利用次數(shù)，使信息保存更加安全。

從事信息化檔案管理的相關(guān)人員應(yīng)該具備較高的信息技術(shù)水平以及完備的專業(yè)理論知識(shí)，他們需要勇于創(chuàng)新，不斷發(fā)掘和應(yīng)用這項(xiàng)技術(shù)所帶來(lái)的便利和好處，用創(chuàng)新性思維來(lái)從事這門工作，要敢于打破舊有的常規(guī)限制，令行政管理與時(shí)俱進(jìn)。

當(dāng)今時(shí)代，信息技術(shù)迅速發(fā)展，相關(guān)產(chǎn)業(yè)也如雨后春筍般悄然發(fā)展。根據(jù)相關(guān)報(bào)道，近年來(lái)，美國(guó)相關(guān)部門對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的研究和發(fā)展投入了大量的資源，他們所規(guī)劃的全球信息網(wǎng)絡(luò)工作將會(huì)在2020年基本完成。與此同時(shí)，美國(guó)相關(guān)軍隊(duì)也致力于此項(xiàng)工程，為其提供了大量的人力物力。英國(guó)政府也提出了建設(shè)英國(guó)國(guó)家網(wǎng)絡(luò)這一重要的工程項(xiàng)目[3]。

國(guó)家信息管理資源中，檔案管理?yè)碛袠O為重要的地位，我們應(yīng)該利用好信息化技術(shù)在檔案管理中的有益特點(diǎn)，并且在此基礎(chǔ)上進(jìn)行更加全面的開拓創(chuàng)新、切實(shí)發(fā)揮出檔案管理信息化對(duì)社會(huì)各方面的促進(jìn)和改善人們生活的積極作用。由此可見建立完備的信息化檔案管理體系反映了社會(huì)各階層以及社會(huì)體制各部門的共同愿望和要求，這項(xiàng)工作迫在眉睫，應(yīng)盡早地入手操持起來(lái)。

在時(shí)代高速度發(fā)展進(jìn)步的同時(shí)，信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)研究的發(fā)展與此共生，這也為檔案管理信息化工程帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。在不斷推進(jìn)檔案管理信息化工作的同時(shí)，我們需要提出對(duì)上層管理人員這一階層更加嚴(yán)格的要求。首先，相關(guān)部門應(yīng)該盡快著手完善檔案管理信息化的培訓(xùn)機(jī)制，在為相關(guān)工作部門提供大量的信息技術(shù)管理人員的同時(shí)，也提高了管理人員的工作能力，使他們具有作為高層管理人員的責(zé)任感和使命感。其次，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)階層同樣需要有開拓創(chuàng)新精神，將創(chuàng)新理念作為工作的指導(dǎo)思想，勇于打破舊有的常規(guī)，學(xué)習(xí)研究和利用順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新的行政管理理論。通過(guò)管理階層的領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)，檔案管理信息化體制建設(shè)的工作也會(huì)獲得良好的發(fā)展環(huán)境[4]。

強(qiáng)化相關(guān)檔案管理信息化工程的施行措施也尤為重要。這項(xiàng)建設(shè)工程滲透的領(lǐng)域非常之大，需要相關(guān)部門腳踏實(shí)地，堅(jiān)持不懈地投身于工作中來(lái)，加強(qiáng)不斷探究、開拓進(jìn)取的工作精神是長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的必要條件。管理人員不斷精進(jìn)自己的工作能力，提高工作水平，由此再帶動(dòng)相關(guān)工作人員的工作熱情，是保證工作高效率、持續(xù)性強(qiáng)的必然要求，將基礎(chǔ)工作做好，再在此基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新會(huì)對(duì)行政管理信息化工作帶來(lái)極大的有利影響。

六、結(jié)語(yǔ)

時(shí)代發(fā)展推動(dòng)了檔案管理信息化工作的產(chǎn)生和發(fā)展，與這項(xiàng)工作相伴生的各種問(wèn)題要求我們進(jìn)行持續(xù)的改革和創(chuàng)新。只要我們堅(jiān)持科學(xué)的思想理論指導(dǎo)，堅(jiān)持創(chuàng)新發(fā)展理念，不斷強(qiáng)化自身工作水平，就可以將檔案管理信息化這項(xiàng)工作做好。

信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形式和相應(yīng)的檢索技術(shù)是統(tǒng)一的，不可分割的，檔案管理運(yùn)用的信息化技術(shù)包含多種細(xì)小的方式內(nèi)容，舊時(shí)傳統(tǒng)的檔案管理方法與新時(shí)代的管理方法截然不同。這就需要相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員重視起來(lái)，把握好正確的工作方向，將眼界放寬放遠(yuǎn)，才能將這項(xiàng)工程做好，為社會(huì)與國(guó)家謀福。

參考文獻(xiàn)：

[1] 黃麗華等.檔案數(shù)字化外包安全管理研究.中國(guó)檔案，2015（6）：60-61.

[2] 馬林楠.數(shù)字檔案館是有歷史發(fā)展的必然.中國(guó)檔案，2014（2）：63.

[3] 劉暉，張素麗，柳羽輝等.淺談信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].信息系統(tǒng)工程，2011（11）：103-104

[4] 黃光香.信息化技術(shù)對(duì)檔案管理的影響研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（7）：161

作者簡(jiǎn)介：王顯秀（1975.1—）女，漢族，?？茖W(xué)歷，單位：大竹縣節(jié)約用水管理辦公室，研究方向：檔案管理。