喻紅玲 湯華嫻 蔡采伶 郭曉丹 王德瓊

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+” ?科研事業(yè)單位 ?經(jīng)費(fèi)預(yù)算 ?管控 ?應(yīng)用

2014年3月，《關(guān)于改進(jìn)加強(qiáng)中央財(cái)政科研項(xiàng)目和資金管理的若干意見》（國發(fā)﹝2014﹞11號）提出“要加快建立適應(yīng)科技創(chuàng)新規(guī)律、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、職責(zé)清晰、科學(xué)規(guī)范、公開透明、監(jiān)管有力的科研項(xiàng)目和資金管理機(jī)制”。2016年7月，中央辦〔2016〕50號對中央財(cái)政科研項(xiàng)目資金管理進(jìn)一步提出了“放管服”的結(jié)合，指出“進(jìn)一步簡政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)，擴(kuò)大高校、科研院所在科研項(xiàng)目資金、差旅會議、基本建設(shè)、科研儀器設(shè)備采購等方面的管理權(quán)限，為科研人員潛心研究營造良好環(huán)境。同時(shí)，加強(qiáng)事中事后監(jiān)管，嚴(yán)肅查處違法違紀(jì)問題”。從中央到地方，政策的落地該如何接，廣東省作為科研經(jīng)費(fèi)投入的重點(diǎn)對象之一，近年來也出臺的相應(yīng)的政策，如2017年3月2日，中共廣東省委辦公廳、廣東省人民政府辦公廳印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步完善省級財(cái)政科研項(xiàng)目資金管理等政策的實(shí)施意見（試行）》（粵委辦 ﹝2017﹞13號），是實(shí)施創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略、建設(shè)科技強(qiáng)省的重要舉措。在新形勢下，面對經(jīng)費(fèi)的細(xì)化要求，僅靠人工管控甚為不足，如何有效地對科學(xué)事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)的全過程管控是我們的目標(biāo)。

一、省級科研院所科研經(jīng)費(fèi)使用與管理現(xiàn)狀

通過向廣東省科學(xué)院所屬6個研究所的管理層、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及科研財(cái)務(wù)助理等發(fā)放并收回有效《經(jīng)費(fèi)預(yù)算全過程管控調(diào)查問卷》共81份。經(jīng)整理分析，發(fā)現(xiàn)科研事業(yè)單位主要責(zé)任人、科研人員及財(cái)務(wù)人員對不同類別項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)預(yù)算的管控存在不足，迫切需要使用電子系統(tǒng)進(jìn)行一體化、智能化管理。

目前，參與調(diào)查的省級科研院所經(jīng)費(fèi)管理狀況主要表現(xiàn)在以下三大方面：

（1）科研人員同時(shí)擁有多個在研項(xiàng)目，項(xiàng)目種類及經(jīng)費(fèi)來源渠道多元化，對項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理的壓力很大。調(diào)查發(fā)現(xiàn)個人持有在研項(xiàng)目達(dá)到20個以上研究所有2家，20個以內(nèi)的有3家，僅有1家在5個以內(nèi);科研項(xiàng)目種類有國家項(xiàng)目、省級財(cái)政資金項(xiàng)目、市科技項(xiàng)目、橫向項(xiàng)目等等，且縱向項(xiàng)目執(zhí)行年限為3年的居多。

（2）雖然科研課題主持人也是經(jīng)費(fèi)的負(fù)責(zé)人，但缺乏財(cái)務(wù)方面的知識，對財(cái)務(wù)支出明細(xì)和項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出明細(xì)不能匹配對應(yīng)，更不能精確管理。根據(jù)本課題調(diào)查統(tǒng)計(jì)分析，科技人員在分析項(xiàng)目各明細(xì)預(yù)算執(zhí)行情況時(shí)，79%人員需要花費(fèi)1小時(shí)以上，46%人員需要花費(fèi)2小時(shí)以上，這大大浪費(fèi)科技人員的寶貴時(shí)間。另外，對使用科研項(xiàng)目預(yù)算管理系統(tǒng)進(jìn)行經(jīng)費(fèi)智能管理的提議，表示“支持”及“非常支持”的人占95%。

（3）落后的管理模式無法事前監(jiān)控?？蒲惺聵I(yè)單位還存在著大量的手工作業(yè)，傳統(tǒng)的報(bào)賬模式，處理流程長導(dǎo)致無法及時(shí)對經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)行事前控制及分析，事后監(jiān)控不僅增加了財(cái)務(wù)管理工作的難度，同時(shí)也增加了項(xiàng)目按預(yù)算計(jì)劃執(zhí)行的難度;僅靠人工事前控制，雖然起到一定的作用，但低效率的管理模式不能持久。

二、科研經(jīng)費(fèi)使用與管理需突破的難題

現(xiàn)行財(cái)務(wù)軟件項(xiàng)目核算的模式已經(jīng)不能滿足新形勢下科研經(jīng)費(fèi)管理的要求，需要通過“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)方式的智慧化管理，實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算全過程的管控創(chuàng)新功能，譬如操作簡單化、報(bào)銷智能化、審批流程可視化、預(yù)算管控輕松化、預(yù)算執(zhí)行圖表分析有效化等，解決科研經(jīng)費(fèi)使用管控不到位的問題。具體如下：

（1）規(guī)范工作流程，簡化報(bào)銷、審批程序，減少項(xiàng)目管理工作中的隨意性，提高經(jīng)費(fèi)使用效率，加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)管理。

（2）提高管理模式，擺脫財(cái)務(wù)人員繁重的手工重復(fù)性的勞動，進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的能力。

（3）實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算控制，完成項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行信息的實(shí)時(shí)更新、任務(wù)進(jìn)度預(yù)警和預(yù)算執(zhí)行預(yù)警、預(yù)算執(zhí)行檢查、分析統(tǒng)計(jì)等功能。

（4）信息資源共享，建立覆蓋事業(yè)單位的信息互聯(lián)互通應(yīng)用系統(tǒng)，為管理部門、科研人員以及上級主管理部門提供有效、快捷的信息獲取渠道。

三、科研經(jīng)費(fèi)實(shí)現(xiàn)智能化管理的步驟

（一）第一階段——需求調(diào)研

通過到科研單位進(jìn)行項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理情況調(diào)研，對科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)人員進(jìn)行訪談，了解經(jīng)費(fèi)預(yù)算控制的現(xiàn)狀、項(xiàng)目的管理需求、經(jīng)費(fèi)管理關(guān)注的重點(diǎn)及解決相關(guān)問題的意見或建議等，整理并匯總調(diào)查的資料。

（二）第二階段——選擇平臺

了解市場各種平臺的成熟度及應(yīng)用情況，例如致遠(yuǎn)辦公軟件、I8小時(shí)等，結(jié)合單位的特色，篩選較為滿意的幾家軟件的性能及價(jià)格方面的綜合比較，最后選擇符合要求的平臺。

（三）第三階段——功能設(shè)計(jì)

科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理系統(tǒng)是基于課題全成本核算模式，所建立的課題預(yù)算錄入、支出控制及執(zhí)行查詢的管理信息系統(tǒng)，輔助單位加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)精細(xì)化管理和預(yù)算執(zhí)行過程管理。主要功能設(shè)計(jì)如下：

1、項(xiàng)目分類

由于資金來源不同，費(fèi)用分類可分兩大類：第一類是財(cái)政性資金預(yù)算，由于不同來源性質(zhì)的預(yù)算科目有所區(qū)別，因此需再細(xì)分;第二類是非財(cái)政性資金預(yù)算。

2、各類支出表單的設(shè)計(jì)及流程控制

根據(jù)資金來源渠道的劃分設(shè)計(jì)各種報(bào)銷單，如借款單、費(fèi)用報(bào)銷單、差旅費(fèi)報(bào)銷單、固定資產(chǎn)報(bào)銷單等，并通過管理審批流程進(jìn)行業(yè)務(wù)的控制。

3、項(xiàng)目財(cái)務(wù)決算報(bào)表查詢

在相應(yīng)權(quán)限內(nèi)，用戶可以在OA系統(tǒng)中快速查詢相關(guān)項(xiàng)目的執(zhí)行情況，并且可以導(dǎo)出各種報(bào)表，例如資金到賬時(shí)間和次數(shù)、報(bào)賬總金額、各明細(xì)支出以及支出進(jìn)度等相關(guān)信息。

（四）第四階段——系統(tǒng)開發(fā)、測試、培訓(xùn)

（五）第五階段——上線應(yīng)用、總結(jié)并推廣

四、成果運(yùn)用實(shí)踐與分析

廣東省生態(tài)環(huán)境技術(shù)研究所是廣東省科學(xué)院下屬單位，該所運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，優(yōu)化流程，選取適合單位自身的致遠(yuǎn)協(xié)同OA平臺，平臺的運(yùn)行在科研單位經(jīng)費(fèi)預(yù)算管控上有了便捷的管理，推動了科研事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。相比傳統(tǒng)的管理模式，“互聯(lián)網(wǎng)+”的結(jié)合做到科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算費(fèi)用的事前控制，事中簡化審批流程，事后提供決算（策）依據(jù)，為科研人員排憂解難。同時(shí)提升了財(cái)務(wù)人員的工作效率，使財(cái)務(wù)人員從核算會計(jì)向管理會計(jì)邁進(jìn)一大步。

經(jīng)費(fèi)預(yù)算管控取得的成果主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）科研經(jīng)費(fèi)信息化管理

依據(jù)各種預(yù)算表與會計(jì)科目對接，結(jié)合財(cái)務(wù)制度的審批流程、跨部門協(xié)作業(yè)務(wù)流程等，報(bào)賬人員在系統(tǒng)上填制報(bào)銷單據(jù)，審核人員在系統(tǒng)上審核報(bào)銷單據(jù)，實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)從預(yù)算-申請-審批-報(bào)賬-建檔全部信息化管理（詳見圖1）。

（二）財(cái)務(wù)人員依據(jù)報(bào)銷單據(jù)生成憑證進(jìn)行入賬

系統(tǒng)進(jìn)一步與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)銜接，可以直接生成會計(jì)憑證，或者依據(jù)會計(jì)制度調(diào)整科目后生成憑證。

（三）科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算全過程控制

系統(tǒng)對項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算進(jìn)行全過程控制，能全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地反映科研經(jīng)費(fèi)的執(zhí)行情況，使經(jīng)費(fèi)支出合規(guī)、合法，有效地貫穿于日常預(yù)算控制中，以便更好符合各種審計(jì)工作的要求，避免支出的不合規(guī)而造成的審計(jì)調(diào)整。

報(bào)銷人進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)銷時(shí)，選擇相應(yīng)的資金來源，對應(yīng)課題（項(xiàng)目），錄入相關(guān)內(nèi)容和數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動對照該項(xiàng)目的預(yù)算數(shù)進(jìn)行比對，如果報(bào)銷金額超出預(yù)算，系統(tǒng)會自動提示“超過可用余額”，從而不允許通過。

（四）輕松實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的分類、統(tǒng)計(jì)、分析，實(shí)現(xiàn)輕松管理

由于已經(jīng)按照各種不同資金來源設(shè)計(jì)項(xiàng)目預(yù)算控制表，所以可以在OA平臺上很快速直接查詢各種項(xiàng)目的執(zhí)行情況表并導(dǎo)出成Excel表格（見圖2），生成即時(shí)的經(jīng)過預(yù)算控制的項(xiàng)目決算報(bào)表，如圖中可以看到：項(xiàng)目預(yù)算總額290萬元，分兩期到賬，第一期160萬元，第二期（第二年）130萬元，報(bào)銷金額182.26萬元，剩余107.74萬元，執(zhí)行率62.85%。各項(xiàng)明細(xì)支出也可以清楚的反映，還能看出各明細(xì)支出的具體情況。

根據(jù)經(jīng)費(fèi)收支實(shí)時(shí)信息，相關(guān)人員可以隨時(shí)知悉經(jīng)費(fèi)使用及結(jié)余的情況，從而有助于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人有針對性地使用經(jīng)費(fèi)。財(cái)務(wù)人員則可以根據(jù)部門預(yù)算查詢結(jié)果，對于執(zhí)行進(jìn)度過慢的預(yù)算明細(xì)項(xiàng)可提醒相關(guān)部門（人員）執(zhí)行。

以上工作除可在電腦上操作外，手機(jī)APP上也可以查看各類統(tǒng)計(jì)圖表，為管理人員和課題負(fù)責(zé)人提供實(shí)時(shí)預(yù)算支出與預(yù)算執(zhí)行查詢綜合信息服務(wù)。

五、結(jié)束語

在信息化新時(shí)代下，事業(yè)單位的管理現(xiàn)代化關(guān)鍵在于管理手段的現(xiàn)代化，科技的進(jìn)步，必然會引領(lǐng)時(shí)代的潮流，經(jīng)費(fèi)預(yù)算全過程智能化管控是未來會計(jì)發(fā)展的趨勢，就像高層建筑設(shè)有樓梯和電梯，如何能快速到達(dá)樓頂需要運(yùn)用一定的媒介一樣?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的應(yīng)用結(jié)合，不僅提高了科研人員申報(bào)課題的積極性，同時(shí)也提高了單位的服務(wù)能力和管理水平;釋放財(cái)務(wù)人員及科研人員的壓力，讓財(cái)務(wù)人員向財(cái)務(wù)管理發(fā)展，讓科研人員專注研究項(xiàng)目，各展其長，達(dá)到雙贏。由于智能化管理系統(tǒng)有其本身的屬性，文中研究應(yīng)用的范圍僅限于科學(xué)事業(yè)單位，未涉及中央級科研事業(yè)單位及其他行業(yè)，應(yīng)用有局限性。另外，選用致遠(yuǎn)協(xié)同OA經(jīng)費(fèi)預(yù)算控制方案，存在手機(jī)端兼容性等問題，有待進(jìn)一步研究改進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

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